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1、 一问一问：是不是觉得自己很努力，完成的事却是不是觉得自己很努力，完成的事却不多？不多？ 二问：二问：是否觉得老是很忙，却没有对等的收是否觉得老是很忙，却没有对等的收获？获？ 三问三问：究竟什么占据了我的时间？究竟什么占据了我的时间？ 一个人的时间管理，和他的自信、对一个人的时间管理，和他的自信、对生活的掌握和他的能力与理想，都有绝对生活的掌握和他的能力与理想，都有绝对的关系。的关系。 三问？三问？曹倩曹倩时间管理之工具介绍时间管理之工具介绍n n不是教给我们把事情做得快的技巧不是教给我们把事情做得快的技巧, , 也不是也不是教我们怎样可以不眠不休地工作。教我们怎样可以不眠不休地工作。明白自己
2、明白自己问题所在，所在，我我们需要作出怎需要作出怎样的决定，的决定，我我们可以做些什么和要做些什么。可以做些什么和要做些什么。主要内容主要内容一、时间杀手列举二、时间管理诊断与分析三、时间管理工具介绍 1. 执行事项清单 2. 工作日志法 3. 时间“四象限”法 4. 划分工作时区四、总结什么是时间？什么是时间？1 1、时间是主管最宝贵的资源，、时间是主管最宝贵的资源，也是最大的敌人也是最大的敌人2 2、做好时间管理，就能享受工、做好时间管理，就能享受工作和生活作和生活3 3、能掌握每一天，就能掌握一、能掌握每一天，就能掌握一生生一、什么是时间杀手一、什么是时间杀手? 缺乏周详计划缺乏周详计划
3、 不懂分辨轻重缓急不懂分辨轻重缓急 过分注重细节过分注重细节 犹豫不决犹豫不决 不懂说不懂说“不不” 拖延拖延 善忘善忘 不懂授权不懂授权 欠缺组织欠缺组织 健康欠佳健康欠佳时间杀手人最容易掉进的时间陷阱人最容易掉进的时间陷阱n n工作欠目标，工作欠目标， 优先次序不明确优先次序不明确n n危机管理能力薄弱危机管理能力薄弱n n多项工作多项工作不能不能同时进行同时进行n n自我自我管理管理问题问题n n外界骚扰外界骚扰n n无力拒绝要求无力拒绝要求n n不能有效授权不能有效授权n n拖延工作拖延工作n n会议会议时间管理自行诊断表时间管理自行诊断表1. 今天有哪些事情是在适当时间内完成的？今天
4、有哪些事情是在适当时间内完成的？2. 今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？ 为什么要在不适当的时间内完成这些事情？为什么要在不适当的时间内完成这些事情？3. 今天在哪一段时间里着手进行最重要的工作？今天在哪一段时间里着手进行最重要的工作？ 为何在这段时间进行这一种工作？为何在这段时间进行这一种工作？ 这一种工作有无可能提早一些进行？这一种工作有无可能提早一些进行？4. 今天最具工作效率的是哪一段时间？今天最具工作效率的是哪一段时间？ 为什么在这段时间最有工作效率？为什么在这段时间最有工作效率？5. 今天最不具工作效率的是哪一段时间？今天最不具工作效率的是
5、哪一段时间？ 为什么在这段时间无工作效率？为什么在这段时间无工作效率？6. 今天工作过程中最大的干扰是什么？今天工作过程中最大的干扰是什么？7. 今天最严重的三个时间使用误区是什么？今天最严重的三个时间使用误区是什么？ 以后有没有可能克服这些误区？以后有没有可能克服这些误区？ 如何克服它们？如何克服它们？时间管理自行诊断表时间管理自行诊断表8. 今天做了哪些不必要做的事？今天做了哪些不必要做的事？9. 今天做了哪些不需要亲自动手的事？今天做了哪些不需要亲自动手的事？ 这些事可以授权给谁去做？这些事可以授权给谁去做？10. 今天花费了多少时间做重要的事？今天花费了多少时间做重要的事？11. 今天
6、花费了多少时间做不重要的事？今天花费了多少时间做不重要的事？12. 今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做？今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做？13. 今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做？今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做？14. 从明天开始，应该怎样做才能改进时间的使用？从明天开始，应该怎样做才能改进时间的使用？1.1. TO DO LIST - 执行事项清单执行事项清单TO DO LIST - 执行事项清单执行事项清单n n每天做每天做n n每天同一时间做每天同一时间做n n将优先次序写下将优先次序写下n n把最重要的事情写下把最重要的事情写下最重要的是我们必须常常把最重要
7、的事最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要列为最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times.n n- 哲学家 施格兰n n几点开始目标几点开始目标几点开始目标几点开始目标？能不能早点开始能不能早点开始能不能早点开始能不能早点开始？有没有任何让有没有任何让有没有任何让有没有任何让自自自自己己己己分心分心分心分心，以致无法完成目标的事情以致无法完成目标的事情以致无法完成目标的事情以致无法完成目标的事情？n n完全不受干扰的最长时段有多久完全不受干扰的最长时段有多久完全不受干扰的最长时段有多久完全
8、不受干扰的最长时段有多久? ? ? ?n n最有效率和最没有效率是什么时候最有效率和最没有效率是什么时候最有效率和最没有效率是什么时候最有效率和最没有效率是什么时候? ? ? ?n n将当天的主要目标完成到什么程度将当天的主要目标完成到什么程度将当天的主要目标完成到什么程度将当天的主要目标完成到什么程度? ? ? ?n n会会会会按照按照按照按照优先次序的书面计划做事吗优先次序的书面计划做事吗优先次序的书面计划做事吗优先次序的书面计划做事吗? ? ? ? n n在适当的时间做适当的事吗在适当的时间做适当的事吗在适当的时间做适当的事吗在适当的时间做适当的事吗? ? ? ?n n自己是如何自己是如
9、何自己是如何自己是如何处理不应该做的事处理不应该做的事处理不应该做的事处理不应该做的事? ? ? ? 可不可以授权可不可以授权可不可以授权可不可以授权? ? ? ? n n手边的工作要如何做得更有成效手边的工作要如何做得更有成效手边的工作要如何做得更有成效手边的工作要如何做得更有成效，更为简化更为简化更为简化更为简化，并减并减并减并减少细节少细节少细节少细节? ? ? ? n n花的时间与花的时间与花的时间与花的时间与设定的设定的设定的设定的优先次序是否相称优先次序是否相称优先次序是否相称优先次序是否相称? ? ? ?以行动配合计划以行动配合计划将目标写下来将目标写下来 - - 是什么目标是什
10、么目标？要达致什么的成果要达致什么的成果？ 行动行动 要做些什么要做些什么？次序次序 - - 哪些哪些应该应该先先做做？哪些哪些为为后后? ? 订下订下完完 成日期及排列优先次序成日期及排列优先次序时间估计时间估计 每项的行动需要多长时间每项的行动需要多长时间? ? 灵活性灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表时间表 什什么时候处理么时候处理什么什么事项？事项？3 3、时间“四象限”法示例：示例：事情内容事情内容重要重要不重要不重要紧急紧急不紧急不紧急上午开会上午和客户谈项目上午完成一份建议书.Point: 将一天的时间分成几块来处理某些固定的事情，
11、以免被其他事情所扰。 比如，在特定的时间段阅读和回复E-mail，在特定的时间段处理文件、答复客户的要求、打重要的电话等等。这样的安排，可以帮助你更快地完成工作。这样的安排，可以帮助你更快地完成工作。四、总结 希望能够希望能够: : 看到自己的问题在哪里看到自己的问题在哪里 要改变生活的习惯和工作方式要改变生活的习惯和工作方式 订立目标，策略，去应对每一个挑战订立目标，策略，去应对每一个挑战 在自己所能控制的情况下，把握每分钟在自己所能控制的情况下，把握每分钟 在不能完全自己控制的情况下，把负面在不能完全自己控制的情况下，把负面影响减到最低影响减到最低在新的天地里，会.n n有清晰的目标，知道
12、自己在做什么和要做有清晰的目标，知道自己在做什么和要做什么什么n n 分辨事情的先后次序分辨事情的先后次序n n 知道自己是否朝着目标前进知道自己是否朝着目标前进n n 选择做对的事，而不是只说着把事情做选择做对的事，而不是只说着把事情做对对n n 讲求效率，以最少的资源追求最大的成讲求效率，以最少的资源追求最大的成效效n n 计划每天、每周、每年要做的事情计划每天、每周、每年要做的事情n n 估计需要完成时间，并编排时间表行事估计需要完成时间，并编排时间表行事n n懂得在适当时候说 “ 不”n n建立一套方法和技巧减少打扰n n缩短必须要做的事所花的时间n n抗拒拖延n n求取生活和工作平衡
