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1、股股 東東 會會 實實 務務 作作 業業壹、董事會之召集壹、董事會之召集 一、一、 召集時間召集時間 董事會之召集，應載明事由於七日前通董事會之召集，應載明事由於七日前通知各董知各董 事及監察人，但有緊急情事時，得隨時事及監察人，但有緊急情事時，得隨時召集之召集之 （公司法第二（公司法第二四條）。換言之，董事四條）。換言之，董事之召集之召集 通知時間應訂於七日前，並說明會通知時間應訂於七日前，並說明會議討論範圍議討論範圍 及報告事項，如有重大緊急事件不及於及報告事項，如有重大緊急事件不及於七天前七天前 通知，可以隨時召集董事會，以應急需。通知，可以隨時召集董事會，以應急需。 二、二、 開會地點
2、開會地點 股份董事會，原則上應在國內舉行，股份董事會，原則上應在國內舉行， 並應注意會場的選擇：場地的大小、會並應注意會場的選擇：場地的大小、會場的佈場的佈 置、座次的編排及報到的場所等。置、座次的編排及報到的場所等。 三、董事之出席三、董事之出席(一)董事會開會時，董事應親自出席，但公司章程訂定得由其他董事代理者，不在此限。(二)董事會開會時，如以視訊會議為之，其董事以視訊參與會議者，視為親自出席。(三)董事委託其他董事代理出席時，應於每次出其委託書，並列舉召集事由之授權範圍。(四)董事居住國外者，得以書面委託居住國內之其他股東代理出席董事會，但應向主管機關申請代理登記。四、四、 董事之改選
3、董事之改選董事任期不得逾三年，但得連選連任。董事任期屆滿而不及改選時，延長其執行職務至改選董事就任時為止，但主管機關得依職權限期令公司改選，屆期仍不改選者，自限期屆滿時當然解任。貳、股東會之召集貳、股東會之召集 股東會召集程序股東會召集程序 一、公告停止股票過戶：公司法第一六五條一、公告停止股票過戶：公司法第一六五條公開發行股票之公司股東名簿之變更於股東常會開會前60日內，股東臨時會開會前30日內或公司決定分派股息及紅利或其他利益之基準日前5日內不得為之。 二、寄發股東會開會通知：公司法第一七二條二、寄發股東會開會通知：公司法第一七二條公開發行股票之公司股東常會之召集，應於30日前通知各股東，
4、對於持有無記名股票者，應於45日前公告之，股東臨時會之召集，應於15日前通知各股東，對於持有無記名股票者，應於30日前公告之。三、股東會召集事由之記載三、股東會召集事由之記載股份有公司股東會之召集，依公司法第一七二條第四項規定：通知及公告應載明召集事由同條文第五項並規定：改選董事、監察人、變更章程、公司解散、合併、分割或第一八五條第一項各款之事項，應在召集事由中列舉，不得以臨時動議提出。其他如分派股息及紅利之全部或一部，以發行新股方式，或將法定盈餘公積及資本公積之全部或一部撥充資本配發新股亦不得以臨時動議提出。 四、開會場所之租借及佈置四、開會場所之租借及佈置(一)會場選擇：公司召開股東會應依
5、股東人數多寡、選擇大小適宜、交通方便的場所。(二)會場佈置：各項佈置應以主題明確、莊嚴隆重、和諧協調為原則。(三)座次編排：出席、列席人員之座次應預先妥為安排。(四)報到處所：股東報到、股東領取紀念品、來賓簽名均應預先設置適當場所，如有選舉董、監事，投票處所亦應妥為規劃。五、開會當天應備置於會場之資料五、開會當天應備置於會場之資料(一)股東會議事手冊、年報(二)選舉年度備置股東名冊(三)公開徵求委託書之彙整明細內容，於股東會開會當日，將彙總統計表於股東會開會場所為明確之揭示，並以電子檔上傳至證基會。六、出席統計六、出席統計會議正式開始前，依統計之數據填具股東會出席狀況表提交主席及司儀，以利會議
6、開始時宣報。七、宣布開會七、宣布開會(一)已屆開會時間，出席股數如達百分之五十以上，司儀即可依主席指示或由主席本人宣讀出席股數後由主席宣佈開會。(二)出席股數如未超過百分之五十，則可依議事規則宣布延後開會，其延後次數以二次為限，延後時間合計不得超過一小時。（或依公司股東會通過之股東會議事規範規定辦理）(三)出席股東不足百分之五十，而有代表已發行股分總數三分之一以上股東出席時，得以出席股東表決權過半數之同意，為假決議，並將假決議通知各股東，於一個月內再行召集股東會。對於假決議，如仍有已發行股份總數三分之一以上股東出席，並經出席股東表決權過半數之同意，視同前條之決議。八、選舉事項八、選舉事項 (一
7、)董事、監察人票箱應分開，並由監票員公開亮箱驗證。(二)計票場所宜公開、寬敞為宜。(三)會前公司可先派監票、計票員，但監票人員應具有股東身分。(四)統計選票應詳細核算。 九、遇有表決案時九、遇有表決案時 (一)經主席裁示議案應為投票表決時，司儀應宣讀最新 出席股數。 (二)股東對於會議之事項，有自身利害關係時致有害於 公司利益之虞，不得加入表決，並不得代理他股東 行使其表決權。 (三)表決之作業程序：主席裁示 指定監、計票人員 宣布最新出席股數 搬票箱亮箱 封箱 開始投票 投票截止（截止前一分鐘及截止 時間請司儀宣布) 開箱計票 填具票單 計 票單交主席 宣布表決結果 表決票封存 十、十、 股
8、東發言時股東發言時 司儀應請股東述明股東戶號、姓名，並控制其發言 時間及次數（備響鈴)，另查閱發言股東是否辦理 報到手續。 為使股東會順利召開，如股東會前已發覺有股東可 能會利用會議干擾，應與警調機關連繫，以便事前 蒐證。十一、股東會後應辦理事項十一、股東會後應辦理事項 (一)股東會後1日內應填具股東開會情形通報單，上傳至證期局。(二)股務代理機構受委任擔任委託書之受託代理人者，應於開會完畢5日內，將委託出席股東會之委託明細、代為行使表決權之情形、契約副本及其他主管機關所規定之事項，製作代理出席股東會彙整報告備置於股務代理機構。(三)股東會後20日內應備妥股東會年報、議事錄、股權分散表或選任董、監察人狀況表抄送證交所或證基會，並將議事錄輸入公開資訊觀測站。(四)股東會議事錄於會後20日內發放各股東，對持股未滿1,000股之股東得以公告方式或輸入公開資訊觀測站。
