会展项目管理教材

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1、 出版社 经管分社 7/24/20241 总主编 马 勇 主 编 吴 虹会展项目管理出版社ISBN 978-7-5624-4166-3全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/20242会展项目管理概论1会展项目启动2会展项目计划3会展项目实施和控制4目录目录 出版社 经管分社 7/24/20243目录目录会展项目财务管理5会展项目管理组织和团队建设6会展项目风险管理7会展项目收尾和后评价8 出版社 经管分社 7/24/20244 出版社 经管分社 第1章 会展项目管理概论【本章导读】本章作为项目管理概论的入门，主要是介绍项目和项目管理的一些基本概念，叙述

2、项目管理将来的发展趋势，讨论现代项目管理在会展活动中的应用前景以及对会展行业将来发展的促进作用。【关键词汇】项目 项目管理 会展项目 会展项目阶段 会展项目管理 会展项目关系人全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/20245 2009200920092009年年年年10101010月月月月15151515日日日日11111111月月月月4 4 4 4日，第日，第日，第日，第106106106106届中国进出口商品交易会届中国进出口商品交易会届中国进出口商品交易会届中国进出口商品交易会（又称（又称（又称（又称“广交会）在广州琶洲展馆举行。广交会新闻发言人

3、陈朝仁广交会）在广州琶洲展馆举行。广交会新闻发言人陈朝仁广交会）在广州琶洲展馆举行。广交会新闻发言人陈朝仁广交会）在广州琶洲展馆举行。广交会新闻发言人陈朝仁14141414日介绍，本届广交会共有日介绍，本届广交会共有日介绍，本届广交会共有日介绍，本届广交会共有22320223202232022320家境内外企业参展，比上一届增家境内外企业参展，比上一届增家境内外企业参展，比上一届增家境内外企业参展，比上一届增加加加加216216216216家。预计到会人数好于上届，无论企业还是投资界，都希望家。预计到会人数好于上届，无论企业还是投资界，都希望家。预计到会人数好于上届，无论企业还是投资界，都希望

4、家。预计到会人数好于上届，无论企业还是投资界，都希望看到订单增加，短单变长单。看到订单增加，短单变长单。看到订单增加，短单变长单。看到订单增加，短单变长单。 1 1 1 1广交会开幕举行招待会广交会开幕举行招待会广交会开幕举行招待会广交会开幕举行招待会5.55.55.55.5万个展位供不应求万个展位供不应求万个展位供不应求万个展位供不应求 2 2 2 2广东交易团企业超广东交易团企业超广东交易团企业超广东交易团企业超2400240024002400家愿做内销企业增加五成家愿做内销企业增加五成家愿做内销企业增加五成家愿做内销企业增加五成 3 3 3 3广交会每年为广州增收广交会每年为广州增收广交

5、会每年为广州增收广交会每年为广州增收326326326326亿元亿元亿元亿元 一年两届广交会带给广州的直接经济效益，即国内外访客和相一年两届广交会带给广州的直接经济效益，即国内外访客和相一年两届广交会带给广州的直接经济效益，即国内外访客和相一年两届广交会带给广州的直接经济效益，即国内外访客和相关机构的直接消费为关机构的直接消费为关机构的直接消费为关机构的直接消费为110.5110.5110.5110.5亿元，间接经济效益为亿元，间接经济效益为亿元，间接经济效益为亿元，间接经济效益为215.94215.94215.94215.94亿元。直亿元。直亿元。直亿元。直接效应与间接效应合计为接效应与间接

6、效应合计为接效应与间接效应合计为接效应与间接效应合计为326.44326.44326.44326.44亿元。亿元。亿元。亿元。2008200820082008年广州市国内生产总值年广州市国内生产总值年广州市国内生产总值年广州市国内生产总值（GDPGDPGDPGDP）为）为）为）为8215.828215.828215.828215.82亿元，一年两届广交会带来的经济收益则占广州亿元，一年两届广交会带来的经济收益则占广州亿元，一年两届广交会带来的经济收益则占广州亿元，一年两届广交会带来的经济收益则占广州市全年市全年市全年市全年GDPGDPGDPGDP的的的的3.963.963.963.96。案例导

7、入分析案例导入分析 出版社 经管分社 7/24/20246（1 1 1 1）广交会在展会管理过程中主要采取了哪些措施？）广交会在展会管理过程中主要采取了哪些措施？）广交会在展会管理过程中主要采取了哪些措施？）广交会在展会管理过程中主要采取了哪些措施？（2 2 2 2）作为一个成功会展案例，广交会在项目管理中）作为一个成功会展案例，广交会在项目管理中）作为一个成功会展案例，广交会在项目管理中）作为一个成功会展案例，广交会在项目管理中成功的要素有哪些？成功的要素有哪些？成功的要素有哪些？成功的要素有哪些？分析：分析：中国进出口商品交易会被誉为中国企业海外出口经济中国进出口商品交易会被誉为中国企业海

8、外出口经济“ “晴雨表晴雨表” ”，受到党和国家的高度重视，从广交会的创立到成长，受到党和国家的高度重视，从广交会的创立到成长为品牌展会，政府的主导作用十分明显；主办方将工作精力放为品牌展会，政府的主导作用十分明显；主办方将工作精力放在海外市场的招商；在海外市场的招商；“ “获得广交会展位，就意味着获得出口订获得广交会展位，就意味着获得出口订单单” ”，已经成为每一个外贸企业认定的事实。，已经成为每一个外贸企业认定的事实。 出版社 经管分社 7/24/20247全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理1.1 会展项目和项目管理1.1.1 会展业的发展1)会展活动的起源 会展活动通常被

9、称为展览，原因是传统的展览中不包括会议等现代展览的新形式。 从1894年德国莱比锡样品博览会年德国莱比锡样品博览会到今天的国际性展览贸易活动，现代会展业走过100多年的历程自发自发松散松散有组织有组织专业组专业组织织 出版社 经管分社 7/24/20248全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展业的发展趋势 会展产业是指由会展相关服务企业、机构、部门形成的产业体系。(1)专业化展览内容的专业化。图1.1 我国会展业收入情况 (20012004年) 出版社 经管分社 7/24/20249全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理举办会展活动组织的专业化。(2)国际化趋势

10、举办机构的国际化。管理体制的国际化。国际规则的国际化。活动组织呈现国际化。(3)展会规模越来越大(4)对组织管理进行创新1.1.2 会展项目的概念及特征1)项目的定义 出版社 经管分社 7/24/202410全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 很多人对“项目”一词不会陌生，甚至在很多场合，都会无意中使用“项目”一词来描述某一个活动或事件。 项目可以定义为：项目是作为系统的被管理对象的项目是作为系统的被管理对象的单次性任务，是单次性活动的一种组织管理管理单次性任务，是单次性活动的一种组织管理管理模式。模式。2)会展活动是项目的类别之一 根据项目的定义，可以把很多的活动都作为一个项

11、目，比如建筑工程项目、水电站建设、公路建设、市场调查项目、产品开发项目。3)会展项目的特征(1)具有明确的服务目标(2)涉及众多的项目关系人 出版社 经管分社 7/24/202411全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(3)会展项目客户的广泛性(4)有很多约束条件(5)会展活动效益的综合性(6)涉及大量相互关联的活动4)会展项目的类型 会展项目作为一种新型的项目形式，是现代经济社会中主要的经济形式之一。(1)大型会议(2)中小型会议(3)大型博览会 出版社 经管分社 7/24/202412全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(4)中小型展示活动1.1.3 项目管理和

12、会展项目管理1)什么是项目管理 项目管理是管理学中的一个专门的领域，起源于20世纪50年代，最初只是作为一种计划和控制技术，大家所熟悉的网络图技术就是项目管理典型的计划和控制技术。2)用项目管理的方法管理会展项目 把项目管理应用于会展活动的组织管理，能有效促进会展项目的成功举办，是提高会展项目管理效率的重要途径之一。 出版社 经管分社 7/24/202413全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3)会展目标与经济目标的融合 项目管理可以使会展项目的成功举办和地区经济的发展实现有效的整合。4)会展项目管理目标制约 管理的目标是为了实现效率和效果两大目标，组织在确定具体的效率和效果两大

13、目标时，依对象不同而有所不同，比如对于工业企业和商品流通企业，具体的效率和效果指标是有差异的。图1.2 项目管理三大目标之间的相互关系 出版社 经管分社 7/24/202414全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(1)目标要素不同(2)人的作用不同5)满足时间要求是会展项目管理的优先目标(1)时间与范围之间通常是正比关系(2)时间与预算之间存在重要且直接的关系(3)预算与范围1.2 会展项目管理的过程1.2.1 会展项目管理是一个系统工程会展项目的管理工作是一个综合性的工作。 出版社 经管分社 7/24/202415全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理1)会展项目环

14、境系统2)会展项目目标系统3)对象系统图1.3 会展项目管理系统 出版社 经管分社 7/24/202416全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理4)行为系统5)组织系统1.2.2 会展项目的生命周期(Lifecycle)1)会展项目的阶段划分 会展项目从开始到结束的整个过程就像人的生命一样，这个过程被称为会展项目的生命周期(Lifecycle)。图1.4 会展项目周期的阶段划分 出版社 经管分社 7/24/202417全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)阶段划分的意义(1)阶段划分是整合会展活动的有效工具之一(2)阶段划分是会展项目活动有序化的工具之一(3)有利于

15、会展项目工作责任的明确(4)有助于明确团队成员的客户意识(5)有利于会展项目资源的分配(6)减少会展项目管理的风险1.3 会展项目关系人管理1.3.1 谁是会展项目关系人1)项目关系人定义 出版社 经管分社 7/24/202418全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理从资源的角度，会展项目需要的资金、人力等是一种看得见摸得着的有形资源，而项目关系人对会展项目的积极支持是一种不可或缺的无形资源，但是，在实践中，会展项目管理者往往会忽略对项目关系人的重视，尤其是争取关键项目关系人的支持，即缺乏对项目关系人的管理。2)会展项目关系人识别(1)会展项目业主(2)会展项目经理(3)会展项目的

16、组织者 出版社 经管分社 7/24/202419全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(4)参展商(5)项目团队成员(6)会展项目的供应商(7)赞助者或发起人(8)公众(观众)1.3.2 会展项目关系人管理1)会展项目关系人管理是一 个过程(1)全过程性(2)双向性(3)最终评价者图1.5 会展项目关系人管理过程 出版社 经管分社 7/24/202420全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展项目关系人管理的方法(1)识别会展项目的关系人(2)会展项目关系人分析(3)确定会展项目的关键关系人(4)对关键项目关系人分组 出版社 经管分社 7/24/202421全国高

17、职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(5)制订关系人管理策略(6)会展项目实施过程中的关系人监控(7)会展项目关系人对会展的评价意见3)会展项目的客户(1)以参展商的利益为最高利益(2)确定客户满意的标准1.3.3 会展项目的项目经理1)会展项目经理的概念 选好会展项目经理是会展项目成功的重要因素之一。 出版社 经管分社 7/24/202422全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展项目经理的作用(1)有效地整合会展项目活动(2)进行协调(3)加快决策速度(4)提高会展项目工作的效率3)会展项目经理的能力(1)项目管理能力(2)团队领导能力(3)项目经营能力(4)掌握

18、通用的管理知识和技巧 出版社 经管分社 7/24/202423 出版社 经管分社 第2章 会展项目启动【本章导读】本章介绍了会展项目启动阶段的需求分析、可行性研究、会展项目的经济评价及会展项目立项与报批的程序与方法。主要内容包括选择会展项目所遵循的原则、需要考虑的因素和申报会展项目的审批手续，目的是使读者掌握会展项目启动的基本知识。全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/202424全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理【关键词汇】会展项目 需求分析 可行性研究 立项与报批2.1 会展项目需求分析与选择2.1.1 会展项目需求的产生与分析1)

19、会展项目需求的产生会展项目需求分析是会展项目投资者通过对会展项目的市场需求、社会需求、公众需求以及投资者自身发展需求的综合分析,确定项目的方向以及项目投资的必要性，为投资决策提供必要的准备工作。 出版社 经管分社 7/24/202425全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展项目需求分析的主要内容(1)国家和地区需求分析(2)社会需求分析(3)消费群体需求分析(4)会展项目举办方的需求分析(5)会展项目实施中的需求分析2.1.2 会展项目的选择在会展项目管理过程中，项目选择是一项必要的前期工作,即在执行和控制会展项目前，或运用一定方法从众多已有的会展项目中慎重选择出符合自己目

20、标的项目，或根据对所处地内外条件的分析策划出新的会展项目。 出版社 经管分社 7/24/202426全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理1)会展项目选择时要考虑的因素(1)社会环境因素 出版社 经管分社 7/24/202427全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)行业因素会展项目所涉及的行业发展现状。会展项目相关的行业的发展潜力以及未来的市场空间。会展举办地的产业政策导向。(3)市场因素(4)项目举办地条件分析(5)举办者自身因素财力因素。人员因素。 出版社 经管分社 7/24/202428全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理时间和精力因素。管理因

21、素。2)会展项目选择要遵循的原则(1)效益性原则(2)可行性原则(3)创新性原则 出版社 经管分社 7/24/202429全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(4)灵活性原则2.1.3 会展项目目标的确定1)会展项目目标及设计会展项目目标简单说就是实施会展项目所要达到的期望结果。必须遵从以下几点要求：(1)明确的目标(2)可度量的目标(3)可实现的目标(4)由成果决定的目标(5)有时间性的目标 出版社 经管分社 7/24/202430全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)确定会展项目目标的目的及意义2.1.4 会展项目定义与章程会展项目定义一般是通过项目定义专题会

22、来确定的。1)会展项目定义专题会2)会展项目定义报告(1)对会展项目做出充分的定义(2)为设计和评估阶段提供基础(3)为组织的高层管理者提供总体概括(4)在组织内部沟通项目的需求 出版社 经管分社 7/24/202431全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(5)明确组织需要对项目做出的承诺3)会展项目章程(1)项目章程(2)项目章程的内容2.2 会展项目的可行性研究2.2.1 项目投资分析的一般原理1)时间价值原理(1)资金时间价值的含义(2)资金时间价值的度量利息和利率(3)资金等值的概念 出版社 经管分社 7/24/202432全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管

23、理2)价值分析原理3)成本效益分析原理4)方案比较法原理(1)方案比较法的含义(2)方案比较法的可比原理满足需要可比。消耗费用可比。价格可比。时间可比。 出版社 经管分社 7/24/202433全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2.2.2 会展项目可行性研究的内容、方法与步骤1)会展项目可行性研究的内容(1)市场环境分析宏观市场环境。微观市场环境。市场环境评价。(2)会展项目生命力分析项目发展空间。项目竞争力。 出版社 经管分社 7/24/202434全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理办展机构优劣势分析。(3)会展执行方案分析对计划举办的会展的基本框架进行评估。

24、招展招商和宣传推广计划评估。(4)会展项目财务分析(5)风险预测(6)存在的问题(7)改进建议(8)努力的方向 出版社 经管分社 7/24/202435全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展项目可行性研究的方法(1)战略分析(2)调查研究(3)预测技术(4)模型方法(5)智囊技术3)会展项目可行性研究的步骤(1)调查研究与搜集资料(2)方案设计与优选 出版社 经管分社 7/24/202436全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(3)经济分析和评价(4)编写项目可行性研究报告(5)调整资金筹措计划4)会展项目可行性报告的编写规范(1)总论(2)项目背景和发展概况

25、(3)项目SWOT分析与定位(4)项目规模与客源分析(5)项目营销思路 出版社 经管分社 7/24/202437全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(6)项目选址与建设内容(7)项目组织管理模式与运营安排(8)投资估算与资金筹措(9)项目风险与对策分析(10)财务、经济和社会等效益评价(11)结论和建议2.3 会展项目的经济评价2.3.1 会展项目的财务评价1)会展项目财务评价的程序(1)财务评价的准备阶段 出版社 经管分社 7/24/202438全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)预测、估算和分析会展项目的基础数据(3)编制和分析财务报表(4)进行财务评价(

26、5)进行不确定性分析(6)得出财务评价结论2)会展项目财务评价的要点(1)预测、估算和分析会展项目的基础数据会展项目价格定位。会展项目成本费用预测。会展项目收入预测。 出版社 经管分社 7/24/202439全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)编制和分析财务报表(3)财务评价会展项目赢利能力分析。会展项目清偿能力分析。2.3.2 会展项目的国民经济评价1)国民经济评价方法的含义2)会展项目国民经济评价方法的特点国民经济评价也称经济评价,是与财务评价方法相对照的评价方法。2)会展项目国民经济评价方法的特点 出版社 经管分社 7/24/202440全国高职高专会展策划与管理专业

27、系列教材会展项目管理对大型会展项目进行国民经济评价,与财务评价有着明显的区别和特点。(1)使用独特的一套价格体系影子价格(2)采用全国统一使用的参数社会折现率。影子汇率。贸易费用率。影子工资。(3)费用和效益是从宏观的国家角度识别的 出版社 经管分社 7/24/202441全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3)会展项目国民经济评价方法的程序4)项目经济评价结论的处理2.4 会展项目的立项和报批只有经过可行性研究结论，表明项目可行，或者项目具备条件已经成熟的会展项目才可启动,但仅仅有可行性研究还不够,项目组织者在启动前还需向主管部门或政府有关部门提交立项申请,经审批通过方可真正启

28、动项目。2.4.1 会展项目立项策划1)会展项目立项策划的内容 出版社 经管分社 7/24/202442全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(1)会展名称基本部分。限定部分。附属部分。(2)会展举办的地点(3)会展的举办机构(4)会展的时间安排办展时间有3个方面的含义：展会的具体开展日期。展会的筹展和撤展日期。 出版社 经管分社 7/24/202443全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理展会对观众开放的日期。(5)展品范围(6)办展频率(7)会展规模(8)会展定位(9)会展价格和会展初步预算(10)人员分工、招展招商和宣传推广计划(11)展会进度计划、现场管理计划和

29、相关活动计划展会进度计划 出版社 经管分社 7/24/202444全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理现场管理计划展会相关活动计划2)会展立项策划书2.4.2 会展项目的申报1)会展举办单位的资格(1)国内商品展销会举办单位资格的规定(2)国内举办对外经济技术展览会主办单位资格的规定(3)出国(境)举办经济贸易展览会组办单位资格的规定 出版社 经管分社 7/24/202445全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展项目的申报程序(1)向主办单位的主管部门申报立项(2)向会展举办地工商行政管理机关申报登记2.4.3 会展项目的审批1)国内普通商品展销会的审批2)在

30、我国境内举办对外经济技术展览会的审批3)出国举办经济贸易展览会的审批4)对台经济技术展览会的审批审批举办对台湾经济技术展览会需审查的主要内容： 出版社 经管分社 7/24/202446全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(1)政治内容(2)展览会名称、展品内容、展出面积、时间、地点、筹组方案和计划(3)申请报批的单位应按要求向商务部提交有关文件和资料 出版社 经管分社 7/24/202447 出版社 经管分社 第3章 会展项目计划【本章导读】会展活动尤其是大型的博览活动是个复杂而系统的项目工程，成功而卓有成效的计划起着至关重要的作用。通过本章的学习，我们将从会展项目计划的基本概念

31、出发，主要对会展项目计划中的范围计划、进度计划、质量计划和沟通计划进行详细介绍，目的是使读者对会展项目计划有初步的认识和了解，并能在工作中编制相应的计划内容。全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/202448全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理【关键词汇】会展项目计划 范围 WBS 进度计划 质量计划3.1 会展项目计划概述管理最基本的职能之一就是计划。为了使项目获得成功，所有的项目都要事先制订计划。3.1.1 会展项目目标1)会展项目目标的含义2)会展项目目标的属性 出版社 经管分社 7/24/202449全国高职高专会展策划与管理专业

32、系列教材会展项目管理(1)多目标性(2)优先性(3)层次性2)会展项目目标要求3.1.2 会展项目计划的概念1)会展项目计划的含义2)会展项目需解决的问题(1)项目做什么(会展项目目标)(2)如何做(工作分解结构图)(3)谁去做(人员使用计划) 出版社 经管分社 7/24/202450全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(4)何时做(项目进度计划)(5)花费多少(项目费用预算)3.1.3 会展项目计划的编制在项目管理中，计划编制是最复杂的阶段，为了编制一个具有现实性和实用性的项目计划，需要在项目计划编制过程中充分了解完成项目需要做哪些详细的活动和每项活动需要花费的时间、成本。1)

33、核心过程2)辅助过程 出版社 经管分社 7/24/202451全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3.1.4 会展项目计划的内容1)会展项目计划的构成要素(1)项目章程(2)项目计划目标(3)项目范围说明(4)执行控制层面上的工作分解结构(5)主要的里程碑事件和每个主要里程碑事件的实现日期(6)项目进度计划(7)危机计划 出版社 经管分社 7/24/202452全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展项目计划的内容3.1.5 会展项目计划的作用1)明确目标2)明确任务3)进行资源配置4)明确工作职责5)进行控制的基础3.2 会展项目范围计划3.2.1 会展项目范

34、围概述1)含义 出版社 经管分社 7/24/202453全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理项目范围是构成项目目标的最重要的一个要素，它定义了这个项目最终完成的是什么。2)会展项目范围的作用确定了会展项目范围也就定义了项目的边界。3.2.2 定义会展项目范围1)会展项目范围定义的概念2)工作分解结构(WBS)(1)什么是WBS(2)WBS的表现形式(3)WBS的编码 出版社 经管分社 7/24/202454全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理图3.1 树形结构WBS 出版社 经管分社 7/24/202455全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理图3.2

35、列表形式WBS图 出版社 经管分社 7/24/202456(4)WBS的编制方法自上而下法。集思广益法。两者结合法。采用模板法。全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理图3.3 气泡图形式的WBS图 出版社 经管分社 7/24/202457全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理图3.4 奥运会WBS工作编码 出版社 经管分社 7/24/202458全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3.2.3 会展项目范围计划的内容会展项目范围计划编制是将完成展会活动所需进行的项目工作进行逐步明确和归纳，并最终形成书面材料的过程。1)项目范围综述(1)举办展会的理由(2)活

36、动目标(3)项目的工作分解结构2)项目范围综述的相关支持细节3)项目范围管理计划 出版社 经管分社 7/24/202459全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3.3 会展项目进度计划3.3.1 会展项目进度计划概述每一个项目都有一个明确的进度要求，项目的管理活动必须确保项目在指定的时间内完成目标。图3.5 项目进度计划包括的步骤 出版社 经管分社 7/24/202460全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3.3.2 会展项目活动定义活动是项目过程中最基本的工作单元。图3.6 某庆典活动的WBS 出版社 经管分社 7/24/202461全国高职高专会展策划与管理专业系

37、列教材会展项目管理3.3.3 会展项目活动排序1)会展项目活动的关系(1)按已知的“最好做法”来安排关系(2)为照顾活动的某些特殊性而对活动顺序做出安排2)项目网络图(1)前导图法(PDM)又被称为节点表示法图3.7 前导图法(PDM) 出版社 经管分社 7/24/202462全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理图3.8 前导图中的节点 时间表示图3.9 活动信赖关系图(2)箭线图法(ADM)又被称为箭头表示法图3.10 箭线图法(ADM) 出版社 经管分社 7/24/202463全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理图3.11 虚活动表示图3.3.4 会展项目活动时

38、间估算为确保会展项目以合理的进度执行，使会展企业和客户在有限成本约束下发挥最大时间效率，会展企业需要科学估算承办某主题项目可能需要的时间。1)影响会展项目活动时间的因素(1)工作能力和效率(2)项目计划的调整 出版社 经管分社 7/24/202464全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(3)突发事件2)会展项目时间估算的方法会展项目时间估算的目的，是为了对分解出来的项目活动完成时间进行估计，从而制订出完整的计划确保项目目标的实现。(1)经验类比法(2)专家判断法(德尔菲法)(3)资料统计法(4)三时估计法3.3.5 制订会展项目进度计划 出版社 经管分社 7/24/202465全

39、国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理在确定了会展项目的活动定义、活动排序和时间估算后，就可以开始制订会展项目的进度计划。1)编制会展项目进度计划的方法(1)甘特图 出版社 经管分社 7/24/202466全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/202467全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)里程碑法 出版社 经管分社 7/24/202468全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(3)关键路径法 出版社 经管分社 7/24/202469全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24

40、/202470全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展进度编制工具比较3)会展项目进度计划方法的选择(1)会展项目的规模大小(2)会展项目的复杂程度 出版社 经管分社 7/24/202471全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(3)会展项目的紧急性(4)总进度是否由一两项关键事项决定(5)预算3.4 会展项目成本计划会展项目成本计划工作是一项非常重要的工作，不仅仅是几张计划表的编制，更重要的是项目成本管理的决策过程，即选定技术上可行、经济上合理的最优方案。3.4.1 会展项目成本和成本计划1)会展项目成本 出版社 经管分社 7/24/202472全国高职高专会展

41、策划与管理专业系列教材会展项目管理(1)资源计划(2)成本估算(3)成本预算(4)成本控制2)项目成本计划3.4.2 会展项目成本计划编制1)会展项目成本编制程序(1)收集和整理资料(2)确定会展项目所需资源的种类与数量(3)会展项目成本估算 出版社 经管分社 7/24/202473全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理经验估算法。自上而下估算法。自下而上估算法。图3.15 某会展项目自上而下成本估算 出版社 经管分社 7/24/2024743.5 会展项目质量计划3.5.1 会展项目质量计划概述1)会展项目质量的含义全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理图3.16 某

42、会展项目自下而上成本估算 出版社 经管分社 7/24/202475全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)编制会展项目质量计划的依据(1)项目的质量方针(2)项目范围说明书(3)产品说明书(4)标准和规定(5)项目其他工作的信息图3.17 项目质量 计划编制图 出版社 经管分社 7/24/202476全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3.5.2 编制会展项目质量计划的方法1)成本/收益分析法2)质量标杆法3)流程图图3.18 某展会质量因果关系图 出版社 经管分社 7/24/202477全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3.5.3 会展项目质量检查

43、表的编制1)检查表的编制原则2)质量检查表的主要内容3)质量检查表的编制(1)表格式 出版社 经管分社 7/24/202478全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)询问式 出版社 经管分社 7/24/202479全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3.6 会展项目沟通计划会展项目沟通计划是项目整体计划中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽视。很多会展项目计划中没有完整的沟通计划，导致沟通非常混乱；有的会展项目沟通虽然还算有效，但完全凭过去的项目管理经验，或者靠项目经理个人能力的高低。3.6.1 项目沟通的基本知识1)沟通模式(1)沟通过程 出版社 经管分社

44、 7/24/202480全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理图3.19 沟通过程模型图(2)沟通要素编码与译码。通道。背景。反馈。 出版社 经管分社 7/24/202481全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(3)沟通方式书面沟通和口头沟通。正式沟通与非正式沟通。上行沟通、下行沟通和平行沟通。单向沟通与双向沟通。言语沟通和体语沟通。(4)会议沟通项目情况评审会议。项目问题解决会议。项目技术评审会议。 出版社 经管分社 7/24/202482全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3.6.2 会展项目沟通计划1)会展项目沟通计划的含义2)项目沟通计划内容(1

45、)信息搜集渠道的结构(2)信息分发渠道的结构(3)分发信息的形式(4)日程表(5)更新和细化的方法3.6.3 会展项目沟通计划的编制下面以某会展项目为例，编制项目沟通计划，内容包括会展项目信息相关者的信息沟通要求、谁要求、何时需要以及如何传送所需之信息。 出版社 经管分社 7/24/202483全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理1)信息沟通要求 出版社 经管分社 7/24/202484全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)沟通方式 出版社 经管分社 7/24/202485全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3)沟通发生时间 出版社 经管分社 7/2

46、4/202486 出版社 经管分社 第4章 会展项目实施和控制【本章导读】本章介绍会展项目实施的管理过程，明确会展项目监督与控制的作用和原因，叙述在会展项目实施过程中如何监督控制项目进度，明确控制范围，控制质量，以及撰写会展项目报告的原则、要求和内容，目的是使读者对会展项目控制的实施有进一步的认识和了解。全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/202487全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理【关键词汇】项目实施 控制4.1 会展项目监督与控制的目标4.1.1 会展项目监督与控制的意义1)会展项目监督与控制概述会展项目监督与控制是会展项目管理

47、的基本职能之一，是对会展组织内部的管理活动及其效果进行衡量和校正，以确保会展组织的目标以及为此而拟订的计划得以实现。 出版社 经管分社 7/24/202488全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展项目监督与控制的意义现实中，由于会展项目的独特性，其目标、要求很难完全按计划进行，即使事先经过周密的计划，在实施过程中仍难免会出现意想不到的情况和各种困难，使项目不能按照原计划进行，因而出现偏差。3)会展项目控制的内容(1)会展项目范围控制(2)会展项目成本控制(3)会展项目进度控制 出版社 经管分社 7/24/202489全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(4)会

48、展项目质量控制(5)会展项目沟通控制(6)风险控制4.1.2 会展项目控制的类型会展项目控制类型包括前馈控制、反馈控制和同期控制，它们控制的过程和目的如图4.1所示。图4.1 会展项目控制类型 出版社 经管分社 7/24/202490全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理1)前馈控制2)反馈控制3)同期控制4.1.3 会展项目控制的基本程序1)确定控制标准2)衡量成效(1)偏差未出现时(2)偏差已经出现时3)分析偏差并予以修正(1)计划本身不合理而产生的偏差 出版社 经管分社 7/24/202491全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)由于外部环境发生重大变化而产

49、生的偏差(3)由于实际操作者自身原因产生的偏差4.1.4 会展项目监督与控制的目标控制是对管理系统的计划实施过程进行监测，将监测结果与计划目标相比较，找出偏差，分析其产生的原因，并加以处理。确保会展项目的成本在预算范围内；确保会展项目的进度在计划范围内；确保会展项目的质量达到计划目标。 出版社 经管分社 7/24/202492全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理4.2 会展项目报告1)会展项目报告及种类(1)会展项目报告(2)会展项目进展报告(3)会展项目进展报告的类别日常报告。项目累计情况报告。例外报告。2)会展项目进展报告的编制(1)会展项目进展报告所涉及的主要内容 出版社

50、经管分社 7/24/202493全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理自上次报告以来的主要成绩。项目实施的当前情况。上次报告所列出问题的解决情况。 出版社 经管分社 7/24/202494全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理项目当前存在的问题或预计会出现的问题。计划采取的措施。项目变更。下一报告期的项目进展情况预期。 出版社 经管分社 7/24/202495全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)会展项目进展报告编写的依据项目计划。工作结果。其他项目记录。3)会展项目信息管理会展项目管理中报告的产生、形成、发布与利用过程构成了项目信息管理过程，会展项目

51、涉及大量的物流、人流、资金流，由此产生的信息数量大、分散、种类多，需要及时搜集与整理。 出版社 经管分社 7/24/202496全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(1)信息搜集(2)信息整理(3)信息发布(4)信息利用(5)信息的储存4.3 会展项目控制4.3.1 会展项目范围控制1)会展项目范围控制概述会展项目范围是指为了成功地实现项目目标所必须完成的、全部的工作。 出版社 经管分社 7/24/202497全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展项目范围变更分析项目范围发生变更，会影响到项目的成本、进度、质量等计划，项目范围变化后，要分析范围变更的因素，根据

52、其所造成的影响适当调整原有的项目计划，出现偏差时采取对应的纠正措施使项目回到正常轨道上来。应根据调整后的线路适当调整时间安排和收费标准。(1)项目要求发生变化(2)工艺技术变化 出版社 经管分社 7/24/202498全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(3)人员变化(4)项目设计变化(5)经营环境发生变化3)会展项目范围管理计划的更新会展范围变更需要对项目范围管理计划进行更新。(1)重新设计项目范围管理计划(2)重新安排项目进度(3)重新分配资源4)会展项目范围控制 出版社 经管分社 7/24/202499全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(1)参与人员范围控制

53、(2)营销战略控制(3)后勤服务控制(4)现场控制4.3.2 会展项目进度控制1)会展项目进度控制的含义会展项目进度控制是指对项目各实施阶段的工作内容、工作程序、持续时间和衔接关系编制计划，在实际进度与计划进度出现偏差时进行纠正，并控制整个计划的实施，以确保项目进度计划总目标得以实现。 出版社 经管分社 7/24/2024100全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展项目进度控制的内容进度控制在项目实施中与质量控制、成本控制相互影响、相互依存、相互制约。(1)准备阶段进度控制(2)实施阶段进度控制(3)后续阶段进度控制3)会展项目进度控制方法(1)记录项目的实际进度(2)进度

54、偏差分析(3)项目进度计划更新 出版社 经管分社 7/24/20241014.3.3 会展项目质量控制质量是会展的核心要素之一，在会展市场竞争中，会展项目必须以质量为基础，凭借卓越的质量，才能实现会展项目的可持续发展。全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/2024102全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理1)质量控制的内容及意义质量控制是会展实施活动中一项极其重要的控制活动。2)质量控制的方法会展项目可采用排列图法和因果图法进行质量控制。(1)排列图法(2)因果图法3)实施全面质量控制在企业质量控制活动中，国际上普遍运用的是全面质量控制。

55、 出版社 经管分社 7/24/2024103 出版社 经管分社 第5章 会展项目财务管理【本章导读】会展项目运行的特点是前期垫付资金数量大，特别是大型会展项目，这需要会展项目组织者具有较强的资金实力，因此，会展项目财务管理是影响项目成功的关键因素之一。本章主要介绍会展项目财务管理的基本概念和基本内容，通过实例介绍财务指标预测和财务预算编制的基本方法，阐述了会展项目资金筹措的方法，并说明会展项目成本控制的程序与方法。全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/2024104全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理【关键词汇】会展项目 财务管理 财务预

56、算编制 资金筹集5.1 会展项目管理概述5.1.1 会展项目财务管理的含义会展项目在生命周期的不同阶段，资金的形态会发生变化，从而形成资金运动。5.1.2 会展项目财务管理的内容1)投资投资是指会展项目组织者为项目正常开展进行资金投入的活动。 出版社 经管分社 7/24/2024105全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)筹资筹资是指会展项目组织者为满足项目投资和资金营运需要，筹集所需资金的行为。3)资金营运会展项目在运行过程中，会发生一系列的资金收付行为。(1)应收账款的管理加强应收账款回收的监督。确定信用标准。制定收款政策。 出版社 经管分社 7/24/2024106全国高

57、职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)应付账款的管理(3)现金的管理4)分配活动5.1.3 会展项目财务管理的环节财务管理环节是财务管理工作的步骤与一般工作程序，会展项目管理环节包括：1)规划和预测2)财务决策3)财务预算 出版社 经管分社 7/24/2024107全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理4)财务控制5)财务分析、业绩评价与激励5.2 会展项目财务预测5.2.1 会展项目预测的内容1)预测的概念预测是用科学的方法，根据过去和现在推测事物未来发展趋势。2)会展项目财务预测的内容(1)规模的预测(2)收入的预测 出版社 经管分社 7/24/2024108全国高

58、职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(3)成本的预测(4)财务风险的预测5.2.2 预测的方法及在会展项目中的运用1)预测方法简介(1)定量预测方法(2)定性预测方法2)预测方法在会展项目中的运用举例(1)成本性态分析(2)固定成本(3)变动成本 出版社 经管分社 7/24/2024109全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(4)会展项目总成本(5)会展项目保本点的预测会展项目保本点。举例说明。 出版社 经管分社 7/24/20241105.3 会展项目财务预算5.3.1 会展项目财务预算的概念1)会展项目全面预算会展项目全面预算是会展项目组织者为实现既定的目标，将会展项

59、目全部经济活动过程的正式计划用数量反映出来。全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理图5.1 盈亏平衡分析图示 出版社 经管分社 7/24/2024111全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展项目财务预算会展项目财务预算是全面预算的重要内容，是指会展项目组织者在计划期内反映有关现金收支、经营成果和财务状况的预算。3)编制预算的作用(1)明确各部门的工作目标(2)协调各部门的工作(3)控制各部门的经济活动(4)考核各部门和项目组成员的工作业绩 出版社 经管分社 7/24/2024112全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理5.3.2 会展项目财务预算的内

60、容会展项目财务预算即财务总预算，是由若干相互联系、相互协调的预算组成的有机整体，是会展项目组织者有效使用资金，并保证预算期支付能力的财务计划的具体化和数量化。5.3.3 会展项目财务预算的编制1)会议项目财务预算的编制(1)会议收入预算会议收入主要来源一般包括以下几个方面： 出版社 经管分社 7/24/2024113全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理拨款。参会费。赞助支出。广告收入。参展费。提供其他服务的收入。(2)会议支出预算2)展览项目财务预算的编制(我们只列举收入与支出项目，编制预算方法与会议项目相同) 出版社 经管分社 7/24/2024114全国高职高专会展策划与管理

61、专业系列教材会展项目管理(1)收入预算(2)支出预算 出版社 经管分社 7/24/2024115全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3)大型节事活动的收入支出预算(我们只列举收入与支出项目，编制预算方法与会议项目相同)(1)收入预算(2)支出预算5.3.4 会展项目预算的编制方法1)固定预算固定预算是指以预算期内某一特定的业务量为依据编制，不考虑预算期可能产生的变动。 出版社 经管分社 7/24/2024116全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)弹性预算弹性预算是指以会展项目在预算期内可能发生的多种业务量水平为基础，分别确定与之相应的成本费用数额而编制的能适应多

62、种业务量水平的预算。5.4 会展项目资金筹措方式5.4.1 商业赞助自1928年奥运会的赛场上第一次出现正式的商业赞助美国可口可乐饮料公司向出征阿姆斯特丹的美国代表团提供上千箱饮料以来，商业赞助已成为会展项目的重要资金来源，会展项目的管理者也越来越重视赞助商的确定、赞助方案的制订和与赞助商接洽等工作。 出版社 经管分社 7/24/2024117全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理1)商业赞助的含义赞助是企业公关活动形式的一种。2)商业赞助的运作(1)进行市场调研(2)开发赞助商(3)推销赞助建议书(4)签订赞助合同3)商业赞助的原则(1)相关性原则 出版社 经管分社 7/24/2

63、024118全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)利益互换原则(3)不等价原则(4)市场开发的排他权原则4)商业赞助的类型(1)按赞助的内容(2)按赞助的形式(3)按赞助的对象5)选择赞助商的标准(1)报价因素(2)资质因素 出版社 经管分社 7/24/2024119全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(3)品牌因素(4)市场推广能力5.4.2 市场开发市场开发是指以会展项目的标志、名称、形象等所有知识产权的转让为条件从而获得所需资金、物资、技术和服务的行为。5.4.3 融资融资包括借款、发行债券和商业信用等方式。借款是向金融机构和其他组织进行资金筹集，并支付相

64、应利息的方式，分为长期借款和短期借款，需要办理相关的担保手续。 出版社 经管分社 7/24/2024120全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理5.5 会展项目费用控制为保证会展项目财务预算的顺利进行，应将正确编制的预算指标逐级分解并落实到项目组织的各部门及责任者，并作为逐级考核工作绩效的依据。5.5.1 项目费用控制原理和过程1)项目费用控制原理项目费用控制就是在项目实施过程中，以项目的费用预算为基准，保证项目在预算或可接受范围内执行，并用于控制预算的变更。 出版社 经管分社 7/24/2024121全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理图5.2 项目费用控制原理图2

65、)费用控制过程(1)监控(2)记录(3)阻止(4)报告(5)控制 出版社 经管分社 7/24/2024122全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理5.5.2 会展项目费用控制程序1)确定会展项目费用基准将会展项目按时间段编制的预算，按时间段把估计的费用加起来即可求得费用基准，一般以S曲线表示。2)实际开支的测量与记录(1)测量实际进度(2)记录实际开支 出版社 经管分社 7/24/2024123全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3)实际开支和费用基准的比较4)会展项目费用偏差的原因及措施(1)宏观原因如政治因素、物价上涨、突发事件等。(2)微观原因 出版社 经管分社

66、 7/24/2024124全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理如工作效率低、管理协调差、沟通不好、执行人没有责任心等。5)会展项目费用预算的控制成果(1)修改费用预算(2)进行预算更新(3)项目结尾(4)总结教训 出版社 经管分社 7/24/2024125 出版社 经管分社 第6章 会展项目管理组织和团队建设【本章导读】会展项目管理为什么需要设立组织？那是由会展项目的特点决定的。大型会展项目若不依靠有共同目标且相互协调的一群人，很难想象个人如何完成如此复杂的任务。本章主要介绍会展项目组织的概念、设置的原则和常用的几种组织结构类型，并介绍了选择组织结构的方法和人员配置的方法，还结合

67、会展项目的特点阐述了团队建设的基本概念和方法。全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/2024126全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理【关键词汇】组织结构 人员配置 团队建设6.1 会展项目管理组织基础6.1.1 会展项目组织的概念会展项目的组织结构问题包含两层含义，一是举办会展项目组织的结构，二是具体负责实施会展项目的管理团队的组织结构。6.1.2 会展项目组织结构设置原则1)目的性原则 出版社 经管分社 7/24/2024127全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)精干高效3)项目组织与企业组织一体化原则4)管理跨度原

68、则5)系统化原则6)及时更新原则7)与项目母体组织一体化原则6.1.3 常见的项目组织结构类型1)职能组织型图6.1 职能型组织结构 出版社 经管分社 7/24/2024128全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(1)职能组织型的优点(2)职能组织型的缺点2)矩阵组织型(1)矩阵组织型的优点(2)矩阵组织型的缺点图6.2 矩阵组织型结构 出版社 经管分社 7/24/2024129全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3)项目组织型图6.3 项目组织型结构 出版社 经管分社 7/24/2024130全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(1)项目组织型的优点

69、(2)项目组织型的缺点6.1.4 会展项目组织结构类型的选择 出版社 经管分社 7/24/2024131全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/2024132全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/2024133全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理6.1.5 会展项目常用组织结构以展会项目为例介绍组织机构设置。1)策划部策划部是会展组织的主要基础部门，它的主要工作是企业策划与展出策划两部分。2)业务部业务部是会展组织的重要部门之一，企业赢利与否直接取决于业务部的招商业绩。3)市场部市场部主要负责新闻宣

70、传、广告策划实施，协调与各社会团体或政府的关系等。 出版社 经管分社 7/24/2024134全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理4)信息部信息部负责展览会的通信、网络数据的租赁业务，以及会展企业信息系统的规划、建设与维护，应用软件及办公电脑、耗材的采购与管理，同时还负责组织内部通信系统及网络的建设与保障工作等。5)管理部管理部的主要工作包括对展台准备工作的管理，展台后续工作的管理及展会整体评估工作的管理等。 出版社 经管分社 7/24/2024135全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理6)工程部工程部负责会展组织的各项基建工作；展会期间建筑物装饰装修建设和设备设施

71、的维修与养护。7) 财务部财务部主要工作是编制会展项目预算，控制项目费用，筹集和运用好资金，使企业获得最佳收益。8)人力资源部人力资源部负责会展项目所需人员的招聘、培训、考核、奖罚等工作，保证项目所需的人力资源。 出版社 经管分社 7/24/2024136全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理9)保安部保安部的主要职责是维护展览现场的良好秩序，确保展会环境安全。6.2 会展项目团队建设6.2.1 会展项目团队建设的目的与特征1)会展项目团队建设目的2)会展项目团队的特征(1)成员来源的广泛性(2)成员工作的双重性(3)成员工作的变动性 出版社 经管分社 7/24/2024137全国

72、高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(4)经理权力的有限性(5)团队的临时性(6)时间的短暂性6.2.2 会展项目团队基本知识1)会展项目团队的概念(1)共同的目标(2)合理分工与协作(3)高度的凝聚力(4)团队成员相互信任(5)有效的沟通 出版社 经管分社 7/24/2024138全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展项目团队的发展阶段与领导行为(1)组建阶段(2)磨合阶段(3)正规阶段(4)成效阶段(5)解散阶段6.2.3 会展项目团队建设1)创造良好的工作环境与氛围(1)形成团队凝聚力(2)提升团队士气(3)化解冲突与矛盾 出版社 经管分社 7/24/202

73、4139全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)团队建设方法(1)角色界定法 出版社 经管分社 7/24/2024140全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)建立统一价值观 出版社 经管分社 7/24/2024141全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(3)任务导向法(4)人际关系法3)会展项目团队的激励(1)马斯洛的需求层次论(2)赫茨伯格的双因素理论4)会展项目团队绩效考核(1)建立团队绩效评估体系(2)绩效考核的方法5)判断会展项目团队是否形成真正意义团队的标准 出版社 经管分社 7/24/2024142全国高职高专会展策划与管理专业系列教材

74、会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/2024143全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理6.3 会展项目人力资源管理6.3.1 项目人力资源管理的基本概念1)项目人力资源管理的概念2)项目人力资源管理的内容(1)量的管理(2)质的管理3)项目人力资源管理的主要工作6.3.2 会展项目人力资源计划1)会展项目人力资源计划的概念2)会展项目人力资源计划编制的原则(1)灵活性原则 出版社 经管分社 7/24/2024144全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)整体性原则(3)双赢原则3)项目人力资源计划的主要内容(1)组织规划(2)制订人员配备计划(3)制订团队成

75、员的开发计划(4)计划执行的控制6.3.3 会展项目人员配备计划人员配备计划对项目组织来说是一项十分重要的工作，特别对于大型会展项目，需要的人力资源数量十分巨大，合理的人力资源配备不仅能降低人工成本，而且还能提高项目组织的工作效率。 出版社 经管分社 7/24/2024145全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理1)人员配备计划的内容(1)工作分析 出版社 经管分社 7/24/2024146全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)选配人员2)人员配备计划的方法(1)角色和责任分配 出版社 经管分社 7/24/2024147全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项

76、目管理(2)人力资源需求曲线 出版社 经管分社 7/24/2024148全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(2)人力资源需求曲线3)人员招聘(1)人员招聘的途径内部招聘。外部招聘。(3)人员选拔的方法4)培训计划图6.5 某展览项目人力 资源需求图 出版社 经管分社 7/24/2024149 出版社 经管分社 第7章 会展项目风险管理【本章导读】风险管理是现代项目管理中重要的内容之一，本章主要介绍会展项目管理中如何开展有效的风险管理，你将在本章学到以下知识 ：什么是会展项目的风险、如何定义会展项目可能的风险、如何识别风险、如何评估风险和如何制订风险应对的策略。全国高职高专会展策

77、划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/2024150全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理【关键词汇】风险 风险管理 风险策略 风险模型7.1 会展项目风险管理概述会展活动举办中充满着各种不确定性，作为会展业从业者，这是无法避免的事实，认识到这一点将对我们有效地管理会展活动中的不确定性是非常重要的。7.1.1 建立风险意识要想在会展项目管理中提高风险管理的效果，首先要在会展项目的组织者中，特别是主要的管理人员中建立起风险意识，使大家对风险有共同的认识。 出版社 经管分社 7/24/2024151全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理1)事先就采取

78、积极的预防态度是最有效的风险管理策略2)认识到风险管理是取得成效的办法3)充分认识在会展组织中长期开展风险管理的必要性7.1.2 什么是风险1)风险是一种不确定性会展项目中的风险是指会展活动举办过程中，不期望得到的项目结果出现的可能性，或者是希望得到的结果不出现的可能性。 出版社 经管分社 7/24/2024152全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)风险来源因为会展活动的独特性，决定了会展项目存在某种不确定性，这种不确定性可能会对会展项目的目标构成影响。7.1.3 风险要素1)风险要素模型会展项目的不确定性是不能够消除的，但是，可以通过一定的方法来减弱威胁发生的可能性，或提高

79、机会发生的可能性。(1)风险事件 出版社 经管分社 7/24/2024153全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理图7.1 会展项目风险 7要素模型(2)风险事件驱动器(3)风险事件发生的可能性(4)风险后果(5)风险后果驱动器(6)影响的可能性(7)风险损失 出版社 经管分社 7/24/2024154全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)基于风险要素模型的风险分析 出版社 经管分社 7/24/2024155全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/2024156全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理7.1.4 会展

80、项目风险的种类1)会展项目风险分类的意义会展项目举办过程中，项目管理团队会面临很多的风险，如果不对这些风险进行归纳，不利于主动地管理这些风险。2)会展项目风险分类(1)按目标分类(2)按阶段分类(3)按来源分类(4)按属性特征分类 出版社 经管分社 7/24/2024157全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3)风险分解结构(Risk Breakdown Structure，简称RBS)7.1.5 会展项目风险管理1)会展项目风险管理会展项目风险管理是事先主动识别和控制不希望的项目结果的一系列活动。2)编制风险管理计划编制具有可执行性的风险管理计划是风险管理工作的基础之一。 出版

81、社 经管分社 7/24/2024158全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理图7.3 会展项目风险管理过程 出版社 经管分社 7/24/2024159全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3)风险识别风险识别是识别会展项目的组织过程中，存在哪些不确定性对项目目标的实现会构成危险，以及哪些方面的不确定性可能会对项目目标的实现有促进作用。4)风险分析风险分析是进一步地确定图7.1的风险模型中关于风险的更多属性，主要确定风险事件发生的可能性、风险影响的可能性，然后按照公式7.1计算每一个风险的期望损失值，依据风险的期望损失值就可以对被识别风险进行排序，哪些风险在会展项目举办过

82、程中是重要的影响也就一目了然了，这就为进一步制订风险策略奠定了基础。 出版社 经管分社 7/24/2024160全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理7.1.6 大型会展项目风险管理的重点场地、设备设施、信息是大型会展活动的客体，它们是风险活动管理和控制的对象。1)会展建筑物2)周围环境 出版社 经管分社 7/24/2024161全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3)设备设施4)会展信息7.2 会展项目风险应对策略风险应对策略的制订主要是针对风险分析中关键的会展项目风险，对会展项目风险管理积极主动的办法是处理风险事件，而不是直接对付风险事件。由于项目资源的有限性，不

83、可能为所有的风险都分配，因此，只能把资源分配给关键的会展项目风险，这样才能取得很好的风险管理效果。 出版社 经管分社 7/24/2024162全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理7.2.1 避免风险避免风险就是要避免风险事件，主要是通过改变会展项目计划来避免风险事件，采用这种办法就意味着放弃某些会展项目工作，从而把会展项目目标与风险隔离。7.2.2 预防或减少损失采用预防或减少损失的风险措施的主要目的是通过具体的办法去影响风险后果的原因和风险后果，从而实现减少损失的目的。 出版社 经管分社 7/24/2024163全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理7.2.3 接受

84、风险接受风险策略主要是对那些对活动的举办影响比较小的风险事件，可以采取这种策略，即对这种风险不采取任何措施，但是，需要在会展项目成本中计划出应急储备，如果风险发生，就可以利用应急储备管理风险引起的损失。7.2.4 共担风险共担风险是指通过与能够承受会展项目风险或者有经验管理风险的组织合作，来降低风险发生的可能性。比如，在会展项目管理中，由几个投资者共同组织某一个会展项目就是典型的共同分担投资风险的例子。 出版社 经管分社 7/24/2024164全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理7.2.5 保险与会展项目风险管理会展活动举办中，为活动提供服务的企业很多，包括餐饮供应商、物流服务

85、商、展台或舞台搭建商、广告承包商、报关代理商、物品(如桌、椅、台等)租赁商、文艺演出队等，他们应当要承担与他们有密切关系的风险，比如餐饮供应商需保证饮食的卫生，防止食物中毒；物流服务商保证物流畅运，搬运时不出现物品损坏，或人员砸伤。7.3 会展项目风险监控7.3.1 会展风险监控的意义和目的 出版社 经管分社 7/24/2024165全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理风险监控是确保风险策略能在会展项目举办过程中得到正确的执行，一方面是指风险应对计划中的措施已经执行，并且成功地阻止了风险对项目目标的不利影响；另一方面是指，监控会展活动举办过程中出现的新风险，只要是对会展活动构成危

86、险的风险都是值得去管理的，而且，有些已被识别的风险随着活动的举办转变为对活动目标有重要影响的风险，这种风险也是监控工作的对象之一。 出版社 经管分社 7/24/2024166全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理7.3.2 关注会展项目的新风险风险监控中，很重要的一个工作就是新风险的识别，在活动举办过程中，当识别到新风险时，需要按照风险模型对新风险进行重新定义，以确认该风险是否需要制订预防措施。7.4 有效风险管理的经验要想提高风险管理的水平，取得较好的风险管理效果，可以借鉴以下经验：1)编制风险计划2)进行风险管理 出版社 经管分社 7/24/2024167全国高职高专会展策划与

87、管理专业系列教材会展项目管理3)进行风险知识培训4)将风险与项目管理整合5)确定政策与标准6)注重风险的变化7)将风险管理与项目实施整合 出版社 经管分社 7/24/2024168 出版社 经管分社 第8章 会展项目收尾和后评价【本章导读】本章介绍会展项目收尾工作的主要内容，论述进行会展项目评价的意义和目的，叙述会展项目成功性评价的程序和内容，目的是使读者对会展项目收尾工作做进一步的了解，并对会展项目后评价工作的重要性有明确的认识。全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/2024169全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理【关键词汇】项目收尾

88、 后评价8.1 会展项目收尾会展项目在两种情况下需要进行收尾工作，一是整个会展项目的所有活动全部结束，完成了与会展项目相关的所有合同关系；二是在会展项目的举办过程中，由于项目是分阶段进行的，当完成某一阶段或者某一个合同后，也需要及时进行收尾工作。 出版社 经管分社 7/24/2024170全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理8.1.1 会展项目终止1)会展项目的终止2)会展项目终止的主要原因8.1.2 会展项目终止阶段的主要工作当项目处于终止阶段时，项目团队成员会出现不稳定，会损失许多有价值的资料与经验。1)会展项目终止计划(1)致谢(2)跟踪报道(3)建立参展商和观众的信息数据

89、库 出版社 经管分社 7/24/2024171全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(4)搜集客户的意见和建议(5)进行财务结算(6)编写总结报告(7)向项目利益相关者发布相关信息(8)召开总结会(9)加强与客户的沟通2)会展项目验收3)会展项目费用决算与验收4)会展项目总结 出版社 经管分社 7/24/2024172全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理8.2 会展项目后评价随着我国经济的快速发展，会展业已成为各地经济发展的助推器，各种各样的展览、会议、节事活动等会展项目层出不穷。但重复办展现象较为严重，有些地方甚至出现了会展“泡沬”现象。8.2.1 会展项目后评价的

90、概述1)项目后评价项目后评价是在项目终止后所进行的对项目启动、实施和收尾等整个项目周期所有工作的全面总结。 出版社 经管分社 7/24/2024173全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)会展项目后评价会展项目后评价是对一个会展项目的目的、执行过程、质量、服务、社会影响力、直接与间接的经济效益等方面所进行的系统、客观的分析与评价，判断该会展项目的成功与否，并分析其原因、总结经验与教训的过程。3)会展项目后评价的特点(1)现实性(2)客观性 出版社 经管分社 7/24/2024174全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(3)全面性(4)权威性(5)反馈性4)会展项目

91、后评价的意义会展项目评价是对会展活动价值的评价。(1)提高会展项目组织者的市场开发和运营能力(2)帮助参展商进行决策(3)有利于会展项目协会进行监督和管理5)会展项目后评价的目的 出版社 经管分社 7/24/2024175全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理专业会展公司经营会展项目，就是向参展商、观众以及参会者“出租”一种营销“能力”，或者说，会展公司是一种“能力要素型”的企业，是围绕独立的会展项目业务这种特殊的“能力要素”所组织的企业。(1)为主办单位提供数据(2)为项目招商提供数据(3)为制订对策提供依据(4)为将来同类项目积累经验(5)为将来会展项目的品牌建设提供支持 出版

92、社 经管分社 7/24/2024176全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理6)会展项目后评价的方式(1)展前预测与统计(2)现场跟踪、调查了解(3)展后总结分析8.2.2 会展项目后评价的分类关于会展评估的分类，目前国内外存在各种不同的分类角度和分类方法。不同的分类方法实际上是从不同的角度来观察会展评估活动。1)管理者的角度 出版社 经管分社 7/24/2024177全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理2)评估者的角度3)行业管理的角度(1)评估作为管理决策的环节(2)评估作为监督的手段(3)评估为技术的市场交易提供中介服务8.2.3 会展项目后评价的内容1)展览会

93、项目评价的内容(1)展览会项目的历史和影响(2)展览会主题(3)展览会规模 出版社 经管分社 7/24/2024178全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理评估展览会规模主要从以下几个方面：参展商数量。租用场馆面积规模。观众和专业观众数量。(4)展品的质量与品牌(5)展台效果优异评价(6)成本效益比评价(7)成交评价(8)展会的组织与服务评价(9)竞争评价 出版社 经管分社 7/24/2024179全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(10)宣传、公关评价(11)接待客户评价2)会议项目评价的内容 出版社 经管分社 7/24/2024180全国高职高专会展策划与管理专

94、业系列教材会展项目管理(1)承办者(2)策划委员会(3)指导委员会(4)秘书处(5)主题相关性(6)会议目的的明确性(7)会议的整体策划(8)相关活动(9)会议地点(10)市场宣传 出版社 经管分社 7/24/2024181全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(11)公共关系(12)会议预算(13)发言人(14)会议交通(15)展览(16)注册报到(17)与会者手册(18)娱乐活动(19)休息(20)招待会 出版社 经管分社 7/24/2024182全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理3)大型活动项目评价的内容 出版社 经管分社 7/24/2024183全国高职高专

95、会展策划与管理专业系列教材会展项目管理 出版社 经管分社 7/24/2024184全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理8.2.4 会展项目成功性评价会展项目成功性评价是依靠评价专家或专家组的经验，综合后评价各项指标的评价结果，对项目的成功程度做出定性的结论。1)会展项目成功性评价的程序(1)确立会展项目成功性评价的目标(2)选择规范的评价标准(3)制订评价方案(4)实施评价方案(5)总结评价、撰写评价报告2)会展项目成功性评价的内容 出版社 经管分社 7/24/2024185全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理(1)会展项目目标评价(2)会展项目效益评价(3)会展项目社会影响评价(4)会展项目管理评价(5)可持续发展评价3)会展项目成功性评价的标准(1)完全成功(2)成功(3)部分成功(4)不成功(5)失败 出版社 经管分社 7/24/2024186 出版社 经管分社 再见再见全国高职高专会展策划与管理专业系列教材会展项目管理