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1、国力集团国力集团国力集团办公室国力集团办公室7/23/20241w什么是档案？什么是档案？w 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。案的总和。w具体是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、具体是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。表、音像等。7/23/20242w企业档案管理基本流程企业档案管理基本流程w 企业档案管理流程企业档案管理流程w 1、三列入四参加四同时、三
2、列入四参加四同时w 收收 集集 2、归档制度、归档制度w 1、分类方案（四合一制度）、分类方案（四合一制度）w 整整 理理 2、各类档案整理标准、各类档案整理标准w 3、档号的编制和档案排列、档号的编制和档案排列w 保保 管管 库房管理库房管理.内容和载体安全内容和载体安全w 鉴鉴 定定 价值判定和存毁鉴定价值判定和存毁鉴定w 统统 计计 登记和统计分析登记和统计分析w 1、检索工具、检索工具w 利利 用用 2、利用的方式、利用的方式 3、编研、编研7/23/20243w企业档案的档案管理体系企业档案的档案管理体系w 企业综合管理部门企业综合管理部门w 企业档案（室）企业档案（室）w 综综 财
3、财 供供 质质 基基 生生w 合合 务务 应应 量量 建建 产产w 部部 部部 销销 技技 设设 部部w 门门 门门 售售 术术 备备 门门w 兼职档案人员兼职档案人员7/23/20244w企业档案工作的企业档案工作的“三列入、四参加、四同时三列入、四参加、四同时”w档案工作三列入：档案工作三列入：w 1、列入单位年度计划和议事日程、列入单位年度计划和议事日程w 2、列入单位年度经费计划、列入单位年度经费计划w 3、列入有关人员的岗位责任制、列入有关人员的岗位责任制w档案部门四参加：档案部门四参加：w 1、参加产品、参加产品/业务定型会业务定型会w 2、参加行业、参加行业/科研课题研究会科研课
4、题研究会w 3、参加设备开箱验收会、参加设备开箱验收会w 4、参加基建工程竣工验收会、参加基建工程竣工验收会7/23/20245w四同时：四同时：w 1、下达计划任务同时提出文件材料的归档、下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；要求；w 2、检查计划进度同时检查文件材料形成情、检查计划进度同时检查文件材料形成情况；况；w 3、评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、准确、系统情况；准确、系统情况；w 4、上报登记和评审奖励科技成果以及科技、上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明
5、。证明。7/23/20246 归档制度（这是收集和整理工作的基础）归档制度（这是收集和整理工作的基础） 归档制度的内容包括归档要求、归档范围、归归档制度的内容包括归档要求、归档范围、归档时间、档时间、 归档份数、和归档手续五个部分。归档份数、和归档手续五个部分。w 归档要求：归档要求： 一是归档工作由相应文件形成的部门承担；一是归档工作由相应文件形成的部门承担； 二是归档的文件材料有利于长久保存；二是归档的文件材料有利于长久保存； 三是归档的文件材料必须完整、准确、系统，三是归档的文件材料必须完整、准确、系统，并有有关负责人签字；并有有关负责人签字； 四是档案人员有责任监督、指导有关人员做四是
6、档案人员有责任监督、指导有关人员做好文件材料的归档工作。好文件材料的归档工作。7/23/20247w归档范围：凡是直接记述和反映本单位生产、经归档范围：凡是直接记述和反映本单位生产、经营、管理活动的，具有现实和长远保存价值的文营、管理活动的，具有现实和长远保存价值的文件材料都应该列入归档范围。件材料都应该列入归档范围。w归档时间：归档时间一般有以下几种：归档时间：归档时间一般有以下几种： 1、在一项活动结束后归档；、在一项活动结束后归档； 2、按阶段归档；、按阶段归档； 3、按子项归档；、按子项归档；7/23/20248 4、按年度归档；文书文件材料一般在第二年的、按年度归档；文书文件材料一般
7、在第二年的36月份归档。部分专业科技档案也按年度归档。月份归档。部分专业科技档案也按年度归档。 5、随时归档。声像、实物、电子档案等。、随时归档。声像、实物、电子档案等。w归档份数：归档份数： 一般视情况确定归档份数，对那些重要的、利一般视情况确定归档份数，对那些重要的、利用比较频繁的文件应适当多归档几份，要考虑对原用比较频繁的文件应适当多归档几份，要考虑对原件的保护，应多归档几套副本。还要考虑上报和专件的保护，应多归档几套副本。还要考虑上报和专业档案馆的需要，以及有关部门存档的需要。业档案馆的需要，以及有关部门存档的需要。 因此，确定归档份数时，不能作出笼统的规定，因此，确定归档份数时，不能
8、作出笼统的规定，而应从具体的情况和具体的需要来确定归档份数。而应从具体的情况和具体的需要来确定归档份数。7/23/20249 归档注意事项归档注意事项 归档手续：检查档案质量、数量和备考表的填写，除接收档案归档手续：检查档案质量、数量和备考表的填写，除接收档案 外，还要同时接收立卷说明（包括立卷时间、组织、整理的内外，还要同时接收立卷说明（包括立卷时间、组织、整理的内 容、方法及有关情况说明）和相应的目录，填写档案交接记录。容、方法及有关情况说明）和相应的目录，填写档案交接记录。 企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业
9、知识和业务能力。业知识和业务能力。w企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。w归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。纸质文件材料一并归档保存。7/23/202410文件材料的收集管理w 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)
10、职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。w 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。w 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。7/23/202411 各部门专(兼)职文书的职责w1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。w2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。w3.承办人员借用文件材
11、料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。7/23/202412文件材料的整理步骤文件材料的整理步骤拟归档拟归档剔除重份剔除重份鉴定鉴定分分 类类排列排列编号编号盖归档章盖归档章编目编目装装 订、盒订、盒 归档文件整理的步骤7/23/202413区分年度管理细则w根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。w一般的文件材料，放在其形成的年度归档。w计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。w长远规划，放在文件内容针对的头一年。w多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。w跨年度的案件，放在结案的一年。w跨
12、年度的会议，放在闭幕年。7/23/202414立卷(案卷质量要求) w 1.卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。w 2. 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。w 3. 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。w 4 .案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。7/23/202415 划分期限w准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，保管期限分别定为永久（无限期）
13、、长期（1030年）、短期（10年以下）。7/23/202416文件材料的收集管理 w 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。w1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。w2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。7/23/202417w装订 采用左侧、下侧对齐方式 对，用不锈钢钉装订或线装订 7/
14、23/202418目录夹封面全宗名称公司全 宗 号类 别A （备注：下页解释）期 限短期年 度20107/23/202419民营企业档案的分类民营企业档案的分类序号内 容代号1企业管理性档案A2基建档案B3科研档案C4产品档案D5设备档案E6会计档案F7合同档案G8员工档案H9特殊载体档案J7/23/202420目录夹背脊全宗号机 构类别号A期 限短期年 度20107/23/202421填写归档情况登记表单位名称：单位名称：公司公司年度保管期限件数保 管接 收备注单位姓名单位姓名2007永久502008永久752009永久23.7/23/202422公司二九年归档说明 （样本）一、主要工作概况
15、（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）二、机构、领导人变化情况1、本公司内设5个部门（、.）共有职工人。2、领导人变化情况 任总经理 任财务总监 任技术总监三、本年度文书归档情况 本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久108件，编号1108件；长100件，编号从100件；短期100件，编号1100。二九年月7/23/202423员工档案管理员工档案管理一、企业员工档案的含义一、企业员工档案的含义一、企业员工档案的含义一、企业员工档案的含义这里的员工档案不是指一般意义上的企这里的员工档案不是指一般意义上
16、的企业职工档案，也不是指流动人员档案，业职工档案，也不是指流动人员档案，而是民营企业为了管理企业聘用的员工而是民营企业为了管理企业聘用的员工而建立的有关员工个人情况的档案。而建立的有关员工个人情况的档案。每一各员工被企业正式录用后，企业人每一各员工被企业正式录用后，企业人力资源管理部门应及时建立有关的员工力资源管理部门应及时建立有关的员工档案。档案。7/23/202424企业员工档案收集范围企业员工档案收集范围序号序号归档文件材料名称或类型归档文件材料名称或类型保管期保管期限限备注备注1员工录用登记表员工录用登记表定期定期2员工与企业的劳动合同等契约性文件员工与企业的劳动合同等契约性文件定期定
17、期3员工身份证明材料（如身份证复印件员工身份证明材料（如身份证复印件等）等）定期定期4员工学历、学位和专业技术职务证明员工学历、学位和专业技术职务证明材料（复印件）材料（复印件）定期定期5员工在本企业工作期间的考核、考绩、员工在本企业工作期间的考核、考绩、鉴定材料鉴定材料定期定期7/23/202425序序号号归档文件材料名称或类型归档文件材料名称或类型保管期限保管期限备注备注6有关员工任免、聘用、待遇、奖惩方面的文件材有关员工任免、聘用、待遇、奖惩方面的文件材料料定期定期归档的材料归档的材料必须真实，必须真实，文字清楚文字清楚7员工在本企业工作期间参加各种培训的证书员工在本企业工作期间参加各种
18、培训的证书定期定期8员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料定期定期9有关该员工的其他应归档文件材料有关该员工的其他应归档文件材料定期定期7/23/202426卷号归档号题名起止日期卷内页数保管期限备注1 员工档案10定期 企业员工档案目录企业员工档案目录7/23/202427特殊载体档案的范围特殊载体档案的范围（一）声像档案，包括：（一）声像档案，包括： 1 照片照片 ， 2 底片底片 ，3 录音带录音带 ， 4 录像带，录像带， 5 磁盘磁盘 ， 6 光盘。光盘。 （二）实物档案，包括：（二）实物档案，包括： 1 奖旗奖旗 ， 2 奖杯奖杯 ，
19、3 奖状奖状 ， 4 牌匾，牌匾， 5 证书等。证书等。7/23/202428永久保存的实物档案1.反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等奖杯、奖牌等2.反映本企业领导人和著名人物工作业绩奖旗、奖反映本企业领导人和著名人物工作业绩奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等状、奖章、奖杯、奖牌等3.本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品4.反映本企业重大事件、重大事故，与本企业有关反映本企业重大事件、重大事故，与本企业有关的自然灾害及异常现象的各种纪念品或实物的自然灾害及异常现象的各种纪念品或实物5.与其
20、他载体档案有密切联系的实物与其他载体档案有密切联系的实物注：整理一般应用注：整理一般应用“年度年度问题问题”的方法。的方法。7/23/202429物品保管注意事宜“八防八防”1 防盗，防盗， 2 防尘，防尘， 3 防光，防光， 4 防高温防高温5 防湿防湿 ， 6 防火，防火， 7 防虫，防虫， 8 防有害气体防有害气体“三铁三铁” 1 铁门，铁门， 2 铁窗，铁窗， 3 铁柜铁柜7/23/202430建立各项规章制度w包括：借阅、管理、保密、保管、鉴定销毁、包括：借阅、管理、保密、保管、鉴定销毁、档案员岗位责任制档案员岗位责任制w详见公司保密规定详见公司保密规定7/23/2024317/23/202432谢谢大家！谢谢大家！7/23/202433
