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1、班组长梯队班培训教材之1丰田A3资料制作及发布技巧1.1 1.1 资料制作基本事料制作基本事项1.2 1.2 如何制作如何制作简单易懂的易懂的资料料1.3 1.3 资料制作的自料制作的自检目目录一、一、资料制作方法料制作方法三、三、发表的技巧表的技巧2.1 2.1 什么是什么是A3A3资料料2.2 A32.2 A3资料的特征料的特征2.3 2.3 使用使用A3A3资料的好料的好处2.4 A32.4 A3资料的制作步料的制作步骤3.1 3.1 发表的意表的意义和目的和目的3.2 3.2 发表的技巧表的技巧二、二、A3A3资料制作料制作2丰田A3资料制作及发布技巧情情报、信息的、信息的传达达记录方
2、案、方案、资料的收集整理料的收集整理1.1 1.1 资料制作基本事料制作基本事项资料制作方法料制作方法3丰田A3资料制作及发布技巧1.1 1.1 资料制作基本事料制作基本事项用途用途编号编号种类种类重点内容重点内容联络留言条谁、做什么、何时、在哪儿、为什么、怎样做（W）通知说明文委托(指示)书做什么、到何时为止、希望对方怎样做决定业务报告资料问题在哪儿、对此、考虑该怎么办管理改善报告资料该做什么、怎么做、对哪里作了改善4丰田A3资料制作及发布技巧1.1 1.1 资料制作基本事料制作基本事项 确定确定资料的基本框架料的基本框架 收集必要的收集必要的资料、信息料、信息 结合制定的框架，整理合制定的
3、框架，整理资料料 对资料的有效性和价料的有效性和价值加以判断加以判断 5丰田A3资料制作及发布技巧1.2 1.2 如何制作如何制作简单易懂的易懂的资料料(1)(1)制作制作资料的注意事料的注意事项：站在站在对方方的立的立场上上读者不一定具者不一定具备初步知初步知识 增加易于理解的说明论点点论述要述要简明扼要明扼要 明确整体架构及各部分侧重点写得太多易使人失去写得太多易使人失去阅读的的兴趣趣 书写数量控制在理解的最小限度一目了然一目了然 重点部分进行特写6丰田A3资料制作及发布技巧1.2 1.2 如何制作如何制作简单易懂的易懂的资料料(2)(2)资料的布局：料的布局：决定大概布局，各部分分配空决
4、定大概布局，各部分分配空间留出适度空白，保持适度占有率（留出适度空白，保持适度占有率（70%70%）如需装如需装订，装，装订侧留出留出2 2位置位置7丰田A3资料制作及发布技巧1.2 1.2 如何制作如何制作简单易懂的易懂的资料料(3)(3)资料料书写的技巧：写的技巧：字体大小适当，避免字体大小适当，避免错字、漏字、白字等字、漏字、白字等各部分各部分标注序号，如注序号，如、或或1 1、2 2等等重点部分加粗或加下划重点部分加粗或加下划线，起，起强调作用作用简洁，删除没用的修除没用的修饰性性语言言 例：例：怀着无着无论如何也要干好的心情来完成工如何也要干好的心情来完成工作目作目标。 工作目工作目
5、标必必须完成。完成。8丰田A3资料制作及发布技巧1.2 1.2 如何制作如何制作简单易懂的易懂的资料料(3)(3)资料料书写的技巧：写的技巧：回避回避长句，尽可能分条列句，尽可能分条列项具体，避免抽象的表达方式具体，避免抽象的表达方式 例：例：车间今年的今年的创意、方案尚算可以。意、方案尚算可以。 车间今年的今年的创意提案情况意提案情况为263263件（件（为 去年去年110%110%）。）。直截了当，开直截了当，开门见山（双重否定等）山（双重否定等） 例：安全的例：安全的问题并不是不比量的并不是不比量的问题重要。重要。 安全的安全的问题比量的比量的问题更重要。更重要。9丰田A3资料制作及发布
6、技巧1.2 1.2 如何制作如何制作简单易懂的易懂的资料料(3)(3)资料料书写的技巧：写的技巧：采用主采用主动语态，避免被，避免被动表达表达 例：成果受下属的干例：成果受下属的干劲所左右。所左右。 下属的干下属的干劲影响成果的大小。影响成果的大小。对专业用用语进行行简单说明明一句一句话中不要重复使用同一中不要重复使用同一词语 例：关于例：关于质量不合格的量不合格的发生情况，去年生情况，去年发生生了了3434件，今年已有件，今年已有1818件件发生。生。 关于关于质量不合量不合格的格的发生情况，去年生情况，去年为3434件，今年已达件，今年已达1818件。件。10丰田A3资料制作及发布技巧1.
7、2 1.2 如何制作如何制作简单易懂的易懂的资料料(3)(3)资料料书写的技巧：写的技巧： Concise Concise （简洁）CorrectCorrect（准确）（准确）ClearClear（易懂）（易懂）3C3C原原则11丰田A3资料制作及发布技巧1.2 1.2 如何制作如何制作简单易懂的易懂的资料料(4)(4)图表表应用技巧：用技巧：数数值保留保留3 3位位为宜宜根据目的不同根据目的不同选择不同不同图表表加上易懂的加上易懂的标题、序号，注明、序号，注明单位位注明数据出注明数据出处、调查方法等方法等刻度、划刻度、划线要清楚要清楚图形曲形曲线需分清：需分清：单位不同曲位不同曲线、图表刻度
8、表刻度划分、数据分析等划分、数据分析等12丰田A3资料制作及发布技巧1.3 1.3 资料制作的自料制作的自检 制作前制作前 主题是否明确？制作资料所需的数据和信息是 否充足？ 制作中制作中 文字表达是否简明易懂？图表的选用是否合理？ 制作后制作后 主题是否得到了有效论证？是否对资料进行了全面检查？13丰田A3资料制作及发布技巧阶段小段小结1.1 1.1 资料制作基本事料制作基本事项1.2 1.2 如何制作如何制作简单易懂的易懂的资料料1.3 1.3 资料制作的自料制作的自检14丰田A3资料制作及发布技巧 将需要表达的信息将需要表达的信息( (包括包括报告、决裁、通知告、决裁、通知等）等）归纳在
9、一在一张A3A3纸上，即上，即为一一张A3A3资料。料。 运用运用问题解决的思路制作的解决的思路制作的A3A3资料。料。2.1 2.1 什么是什么是A3A3资料料A3A3资料制作料制作15丰田A3资料制作及发布技巧2.1 2.1 什么是什么是A3A3资料料Step1 Step1 明确明确问题Step2 Step2 分解分解问题 Step3 Step3 设定目定目标 Step4 Step4 把握真因把握真因Step5 Step5 制定制定对策策Step7-8Step7-8评价价结果和果和过程、巩固成果程、巩固成果例例1 1 例例2 216丰田A3资料制作及发布技巧用一用一张张A3A3纸纸即可展即
10、可展现问题现问题解决整体解决整体“ “过过程程程程” ” A3 A3资资料是丰田公司的料是丰田公司的核心沟通工具核心沟通工具核心沟通工具核心沟通工具 。A3A3资资料是一料是一张逻辑张逻辑清晰、要点突出的清晰、要点突出的 “ “一一目了然目了然” ”的的资资料。料。2.2 A32.2 A3资料的特征料的特征通通过过A3A3资资料，运用料，运用/ /遵循遵循问题问题解决的步解决的步骤骤，可，可以促使下属以促使下属/ /上司确上司确认认你的你的计计划，并提出有价划，并提出有价值值的建的建议议，与你共同探，与你共同探讨讨。A3A3A3A3资资料是人才培养料是人才培养料是人才培养料是人才培养的重要工具
11、的重要工具的重要工具的重要工具。17丰田A3资料制作及发布技巧通通过制作制作A3A3资料料这种形式，帮助种形式，帮助员工深刻理解工深刻理解并掌握丰田的并掌握丰田的问题解决方法，并解决方法，并实践于工作中。践于工作中。清晰明了地展清晰明了地展现员工在工在问题解决解决过程中的思考程中的思考过程，帮助忙碌的上司迅速了解情况并作出决程，帮助忙碌的上司迅速了解情况并作出决定。定。作作为上司上司对部下部下进行行问题解决指解决指导和培养的沟和培养的沟通手段，通手段，让上司明确部下在哪一步存在上司明确部下在哪一步存在问题，有效有效进行指行指导。2.3 2.3 使用使用A3A3资料的好料的好处18丰田A3资料制
12、作及发布技巧2.4 A32.4 A3资料的制作步料的制作步骤 S ST TE EP P1 1 明明确确制制作作目目的的 S ST TE EP P2 2 撰撰写写资料料纲要要 S ST TE EP P3 3 确确定定版版面面设计 S ST TE EP P4 4 撰撰写写资料料内内容容 S ST TE EP P5 5 检查校校对资料料 完成完成完成完成A3A3A3A3资资料料料料 19丰田A3资料制作及发布技巧制作什么制作什么样的的资料要依其目的而定料要依其目的而定STEP1 STEP1 明确制作目的明确制作目的面向谁如何使用何种用途什么内容20丰田A3资料制作及发布技巧 考考考考虑虑是是是是“
13、“面向面向面向面向谁谁” ”的的的的A3A3A3A3资资料料料料因因为为A3A3资资料是料是说说明明传传达信息的工具，达信息的工具， 看看资资料的人不同，其内容也要相料的人不同，其内容也要相应变应变化。化。 你应当把握或推测客户对你所阐述的内容的需求、 状态、兴趣以及理解能力。 本公司/外公司、头衔、部门、专业性STEP1 STEP1 明确制作目的明确制作目的21丰田A3资料制作及发布技巧 考考考考虑虑“ “如何使用如何使用如何使用如何使用” ”A3A3A3A3资资料料料料 考考虑资虑资料使用的料使用的场场合合: :场场景决定内容景决定内容 阐述内容 资料应表述清晰，无需任何解释 讨论 从与会
14、者那里容易地得到补充信息 考考虑资虑资料使用人料使用人: :使用者（使用者（说说明人）明人） 也决定了内容也决定了内容 A3文件应当具有易于使用的特征STEP1 STEP1 明确制作目的明确制作目的22丰田A3资料制作及发布技巧 考考考考虑虑A3A3A3A3资资料用于料用于料用于料用于“ “何种用途何种用途何种用途何种用途” ”即使主即使主题题相同，相同，资资料用途不同，内容也会不同料用途不同，内容也会不同 报告: 事实、对策、及时报告 提交资料，请求审批: - 基于问题解决步骤的、 符合逻辑的解释 - 需要决策的内容STEP1 STEP1 明确制作目的明确制作目的23丰田A3资料制作及发布技
15、巧 考考考考虑虑A3A3A3A3资资料要料要料要料要传传达达达达“ “什么内容什么内容什么内容什么内容” ” 考考虑应该强调虑应该强调的要点的要点 在明确前3项之后，开始确定需强调的要点 考虑应该强调问题解决8个步骤中的哪些步骤 最后，确定最后，确定A3A3资资料的料的标题标题STEP1 STEP1 明确制作目的明确制作目的24丰田A3资料制作及发布技巧 小小A A在某子公司在某子公司负责推推进“创意功夫提案意功夫提案”工作。有一工作。有一天，小天，小A A接到接到领导B B指示，要求他拿出本年度推指示，要求他拿出本年度推进创意功夫提意功夫提案制度的工作案制度的工作计划。划。B B说：“在在这
16、次的公司会次的公司会议上，我决定上，我决定就就创意功夫提案的年度意功夫提案的年度计划划进行行说明，你帮我准明，你帮我准备一下一下资料。料。看一下咱看一下咱们去年的去年的业绩，尽管公司整体目，尽管公司整体目标达到了，但部分达到了，但部分部部门目目标没完成。今年当然要没完成。今年当然要继续完成公司整体目完成公司整体目标，另外，另外还要要务必完成部必完成部门目目标。在。在这次会次会议上，我想再次向大家上，我想再次向大家说明明创意功夫提案制度的主旨，意功夫提案制度的主旨，让大家充分大家充分认识到到现阶段的主段的主要要问题，另外，另外还要就本年度的具体要就本年度的具体实施内容施内容进行行说明，以明，以获
17、得各部得各部门的支持。的支持。”案例分析：案例分析：创意功夫提案的工作意功夫提案的工作1 1STEP1 STEP1 明确制作目的明确制作目的25丰田A3资料制作及发布技巧简简明易懂，遵循明易懂，遵循问题问题解决的步解决的步骤骤是撰写是撰写说说明明纲纲要的关要的关键键STEP2 STEP2 撰写撰写资料料纲要要Step1 Step1 明确明确问题Step2 Step2 分解分解问题 Step3 Step3 设定目定目标 Step4 Step4 把握真因把握真因Step5 Step5 制定制定对策策Step7-8Step7-8评价价结果和果和过程、巩固成果程、巩固成果26丰田A3资料制作及发布技巧
18、 每个问题解决步骤的简单讯息 （最多三个） 确定问题解决法步骤是否符合逻辑 场景的核心内容长度应为一分钟 补充数据是否充分？ 基于事实的内容是否通过“现地现物”？ 是否具有清晰的“因果关系”？ 反复思考 面向谁、如何使用、何种用途 是否遵循了问题解决的步骤和流程确定确定纲纲要的主体要的主体 确定确定对纲对纲要主体要主体进进行行补补充的内容充的内容检查纲检查纲要整体要整体STEP2 STEP2 撰写撰写资料料纲要要27丰田A3资料制作及发布技巧小小A A按照按照问题解决的步解决的步骤思考怎思考怎样制作制作资料的料的纲要。要。 去年公司整体目去年公司整体目标为：一等：一等奖及以上提案及以上提案50
19、50件以上，件以上，二等二等奖及以上提案及以上提案100100件以上。部件以上。部门目目标为：提案数量：提案数量为每每人每月至少人每月至少1 1件，即平均每人每年不低于件，即平均每人每年不低于1212件提案。而个件提案。而个别部部门没有完成目没有完成目标。分析一下各部。分析一下各部门状况，状况，发现不同不同职级人人员差差别很大，技能很大，技能职平均平均1414件，管理件，管理职平均平均8 8件。件。案例分析：案例分析：创意功夫提案的工作意功夫提案的工作2 2STEP2 STEP2 撰写撰写资料料纲要要28丰田A3资料制作及发布技巧 今年要完成部今年要完成部门目目标重点是重点是让管理管理职人人员
20、提交提案。提交提案。 那么那么为什么管理什么管理职人人员提案数量少呢？提案数量少呢？发现以下原因：以下原因：一是管理一是管理职人人员不在不在现场，感，感觉思路少；二是思路少；二是对部部门目目标不了解；三是不了解；三是对每月至少提交每月至少提交1 1件提案不理解；四是感件提案不理解；四是感觉即即使提了也得不到好使提了也得不到好评，干脆就不提。，干脆就不提。案例分析：案例分析：创意功夫提案的工作意功夫提案的工作2 2STEP2 STEP2 撰写撰写资料料纲要要29丰田A3资料制作及发布技巧 小小A A做出以上分析后，提出以下做出以上分析后，提出以下对策：策：部部门负责人定期向全体成人定期向全体成员
21、讲话，让每个人理解每个人理解创意功意功 夫提案制度的主旨，夫提案制度的主旨，对部部门人人员进行引行引导，使各成，使各成员了了 解本年度的活解本年度的活动目目标。重新制定激励制度，重新制定激励制度，对提案最多的个人和部提案最多的个人和部门及提案最及提案最 优秀的个人秀的个人进行行奖励。励。每月提醒各部每月提醒各部门负责人，促人，促进负责人人对成成员的督促。的督促。每月形成提案每月形成提案汇总并形成并形成图表表张贴目目视。案例分析：案例分析：创意功夫提案的工作意功夫提案的工作2 2STEP2 STEP2 撰写撰写资料料纲要要30丰田A3资料制作及发布技巧STEP3 STEP3 确定版面确定版面设计
22、 1) 1)排列好各个文本框排列好各个文本框 为为每个步每个步骤设骤设置文本框，根据置文本框，根据纲纲要排列文本框要排列文本框 确定流程，如：确定流程，如：“ “左左= = 右右” ”，“ “上上=下下” ”，“ “顺顺时针时针旋旋转转” ” 2) 2)确定文本框的大小，兼确定文本框的大小，兼顾顾版面保持平衡版面保持平衡 要特要特别别注意重点内容文本框的大小注意重点内容文本框的大小 3) 3)设设置适当的空白置适当的空白处处，沿垂直，沿垂直线线/ /水平水平线对齐线对齐1.1.1.1.根据根据根据根据纲纲要，确定版面要，确定版面要，确定版面要，确定版面设计设计2 2 2 2. . . .确定各
23、文本框的确定各文本框的确定各文本框的确定各文本框的标题标题31丰田A3资料制作及发布技巧 除了按照从上到下，从左到右或以除了按照从上到下，从左到右或以顺时针方向来方向来排列文本框的方法之外，排列文本框的方法之外，还有很多其他版式，可以根有很多其他版式，可以根据据资料的目的和用途料的目的和用途选择使用效果最好的版式。使用效果最好的版式。STEP3 STEP3 确定版面确定版面设计须强调的重点结论内容数据数据将将须强调的重点放在中的重点放在中间位置位置由由结论展开展开32丰田A3资料制作及发布技巧使用使用使用使用简洁简洁的的的的语语言，并采用言，并采用言，并采用言，并采用图图表，制作直表，制作直表
24、，制作直表，制作直观观的文件的文件的文件的文件有效地修有效地修有效地修有效地修饰饰。 “ “一目了然一目了然一目了然一目了然” ” 地突出重点地突出重点地突出重点地突出重点强调强调的内的内的内的内容容容容STEP4 STEP4 撰写撰写资料内容料内容简洁的的语言言使用使用图表表使用大写使用大写/ /粗体粗体或运用文本框，或运用文本框，取得取得强调效果效果文本和文本和书写格式保持一致，各文本框的写格式保持一致，各文本框的边线保持垂直和水平保持垂直和水平对齐。33丰田A3资料制作及发布技巧1 1）行文要）行文要“简明扼要明扼要”、“具体具体”和使用和使用“主主动语态” “简明扼要明扼要” “具体具
25、体”：避免抽象的表达方式：避免抽象的表达方式 “主主动语态”：尽量避免被：尽量避免被动的表达方式的表达方式2 2）使用）使用图表，表，强化化视觉效果。效果。（一）（一） 撰写各文本框的内容撰写各文本框的内容STEP4 STEP4 撰写撰写资料内容料内容34丰田A3资料制作及发布技巧1 1）统一文体和一文体和书写格式，文本框的上下左右写格式，文本框的上下左右 对齐。2 2）须强调的文本框和文字用粗体，加大字号。的文本框和文字用粗体，加大字号。（二）（二） 修修饰资料，使内容一目了然料，使内容一目了然STEP4 STEP4 撰写撰写资料内容料内容35丰田A3资料制作及发布技巧STEP5 STEP5
26、 检查校校对资料料纲要主体要主体是否醒目是否醒目是否是否遗漏漏了想了想说的的内容内容空白和文字部分的平衡（面空白和文字部分的平衡（面积分配率）是否合适分配率）是否合适整体整体的思的思路是路是否清否清晰易晰易懂懂36丰田A3资料制作及发布技巧阶段小段小结1.1 1.1 什么是什么是A3A3资料料1.2 A31.2 A3资料的特征料的特征1.3 1.3 使用使用A3A3资料的好料的好处1.4 A31.4 A3资料的制作步料的制作步骤37丰田A3资料制作及发布技巧发表的技巧表的技巧3.1 3.1 发表的意表的意义和目的和目的锻炼在众人面前进行清晰讲解的能力；培养讲话时的自信心；从当众发表中得到成就感。培养个人对发表的评判能力；吸取发表者的优秀经验，并加以应用；将发表中的优点加以横向展开；通过发表，了解发表者水平，加以合理 的指导；发表表者者听听众众上上司司38丰田A3资料制作及发布技巧3.2 3.2 发表的技巧表的技巧做到充分的准做到充分的准备和和练习遵守遵守时间规定定让人容易理解：人容易理解：结构清晰、条理清楚构清晰、条理清楚集中重点集中重点进行行说明明讲解解时注意注意对方的反方的反应善用你的声音：洪亮、有善用你的声音：洪亮、有节奏、重点突出奏、重点突出资料的使用料的使用39丰田A3资料制作及发布技巧
