会议组织与管理

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1、1 1 会议概述会议概述2 2 会务工作流程会务工作流程3 3 会务工作具体内容会务工作具体内容4 4会见与会谈会见与会谈前前 言言会议概论会议概论一、会议的涵义一、会议的涵义 会议是会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会布置工作的集会”。二、办会的涵义二、办会的涵义 办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安

2、排、会议记录、掌握会议进展和会后贯商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等等。彻工作等等。 第一节第一节会议的特点作会议的特点作用与种类用与种类一、会议的主要特点一、会议的主要特点 、集体性；、集体性； 、程序性；、程序性； 、公开性；、公开性； 4 4、规范性。、规范性。二、会议的作用二、会议的作用 1 1、会议体现了民主。、会议体现了民主。 2 2、会议交流了信息。、会议交流了信息。 3 3、会议统一了集体认识和行为。、会议统一了集体认识和行为。 4 4、会议促进了和谐和团结。、会议促进了和谐和团结。三、会议的种类三、会议的种类 1. 1.按规模分：按规模分： 特大型（万人以上

3、）、大型（上千人）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.2.按性质分：按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性外事性 、专题性、综合性。、专题性、综合性。 3 3、按时间分：、按时间分： 定期和非定期。定期和非定期。 4 4、按出席对象分：、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会. . 5 5、按召开方式分：、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。 四、会议的要素四

4、、会议的要素、形式要素：、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会议方式。议方式。、内容要素：、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务、作用。用。、程序要素：、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设施。施。 第二节第二节会议秘书工作的基本任务一、组织工作一、组织工作一、组织工作一、组织工作 1 1 1 1、协助领导确定会议议题；、协助领导确定会议议题；、协助领导确

5、定会议议题；、协助领导确定会议议题； 2 2 2 2、根据议题安排议程、日程；、根据议题安排议程、日程；、根据议题安排议程、日程；、根据议题安排议程、日程； 3 3 3 3、发会议通知，负责会议报到；、发会议通知，负责会议报到；、发会议通知，负责会议报到；、发会议通知，负责会议报到； 4 4 4 4、对与会人员进行编组；、对与会人员进行编组；、对与会人员进行编组；、对与会人员进行编组； 5 5 5 5、布置会场，安排座次；、布置会场，安排座次；、布置会场，安排座次；、布置会场，安排座次； 6 6 6 6、印发会议证件、印发会议证件、印发会议证件、印发会议证件( ( ( (出席证、列席证、工作证

6、等出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等) ) ) )； 7 7 7 7、负责会议签到；、负责会议签到；、负责会议签到；、负责会议签到； 8 8 8 8、会中组织和协调；、会中组织和协调；、会中组织和协调；、会中组织和协调； 9 9 9 9、会场其他组织和管理；、会场其他组织和管理；、会场其他组织和管理；、会场其他组织和管理； 10101010、会外的联络和协调、会外的联络和协调、会外的联络和协调、会外的联络和协调( ( ( (负责与会议有关的邀请、报道、负责与会议有关的邀请、报道、负责与会议有关的邀请、报道、负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活

7、动等方面的联系和组织乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织) ) ) )。 11 1111 11、会议的结束收尾工作。、会议的结束收尾工作。、会议的结束收尾工作。、会议的结束收尾工作。 二、文书工作二、文书工作 1 1 1 1、会议文书的起草；、会议文书的起草；、会议文书的起草；、会议文书的起草； 2 2 2 2、会议文书编写；、会议文书编写；、会议文书编写；、会议文书编写； 3 3 3 3、会议文书印发及管理。、会议文书印发及管理。、会议文书印发及管理。、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作三、生活管理

8、工作 1 1 1 1、与会人员的食宿管理；、与会人员的食宿管理；、与会人员的食宿管理；、与会人员的食宿管理； 2 2 2 2、会议的财务管理；、会议的财务管理；、会议的财务管理；、会议的财务管理； 3 3 3 3、会议的交通保障；、会议的交通保障；、会议的交通保障；、会议的交通保障； 4 4 4 4、会议的文化活动；、会议的文化活动；、会议的文化活动；、会议的文化活动； 5 5 5 5、与会人员的医疗保健。、与会人员的医疗保健。、与会人员的医疗保健。、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作四、安全保卫工作 1 1 1 1、会议的保密工作；、会议的保密工作；、会议的保密工作；、会议的保密工作；

9、2 2 2 2、会议的警卫工作；、会议的警卫工作；、会议的警卫工作；、会议的警卫工作； 3 3 3 3、会场内外的安全保卫工作、会场内外的安全保卫工作、会场内外的安全保卫工作、会场内外的安全保卫工作。会务工作流程图（会前）会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制

10、定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单会务工作流程图（会中）会务工作流程图（会中）做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作会务工作流程图（会后）会务工作流程图（会后）撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档

11、会议的宣传报道会议的宣传报道 第三节会务工作的会务工作的 具体内容具体内容 一、指导会务工作的原则一、指导会务工作的原则一、指导会务工作的原则一、指导会务工作的原则 1 1、准备充分；、准备充分；、准备充分；、准备充分； 、组织严密；、组织严密；、组织严密；、组织严密； 、服务周到；、服务周到；、服务周到；、服务周到； 、确保安全。、确保安全。、确保安全。、确保安全。 二、会前准备工作二、会前准备工作二、会前准备工作二、会前准备工作 1 1、 确定会议议题确定会议议题确定会议议题确定会议议题 会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是会议议题：就是会议讨论

12、的问题。它反映的是会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措施取的措施取的措施取的措施 。 安排会议议题的原则：必要性原则、可行性原安排会议议题的原则：必要性原则、可行性原安排会议议题的原则：必要性原则、可行性原安排会议议题的原则：必要性原则、可行性原则、明确性原则、适量性原则。则、明确性原则、适量性原则。则、明确性原则、适量性原则。则、明确性原则、适量性原则。 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；确定主题的主要方法：一

13、是要有切实的依据；确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；确定主题的主要方法：一是要有切实的依据； 二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。目的。目的。目的。知知 识识 点点1 1 1 1、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前知会参会人员，以准备意见。知会参会人员，以准备意见。知会参会人员，以准备意见。知会参会人员，以

14、准备意见。2 2 2 2、党的会议同政府会议讨论议题要有所区别。、党的会议同政府会议讨论议题要有所区别。、党的会议同政府会议讨论议题要有所区别。、党的会议同政府会议讨论议题要有所区别。3 3 3 3、临时提出的议题一般不宜仓促安排，以保证质量。、临时提出的议题一般不宜仓促安排，以保证质量。、临时提出的议题一般不宜仓促安排，以保证质量。、临时提出的议题一般不宜仓促安排，以保证质量。4 4 4 4、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充充充充裕的情况下提供会议讨

15、论。裕的情况下提供会议讨论。裕的情况下提供会议讨论。裕的情况下提供会议讨论。5 5 5 5、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批。、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批。、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批。、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批。 2 2 2 2、确定会议名称、确定会议名称、确定会议名称、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+ +内容内容+ +类型类型”构成构成, ,应根据会议的议应根据会议的议题或主题来确定。题或主题来确定。 3 3 3 3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格 确定会议规模

16、与规格的依据是会议的内容或主题。同时本确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4.4.4.4.确定会议时间、会期确定会议时间、会期确定会议时间、会期确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。的长短应与会议内容紧密联系。 5 5、 确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 （1 1 1 1）必备用品是指各类

17、会议都需要的用品和设）必备用品是指各类会议都需要的用品和设）必备用品是指各类会议都需要的用品和设）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。备、空调设备、投影和音像设备等。备、空调设备、投影和音像设备等。备、空调设备、投影和音像设备等。 （2 2 2 2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会

18、议、庆典会议、展览会议等所需的特殊如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。用品和设备。用品和设备。用品和设备。 6 6 6 6、建立会议组织机构、建立会议组织机构、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。接待组、保卫组。 7 7 7 7、确定与会人员名单、确定与会人员名单、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。议

19、的性质、议题、任务来确定与会人员。 8 8 8 8、确定会议地点、确定会议地点、确定会议地点、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。 9 9、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。体安排。 知识点知识点1、会议议程一般包

20、括以下几项，时间、地点、主持人、参加人、会议内容。一般采用简短文字或表格形式。2、安排会议议程时尽量将同类性质的问题排列在一起。3、保密性较强的议题，一般放在最后。4、提前编制会议议程，议程一经确定，就不 能变更。5、提前分发会议议题，以便与会者准备。 10101010、制作会议证件、制作会议证件、制作会议证件、制作会议证件 代表证代表证代表证代表证 出席证出席证出席证出席证 会议正式证件会议正式证件会议正式证件会议正式证件 列席证列席证列席证列席证 来宾证来宾证来宾证来宾证会议证件会议证件会议证件会议证件 旁听证旁听证旁听证旁听证 工作证工作证工作证工作证 会议工作证件会议工作证件会议工作证

21、件会议工作证件 记者证记者证记者证记者证 出入证出入证出入证出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。 11 11、准备会议文件资料、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及主要有议程表和日程表、会场座位分区表

22、和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 1212、安排食住行、安排食住行 会议饮食管理本着会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作工作. . 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。能地满足与会人员住宿上的要求。 安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务

23、安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。 1313、制定会议预算方案、制定会议预算方案 文件资料费文件资料费 、邮电通讯费、会议设邮电通讯费、会议设备和用品费、备和用品费、 会议场所租用费会议场所租用费 、会会议办公费议办公费 、宣传交际费宣传交际费 、 食宿费、食宿费、 交通费、其他费用。交通费、其他费用。 1414、布置会场、布置会场 （1 1）会场的风格特点）会场的风格特点 庄严、肃穆、轻松、简洁。庄严、肃穆、轻松、简洁。 喜庆、儒雅、简单、朴素。喜庆、儒雅、简单、朴素。 （2 2）会场的类型及布局）会场的类型及布局 小型会议室。小型会议室。小型会议室。小型会议室。 椭圆形、回字形、椭

24、圆形、回字形、椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、 T T T T 字形、字形、字形、字形、“ “马蹄马蹄马蹄马蹄” ”型、长方形。型、长方形。型、长方形。型、长方形。 中型会议室。中型会议室。中型会议室。中型会议室。 “而而而而”字型、半圆型、课堂型。字型、半圆型、课堂型。字型、半圆型、课堂型。字型、半圆型、课堂型。 大型会议室。大型会议室。大型会议室。大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。 （3 3 3 3）会场的布置）会场的布置）会场的布置）会场的布置 主席台主席台主席台主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二

25、是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。先左后右，由前至后的顺序依次排列。先左后右，由前至后的顺序依次排列。先左后右，由前至后的顺序依次排列。 场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列

26、法。会场布置的整体要求会场布置的整体要求庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，并考虑会议的性质、规格、规模；会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围；中大型会议要考虑一个绝对的中心，并考虑进退场方便；工作会议，主席台布置的色彩基调为蓝色、绿色；庆典、表彰性会议，布置的色彩基调为红色、粉色。如何对会场进行整体布局？确定会议台型合理摆放桌椅布置附属性设施备：1）音响；2）声像（电视、电脑投影、录象机、录音机、激光等）；3）其他布置（温湿度、灯光、通风、电源插座等）；4）布置装饰（鲜花、会标、会徽、名签、台幕、旗帜等）主席台座次要求主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免

27、上台后互相谦让；主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，其他领导依次左右排列；领导人数是偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置， 3号领导依然在1号领导右手位置，其他领导依次左右排列。主席台坐次主席台坐次礼堂型教室型会场教室型会场 会场内外的布置：会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。色调、灯光、气味、旗帜、花卉。 会标会标会徽会徽 1616、检查会场、检查会场 （1 1 1 1） 方式方式方式方式 一种是听取会议筹备人的汇报，一种

28、是现场一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。检查。检查。检查。 （2 2 2 2）检查的内容）检查的内容）检查的内容）检查的内容 A.A.A.A.环境条件与用品准备。环境条件与用品准备。环境条件与用品准备。环境条件与用品准备。 B. B. B. B. 文件的材料准备情况。文件的材料准备情况。文件的材料准备情况。文件的材料准备情况。 C .C .C .C .会场布置情况。会场布置情况。会场布置情况。会场布置情况。 D.D.D.D.会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。 E. E.E

29、. E.其他内容。其他内容。其他内容。其他内容。17、拟订会议应急方案、拟订会议应急方案会议应急方案的内容： 1）会议举行期间可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、安保、行为等； 2）出现问题时负责解决的会议工作人员。会议应急方案的作用： 1）可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪； 2）可有效缓解会议危机，提高会议管理的效率； 3）使工作人员能够统一步调，出现问题时，有回旋的余地。拟订会议应急方案拟订会议应急方案会议应急方案的特点： 1）有的放矢；2）预防为主；3）留有余地。会议应急方案实施的原则： 1）思想上充分重视；2）人、财、物方面措施到位；3）在实施过程中要坚持定期检查。处理会

30、议突发事件的方法： 1）处理人员问题；2）处理场地问题；3）处理设备问题；4）处理资料问题；5）处理健康和安全问题；6）处理行为问题。三三、会中服务工作、会中服务工作 1 1 1 1、报到及接待工作、报到及接待工作、报到及接待工作、报到及接待工作 （1）与会人员的接送与会人员的接送; ; （2 2）会议交通工具的安排）会议交通工具的安排; ; （3 3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; ; （4 4）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织; ; （5 5）其他属于招待方面的工作。）其他属于招待方面的工作。 2 2、组织签到、组

31、织签到 （1 1）秘书人员代签到。）秘书人员代签到。 （2 2）簿式签到。）簿式签到。 （3 3）电子计算机签到。）电子计算机签到。3 3、做好会议记录、做好会议记录（1 1）会议记录的格式会议记录的格式会议记录的格式会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、记录头、记录主体、记录头、记录主体、记录头、记录主体、 记录尾部记录尾部记录尾部记录尾部 记录头记录头: : 会议名称； 会议时间；会议时间； 会议地点；会议地点； 会议主持人；会议主持人； 会议出席、列席和缺席情况；会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、会议主要议题。会议记录人、会议主要议题。 记录主体记录主体记录主体记录主体 与会者的发

32、言。议定事项。与会者的发言。议定事项。 记录尾部记录尾部记录尾部记录尾部 散会。主持人、记录人签字。散会。主持人、记录人签字。 （2 2 2 2）会议记录的要求）会议记录的要求）会议记录的要求）会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。准确、完整、简洁、明确。 （3 3 3 3）会议记录的重点）会议记录的重点）会议记录的重点）会议记录的重点 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性

33、言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。（4 4）会议记录方法）会议记录方法 记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，重要声明、修正案内容、结论全记下来，重要声明、修正案内容、结论全记下来，重要声明、修正案内容、结论全记下来， 其他的其他的其他的其他的可简要记录可简要记录可简要记录可简要记录.

34、 . . . 漏记的内容先作记号，然后对照录音修改，或请漏记的内容先作记号，然后对照录音修改，或请漏记的内容先作记号，然后对照录音修改，或请漏记的内容先作记号，然后对照录音修改，或请发言者重复。发言者重复。发言者重复。发言者重复。 与会者提的意见、建议，要记人名。与会者提的意见、建议，要记人名。与会者提的意见、建议，要记人名。与会者提的意见、建议，要记人名。（5 5）会议记录的修改）会议记录的修改 定稿打印前，请主持人签字批准。定稿打印前，请主持人签字批准。定稿打印前，请主持人签字批准。定稿打印前，请主持人签字批准。 与会者指出错误，主持人或秘书可修改。与会者指出错误，主持人或秘书可修改。与会

35、者指出错误，主持人或秘书可修改。与会者指出错误，主持人或秘书可修改。 会议记录一经签名，不能再改动。会议记录一经签名，不能再改动。会议记录一经签名，不能再改动。会议记录一经签名，不能再改动。4 4、确保会议期间信息的沟通、确保会议期间信息的沟通（1 1 1 1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作. . . . 秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。

36、搜集信息。搜集信息。搜集信息。 深入会议，掌握第一手资料。深入会议，掌握第一手资料。深入会议，掌握第一手资料。深入会议，掌握第一手资料。 注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。 注重实效，并收集反馈信息。注重实效，并收集反馈信息。注重实效，并收集反馈信息。注重实效，并收集反馈信息。会议期间的对外宣传会议期间的对外宣传妥善处理与新闻媒体的关系。妥善处理与新闻媒体的关系。妥善处理与新闻媒体的关系。妥善处理与新闻媒体的关系。注意内外有别，严守单位秘密。注意内外有别，严守单位秘密。注意内外

37、有别，严守单位秘密。注意内外有别，严守单位秘密。选择宣传内容应坚持对象、效果、选择宣传内容应坚持对象、效果、选择宣传内容应坚持对象、效果、选择宣传内容应坚持对象、效果、 时效、时效、时效、时效、费用的原则。费用的原则。费用的原则。费用的原则。收集媒体对会议的报道提供给领导收集媒体对会议的报道提供给领导收集媒体对会议的报道提供给领导收集媒体对会议的报道提供给领导. . . . 为领导召开记者招待会提供资料。为领导召开记者招待会提供资料。为领导召开记者招待会提供资料。为领导召开记者招待会提供资料。5 5、编发会议简报、编发会议简报 （1 1 1 1）类型）类型）类型）类型 综合型、专题型、实录型。

38、综合型、专题型、实录型。综合型、专题型、实录型。综合型、专题型、实录型。 （2 2 2 2）格式）格式）格式）格式 报头、报核、报尾。报头、报核、报尾。报头、报核、报尾。报头、报核、报尾。 （3 3 3 3）要求）要求）要求）要求 简练、快捷、准确。简练、快捷、准确。简练、快捷、准确。简练、快捷、准确。 6 6、值班保卫工作、值班保卫工作（1 1）值班工作）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。利结束，并随时应付各种突发事件。（2 2）保卫工作）保卫工作 重要与会者人身安全保卫重要与会者人身安全保卫 重要文件的保卫重要

39、文件的保卫 会场和驻地的保卫会场和驻地的保卫 会议设备的保卫会议设备的保卫 与会者贵重物品的保卫与会者贵重物品的保卫 7 7、会议保密工作、会议保密工作 会前保密工作会前保密工作 涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。议服务人员。 召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部 门门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。 根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。

40、文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。 选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。测。 会中保密工作会中保密工作 加强保密教育。加强保密教育。 加强文件管理。加强文件管理。 加强重要涉密会议管理。加强重要涉密会议管理。 会后保密工作会后保密工作 做好保密文件的回收工作。做好保密文件的回收工作。 秘密文件通过机要通信部门递送。秘密文件通过机要通信部门递送。 对会议驻地、房间、会议室进行保密检查对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。 8 8、会议的后勤保障工

41、作、会议的后勤保障工作 (1)(1)(1)(1)做好食宿管理工作。做好食宿管理工作。做好食宿管理工作。做好食宿管理工作。 (2)(2)(2)(2)做好迎送交通工作。做好迎送交通工作。做好迎送交通工作。做好迎送交通工作。 (3)(3)(3)(3)做好会议车辆管理工作。做好会议车辆管理工作。做好会议车辆管理工作。做好会议车辆管理工作。 (4)(4)(4)(4)做好财务管理工作。做好财务管理工作。做好财务管理工作。做好财务管理工作。 (5)(5)(5)(5)安排好会议的文化生活。安排好会议的文化生活。安排好会议的文化生活。安排好会议的文化生活。 (6)(6)(6)(6)做好会议医疗卫生工作。做好会议

42、医疗卫生工作。做好会议医疗卫生工作。做好会议医疗卫生工作。四、四、会后整理工作会后整理工作 1 1 1 1、安排与会人员离会、安排与会人员离会、安排与会人员离会、安排与会人员离会 2 2 2 2、撰写会议纪要、撰写会议纪要、撰写会议纪要、撰写会议纪要 3 3 3 3、会议的宣传报道、会议的宣传报道、会议的宣传报道、会议的宣传报道 4 4 4 4、会议文书的立卷归档、会议文书的立卷归档、会议文书的立卷归档、会议文书的立卷归档 5 5 5 5、会议总结工作、会议总结工作、会议总结工作、会议总结工作 6 6 6 6、会后催办和反馈工作、会后催办和反馈工作、会后催办和反馈工作、会后催办和反馈工作 知识

43、点知识点 发通知应注意的事项发通知应注意的事项 一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议准备工作，如：准备发言材料或方案的会议; ; 对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票通知回执，以便会务人员安排接

44、站和订购车、机票; ; 发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。 第四节会见与会谈会见与会谈一、会见与会谈准备一、会见与会谈准备1 1、收集对方的相关资料、收集对方的相关资料对方求见的目的对方求见的目的对方的求见对象对方的求见对象对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征特征对方参加会见的人数、姓名、职务等。对方参加会见的人数、姓名、职务等。主要求见人的详细资料主要求见人的详细资料 2 2、 通知主方参加会见和会谈的人员通知主方参加会见和会谈的人员 通知主方接见人通知主方接见人 通知主方陪同人员通

45、知主方陪同人员 通知主谈人通知主谈人 通知其他会谈人员通知其他会谈人员3 3、了解会见与会谈的地点和时间、了解会见与会谈的地点和时间（1 1 1 1）会见的地点和时间）会见的地点和时间）会见的地点和时间）会见的地点和时间 会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。小型会议室，也可在客人的住所进行。小型会议室，也可在客人的住所进行。小型会议室，也可在客人的住所进行。 会见的时间根据会见的性质来定。会见的时间根据会见的性质来定。会见的时间根

46、据会见的性质来定。会见的时间根据会见的性质来定。 （2 2 2 2）会谈的地点和时间）会谈的地点和时间）会谈的地点和时间）会谈的地点和时间 会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。 会谈的时间安排应先征求对方的意见。会谈的时间安排应先征求对方的意见。会谈的时间安排应先征求对方的意见。会谈的时间安排应先征求对方的意见。4 4、通知对方、通知对方 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。应及时通知对方。 了解客人抵达方式

47、，以便告知主方的接送方了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。式及接送人员。 如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。谈的具体日程。5 5、场所的布置及座位安排、场所的布置及座位安排（1 1）场所的布置）场所的布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。保证干净、清洁、大方。 会谈桌上有时需放置双方标志旗帜会谈桌上有时需放置双方标志旗帜

48、( (如如果是涉外谈判，应摆放两国国旗果是涉外谈判，应摆放两国国旗) )，现场，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。者对号入座。（2 2）会见与会谈的座次安排）会见与会谈的座次安排 会见的座次安排会见的座次安排 会见时应遵循会见时应遵循“主左客右主左客右”的原则，即的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：译员。如下图所示：记录记录译员译员主客主客主人主人客客方方人人员员主主方方人人员员译员译员主客主客 主人主人客客方方人人员员主主方方人人员员会谈的座次安排会谈的座次安排 双方会谈一般将谈判桌

49、排成长方形，双方各坐双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图一边，主方位于背门一侧如图一边，主方位于背门一侧如图一边，主方位于背门一侧如图( ( ( (一一一一) ) ) )，或进门后，或进门后，或进门后，或进门后的左侧如图的左侧如图的左侧如图的左侧如图( ( ( (二二二二) ) ) )，双方主谈人位于各方长排中，双方主谈人位于各方长排中，双方主谈人位于各方长排中，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。央，其他人员按右高左低排列。央，其他人员按右高左低排列。央，其他人员按右

50、高左低排列。 桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。如图所示。置对方语种的座位卡。如图所示。置对方语种的座位卡。如图所示。置对方语种的座位卡。如图所示。 多边会谈的座位可摆成圆形或方形。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。 正门正门客客方方主主方方13576421246753 译员译员 主宾主宾 译员译员 主人主人（一）（二）知知 识识 点点会见会见 会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的会

51、见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见或是客

52、人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。 会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务用的会见主要是社交上的礼节性会见

53、和涉及业务用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。见一般涉及双边关系及重大国际事务等。见一般涉及双边关系及重大国际事务等。见一般涉及双边关系及重大国际事务等。知知 识识 点点 会谈会谈 会谈是指双方或多方就某些重大的政会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也他共同

54、关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。谈判、会商。 会谈的内容较为正式，专业性较强，会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。在企业中主要指商务谈判和业务会商。知知 识识 点点 会见、会谈的区别会见、会谈的区别 1 1、内容不同：、内容不同：会见的内容礼节性、事务性会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。较强，会谈的内容经济性、利益性较强。2 2、功能不同：、功能不同：会见主要是为了加强双方会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了

55、消除分歧、改变关系而交换意多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。而互相磋商的行为和过程。 会见与会谈的基本程序会见与会谈的基本程序 迎接迎接致辞、赠礼、合影致辞、赠礼、合影会见或会谈会见或会谈记录记录结束结束合影图合影图5 54 44 44 45 55 54 44 44 44 44 45 55 54 44 44 42 21 13 34 44 44 45 561-主人主人 2-主宾主宾 3-第二主宾第二主宾 4-客方人员（或客方人员（或主客插排）主客插排）5-主方人员主方人员 6-摄影师摄影师 谢谢大家！谢谢大家！