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1、行政机关公文处理行政机关公文处理工作规范工作规范主主要要内内容容一、公文及公文处理工作二、公文格式三、公文文种四、行文规则五、公文流转有关问题六、工作建议公文及公文处理工作 公文是机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，负责本机关公文制发、办理、管理及安全保密；制定与实施本机关公文处理工作规章制度；对下级机关及同级部门公文处理工作进
2、行业务指导和督促检查，组织业务交流和培训。 公文及公文处理工作近几年市、区下发的关于公文处理工作的规范文件：1. 2012年11月19日市委办公厅、市政府办公厅关于印发青岛市党政机关公文处理工作办法（试行）的通知（青办发201222号）2. 2014年11月20日市政府办公厅关于印发青岛市人民政府公文制发工作规范（试行）、请示、报告、函类公文处理工作规范（试行）的通知（青政办函201425号）3. 2015年8月7日市政府办公厅关于进一步加强市政府常务会议组织和收文办理工作的通知（青政办字201567号）4. 2014年2月21日区委办公室、区政府办公室印发关于改进会议和文件简报工作的实施细则
3、的通知（城办字201412号）公文及公文处理工作 其中，2012年11月19日，市委办公厅、市政府办公厅关于印发青岛市党政机关公文处理工作办法（试行）的通知，对公文处理工作进行了全面规范。公文格式公文格式存在的主要问题：公文格式存在的主要问题： 请示与报告使用混淆、正文中字体、字号不对，纸质公文没有正反面打印、装订错误，字迹不清，发文字号、主送机关、抄送机关等要素不齐全，纸质公文不加盖公章，请示文缺少联系人和联系电话，附件、页码不按规定编排等等。公文格式1.格式标准及用纸幅面尺寸版面要求格式标准及用纸幅面尺寸版面要求 为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检
4、验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了党政机关公文格式国家标准（ GB/T97042012），该标准于2012年7月1日起实施。2012版国家标准适用于各级中国共产党机关和国家行政机关制发的公文。 党政机关公文用纸采用GB/T 148 中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210297，并规定各裁边的误差为2。 公文格式页边与版心尺寸 天头（上白边）： 37mm1mm 订口（左白边）： 28mm1mm 版心（不含页码）： 156mm225mm字体和字号 如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。行数和字数 一般每面排22行，每行排28个字。文字的颜色 文字的颜色均为黑色37mm1mm 28m
5、m1mm 225mm 156mm公文格式2.公文印刷装订要求公文印刷装订要求印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。装订要求 公文应当左侧装订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。公文格式3.公文中各要素编排规则公文中各要素划分为版头、主版头、主体、版记体、版记三部分。 公文首页红色分隔线以上的部分称为版头版头； 公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体主体。 公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记版记； 页码位于版心外。版头主体主体版记公文格式版头之份号、密级
6、和保密期限、紧急程度份号、密级和保密期限、紧急程度份号：主要用于涉密公文；用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行；标准规定，编制份号一般采用6位3号阿拉伯数字。密级和保密期限：3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，两字之间空1字；如需同时标注密级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第二行，密级和保密期限之间用隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。紧急程度：3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 公文份号公文份号 紧急程度密级和保密期限密级和保密期限公文格式版头之发文机关标志 由发文机
7、关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。35mm推荐使用红色小标宋公文格式版头之发文字号发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。3号仿宋GB_2312字体，编排在发文机关标志下空2行位置。如果是平下行文，居中排布。如果是上行文，则居左排布，左空一字；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份标
8、全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为001），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。发文字号公文格式版头之签发人上行文应当标注签发人姓名，由签发人三字加全角冒号和签发人姓名组织，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。签发人三字用3号仿宋GB_2312字体，签发人姓名用3号楷体GB_2312。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。左空1字右空1字3号楷体GB_2312公文格式主体之公文标题、主送机关、公文正文公文标题：
9、一般用2号方正小标宋_GBK字体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。公文正文：一般用3号仿宋GB_2312字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体GB_2312字体、
10、第三层和第四层用仿宋GB_2312字体标注。2号方正小标宋_GBK顶格，3号仿宋体GB_23123号仿宋体GB_2312公文格式主体之附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。正文中涉及附件处的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容前后要一致。发文机关署名：机关名称全称，3号仿宋GB_2312字体。成文日期和印章：加盖印章的公文成文日期一般右空四
11、字编排，印章用红色，不得出现空白印章。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附件说明3号仿宋GB_2312阿拉伯数字附注公文格式版记之抄送机关、印发机关和印发时间抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋GB_2312，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发时间：印发机关和印发日期一般用4号仿宋GB_2312，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用
12、阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。抄送机关 印发时间印发机关 公文格式页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘这下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的，空白和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。页码公文文种1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变 更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）：适用于公布行政法
13、规和规章、宣布施行重大强制性措施 、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 公文文种9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复：适用于答复下级机关的请示事项。 13.
14、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表 大会常务委员会提请审议事项。 14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 行文规则1.向区政府报送公文：以下情况不予受理：（1）报文主体不符合要求的（如：区政府议事协调机构和临时机构或联席会议，以及区政府部门管理单位不得直接向区政府报送公文，突发紧急事项除外）；（2）涉及其他部门职权范围内的事项未经协商、会签的；（3）请示事项不属于区政府职权范围的；（4）属部门、单位职责范围内事项或通过部门、单位之间自行协商可以解决的；（5）根据法律法规规
15、定，所涉事项应由市场运作或应由社会中介组织、行业协会解决的；（6）所涉事项已进入司法程序、不涉及政府责任的；（7）请示事项已经入督查环节的；（8）根据区政府工作规则等相关规定应提交相关会议研究确定的（如，涉及国有资产监督管理重大事项、城市规划及建设重大事项、制定和调整重要的公用事业、公益性服务价格、重大公共财政预算支出等）。行文规则2.严格控制公文制发数量，代拟稿要遵循确有必要原则:（1）国家法律法规已作出明确规定的；（2）现行文件仍适用的；（3）上级文件明确具体，可直接依照要求组织贯彻落实的；（4）过去已有明确规定，没有新的部署要求和实质性变化的；（5）同一项工作，区政府或区政府办公室已发文
16、的；（6）属于部门职责范围内的事项，可以由部门发文或部门联合发文 的（含议事协调机构、临时机构和联席会议）。 行文规则3.公文代拟稿：（1）公文代拟稿存在的主要问题：报送要件不全。经常出现缺少发文说明、发文依据等材料。拟稿纸填写不规范。代拟稿公文格式不规范。个别单位业务科室不经办公室审核把关，直接将代拟稿报送区政府办公室，公文格式存在不规范的情况。发文说明内容不完整、不规范。要对公文起草的背景、过程（征求意见和向区政府领导请示、汇报的具体情况）、确定公开属性、发文规格等事项进行充分说明。公开属性确定为“主动公开”的要注明“主动公开”，而非仅仅注明“公开”。行文规则（2）公文代拟稿应有要件：发文
17、稿纸（详细说明填写规范）；发文说明（详细说明模板）；发文说明应包括：起草文稿的依据、背景情况，文稿形成的主要过程，部门会签意见采纳情况，发文形式，政府信息公开属性等。公文代拟稿（公文格式要规范）；相关部门的会签意见（无不同意见的，在拟稿纸上签字即可）；发文依据（上级文件或领导批示等）；涉及广大民生事项的，须提供风险评估报告；公开发布的规范性文件以及涉及公众、企业利益和专业性较强的公文，报送代拟稿的同时必须同时报送公文解读，公文解读要与公文在青岛城阳政务网上同步公开（详细说明模板）；与代拟稿相关的其他文件材料。 行文规则（3）公文代拟稿稿纸的填写规范：需主办单位填写的：拟稿人在“拟稿”栏内签署姓
18、名、时间和联系电话；部门分管负责人对政府公文代拟稿进行认真审核，确定无误后，在“核稿”栏内签署姓名和时间。确定公文密级，密级文件要标明保密期限，确定政务公开类型，在主动公开、依申请公开、不公开栏内标明类型；部门主要负责人在“负责人审签”栏内签署姓名和时间。必要性审查：主办单位将拟稿件报区政府办公室秘书科（文件标题待办公室核稿通过后再写），秘书科根据有关规定进行必要性审查。确需发文的，由秘书科将拟稿件交给联系区长工作人员继续履行审核程序；不需发文的，退回主办单位并说明理由。审修：联系区长工作人员对拟稿件体例格式和文字等进行审核和修正。合法性审查：规范性文件和内容涉及法律法规问题的文件，按照要求一
19、律报送区法制办进行合法性审查。核稿：由区政府办公室分管文字的副主任对代拟稿进行文字把关。审签：由区政府分管副区长进行审签。办公室审核完毕后填写分管副区长政府文件区长签发，办公室文件办公室主任签发如需会签，会签单位主要负责人签字法制办审核签字部门主要负责人签字部门分管负责人审核、确定、签字部门拟稿人（科室负责人）填写秘书科长办公室副主任联系区长工作人员公文拟稿纸填写要求公文流转有关问题1.各单位报送纸版文件时要一式两份，加盖公章，并同时将电子版（须带红头）发到金宏网“城阳区政府”网址，做到当天件当天送。发送电子版时要注意一件一发，不要打包发送多份文件，并确保电子版与纸版的内容与格式一致，确保附件
20、完整，不要出现漏件、错件。2.报送出差、请假、休假类请示时，需至少提前三天报送，特殊情况除外。其中，办理出国、赴港澳台手续事宜，区政府办公室秘书科只接受区外办、台办报件，各单位不得自行报件。3.对于上级下发给城阳区政府的文件，我们收文后一般先发“提前阅知”、“请阅研”、“请阅知”，相关部门可提前处理或办理，待领导批示后，会正式下发“批示件”。如对“提前阅知”、“请阅知”有疑问时，可直接联系区政府办公室秘书科或区政府领导联系工作人员。对“批示件”有疑问时，请联系区政府领导联系工作人员。工作建议1.加强业务学习和培训，提高公文处理工作规范化水平。公文处理工作是一项规范性很强的工作，建议各单位办公室认真组织学习有关公文处理工作的规范文件，提高机关整体的公文处理工作规范化水平。2.严格审核把关，提高公文质量。各单位办公室要认真履行审核把关职能，对报送区政府的各类公文严把公文格式关、文字关、政策关，确保报送公文的质量。3.做好工作交接，确保工作不断档。各单位办公室要明确一名专职人员负责公文制发、公文处理工作，工作岗位发生变化时，要做好工作交接，避免因人员变动交接不到位对工作造成影响。 谢谢您的耐心倾听！
