商务写作技巧【优制材料】

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1、 商务商务写作写作技巧技巧主讲人：王英玉主讲人：王英玉 博士博士一、最新公文办法与金字塔写作思维二、公文写作模版及技巧三、公文写作常见错误例析一、最新公文处理办法与常用写作思维企业内的沟通形式4 4公文写作必闯的公文写作必闯的5关：关：格式关：符合标准格式关：符合标准文种关：规范、和谐文种关：规范、和谐结构关：言之有序结构关：言之有序材料关：言之有物材料关：言之有物表达关：语言规范表达关：语言规范 一、公文的文种2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）公文种类主要有（15种）：决议、命令（令）、公报、公告、通告、议案、决定

2、、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。目前主要行文依据：1、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）；2、中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。格式要素条例原条例原办法份号涉密公文应当标注份号。涉密公文应当标注份号。有定义。秘密公文有定义。秘密公文应当标明份号。标应当标明份号。标注于版心左上角。注于版心左上角。无定义。无定义。“绝密绝密”、“机密机密”级公文级公文标明份数序号。标标明份数序号。标注于版心左上角。注于版心左上角。二二、新旧办法变化对比新旧办

3、法变化对比：格式要素条例原条例原办法发文机关署名除纪要外，必须除纪要外，必须署发文机关全称署发文机关全称或者规范化简称。或者规范化简称。与条例定义与条例定义和要求基本一致。和要求基本一致。无要求。无要求。成文 日期署会议通过或者署会议通过或者发文机关负责人发文机关负责人签发的日期。联签发的日期。联合行文时，署最合行文时，署最后签发机关负责后签发机关负责人签发的日期人签发的日期,阿阿拉伯数字标注。拉伯数字标注。与条例定义与条例定义和要求基本一致。和要求基本一致。用阿拉伯数字标用阿拉伯数字标注。注。与与2012年条例年条例定义和要求基定义和要求基本一致。用汉字本一致。用汉字标注。标注。格式要素条例

4、原条例原办法页码公文页数顺序号。公文页数顺序号。无要求。无要求。无要求。无要求。主题词取消。取消。按照上级机关的要求按照上级机关的要求和公文主题词表和公文主题词表标注。标注。公文应当标注主题词。上行公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注文按照上级机关的要求标注主题词。主题词。三、新变化口诀：1、公文格式新国标：党政机关公文格式代替国家行政机关公文格式2、主题词儿不再标：删除主题词格式要素3、密级紧急左上角：4、印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素5、成文日期用数字：6、公文页码不可少：增加页码格式要素 四、四、中央企业报送公文评价办法中央企业报送公文评价办法 五、公文格式要素划分

5、（一）版头：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线（二）主体部分：公文最主要的部分。 包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期等要素。( (三) )版记 首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。 包括： 版记中的分隔线、 抄送机关、印发机关和印发日期 、页码 案例：当你决定离开家，出去买一份报纸，你对你的妻子说：案例：当你决定离开家，出去买一份报纸，你对你的妻子说：“我我想出去买份报纸，你有什么要我带的吗？想出去买份报纸，你有什么要我带的吗？”“太好了，看到电视上那么多葡萄的广告，我现在特想吃葡萄

6、，买太好了，看到电视上那么多葡萄的广告，我现在特想吃葡萄，买两斤葡萄两斤葡萄”，妻子在你走向衣柜拿外衣时说，妻子在你走向衣柜拿外衣时说，“也许你可以再买一也许你可以再买一斤苹果斤苹果”你从衣柜拿来出外衣，妻子则走进了厨房你从衣柜拿来出外衣，妻子则走进了厨房“我看看冰箱里的牛奶不够了，买一包牛奶和二斤鸡蛋我看看冰箱里的牛奶不够了，买一包牛奶和二斤鸡蛋” 当你穿上外衣向门口走去，你打开房门，当你穿上外衣向门口走去，你打开房门，“还有一包瓜子还有一包瓜子”. 你开始下楼梯，你开始下楼梯，“爆米花一份，再带一瓶可乐和红酒爆米花一份，再带一瓶可乐和红酒”“还有没有？还有没有？” “买一支签字笔，没有了，

7、谢谢亲爱的买一支签字笔，没有了，谢谢亲爱的” 你能在你能在1分钟内记住自己都要买什么东西吗？能否有金字塔结构进分钟内记住自己都要买什么东西吗？能否有金字塔结构进行梳理？行梳理？金字塔原理互动训练：金字塔原理互动训练：在一份通告中，顺列下面几个同类型结在一份通告中，顺列下面几个同类型结构的句子：构的句子：“无证驾驶机动车者予以罚款无证驾驶机动车者予以罚款500元；酒后驾驶机动车者予以罚款元；酒后驾驶机动车者予以罚款500元，驾驶无牌证机动车者予以罚款元，驾驶无牌证机动车者予以罚款500元元”。这段通告该如何按金字塔思维修改？这段通告该如何按金字塔思维修改？聚敛思维聚敛思维用一句话概括这段文字：用

8、一句话概括这段文字：从从3月月1日开始，不断有消息称法国电信设备日开始，不断有消息称法国电信设备厂商阿尔卡特很快将把亏损的手机部门出售厂商阿尔卡特很快将把亏损的手机部门出售给一家中国公司，而这家公司就是南京的熊给一家中国公司，而这家公司就是南京的熊猫电子集团。受此消息刺激，阿尔卡特的股猫电子集团。受此消息刺激，阿尔卡特的股票走势坚挺，日前，当记者向票走势坚挺，日前，当记者向“熊猫熊猫”的高层的高层领导以及通讯业务的相关负责人士求证时，领导以及通讯业务的相关负责人士求证时，对方很坚决地表示：对方很坚决地表示：“至少我们不晓得有这件至少我们不晓得有这件事存在。事存在。”“我没有从我们内部的任何文件

9、上我没有从我们内部的任何文件上看到或者从同事那里听到有关收购阿尔卡特看到或者从同事那里听到有关收购阿尔卡特的消息。的消息。”今晚夜归，单号车必须赶在今晚夜归，单号车必须赶在24小时小时之前到家，北京单双号限行措施将之前到家，北京单双号限行措施将于今夜时启动，届时，仍然在道路于今夜时启动，届时，仍然在道路上行驶的单号车就将接到百元罚单。上行驶的单号车就将接到百元罚单。明起，北京奥运会各项交通管理措明起，北京奥运会各项交通管理措施全面启动施全面启动。整理以下各句成为一个金字塔：整理以下各句成为一个金字塔：1. B新推出价格较低、口味较好的酱汁新推出价格较低、口味较好的酱汁2. A改变其酱汁配方单客

10、户不喜欢改变其酱汁配方单客户不喜欢 3. 美国的面食风潮已过美国的面食风潮已过4. 竞争对手们的产品较受客户喜爱竞争对手们的产品较受客户喜爱 5. 新的流行趋势是吃米食而非面食新的流行趋势是吃米食而非面食 6. C成功推出一项创新的意大利第一面酱汁成功推出一项创新的意大利第一面酱汁 7. A在酱汁中加重香料份量在酱汁中加重香料份量 8. 意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物 9. D以高品质的以高品质的Donello系列产品而占有更大的市场份额系列产品而占有更大的市场份额 10. A在酱汁中减少肉的份量在酱汁中减少肉的份量 11. A意大利面

11、在美国的销售下降，主要因为其反潮流而行的产品开发意大利面在美国的销售下降，主要因为其反潮流而行的产品开发做法及市场环境趋势的影响做法及市场环境趋势的影响二、常用公文写作模版及技巧文种特点文种特点适用文种适用文种知照性知照性 请报性请报性商洽性商洽性指示性指示性记录性记录性指导性指导性 1、通知写作模版印发、发布性通知印发、发布性通知 关于印发关于印发规定规定的通知的通知 （主送单位）： 为了为了（目的），根据（目的），根据（依据），（依据），我们制定了规定，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执行中有何问题，请及时反馈。 （印章） 年月日 批转、转发性通知批转、转发性通知 XXX XXX

12、转发转发的通知的通知 （主送单位）： 为了（目的），现将（上级单位或有关业务部门）（文号）（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。 。（具体贯彻意见） （印章） 年月日 会议通知金字塔结构思维会议通知金字塔结构思维 2、通报写作模版 关于关于表彰表彰的通报的通报 （主送单位）：（主送单位）： （表彰奖励对象的先进事迹）。（表彰奖励对象的先进事迹）。（产生的积极影响和表现出的精神）（产生的积极影响和表现出的精神）。为了。为了（目的），根据（目的），根据（依据），经（依据），经研究，决定研究，决定对对等予以通报表彰。等予以通报表彰。 希望希望（号召向先进学习，提出更（号召向先进学习，提出更高

13、的工作要求和希望）。高的工作要求和希望）。 （印章）（印章） 年年月月日日 批评通报批评通报 公司关于公司关于问题的通报问题的通报 （主送单位）：（主送单位）： （通报（通报违规违纪的事实和做法）。违规违纪的事实和做法）。 经查，经查，（调查结果）。（调查结果）。 为了为了（目的），根据（目的），根据（依据），经研（依据），经研究，究，（对通报对象的结论和处理意见）。（对通报对象的结论和处理意见）。 （警示教育和杜绝措施）。（警示教育和杜绝措施）。 （印章）（印章） 年年月月日日 第一部分，第一部分，概述概述先进事迹先进事迹（错误情况）（错误情况），说明通报缘由说明通报缘由第二部分，对先进事迹

14、第二部分，对先进事迹（错误情况）（错误情况）进行进行分析、评议，指出其分析、评议，指出其性质和典型意义性质和典型意义。第三部分，在分析的基础上写第三部分，在分析的基础上写表彰决定表彰决定（批评决定）（批评决定）。要写清楚给予什么样的表。要写清楚给予什么样的表彰，以及做出表彰决定的彰，以及做出表彰决定的依据依据。第四部分，写希望和要求，第四部分，写希望和要求，号召号召大家向先大家向先进学习进学习（借鉴借鉴）。 表彰通报金字塔结构思维表彰通报金字塔结构思维 3、报告写作模版 工作报告工作报告 公司关于公司关于工作情况的报告工作情况的报告 （主送单位）： 根据要求（或以来），我们（概述工作背景或基本

15、情况）。对工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下: 一、（工作基本情况）。 二、（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。 三、（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。 四、（下一步工作安排和思路）。 （印章） 年月日 反映情况的报告反映情况的报告 公司关于公司关于有关情况的有关情况的(紧急紧急)报告报告 （主送单位）： 年月日（最近、近日），（概述“报告”反映情况的产生缘由、情况和问题）。为了（目的），现将有关情况报告如下: 一、（情况过程和最新事态）。 二、（原因及后果分析）。 三、（已采取的措施及作用）。 四、（下一步拟采取的措施）。 五、（需引起上级单位重视或关注的问题）

16、。 （印章） 年月日 4、请示写作模版请示的写法：请示的写法：1 1、开头：请示的依据、背景、缘由、开头：请示的依据、背景、缘由“为什么要写请示为什么要写请示” ，它是上级批复的它是上级批复的根据。根据。2 2、主体：主要说明请求事项、主体：主要说明请求事项“请示请示什么什么”、“为我们解决什么问题为我们解决什么问题”这部这部分内容要分内容要单一单一，只宜，只宜请求一件事请求一件事。请示。请示事项要写的具事项要写的具体、明确、条项清楚体、明确、条项清楚，以，以便上级机关给予明确批复。便上级机关给予明确批复。3 3、结语：结语：应另起段。应另起段。习惯用语一般有习惯用语一般有“当否，请批示当否，

17、请批示”，“妥否，请批复妥否，请批复”，“以上请示，请予审以上请示，请予审批批”或或“以上请示如无不妥，请批转各以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行地区、各部门研究执行”等等申请经费请示金字塔结构思维申请经费请示金字塔结构思维 5、批复写作模版 批复批复 关于关于有关问题的批复有关问题的批复（主送单位）： 你公司关于的请示（文号）收悉。根据（依据），经研究，同意你们关于（主旨）。请你们在工作中切实加强领导，确保。 （印章） 年月日 6、函写作模版 征询意见函征询意见函 关于征求关于征求意见的通知意见的通知（主送单位）： 为了（目的），根据（依据），我们拟（或我们研究制订了）。现就有关

18、问题征求你们意见（或现将转去）。请研究提出修改意见，于年月日前函告。 联系人： 电话： （印章） 年月日 请求批准函请求批准函 关于申请关于申请的函的函（主送单位）： 为了（目的），根据（依据），我们申请。现将有关情况和我们的意见函告如下： 一、（基本情况）。 二、（必要性和可行性及其意义）。 三、（我们的意见）。 现将有关材料报送你们，请予审批。 （印章） 年月日 7、纪要写作模版 纪要纪要 纪要纪要 （第（第期）期）（制发单位）（制发单位） 年年月月日日 年月日，同志主持召开会议，、等同志（领导）参加了会议。同志传达了精神，通报了有关工作情况，并作了重要讲话；会议听取了关于工作情况汇报，讨

19、论了；审议了等项。 会议认为，。 会议强调，。 会议指出，。 会议经过审议，议定以下事项： （例如：会议根据，审议并原则通过了、等，并责成根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；会议还根据要求，就解决等问题提出了意见 出席：（单位）（姓名）、（单位）（姓名）、（单位）（姓名） 分送：、 纪要金字塔结构思维纪要金字塔结构思维安排部署工作宣布奖惩宣布奖惩传达信息传达信息人事任免人事任免撤销变更下撤销变更下级不当决定级不当决定转达上级转达上级指示指示批转转发印批转转发印发文件发文件重大一般答复请示重大一般执行事务知晓情况决定决定通知通知通报通报批复批复小结三、公文写作常见错误例析

20、一、一、结构层次序数使用不当结构层次序数使用不当1 1 （1 1）（一）（一） 一哪个在第一层次？如何标点？一哪个在第一层次？如何标点？ 二、主送机关排列顺序？二、主送机关排列顺序？ 三、三、歧义歧义 四、标点符号错误四、标点符号错误国务院关于开展国务院关于开展“质量、品种、效益年质量、品种、效益年”活动的活动的通知通知教育部关于支持实施教育部关于支持实施“希望工程希望工程”的通知的通知XXXX工程公司关于工程公司关于“十一十一”期间加强安全工作的通期间加强安全工作的通知知人事部关于部分党政管理干部家属人事部关于部分党政管理干部家属“农转非农转非”问问题的意见题的意见 教育部转发财政部教育部转发财政部“关于出国实习人员费用开支关于出国实习人员费用开支标准的规定标准的规定”的通知的通知 五、五、口语化口语化改前：改前： 根据集团公司中国电信法律2000426号文“中国电信集团公司总部内设机构、职能配置规定”，对你们这个单位的发文件权力作出了这么些条规定。改后：改后： 六、六、外文表述的使用外文表述的使用改前：改前： 与某公司合作开展Calling Card改后：改后： 谢谢！