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1、1如何更有效的工作？如何更有效的工作？ 李平芝李平芝 2013年年3月月前前序：序： 工作工作1年多，从接触时的一头雾水，到最后能够胜任工作，虽然年多，从接触时的一头雾水，到最后能够胜任工作，虽然期间经历了不少弯路，但是有领导们和同事们对我的支持和帮助，使期间经历了不少弯路，但是有领导们和同事们对我的支持和帮助，使我在工作一年多，能够胜任工作，能力有所提升；我在工作一年多，能够胜任工作，能力有所提升； 如何在短时间提高工作的胜任，如何提高自己的沟通能力、工作如何在短时间提高工作的胜任，如何提高自己的沟通能力、工作效率？我想把自己的经验分享给在座的各位领导和同事。效率？我想把自己的经验分享给在座
2、的各位领导和同事。3大纲：大纲：第一讲第一讲工作、学习的认知工作、学习的认知第二讲第二讲工作效率工作效率第三讲第三讲有效沟通的方法有效沟通的方法第四讲第四讲汇报材料的准备汇报材料的准备第五讲第五讲结语结语4第一讲第一讲工作、学习的认知工作、学习的认知一、工作的定义一、工作的定义狭义工作：工作岗位工作岗位中规定的工作。岗位职责岗位职责广义工作：工作岗位内和工作岗位外的工作，岗位外例如：岗位职责外的一系列工作，例如清洁环境岗位外例如：岗位职责外的一系列工作，例如清洁环境；工作：指在长时间内，做着重复的一系列动作，即工作岗位需求员工所承担的工作。5二、工作的价值二、工作的价值1、会计人员工作的价值：
3、会计可以帮助公司计算出一件产品的成本，计算出产品的利润，计算出产品为国家做的贡献。会计可以帮助公司理清公司资金的来龙去脉，公司资金上有多少弊病。会计，可以为公司最大限度的节省下资金，也可以让资金产生更多的利润。 2、车间工人工作价值： 利用自己的直接劳动，生产出半产成品或者产成品。 . 我的工作，价值是什么？6领导和同事提供-针对性（理论和实际结合，最好的学习方式）书籍-理论性（理论性较强，与实际结合不紧密）互联网-广泛性（增加了搜索和筛选的时间）三、学习途径三、学习途径建议：建议：1、根据工作的紧急程度，寻找合理的学习途径； 2、请教领导和同事后，选择学习途径；比较好的网站推荐：1、百度文库
4、2、excel.home3、ppt资源之家Excel.home此网站含金量较高7四、学习，工作的过程四、学习，工作的过程5、精确性4、系统性3、应用性2、专业性1、概念性阶段性进展1、个人认识：从不明白到明白，再到不明白，再到明白的一个过程2、阶段性的进展五、通用五、通用OFFICE知识知识1、运用函数工作、运用函数工作2、数据的筛选、数据的筛选3、数据的排序、数据的排序4、分类汇总、数据透、分类汇总、数据透视表视表1、页眉、页脚，页码、页眉、页脚，页码（会议纪要）（会议纪要）2、页面设置、页面设置（纸张大小不同时（纸张大小不同时)3、文字格式的修改、文字格式的修改4、文件的建议？、文件的建议
5、？新增批注，如何让别人新增批注，如何让别人一目了然；一目了然；1、幻灯片母版、幻灯片母版2、插入文件、压缩、插入文件、压缩包，声音。包，声音。3、插入、插入excel的部的部分内容，如何更改方分内容，如何更改方便有效？链接还是？便有效？链接还是？wordexcelppt9一、工作效率的定义：一、工作效率的定义：工作效率：一般指工作投入与产出之比工作投入与产出之比，通俗地讲就是在进行某任务时，取得的成绩与所用时间、精力、金钱等的比值。当产出大于投入，就是正效率；产出小于投入，就是负效率。工作效率是评定工作能力的重要指标。工作效率是评定工作能力的重要指标。提高工作效率就是要求正效率值不断增大。一个
6、人的工作能力如何，很大程度上看工作效率的高低。第二讲第二讲工作效率工作效率自己的工作效率是正？还是负？二、员工效率低下的原因二、员工效率低下的原因1 1、工作熟练度不够、工作熟练度不够、工作熟练度不够、工作熟练度不够2 2、 时间概念不强时间概念不强时间概念不强时间概念不强3 3、工作统筹能力不足、工作统筹能力不足、工作统筹能力不足、工作统筹能力不足4 4、 任务分解能力不足任务分解能力不足任务分解能力不足任务分解能力不足掌握了本岗位的工作技能，由于岗位的需要，不得不另外重新学其他的工作技能。拿到一份领导交代的任务，不明确自己能够多长时间做出来，没有潜意识里的强制性概念。A,不能够按照事情的轻
7、重缓急、进行合理的安排工作;B,一个任务没有完成，因为上司催促另一个任务，而放弃原来的任务赶紧完成上司的紧急任务,等上司的紧急任务完成了，自己第一个做的任务却因为时间长，又不得不重新清理思路导致时间的浪费。复杂的工作缺乏思路无从下手，越想越繁杂，无法很好的系统的完成该项作。三、改进效率低下的措施三、改进效率低下的措施时间概念工作统筹能力1.应该及早的确立自己的职业导向，将自己在某几个方面的能力迅速提高，使得自己在该方面的实务能力提高到最大，以节约时间。1、了解自己的时间分配，找出浪费的原因，分析如何解决这个时间的浪费问题；2、建立和强化时间概念，利用日程表记录每天的工作内容，要时刻清楚，这小时
8、我干什么？1、时刻保有项目管理的概念。2、工作一律按照项目案来处理，抓到问题就分解，按类别来逐步逐步完成自己的工作，形成自己的任务分解能力。措施措施工作熟练度任务分解能力1、先把已经确定时间的任务罗列出来，并根据已确定时间间隔安排其他工作；2、逐步培养自己的日程安排能力，根据自己的喜好，将相应的任务安排在合适的时间段里；3、相似的工作排在一起，尽量减少主观思维上的变化；4、工作不要排的太满，始终给自己保留一定的弹性时间。前提：健康的身体， 充沛的精力前提：健康的身体，充沛的精力建议买一本项目管理建议买一本项目管理的书来提高任务分解的书来提高任务分解能力能力1、各单位沟通后，明确各单位工作，可按
9、照上述的措施来改善效率；2、如何提高沟通力，来沟通整体的工作；三、改进效率低下的措施三、改进效率低下的措施沟通不在于你说什么，而在于对方听到什么，沟通不在于你说什么，而在于对方听到什么，不在于你的感觉怎么样，而在于对方听的感觉如何。不在于你的感觉怎么样，而在于对方听的感觉如何。如何达到如何达到此种效果此种效果？13部门财务部门部门部门部门部门一、沟通的基本认识1、沟通无处不在内部和外部第三讲第三讲有效沟通有效沟通有效？如何达到？无效？142、有效沟通的定义 有效沟通是为了一个设定的目标，把信息、思想和情感，在个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。沟通的三大要素：沟通的三大要素：要素要素1沟
10、通一定要有一个明确的目标。沟通一定要有一个明确的目标。沟通就要有一个明确的目标，这是沟通最重要的前提。要素要素2达成共同的协议达成共同的协议沟通结束以后一定要形成一个双方或者多方都共同承认的一个协议，只有形成了这个协议才叫做完成了一次沟通。在沟通结束的时候一定要有人来做总结，这是一个非常良好的沟通行为。要素要素3沟通信息、思想和情感沟通信息、思想和情感沟通的内容不仅仅是信息还包括着更加重要的思想和情感。那么信息、思想和情感哪一个更容易沟通呢？是信息。例如：今天几点钟起床？现在是几点了？几点钟开会？往前走多少米？这样的信息是非常容易沟通的。而思想和情感是不太容易沟通的。15二、有效沟通的重要性二
11、、有效沟通的重要性1、准确理解公司决策，提高工作效率；决策表达得准确、清晰、简洁是进行有效沟通的前提，而对决策的正确理解是实施有效沟通的目的。在决策下达时，决策者要和执行者进行必要的沟通，以对决策达成共识，使执行者准确无误的按照决策执行，避免因为对决策的曲解而造成的执行失误。2、从表象问题过渡到实质性问题的手段。在许多问题还未发生时，管理者就从表象上看到、听到感觉到，经过研究分析，把一些不利于企业稳定的因素扼杀掉。3、激励员工，形成健康、积极的企业文化。在有效沟通中，企业管理者要对职工按不同的情况划分为不同的群体，从而采取不同的沟通方式。例如：A,领导对年轻的资历比较浅的职工采取鼓励认可的沟通
12、方式，在一定情况下让他们独立承担重要工作，并与他们经常在工作生活方面沟通，对其工作成绩认可鼓励，激发他们的创造性和工作热情，为企业贡献更大的力量。B,对于资历深的老同志，企业管理者应重视尊重他们，发挥他们的经验优势，与他们经常接触，相互交流，给予适当的培训，以调动其工作积极性。16三、如何达到有效沟通？三、如何达到有效沟通？1、基本步骤：、基本步骤：步骤一：事先准备：1）设立沟通的目标）设立沟通的目标我们在与别人沟通之前，心里一定要有一个目标，明确自己希望通过这次都同达到什么目的。2）制订计划）制订计划有了目标就要有计划，先说什么，后说什么。如果情况允许，列一个表格，把要达到的目的，沟通的主题
13、，方式以及时间地点对象等列举出来。机会总是等待那些有准备的头脑。3）预测可能遇到的争端和异议）预测可能遇到的争端和异议首先要有充分的心理准备，其次还要根据具体情况对其可能性进行详细的预测。步骤二：确认需求：1）积极聆听。）积极聆听。要用心和脑去听，要设身处地的去听，目的是了解对方的意思。2）有效提问。）有效提问。通过提问更明确的了解对方的需求和目的。3）及时确认。）及时确认。当你没听清楚，或者没有理解时，要及时沟通，一定要完全理解对方所要表达的意思，做到有效沟通。步骤三：阐述观点在表达观点的时候，有一个非常重要的原则，就是FAB原则。F就是Feature，即属性；A就是Advantage优势；
14、B就是Benefit利益。步骤四：处理异议在沟通中遇到异议时，可以采取一种借力打力的方法。这种方法不是要强行说服对方，而是用对方的观点去说服对方。例如：服装业客户说：“我这身材穿什么都不好看。”销售人员说：“就是因为这样，你才需要设计，来修饰你身材不好的地方。”步骤五：达成协议一定要注意：是否完成了沟通，取决于最后是否达成了协议。步骤六：共同实现在实际工作中，任何沟通的结果仅仅意味着一个工作的开始，而不是结束。FAB？182、电话沟通注意细节、电话沟通注意细节勿用简略语，专用语，养成复述习惯。注意语速、语调、态度、言为心声准备好记事本和笔，问题的整理。复述的目的：确保自己表达的信息是双方认可的
15、有效信息复述的目的：确保自己表达的信息是双方认可的有效信息19待对方说再见后，两三秒后再挂断电话。注意声调、措辞，自报姓名的技巧。响铃三声之内，要接听电话。20DDBBC CAA听不清电话内容听不清电话内容接到打错了的电话接到打错了的电话遇到自己不知道的事情遇到自己不知道的事情接到顾客的索赔的电话接到顾客的索赔的电话业余自己思考业余自己思考？接听电话时的其他情况接听电话时的其他情况21一、汇报材料模板一、汇报材料模板二、材料准备时的注意细节：二、材料准备时的注意细节：1、汇报材料：简洁明了、汇报材料：简洁明了+数字阐明，数字阐明，暴露问题暴露问题2、材料方面：提前做好沟通，保证数据的真实性和、
16、材料方面：提前做好沟通，保证数据的真实性和即时性。即时性。提前搜索相应工作的模板；提前搜索相应工作的模板；第四讲第四讲汇报材料的准备汇报材料的准备223、针对难点和暴露出来的问题，相关材料的负责人应该采用、针对难点和暴露出来的问题，相关材料的负责人应该采用头脑风暴的方法，再加上与实际的结合，我们应该大胆设想，小心头脑风暴的方法，再加上与实际的结合，我们应该大胆设想，小心求证，找出几种应对的措施，以便领导和同事参考，并在此基础上求证，找出几种应对的措施，以便领导和同事参考，并在此基础上有创新的解决措施。有创新的解决措施。4、会议后，相关部门有必要的对会议内容进行认真的总结，写出、会议后，相关部门有必要的对会议内容进行认真的总结，写出会议纪要，抄送给事业部领导，发送给相关的参会人员，便于工作会议纪要，抄送给事业部领导，发送给相关的参会人员，便于工作的进行和督促，更有利于工作效率的提高。的进行和督促，更有利于工作效率的提高。231、衷心的感谢大家！、衷心的感谢大家！2、希望大家多多交流，多多补充！、希望大家多多交流，多多补充！
