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1、秘书、助理培训秘书、助理培训ForSecretaries & Assistants欢迎参加欢迎参加1秘书与助理培训培训日程培训日程AgendaAgendaz自我职业认知与发展前景规划z时间管理与工作效率的提高z提升沟通技巧，建立共同的沟通平台z行动计划2秘书与助理培训自我介绍自我介绍zWho am I?zWhats my job?zMy expectation/challenge?3秘书与助理培训男女性别的差异男女性别的差异z男性：攻击性，独立性，竞争性，喜欢冒险z女性：喜欢聊天，机敏圆滑，温和，善解人意，安静4秘书与助理培训男女性别的差异男女性别的差异z男性：情绪稳定，自信，善决断，临危不惧
2、z女性：推理能力较差，好嫉妒.5秘书与助理培训种豆得豆，种瓜得瓜种豆得豆，种瓜得瓜z种下思想，收获行动z种下行动，收获习惯z种下习惯，收获性格z种下性格，收获前途6秘书与助理培训把握机会，发展自己把握机会，发展自己z全面了解你的企业z提高你的技能z抓住变革机会7秘书与助理培训人才发展所需的三种能力人才发展所需的三种能力z专业技能z策略技能z行为技能策略技能行为技能专业技能职职 务务技技 能能 要要 求求8秘书与助理培训案例分析案例分析一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到
3、你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！9秘书与助理培训秘书的角色定位秘书的角色定位z地位的从属性z作用的辅助性10秘书与助理培训If you are General Manager,If you are General Manager, 你认为作为秘书五点最重要的要求是什么？11秘书与助理培训计划与时间的管理计划与时间的管理zFail to plan is planning to fail 不做计划就等于为失败做计划z“仅仅忙碌是不够的，问题在于我们在忙些什么？” 梭 罗12秘书与助理培训计划与时间管理z
4、理解时间管理的意义z了解紧要与重要的概念z向文件管理要时间z收集与处理信息13秘书与助理培训时钟罗盘时钟罗盘N N14秘书与助理培训紧要与重要紧要与重要重重 要要紧紧 要要% OF TIME15秘书与助理培训影响时间的十项因素！影响时间的十项因素！z桌面杂乱无章/找不到东西z缺乏优先/目标z优先顺序不明确/危机管理z贪多嚼不烂z无效授权z缺乏自律/拖延z电话打扰z不速之客z不会说“不”z会议16秘书与助理培训4原则原则zDo it now马上就做zDo it later以后再做zDelegate授权zDont do it 不做17秘书与助理培训整理你的办公室整理你的办公室y保持你的办公桌整洁，
5、仅把正在处理的工作放在手边。y注意每天整理，而不要留到明天早上。y建立一套文件系统，适应你自已、你的经理和你的业务；每过几个月就回顾这个系统。y定期检查你的文件，仅仅保留你需要的文件，扔掉你不再需要的文件。y为无法正确归档的文件，设立一个“其它”文件夹。18秘书与助理培训计划的杠杆原理计划的杠杆原理z帕累托原理z巅峰期z每天十五分钟19秘书与助理培训大脑图大脑图20秘书与助理培训接听接听/ /拔打电话拔打电话zTaking Phone Callsy学会使用“转接”功能y学会说“是”，当对方问及“现在是否不方便接听”y记住自己的承诺，给对方回电话y不要问一些细节性的问题，除非你真的需要y运用4D
6、原则zMaking Phone Callsy确认你已经准备好了，把要讨论的事写下来，很清楚、简洁地表达自己的意图y集中起来拔打电话y不要把困难或紧急的电话放在最后y介绍你自己y利用等待的时间21秘书与助理培训管理其他人的时间管理其他人的时间z同事y珍惜、尊重他人的时间y团队工作，确定合理的工作期限及跟进方法y遵守对时间的承诺y有效地管理项目进展y确保你明确地表达了你的目的y到他的办公室去y有效地沟通z经理y熟悉经理的工作习惯并努力适应y让经理了解你的工作状况y让经理授权给你y守时y一次带几件事找经理y时间是最民主的y有效地沟通22秘书与助理培训信息的收集与处理z时间上4D原则z形式上二次加工z
7、内容上收与放z渠道上多元化23秘书与助理培训沟通沟通?! ?!管理就是沟通销售就是沟通的过程生活就是沟通的艺术.秘书就是经理与外界沟通的纽带24秘书与助理培训沟通模式沟通模式The Communication ModelThe Communication Model发送者发送者SenderSender接收者接收者ReceiverReceiver沟通渠道沟通渠道Channel of Channel of CommunicationCommunication过滤过滤FiltersFilters25秘书与助理培训The Spoken WordThe Spoken Word“I know that y
8、ou think you understood what I said to you, but what you think you heard me say is not what I was actually saying, and what I actually said is not quite what I meant to say.”“我知道你以为你理解我对你说的话，但你认为你听到的我说的话并不是我实际说的话，其实，我实际说的并不是我真正想说的.”26秘书与助理培训这是什么？这是什么？What is this?What is this?27秘书与助理培训凹？凸？凹？凸？Concav
9、e? or Convex?Concave? or Convex?28秘书与助理培训沟通有什么用沟通有什么用z对个人的好处z对企业的好处29秘书与助理培训沟通对个人的好处z能理解他人、善解人意z沟通能力是个人能力的体现z是创造和谐的人际关系环境的前提条件z从旁人的经验与习惯中吸取智慧z减少重复劳动，提高效率z避免无胃的争执z激发他人对你的理念与建议产生兴趣30秘书与助理培训沟通对企业的好处z是企业顺利运行的前条件z企业生产效率的提高z创造良好的人际关系气氛，对企业的生存和发展是相当重要的z有助于化解随着企业的扩张而带来企业内多文化并存而引发的人际冲突31秘书与助理培训沟通之道z有意识地使用身体语
10、言z避免使用别人听不懂的术语z坦白承认自己的感受，传情达理z观察对方的举止的时候头脑要开放32秘书与助理培训身体语言身体语言z身体姿势z目光接触z面部表情z手势动作z接触z人体空间33秘书与助理培训倾听技术倾听技术z倾听的意义z有效的倾听z听好的技巧34秘书与助理培训询问技术：问题询问技术：问题z封闭式问题：yDid you?yAre you?yCan you?z开放式问题：yHow many?yWhen are you?yWhere are you?35秘书与助理培训建议与要求建议与要求36秘书与助理培训聆听技术聆听技术z听z想z回应37秘书与助理培训聆听技术聆听技术zI never sai
11、d you stole the money. zI never said you stole the money.zI never said you stole the money.zI never said you stole the money.zI never said you stole the money.zI never said you stole the money.zI never said you stole the money.38秘书与助理培训有效解决问题的方法39秘书与助理培训解决问题中的常见错误Pitfallsy过多地依赖于经验，而不是事实y还未考虑成熟，就直接寻求
12、答案y关注于症状，而不是原因y指责他人，而不是寻求系统的原因yRelaying on “expert opinion” instead of factsyJumping to solution prematurelyyFocusing on symptoms rather than causesyBlaming people instead of the system40秘书与助理培训查明问题查明问题“问题的确定是解决问题的一半”Charles F. Ketteringz描述症状描述症状20 症状80 隐藏的原因41秘书与助理培训确定可能的原因确定可能的原因“在这个小小的地球上意见比瘟疫或地震
13、带来的麻烦更多” Voltaire利用利用5寻求原因寻求原因为什么零件尺寸出现误差？ 因为刀具磨损，引起尺寸误差。为什么刀具会出现磨损现象？ 因为使用时间较长，而未发现。为什么会没有发现？ 因为没有定期检查。为什么没有定期检查？ 因为没有相应的程序和规定。零件关键尺寸超差零件关键尺寸超差42秘书与助理培训计划并实施永久性措施、在可能的地方计划并实施永久性措施、在可能的地方加强防范加强防范“如果你觉得可能会出错，那么一定会发生” Murphys law制定详细的行动计划：制定详细的行动计划：zFAILSAFE失效保障失效保障43秘书与助理培训对继续改进进行测定和评估对继续改进进行测定和评估 “只有衡量，才能了解”James Clark Maxwell新方法文件化新方法文件化 如果新的方法有助如果新的方法有助于解决问题或改进工作，于解决问题或改进工作，那么，在问题解决后或改那么，在问题解决后或改进后的第一件事就是把新进后的第一件事就是把新的方法标准化或程序化。的方法标准化或程序化。问题文件满意的顾客44秘书与助理培训吃大象原理吃大象原理远远 景景目目 标标计计 划划行行 动动45秘书与助理培训46秘书与助理培训
