组织结构与业务流程分析

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1、组织结构与业务流程组织结构与业务流程分析分析管理信息系统 山东大学信息管理系第一节第一节系统分析概述系统分析概述1 1系统分析的任务系统分析的任务在充分认识原信息系统的基础上，通过在充分认识原信息系统的基础上，通过问题问题识别识别、可行性分析可行性分析、详细调查详细调查、系统化分析系统化分析，最，最后完成新系统的逻辑方案设计。后完成新系统的逻辑方案设计。2 2逻辑设计和逻辑模型逻辑设计和逻辑模型系统分析阶段又叫做新系统逻辑设计阶段。所系统分析阶段又叫做新系统逻辑设计阶段。所谓逻辑设计是建立新系统的逻辑模型，在逻辑上谓逻辑设计是建立新系统的逻辑模型，在逻辑上规定新系统的功能而不涉及具体的物理实现

2、，也规定新系统的功能而不涉及具体的物理实现，也就是要解决就是要解决“系统干些什么系统干些什么”，而不是，而不是“系统如何系统如何去干去干”。管理信息系统 山东大学信息管理系二、系统分析的工作步骤二、系统分析的工作步骤二、系统分析的工作步骤二、系统分析的工作步骤 1.1.现行系统的详细调查现行系统的详细调查 集中时间和人力，通过各种途径做全面、充分和详细的调查研究，弄清现行系集中时间和人力，通过各种途径做全面、充分和详细的调查研究，弄清现行系统的边界，组织机构，人员分工，业务流程，各种计划、单据和报表的格式、种类统的边界，组织机构，人员分工，业务流程，各种计划、单据和报表的格式、种类以及处理过程

3、等，弄清企业资源及约束情况，为系统开发做好原始资料的准备工作。以及处理过程等，弄清企业资源及约束情况，为系统开发做好原始资料的准备工作。2.2.功能、数据与流程分析功能、数据与流程分析 根据详细调查的资料，对现行系统进行研究和分析，找出现行系统的薄弱环节，根据详细调查的资料，对现行系统进行研究和分析，找出现行系统的薄弱环节，进行数据整理，为提出新系统逻辑模型做准备。进行数据整理，为提出新系统逻辑模型做准备。3.3.建立新系统逻辑模型建立新系统逻辑模型 在系统功能和数据分析的基础上提出最佳的逻辑模型。逻辑模型由一组图表工在系统功能和数据分析的基础上提出最佳的逻辑模型。逻辑模型由一组图表工具进行描

4、述和表达，方便用户通过逻辑模型了解未来目标系统，并与分析人员进行具进行描述和表达，方便用户通过逻辑模型了解未来目标系统，并与分析人员进行讨论和改进。讨论和改进。4.4.提出系统分析报告提出系统分析报告 系统分析报告是系统分析阶段的主要成果。系统分析报告既是用户与开发人系统分析报告是系统分析阶段的主要成果。系统分析报告既是用户与开发人员达成的书面协议或合同，也是管理信息系统生命周期中的重要文档。员达成的书面协议或合同，也是管理信息系统生命周期中的重要文档。 管理信息系统 山东大学信息管理系可行性分析的任务可行性分析的任务明确应用项目的开发的明确应用项目的开发的必要性必要性和和可行性可行性。1、必

5、要性来自实现开发任务的迫切性、必要性来自实现开发任务的迫切性2、可行性则取决于实现应用系统的资源和条件、可行性则取决于实现应用系统的资源和条件管理信息系统 山东大学信息管理系可行性分析的内容可行性分析的内容管理上的可行性管理上的可行性指管理人员对开发应用项目指管理人员对开发应用项目的态度和管理方面的条件。的态度和管理方面的条件。技术上的可行性技术上的可行性分析当前的软、硬件技术能分析当前的软、硬件技术能否满足对系统提出的要求，否满足对系统提出的要求，以及考虑开发人员的水平。以及考虑开发人员的水平。经济上的可行性经济上的可行性主要是预估费用支出和对主要是预估费用支出和对项目的经济效益进行评价。项

6、目的经济效益进行评价。管理信息系统 山东大学信息管理系系统分析特点采用画图方法易于理解采用画图方法易于理解,图形工具是系统分析图形工具是系统分析员与用户，系统设计员之间的桥梁员与用户，系统设计员之间的桥梁自顶向下原则，对一个复杂系统由粗到细自顶向下原则，对一个复杂系统由粗到细,由由表及里的分析表及里的分析,符合人们认识规律，能很快理解符合人们认识规律，能很快理解现行系统并提出新的逻辑结构。现行系统并提出新的逻辑结构。把逻辑设计和物理设计分开，本阶段主要进行把逻辑设计和物理设计分开，本阶段主要进行逻辑设计，确保设计基础是正确的，进而才能逻辑设计，确保设计基础是正确的，进而才能保证物理设计是正确的

7、。保证物理设计是正确的。管理信息系统 山东大学信息管理系第二节第二节现行系统的详细调查现行系统的详细调查一、详细调查的目的一、详细调查的目的一、详细调查的目的一、详细调查的目的 新系新系统产生的基生的基础是是现行系行系统，它可能是人工的，或是，它可能是人工的，或是计算机化的，或是部算机化的，或是部分分计算机化的。算机化的。现行系行系统是一个已是一个已经在在实际运行中受考运行中受考验的、可行的系的、可行的系统，其工作，其工作流程、信息需求将成流程、信息需求将成为新系新系统开开发的依据；的依据；现行系行系统存在的缺点和不足正是新系存在的缺点和不足正是新系统予以改予以改进、变革和提高的依据，因此革和

8、提高的依据，因此对现行系行系统了解的程度直接影响新系了解的程度直接影响新系统逻辑方方案的案的质量。量。 详细调查就是研究目前的就是研究目前的业务系系统，弄清用，弄清用户对新系新系统的功能及信息要求。的功能及信息要求。详细调查是在初步是在初步调查的基的基础上上进行的深入、行的深入、细致、致、详尽的尽的调查。它涉及企。它涉及企业内部内部各部各部门业务信息信息处理工作的功能及各功能之理工作的功能及各功能之间信息流信息流动的关系，其目的是的关系，其目的是为了了设计出新系出新系统的功能和的功能和逻辑模型。模型。二、详细调查的原则二、详细调查的原则二、详细调查的原则二、详细调查的原则 1 1自顶向下全面展

9、开自顶向下全面展开 系系统调查工作工作应该严格按照自格按照自顶向下的系向下的系统化化观点全面展开。首先根据管理点全面展开。首先根据管理的的层次，先从高次，先从高层管理入手，了解其需求；然后再管理入手，了解其需求；然后再调查下一管理下一管理层为高高层管理提供管理提供的支持，直至摸清的支持，直至摸清组织的全部管理工作。的全部管理工作。这样做的好做的好处是使是使调查者既不会被者既不会被组织内内部部庞大的管理机构搞得不知所措，无从下手，又不会因大的管理机构搞得不知所措，无从下手，又不会因调查工作量太大而工作量太大而顾此失彼。此失彼。管理信息系统 山东大学信息管理系3 3工程化的工作方式工程化的工作方式

10、 对于任何一个组织来说，其内部的机构和工作都是复杂而且庞大的，对于任何一个组织来说，其内部的机构和工作都是复杂而且庞大的，这就给调查工作带来了一定的困难。对于一个大型系统的调查一般都是由多这就给调查工作带来了一定的困难。对于一个大型系统的调查一般都是由多个系统分析人员共同完成的，按工程化的方法组织调查工作可以避免一些可个系统分析人员共同完成的，按工程化的方法组织调查工作可以避免一些可能出现的问题。能出现的问题。4 4全面调查与重点调查相结合全面调查与重点调查相结合 如果要开如果要开发整个整个组织的的MISMIS，应开展全面的开展全面的调查工作。如果近期内只需工作。如果近期内只需要开要开发某一局

11、部的信息系某一局部的信息系统，就，就应该坚持全面持全面调查和重点和重点调查相相结合的方法，合的方法，即在自即在自顶向下全面展开的同向下全面展开的同时，侧重于与要开重于与要开发的子系的子系统相关的部分。相关的部分。5 5主动沟通、亲和友善的工作方式主动沟通、亲和友善的工作方式 系统调查涉及组织内部管理工作的各个方面，涉及不同类型的人，系统调查涉及组织内部管理工作的各个方面，涉及不同类型的人，所以调查人员应主动与被调查者在业务上沟通，应当具有虚心、热心、耐心所以调查人员应主动与被调查者在业务上沟通，应当具有虚心、热心、耐心和细心的态度，创造出一种积极、主动、友善的工作环境和人际关系，这是和细心的态

12、度，创造出一种积极、主动、友善的工作环境和人际关系，这是调查工作顺利开展的基础。同时，在调查过程中，调查人员要善于引导、不调查工作顺利开展的基础。同时，在调查过程中，调查人员要善于引导、不断启发，尤其在考虑计算机处理的特殊性而进行的专门调查中，更需要按用断启发，尤其在考虑计算机处理的特殊性而进行的专门调查中，更需要按用户能够理解的方式提出问题，打开用户的思路。户能够理解的方式提出问题，打开用户的思路。 管理信息系统 山东大学信息管理系 三、详细调查的内容三、详细调查的内容三、详细调查的内容三、详细调查的内容 1.1.组织机构调查组织机构调查 企业的组织机构是根据企业目标设置并组织起来的，搞清业

13、务内部的部企业的组织机构是根据企业目标设置并组织起来的，搞清业务内部的部门划分及各部门的职能范围，可以帮助系统分析人员认识未来的新系统所处门划分及各部门的职能范围，可以帮助系统分析人员认识未来的新系统所处的环境，为进一步调查指明路线和方向。组织机构的调查就是调查现行系统的环境，为进一步调查指明路线和方向。组织机构的调查就是调查现行系统的组织机构设置、行政隶属关系、岗位职责、业务范围和配备情况等。的组织机构设置、行政隶属关系、岗位职责、业务范围和配备情况等。 2 2业务功能调查业务功能调查 功能指业务具有的作用和效能，业务功能分配到组织或组织的某个部门功能指业务具有的作用和效能，业务功能分配到组

14、织或组织的某个部门或某个岗位时，形成了职能范围或岗位职责。业务功能相对于组织结构是独或某个岗位时，形成了职能范围或岗位职责。业务功能相对于组织结构是独立的。把业务功能抽象出来，按功能设计系统和子系统使信息系统具有较强立的。把业务功能抽象出来，按功能设计系统和子系统使信息系统具有较强的生命力和良好的柔性。的生命力和良好的柔性。 3 3工作目标和发展战略调查工作目标和发展战略调查 初步调查中，我们已经了解了企业的总目标和发展战略，企业各部门围初步调查中，我们已经了解了企业的总目标和发展战略，企业各部门围绕总目标都有自己的子目标和发展战略。详细调查阶段的任务是搞清部门工绕总目标都有自己的子目标和发展

15、战略。详细调查阶段的任务是搞清部门工作目标及战略。实际工作中，虽然每个业务人员都有一个工作目的，但往往作目标及战略。实际工作中，虽然每个业务人员都有一个工作目的，但往往要靠系统分析员帮助其归纳、汇总。要靠系统分析员帮助其归纳、汇总。管理信息系统 山东大学信息管理系5 5数据与数据流程调查数据与数据流程调查 在业务流程的基础上舍去物质要素，对收集的数据及统计和处理数据的在业务流程的基础上舍去物质要素，对收集的数据及统计和处理数据的过程进行分析和整理，绘制原系统的数据流程图，编制数据字典。过程进行分析和整理，绘制原系统的数据流程图，编制数据字典。6 6处理逻辑调查处理逻辑调查 数据与数据流程的调查

16、结果只强调了流程，而没有对每个信息处理的细数据与数据流程的调查结果只强调了流程，而没有对每个信息处理的细节进行说明，所以还需要对每个处理的逻辑做详细的调研。节进行说明，所以还需要对每个处理的逻辑做详细的调研。7.7.查询和决策要求调查查询和决策要求调查 企业的各管理层的人员根据自己的需要常常要查询一些信息，这些查询企业的各管理层的人员根据自己的需要常常要查询一些信息，这些查询有的经常发生，有的偶然发生。详细调查时，必须向各层次的人员了解查询有的经常发生，有的偶然发生。详细调查时，必须向各层次的人员了解查询要求，以便有针对性地组织数据库和数据仓库。要求，以便有针对性地组织数据库和数据仓库。 除了

17、查询以外，企业的各管理层都需要作决策，特别是对于组织的高层除了查询以外，企业的各管理层都需要作决策，特别是对于组织的高层决策者，用信息系统辅助它们的决策，是信息系统开发的主要目标。详细调决策者，用信息系统辅助它们的决策，是信息系统开发的主要目标。详细调查阶段，要认真听取中高层决策人员的要求，如决策的内容、信息需求、决查阶段，要认真听取中高层决策人员的要求，如决策的内容、信息需求、决策模型等等。策模型等等。8 8其它内容其它内容 详细调查还包括可用资源和限制条件的调查、现存问题和改进意见的调详细调查还包括可用资源和限制条件的调查、现存问题和改进意见的调查、系统环境的调查等等。查、系统环境的调查等

18、等。 管理信息系统 山东大学信息管理系 四、详细调查的方法四、详细调查的方法四、详细调查的方法四、详细调查的方法 1.1.查阅资料查阅资料 就是将各部门科室和车间日常业务中所用的计划、原始凭据、单据和报就是将各部门科室和车间日常业务中所用的计划、原始凭据、单据和报表等的格式或样本收集起来，以便进行分类研究。表等的格式或样本收集起来，以便进行分类研究。2.2.召开调查会召开调查会 这是一种集中征询意见的方法，适合于对系统的定性调查。调查会可按这是一种集中征询意见的方法，适合于对系统的定性调查。调查会可按两种组织方式进行：一是按职能部门召开座谈会，了解各个部门业务范围、两种组织方式进行：一是按职能

19、部门召开座谈会，了解各个部门业务范围、工作内容、业务特点以及对新系统的想法和建议；二是召集各类人员联合座工作内容、业务特点以及对新系统的想法和建议；二是召集各类人员联合座谈，着重听取使用单位介绍目前作业方式存在的问题，对新系统解决问题的谈，着重听取使用单位介绍目前作业方式存在的问题，对新系统解决问题的要求等。调查会要求吸收生产指挥人员和技术骨干参加。要求等。调查会要求吸收生产指挥人员和技术骨干参加。3.3.访问访问 访问是一种个别征询意见的办法，是收集信息的主要渠道之一。通过调访问是一种个别征询意见的办法，是收集信息的主要渠道之一。通过调查人员与被访问者的自由交谈，充分听取各方面的要求和希望，

20、获得较为详查人员与被访问者的自由交谈，充分听取各方面的要求和希望，获得较为详细的定性信息。访问时应从信息的来源、去向、组织及处理等方面提出问题。细的定性信息。访问时应从信息的来源、去向、组织及处理等方面提出问题。访问在了解潜在的问题时非常有效，这是和各类人员交流思想及听取对系统访问在了解潜在的问题时非常有效，这是和各类人员交流思想及听取对系统建设意见的好方法，还是获得高层管理者的意见及建立相互信任的最好形式。建设意见的好方法，还是获得高层管理者的意见及建立相互信任的最好形式。管理信息系统 山东大学信息管理系4.4.问卷调查问卷调查 根据系统特点设计调查表，用调查表向有关单位和个人征求意见和收根

21、据系统特点设计调查表，用调查表向有关单位和个人征求意见和收集数据，该方法适用于比较复杂的系统，用来调查系统普遍性的问题，可集数据，该方法适用于比较复杂的系统，用来调查系统普遍性的问题，可以获得对组织基本情况的认识。调查人员在编制调查表时，应当充分考虑以获得对组织基本情况的认识。调查人员在编制调查表时，应当充分考虑各种情况，精心设计问题，使得调查结果既能反映本企业的特点又能全面各种情况，精心设计问题，使得调查结果既能反映本企业的特点又能全面反映业务内容。反映业务内容。5.5.参加业务实践参加业务实践 如果条件允许，亲自参加业务实践是了解现行系统的最好方法，能够如果条件允许，亲自参加业务实践是了解

22、现行系统的最好方法，能够有效地了解主要业务流程的具体细节。通过实践，同时还加深了开发人员有效地了解主要业务流程的具体细节。通过实践，同时还加深了开发人员和用户的思想交流和友谊，这将有利于下一步工作的开展。和用户的思想交流和友谊，这将有利于下一步工作的开展。6.6.电子问卷电子问卷 采用电子邮件或者网页调查方法，可以以较低的边际成本获得大范围采用电子邮件或者网页调查方法，可以以较低的边际成本获得大范围的调查结果。如果企业已经建有内部网络平台，这种方法可以方便快捷地的调查结果。如果企业已经建有内部网络平台，这种方法可以方便快捷地获得相应的需求。获得相应的需求。7.7.电话和电视会议电话和电视会议

23、如果有条件还可以利用打电话和召开电视会议进行调查，但只能作为如果有条件还可以利用打电话和召开电视会议进行调查，但只能作为补充手段，因为许多资料需要亲自收集和整理。补充手段，因为许多资料需要亲自收集和整理。管理信息系统 山东大学信息管理系第三节第三节 组织结构与业务流程分析组织结构与业务流程分析一、组织结构分析一、组织结构分析一、组织结构分析一、组织结构分析 对一个组织作调查研究，首先接触到的具体情况就是系统的组对一个组织作调查研究，首先接触到的具体情况就是系统的组织机构状况，也就是现行系统的组织机构设置情况和它们之间的隶织机构状况，也就是现行系统的组织机构设置情况和它们之间的隶属关系。现行系统

24、中的信息流动是以组织结构为基础的。因为各部属关系。现行系统中的信息流动是以组织结构为基础的。因为各部门之间存在着各种信息和物质的交换关系。只有理顺了各种组织关门之间存在着各种信息和物质的交换关系。只有理顺了各种组织关系，才能使系统分析工作找到头绪，才能使我们按照系统工程的方系，才能使系统分析工作找到头绪，才能使我们按照系统工程的方法自顶向下地进行分析。法自顶向下地进行分析。 通通常常用用组组织织结结构构图图来来描描述述现现行行系系统统组组织织机机构构的的层层次次和和隶隶属属关关系系。组组织织结结构构图图是是一一种种树树状状结结构构图图，用用矩矩形形框框表表示示组组织织机机构构，用用直直线线表表

25、示示领领导导关关系系。分分析析人人员员根根据据组组织织结结构构图图，判判断断各各部部门门的的职职能能是是否否明明确确，是是否否真真正正发发挥挥作作用用。根根据据同同类类型型企企业业的的国国际际、国国内内先先进进管管理理经经验验，对对组组织织机机构构设设置置的的合合理理性性进进行行分分析析，找找出出存存在在的的问问题题，并并根根据据计算机管理的要求，为决策者提供调整机构设置的参考意见。计算机管理的要求，为决策者提供调整机构设置的参考意见。管理信息系统 山东大学信息管理系厂长厂长计划科计划科生产部生产部财务部财务部供销供销计计划划组组统统计计组组计计划划调调度度组组外外协协组组技技术术组组成成本本

26、组组会会计计组组出出纳纳组组供应供应组组销销售售组组出出纳纳组组某企某企业的的组织结构构图 管理信息系统 山东大学信息管理系某高校出版社的组织结构图某高校出版社的组织结构图管理信息系统 山东大学信息管理系二、组织二、组织二、组织二、组织/ / / /功能关系分析功能关系分析功能关系分析功能关系分析 组织结构构图反映反映组织内部各部内部各部门之之间的隶属关系，但是却不能反映的隶属关系，但是却不能反映组织内部各内部各部部门之之间的的联系程度、各部系程度、各部门的主要的主要业务职能和它能和它们在在业务过程中所承担的工作等。程中所承担的工作等。为了弥了弥补这方面的不足，通常增方面的不足，通常增设组织功

27、能关系功能关系图来反映来反映组织各部分在承担各部分在承担业务功能功能时的关系，的关系，这将有助于后将有助于后续的的业务流程分析和数据流程的分析。流程分析和数据流程的分析。组织功能关功能关系系图中的横向表示各中的横向表示各组织的名称，的名称，纵向表示向表示业务功能的名称，中功能的名称，中间栏填写填写组织在在执行行业务功能功能过程中的作用程中的作用，如如下图下图所示。所示。管理信息系统 山东大学信息管理系 三、业务功能分析三、业务功能分析三、业务功能分析三、业务功能分析 功能指完成某项业务工作的能力。系统都有一个总的目标，为了达到这功能指完成某项业务工作的能力。系统都有一个总的目标，为了达到这个目

28、标，必须要完成各子系统的功能，而各子系统功能的完成，又依赖于个目标，必须要完成各子系统的功能，而各子系统功能的完成，又依赖于下面各项更具体功能的执行。系统业务功能调查的任务，就是要了解或确下面各项更具体功能的执行。系统业务功能调查的任务，就是要了解或确定系统的目标与系统功能的结构和关系。定系统的目标与系统功能的结构和关系。 功功能能要要依依靠靠组组织织机机构构来来具具体体实实现现。因因此此，在在理理想想情情况况下下，功功能能和和组组织织应应该该是是一一致致的的。但但是是由由于于客客观观情情况况的的复复杂杂性性，在在现现行行系系统统中中，功功能能结结构构和和组组织织机机构构并并不不能能一一一一对

29、对应应，这这就就要要求求我我们们在在进进行行调调查查时时要要认认真真分分析析，加加以以划分。划分。 以以组织结构构图为背景分析清楚各部背景分析清楚各部门的功能后，分的功能后，分层次将其次将其归纳、整、整理，即形成以系理，即形成以系统目目标为核心的整个系核心的整个系统的功能的功能结构构图。现行系行系统的的许多多处理功能由手工完成，手工理功能由手工完成，手工处理慢，理慢，处理功能分得理功能分得较细，环节多，甚至由多，甚至由于某些于某些历史原因造成一些不合理的史原因造成一些不合理的处理理设置。因此，在置。因此，在归纳整理整理过程中，程中，就要把不合理的流程取消，把功能相似或工作就要把不合理的流程取消

30、，把功能相似或工作顺序相近的序相近的处理功能尽量合理功能尽量合并，并，还要弄清楚分析要弄清楚分析归纳后的功能是否达到新系后的功能是否达到新系统目目标以及以及应设置的功能置的功能是否已是否已经具具备等。等。经分析后的系分析后的系统功能功能结构一般是多构一般是多层次的次的树型型结构，一构，一般最后一般最后一级功能是不可再分割的功能是不可再分割的。管理信息系统 山东大学信息管理系某企业生产系统的功能结构图某企业生产系统的功能结构图 管理信息系统 山东大学信息管理系 四、业务流程分析四、业务流程分析四、业务流程分析四、业务流程分析 1 1业务流程分析的内容业务流程分析的内容业务流程分析的内容业务流程分

31、析的内容（1 1）原原有有流流程程的的分分析析：分分析析原原有有的的业务流流程程的的各各个个处理理过程程是是否否具具有有存存在在的的价价值，其中哪些其中哪些过程可以程可以删除或合并；哪些除或合并；哪些过程不尽合理，可以改程不尽合理，可以改进或或优化。化。（2 2）业业务务流流程程的的优优化化：原原有有业务流流程程中中哪哪些些过程程存存在在冗冗余余信信息息处理理，可可以以按按计算算机机信息信息处理的要求理的要求进行行优化。化。（3 3）确定新的业务流程：）确定新的业务流程：画出新系画出新系统的的业务流程流程图。（4 4）新系统的人机界面：）新系统的人机界面：新的新的业务流程中人与机器的分工，即哪

32、些工作可由流程中人与机器的分工，即哪些工作可由计算机算机自自动完成，哪些必完成，哪些必须有人的参与。有人的参与。2 2业务流程图业务流程图业务流程图业务流程图 业务流程流程图（Transaction Flow DiagramTransaction Flow Diagram，TFDTFD）就是用一些就是用一些规定的符号及定的符号及连线来表示某个具体来表示某个具体业务处理理过程。程。业务流程流程图基本上按照基本上按照业务的的实际处理步理步骤和和过程程绘制，它反映了制，它反映了现行系行系统各机构的各机构的业务处理理过程和它程和它们之之间的的业务分工与分工与联系，以系，以及及连接各机构的物流、信息流的

33、接各机构的物流、信息流的传递和流通关系，体和流通关系，体现现行系行系统的界限、的界限、环境、境、输入、入、输出、出、处理和数据存理和数据存储等内容。等内容。业务流程流程图的符号的符号简单明了，因此非常易于明了，因此非常易于阅读和理解。和理解。 管理信息系统 山东大学信息管理系图例说明业务处理单位业务处理描述表格制作传递存储收集资料业务流程图绘制举例业务流程图绘制举例（本框内容为具体流程）管理信息系统 山东大学信息管理系计划计划处处银行银行技改技改处处各部门各部门各单位各单位局局领导领导上级上级领导领导投资投资总规划总规划更新改造更新改造贷款规模贷款规模开会开会讨论讨论报表报表审批审批综合平衡综

34、合平衡（讨论）（讨论）批准批准下达下达各单位各单位各部门各部门正式正式计划计划计划计划各单位各单位上报表上报表计划计划处处各部门各部门各单位各单位技改技改处处银行银行各部门各部门各单位各单位存档存档管理信息系统 山东大学信息管理系表格分配图表格分配图表格分配图表格分配图可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。关系。管理信息系统 山东大学信息管理系3 3业务流程图的特点业务流程图的特点业务流程图的特点业务流程图的特点（1 1）图的形式是按业务部门划分的横式图；）图的形式是按业务部门划分的横式图；（2 2）图描述的主

35、体是票据、帐单；）图描述的主体是票据、帐单；（3 3）单据、帐单的流动路线与实际业务处理过程一一对应。）单据、帐单的流动路线与实际业务处理过程一一对应。4 4业务流程图的作用业务流程图的作用业务流程图的作用业务流程图的作用（1 1）业务流程图是进一步分析的依据；）业务流程图是进一步分析的依据；（2 2）它是系统分析员、管理人员、业务操作人员相互交流思）它是系统分析员、管理人员、业务操作人员相互交流思想的工具；想的工具；（3 3）系统分析员可直接在业务流程图上拟出计算机处理的部）系统分析员可直接在业务流程图上拟出计算机处理的部分；分；（4 4）利用业务流程图可分析业务流程的合理性。）利用业务流程

36、图可分析业务流程的合理性。 管理信息系统 山东大学信息管理系第四节第四节 数据与数据流程分析数据与数据流程分析一、数据收集一、数据收集一、数据收集一、数据收集 系系统数据流程分析的基数据流程分析的基础是数据的收集，其原是数据的收集，其原则是一切从是一切从实际出出发。数据收集和数据分析工作没有明。数据收集和数据分析工作没有明显的界限，数据收的界限，数据收集常伴以分析，而数据分析又常需要集常伴以分析，而数据分析又常需要补充收集数据。充收集数据。1 1 1 1数据来源数据来源数据来源数据来源在在调查中收集的数据包括：中收集的数据包括：(1)(1)各部各部门的正式文件：如各种卡片、的正式文件：如各种卡

37、片、报表、各种会表、各种会议记录；(2)(2)现行系行系统的的说明性文件：如各种流程明性文件：如各种流程图、程序、数据、程序、数据库系系统的数据的数据组织结构等；构等；(3)(3)组织外的数据来源：如上外的数据来源：如上级下达的各种文件和各下达的各种文件和各项任任务指指标、外、外单位的位的经验材料、材料、计算机公司的算机公司的说明明书等。等。管理信息系统 山东大学信息管理系2 2 2 2数据分类数据分类数据分类数据分类 根据数据的性质，可以将数据分为以下三类：根据数据的性质，可以将数据分为以下三类：（1 1）输入类数据）输入类数据 即原始数据或基即原始数据或基础数据，它是新系数据，它是新系统运

38、行后各子系运行后各子系统需要用到的或网需要用到的或网络传递的的内容。内容。对输入入类数据，我数据，我们要了解数据名称、使用目的、搜集方式、要了解数据名称、使用目的、搜集方式、发生周期、信生周期、信息量、息量、编码方式、保存期、相关方式、保存期、相关业务、使用文字等内容。、使用文字等内容。（2 2）过程类数据）过程类数据 主要指系主要指系统在在处理理过程中程中产生的数据，如各种台生的数据，如各种台帐、帐单和和记录文件等，即新文件等，即新系系统要存要存储的、相互的、相互连接、接、调用和用和传递的主要内容。的主要内容。（3 3）输出类数据）输出类数据 主要指管理者想要得到的数据，如系主要指管理者想要

39、得到的数据，如系统运行运行产生的各生的各类报表、表、统计分析分析结果与果与决策方案等，即新系决策方案等，即新系统运行运行输出和网出和网络传递的主要内容。的主要内容。对输出出类数据，在数据，在调查中中要了解其名称、使用要了解其名称、使用单位、使用目的、位、使用目的、发行份数、行份数、发送方法、使用文字、送方法、使用文字、输出出时间、输出方式等内容。出方式等内容。 对各类数据，我们还要了解其存储方式和处理要求等。数据分类不仅有助于数对各类数据，我们还要了解其存储方式和处理要求等。数据分类不仅有助于数据分析，还对以后的输入据分析，还对以后的输入/ /输出和用户界面设计起指导作用。输出和用户界面设计起

40、指导作用。 管理信息系统 山东大学信息管理系二、数据的汇总分析二、数据的汇总分析二、数据的汇总分析二、数据的汇总分析1 1 1 1数据汇总数据汇总数据汇总数据汇总 数据数据汇总是一是一项较为繁繁杂的工作，通常按以下步的工作，通常按以下步骤进行：行：（1 1）数据分类编码：）数据分类编码：将收集到的数据将收集到的数据资料按料按业务过程程进行行分分类编码，按，按处理理过程的程的顺序排列。序排列。（2 2）数据完整性分析：）数据完整性分析：按按业务过程自程自顶向下向下对数据数据项进行行整理，直到整理，直到记录数据的原始数据的原始单据或凭据或凭证，以确保数据的完，以确保数据的完整性和正确性。整性和正确

41、性。（3 3）分类整理原始数据和最终数据：）分类整理原始数据和最终数据：原始数据是新系统确原始数据是新系统确定关系数据库基本表的主要内容，而最终输出则是反映管定关系数据库基本表的主要内容，而最终输出则是反映管理业务所需要的主要指标。这两类数据对于后续工作非常理业务所需要的主要指标。这两类数据对于后续工作非常重要，因此需要单列出来。重要，因此需要单列出来。管理信息系统 山东大学信息管理系2 2 2 2数据分析的方式数据分析的方式数据分析的方式数据分析的方式（1 1）围绕系统目标进行分析）围绕系统目标进行分析 围绕系系统的目的目标，分析已收集到的信息能否提供足，分析已收集到的信息能否提供足够的支持

42、。从的支持。从业务处理角度理角度来看，来看，为了了满足正常的信息足正常的信息处理理业务，需要哪些信息，哪些信息是冗余的，哪些信，需要哪些信息，哪些信息是冗余的，哪些信息息暂缺，有待于缺，有待于进一步收集。从管理角度来看。一步收集。从管理角度来看。为了了满足科学管理的需要，足科学管理的需要，应该分分析析这些信息的精度如何，能否些信息的精度如何，能否满足管理的需要；信息的及足管理的需要；信息的及时性如何，可行的性如何，可行的处理区理区间如何，能否如何，能否满足足对生生产过程及程及时进行行处理的需求；理的需求；对于一些定量化的分析（如于一些定量化的分析（如预测、控制等）能否提供信息支持等等。、控制等

43、）能否提供信息支持等等。（2 2）弄清信息源周围的环境）弄清信息源周围的环境 分清分清这些信息是从些信息是从现有有组织结构中哪个部构中哪个部门来的；目前用途如何；受周来的；目前用途如何；受周围哪些哪些环境影响境影响较大，如有的信息受具体大，如有的信息受具体统计人人员的的计算方法影响算方法影响较大，有的信息受大，有的信息受检测手段的影响手段的影响较大，有的受外界条件影响起伏大，有的受外界条件影响起伏变化化较大；它的上一大；它的上一级信息信息结构是什么，构是什么，下一下一级的信息的信息结构是什么等等。构是什么等等。（3 3）围绕现行业务流程进行分析）围绕现行业务流程进行分析 分析现有报表的数据是否

44、全面，是否满足管理的需要，是否正确反映业务物流。分析现有报表的数据是否全面，是否满足管理的需要，是否正确反映业务物流。分析现有的业务流程有哪些弊病，需要做什么改进；做出这些改进以后对信息与信分析现有的业务流程有哪些弊病，需要做什么改进；做出这些改进以后对信息与信息流应该做出什么样的相应改进，对信息的收集、加工、处理有哪些新要求。息流应该做出什么样的相应改进，对信息的收集、加工、处理有哪些新要求。 管理信息系统 山东大学信息管理系3 3 3 3数据静态特征分析数据静态特征分析数据静态特征分析数据静态特征分析 数据特征分析是为下一步的设计工作做准备，特征分析包数据特征分析是为下一步的设计工作做准备

45、，特征分析包括静态特征分析和动态特征分析。静态特征分析主要有以下几括静态特征分析和动态特征分析。静态特征分析主要有以下几方面的内容：方面的内容：（1 1）数据的类型以及长度：确定数据类型、是定长的还是变）数据的类型以及长度：确定数据类型、是定长的还是变长的、长度以及其他特殊要求（如精度、正负号）等等。长的、长度以及其他特殊要求（如精度、正负号）等等。（2 2）合理的取值范围：这是输入、校对和审核所必须的。）合理的取值范围：这是输入、校对和审核所必须的。（3 3）数据所属业务）数据所属业务（4 4）数据流量：单位时间内的业务量（包括平均数量、最低）数据流量：单位时间内的业务量（包括平均数量、最低

46、的可能值、最高的可能值）、使用频率、存储量、保留时间等。的可能值、最高的可能值）、使用频率、存储量、保留时间等。（5 5）数据重要程度和保密程度。）数据重要程度和保密程度。管理信息系统 山东大学信息管理系4 4 4 4数据动态特征分析数据动态特征分析数据动态特征分析数据动态特征分析 数据动态特征分析的目的是要确定数据所属的数据文件的类别。数据的数据动态特征分析的目的是要确定数据所属的数据文件的类别。数据的属性按动态特性可以分为以下三类：属性按动态特性可以分为以下三类：（1 1）固定值属性）固定值属性 其其值基本上固定不基本上固定不变的数据，称做固定的数据，称做固定值属性数据，或称固定半固定数属

47、性数据，或称固定半固定数据。例如，成本系据。例如，成本系统中的定中的定额材料消耗量、工材料消耗量、工资系系统中的中的职工姓名和基本工工姓名和基本工资等。等。（2 2）固定个体变动属性）固定个体变动属性 这类数据数据项，对总体来体来说具有相具有相对固定的个体集，但其固定的个体集，但其值是是变动的。例的。例如，在工如，在工资系系统中，中，电费扣款一扣款一项，扣款人，扣款人员变动不大，但每人所扣不大，但每人所扣电费则每月都在每月都在变化。化。（3 3）随机变动属性）随机变动属性 这类数据项，其个体是随机出现的，其值也是变动的。例如工资系统中这类数据项，其个体是随机出现的，其值也是变动的。例如工资系统

48、中的病事假扣款。的病事假扣款。 管理信息系统 山东大学信息管理系三、数据流程分析三、数据流程分析三、数据流程分析三、数据流程分析1 1 1 1 数据流程图（数据流程图（数据流程图（数据流程图（DFDDFDDFDDFD，Data Flow DiagramData Flow DiagramData Flow DiagramData Flow Diagram）的定义）的定义）的定义）的定义全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的号综合地反映出信息在系统中的流动流动、处理处理和和存储存储情况。情况。2

49、2 2 2 数据流程图的特征数据流程图的特征数据流程图的特征数据流程图的特征（1 1） 抽象性抽象性（2 2） 概括性概括性管理信息系统 山东大学信息管理系3 3 3 3、数据流程图的基本符号、数据流程图的基本符号、数据流程图的基本符号、数据流程图的基本符号外部实体外部实体(ExternalEntity)处理过程处理过程(Process)数据存储数据存储(DataStore)数据流数据流(DataFlow)管理信息系统 山东大学信息管理系4 4 4 4、数据流程图的画法、数据流程图的画法、数据流程图的画法、数据流程图的画法 按业务流程图理出的业务流程顺序，按业务流程图理出的业务流程顺序，将相应

50、调查过程中所掌握的数据处理过程，将相应调查过程中所掌握的数据处理过程，绘制成一套完整的数据流程图，一边整理绘绘制成一套完整的数据流程图，一边整理绘图，一边核对相应的数据和报表、模型等。图，一边核对相应的数据和报表、模型等。如果有问题，则定会在这个绘图和整理过如果有问题，则定会在这个绘图和整理过程中暴露出来。程中暴露出来。 由于实际数据处理过程常常比较繁杂，故由于实际数据处理过程常常比较繁杂，故应该按照系统的观点，自顶向下地分层展开绘制。应该按照系统的观点，自顶向下地分层展开绘制。黑黑 灰灰 半透明半透明 透明透明管理信息系统 山东大学信息管理系示例用户P1销售处理订货单订货单发货单发货单第1层

51、管理信息系统 山东大学信息管理系第2层P1.1判定定货处理方式P1.2开发货票P1.3开付款通知单D1(D1(订货单订货单) )D3(D3(订货单订货单) )用户用户订货单 订货单存档财务财务科科发货票 等有货再发货订货单D2(D2(订货单订货单) ) 待付款订货单仓库仓库发货票发货票 库存帐 信用手册订货单付款通知单P1管理信息系统 山东大学信息管理系5 5 5 5绘制分层数据流程图时的注意事项绘制分层数据流程图时的注意事项绘制分层数据流程图时的注意事项绘制分层数据流程图时的注意事项（）合理编号（）合理编号 分层数据流程图的顶层称为分层数据流程图的顶层称为0 0层，它是第层，它是第1 1层的

52、父图，而第层的父图，而第1 1层既是层既是0 0层图层图的子图，又是第的子图，又是第2 2层图的父图，依此类推。由于父图中有的处理可能不再分层图的父图，依此类推。由于父图中有的处理可能不再分解，因此父图拥有的子图数少于或等于父图中的处理个数。解，因此父图拥有的子图数少于或等于父图中的处理个数。 为了便于管理，应按下列规则为数据流程图中的处理编号：为了便于管理，应按下列规则为数据流程图中的处理编号：v 子图的编号就是父图中相应处理的编号。子图的编号就是父图中相应处理的编号。v 子图中处理的编号由子图号、小数点、局部号连接而成，即处理号子图中处理的编号由子图号、小数点、局部号连接而成，即处理号=

53、=子子图号图号. .局部号。局部号。 因为一层图只有一张，为简单起见，约定第一层图的图号为因为一层图只有一张，为简单起见，约定第一层图的图号为0 0，图内处，图内处理编号分别为理编号分别为1 1、2 2、3 3、.。按上述规则，图的编号既能反映出它所属的层。按上述规则，图的编号既能反映出它所属的层次以及它的父图编号的信息，还能反映子处理的信息。次以及它的父图编号的信息，还能反映子处理的信息。 数据流和数据存储也需要进行编号，以便于编写、分析和维护，其编号数据流和数据存储也需要进行编号，以便于编写、分析和维护，其编号方法原则上与处理的编号方法相同。为避免混淆，可在编号的第一位数字前方法原则上与处

54、理的编号方法相同。为避免混淆，可在编号的第一位数字前冠以不同的字符以示区别。如冠以不同的字符以示区别。如D D表示数据流，表示数据流，F F表示数据存储，表示数据存储，P P表示处理，表示处理，S S表示外部实体。表示外部实体。管理信息系统 山东大学信息管理系（2 2）父子图的平衡）父子图的平衡 图与父图的数据流必须平衡，这是分层数据流程图的重要性质。这里的图与父图的数据流必须平衡，这是分层数据流程图的重要性质。这里的平衡指的是子图的输入、输出数据流必须与父图中对应处理的输入、输出数平衡指的是子图的输入、输出数据流必须与父图中对应处理的输入、输出数据流相同。但下列两种情况是允许的，一是子图的输

55、入据流相同。但下列两种情况是允许的，一是子图的输入/ /输出数据流比父图输出数据流比父图中相应处理的输入中相应处理的输入/ /输出数据流表达得更细，在实际中，检查该类情况的平输出数据流表达得更细，在实际中，检查该类情况的平衡，需借助于数据词典进行；二是考虑平衡时，可以忽略枝节性的数据流。衡，需借助于数据词典进行；二是考虑平衡时，可以忽略枝节性的数据流。父子图的平衡父子图的平衡 管理信息系统 山东大学信息管理系（3 3）局部文件）局部文件 下面父子图是平衡的，但子图中的文件下面父子图是平衡的，但子图中的文件W W并没有在父图中出现。这是并没有在父图中出现。这是由于对文件由于对文件W W的读、写完

56、全局限在处理的读、写完全局限在处理3.33.3之内，在父图中各个处理之间的界之内，在父图中各个处理之间的界面上不出现，该文件是子图的局部文件或为临时文件。面上不出现，该文件是子图的局部文件或为临时文件。 管理信息系统 山东大学信息管理系（4 4）分解的程度）分解的程度 对于规模较大的系统的分层数据流程图，如果一下子把处理直接分解成对于规模较大的系统的分层数据流程图，如果一下子把处理直接分解成基本处理单元，一张图上画出过多的处理将使人难以理解，也增加了分解基本处理单元，一张图上画出过多的处理将使人难以理解，也增加了分解的复杂度。然而，如果每次分解产生的子处理太少，会使分解层次过多而的复杂度。然而

57、，如果每次分解产生的子处理太少，会使分解层次过多而增加画图的工作量，阅读也不方便。经验表明，一般说来一个处理每次分增加画图的工作量，阅读也不方便。经验表明，一般说来一个处理每次分解量最多不要超过七个为宜。同时，分解时应遵循以下原则：解量最多不要超过七个为宜。同时，分解时应遵循以下原则： 分解应自然，概念上要合理、清晰。分解应自然，概念上要合理、清晰。 上层可分解得快些，这是因为上层是综合性描述，对可读性的影响小；上层可分解得快些，这是因为上层是综合性描述，对可读性的影响小；而下层应分解得慢些。而下层应分解得慢些。 在不影响可读性的前提下，应适当地多分解成几部分，以减少分解层在不影响可读性的前提

58、下，应适当地多分解成几部分，以减少分解层数。数。 对于一个大型系统来说，由于在系统分析初期对问题理解的深度不够，对于一个大型系统来说，由于在系统分析初期对问题理解的深度不够，在数据流程图上也不可避免地会存在某些缺陷或错误。因此画好的数据流在数据流程图上也不可避免地会存在某些缺陷或错误。因此画好的数据流程图还需要进行修改，才能得到完善的数据流程图。一般应从正确性和可程图还需要进行修改，才能得到完善的数据流程图。一般应从正确性和可读性两方面对数据流程图进行改进。读性两方面对数据流程图进行改进。 管理信息系统 山东大学信息管理系6 6 6 6 数据流程图的作用数据流程图的作用数据流程图的作用数据流程

59、图的作用（1 1） 系统分析员用这种工具自项向下分析系统信息流程；系统分析员用这种工具自项向下分析系统信息流程；（2 2） 可在图上画出计算机处理的部分；可在图上画出计算机处理的部分；（3 3） 根据逻辑存贮，进一步作数据分析，可向数据库设计根据逻辑存贮，进一步作数据分析，可向数据库设计过度；过度；（4 4） 根据数据流向，定出存取方式；根据数据流向，定出存取方式；（5 5） 对应一个处理过程，可用相应的程序语言来表达处理对应一个处理过程，可用相应的程序语言来表达处理方法，向程序设计过渡。方法，向程序设计过渡。管理信息系统 山东大学信息管理系 数据流程图描述了系统的分解，即描述了系统由哪几个部

60、分组成、各个部分之间的联系等等，但是还没有说明系统中各个成分的含义。数据存储“定货单存档”包括哪些内容？处理“判定定货处理方式”是如何处理的呢？管理信息系统 山东大学信息管理系数据字典的含义数据字典的含义在新系统数据流程图的基础上，进一步定义和描述所有在新系统数据流程图的基础上，进一步定义和描述所有数据的工具，包括对一切动态数据（数据流）和静态数据数据的工具，包括对一切动态数据（数据流）和静态数据（数据存贮）的数据结构和相互关系的说明，是数据分析（数据存贮）的数据结构和相互关系的说明，是数据分析和数据管理的重要工具和数据管理的重要工具数据字典的内容数据字典的内容对数据流程图中的对数据流程图中的

61、数据项数据项、数据结构数据结构、数据流数据流、处理逻处理逻辑辑、数据存储数据存储和和外部实体外部实体等六个方面进行具体的定义等六个方面进行具体的定义四、数据字典四、数据字典四、数据字典四、数据字典管理信息系统 山东大学信息管理系（一）数据项的定义（一）数据项的定义数据项又称为数据元素，是最小的数据组成单位，是数据项又称为数据元素，是最小的数据组成单位，是不可再分的数据单位。不可再分的数据单位。如：学号、姓名等如：学号、姓名等具体包括：具体包括：（1） 数据项的名称、编号、别名和简述；（2） 数据项的长度；（3） 数据项的取值范围；管理信息系统 山东大学信息管理系例：数据项定义例：数据项定义数据

62、项编号：ID201数据项名称：材料编号别名：材料编码简述：某种材料的代码类型及宽度：字符型，4位取值范围：00019999数据数据项项定定义义管理信息系统 山东大学信息管理系（二）数据结构的定义（二）数据结构的定义数据结构的描述重点是数据之间的组合关系，既说明数据结构的描述重点是数据之间的组合关系，既说明这个数据结构包括哪些成分。这个数据结构包括哪些成分。DS03-01：用户订货单：用户订货单DS03-02：订货单标识：订货单标识DS03-03：用户情况：用户情况DS03-04：配件情况：配件情况I1：订货单编号I3：用户代码I10：配件代码I2：日期I4：用户名称I11：配件名称I5：用户地

63、址I12：配件规格I6：用户姓名I13：订货数量I7：电话I8：开户银行I9：账号用用户订货单户订货单的数据的数据结结构构管理信息系统 山东大学信息管理系数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：（1）数据结构的名称和编号；数据结构的名称和编号；（2）简述；简述；（3）数据结构的组成。数据结构的组成。例：数据结构定义例：数据结构定义数据结构编号：DS03-01数据结构名称：用户订货单简述：用户所镇用户情况及订货要求等信息数据结构组成：DS03-02+DS03-03+DS03-04数据数据结结构定构定义义管理信息系统 山东大学信息管理系（三）数据流的定义数据

64、流由一个或一组固定的数据项组成。数据流由一个或一组固定的数据项组成。例：数据流定义例：数据流定义数据流编号：F03-08数据流名称：领料单简述：车间开出的领料单数据流来源：车间数据流去向：发料处理模块数据流组成：材料编号十材料名称十领用数量十日期十领用单位数据流量：10份时高峰流量：20份时（上午9：0011：00）数据流定数据流定义义管理信息系统 山东大学信息管理系（四）处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。例：处理逻辑定义例：处理逻辑定义处理逻辑编号：P02-03处理逻辑名称：计算电费简述：计算应交纳的电费输入的数据流：数据流电费价

65、格，来源于数据存储文件价格表；数据流电量和用户类别，来源于处理逻辑读电表数字处理和数据存储拥户文件。处理：1、根据数据流“用电量”和“用户信息”，检索用户文件，确定该用户类别；2、再根据已确定的该用户类别，检索数据存储价格表文件，以确定该用户的收费标准，得到单价；3、用单价和用电量相乘得该用户应交纳的电费。输出的数据流：数据流“电费”一是去外部项用户，二是写入数据存储用户电费账目文件。处理频率：对每个用户每月处理一次。处处理理逻辑逻辑定定义义管理信息系统 山东大学信息管理系（五）数据存储的定义数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组

66、织。储结构，而不涉及它的物理组织。例：数据存储定义例：数据存储定义数据存储编号：F03-08数据存储名称：库存账简述：存放配件的库存量和单价数据存储组成：配件编号十配件名称十单价十库存量十备注关键字：配件编号相关联的处理：P02,P03数据存数据存储储定定义义管理信息系统 山东大学信息管理系（六）外部实体的定义外部实体是数据的来源和去向。因此在外部实体中的条外部实体是数据的来源和去向。因此在外部实体中的条目主要说明外部实体目主要说明外部实体产生的数据产生的数据和和输入的数据输入的数据以及以及外部实体外部实体的数量的数量。例：外部实体定义例：外部实体定义外部实体编号：S03-01外部实体名称：用

67、户简述：购置本单位配件的用户输入的数据流：D03-06,D03-08输出的数据流：D03-01外部外部实实体定体定义义管理信息系统 山东大学信息管理系五、处理逻辑的描述工具五、处理逻辑的描述工具五、处理逻辑的描述工具五、处理逻辑的描述工具 1 1结构化语言结构化语言 自自然然语言言的的优点点是是容容易易理理解解，但但是是它它不不精精确确，可可能能有有多多意意性性。程程序序设计语言言的的优点点是是严格格精精确确，但但它它的的语法法规定定太太死死板板，使使用用不不方方便便。结构构化化语言言（Structured Structured LanguageLanguage）则是是介介于于自自然然语言言和

68、和程程序序设计语言言之之间的的一一种种语言言，它它是是带有有一一定定结构构的自然的自然语言。言。 在在用用结构构化化语言言描描述述问题时只只允允许使使用用三三种种基基本本逻辑结构构：顺序序结构构、选择结构构和和循循环结构构。配配合合这三三种种结构构所所使使用用的的词汇主主要要有有三三类：陈述述句句中中的的动词；在在数数据字典中定据字典中定义的名的名词；某些；某些逻辑表达式中的保留字、运算符、关系符等。表达式中的保留字、运算符、关系符等。 为了减少复了减少复杂性，便于人性，便于人们理解，理解，应用用结构化构化语言言时需要注意以下几点：需要注意以下几点： （1 1）避免结构复杂的长句；）避免结构复

69、杂的长句； （2 2）所用名词必须在数据字典中有定义；）所用名词必须在数据字典中有定义； （3 3）不不要要用用意意义义相相同同的的多多种种动动词词，用用词词名名应应始始终终统统一一。例例如如，“修修正正”、“修修改改”、“更改更改”含义相同，一旦确定使用其中一个以后，就不要再用其余两个；含义相同，一旦确定使用其中一个以后，就不要再用其余两个； （4 4）为提高可读性，书写时可采用右缩格的形式；）为提高可读性，书写时可采用右缩格的形式； （5 5）嵌套使用各种结构时，应避免嵌套层次过多而影响可读性。）嵌套使用各种结构时，应避免嵌套层次过多而影响可读性。 管理信息系统 山东大学信息管理系 IF

70、购货金额在5万以上 THEN IF 最近3月无欠款 THEN 折扣率为15% ELSE IF 与公司交易20年以上 THEN 折扣率为10% ELSE 折扣率为5% ELSE 无折扣 管理信息系统 山东大学信息管理系2 2判定树判定树 判定判定树（Decision TreeDecision Tree）是用来表示）是用来表示逻辑判断判断问题的一种的一种图形工具。形工具。它用它用“树”来表达不同条件下的不同来表达不同条件下的不同处理，比理，比较直直观，容易理解；但当条，容易理解；但当条件分支件分支过多多时，不容易清楚地表达出整个判，不容易清楚地表达出整个判别过程。判定程。判定树的左的左侧（称（称为

71、树根）根）为处理名，中理名，中间是各种条件，所有的行是各种条件，所有的行动都列于最右都列于最右侧。 订货处理订货处理优惠待遇优惠待遇年交易额年交易额5 5万以上万以上年交易额年交易额5 5万或以下万或以下无欠款无欠款有欠款有欠款交易交易2020年年以上以上交易交易2020年年以下以下15%15%10%10%5%5%0%0%管理信息系统 山东大学信息管理系3. 3. 判断表判断表条件及行动12345678条件组合C1:交易额5万以上C2:无欠款C3:交易20年以上行 动A1:折扣率15%A2:折扣率10%A3:折扣率5%A4:折扣率0% 在基本加工中，如果判断树的条件较多，各个条件又相互结合，在

72、基本加工中，如果判断树的条件较多，各个条件又相互结合，相应的决策方案比较多，在这种情况下用决策树表示，树的结构比较复相应的决策方案比较多，在这种情况下用决策树表示，树的结构比较复杂，图中各项注释也比较繁琐。杂，图中各项注释也比较繁琐。条件语句行动语句条件项行动项管理信息系统 山东大学信息管理系判断表条件及行动12345678条件组合C1:交易额5万以上C2:无欠款C3:交易20年以上行 动A1:折扣率15%A2:折扣率10%A3:折扣率5%A4:折扣率0%Y YY YY YY YN NN NN NN NY YY YN NN NY YY YN NN NY YN NY YN NY YN NY YN

73、 N管理信息系统 山东大学信息管理系判断表的简化（1）条件及行动12345678条件组合C1:交易额5万以上C2:无欠款C3:交易20年以上行 动A1:折扣率15%A2:折扣率10%A3:折扣率5%A4:折扣率0%Y YY YY YY YN NN NN NN NY YY YN NN NY YY YN NN NY YN NY YN NY YN NY YN N管理信息系统 山东大学信息管理系判断表的简化（2）条件及行动1345678条件组合C1:交易额5万以上C2:无欠款C3:交易20年以上行 动A1:折扣率15%A2:折扣率10%A3:折扣率5%A4:折扣率0%Y YY YY YN NN NN

74、NN NY YN NN NY YY YN NN NY YN NY YN NY YN N管理信息系统 山东大学信息管理系判断表的简化（3）条件及行动1345条件组合C1:交易额5万以上C2:无欠款C3:交易20年以上行 动A1:折扣率15%A2:折扣率10%A3:折扣率5%A4:折扣率0%Y YY YY YN NY YN NN NY YY YN NY Y管理信息系统 山东大学信息管理系第五节第五节功能功能/数据分析数据分析 功能功能/ /数据分析是在数据分析是在实际系系统的的业务流程、管理功能、数据流程以及数据分析流程、管理功能、数据流程以及数据分析的基的基础上上进行系行系统化的分析，以便整体地

75、考化的分析，以便整体地考虑新系新系统的功能子系的功能子系统和数据和数据资源的合源的合理分布；理分布；检查出工作中的疏漏、原系出工作中的疏漏、原系统的缺点和不足，确定未来新系的缺点和不足，确定未来新系统的改革方案。的改革方案。功能功能/ /数据分析可以通过数据分析可以通过U/CU/C矩阵的建立和分析来实现。矩阵的建立和分析来实现。一、一、一、一、U/CU/CU/CU/C矩阵的正确性检验矩阵的正确性检验矩阵的正确性检验矩阵的正确性检验 建立建立U/CU/C矩矩阵后一定要根据数据守恒原后一定要根据数据守恒原则进行正确性行正确性检验，以确保系，以确保系统功能数据功能数据类划分和所建划分和所建U/CU/

76、C矩矩阵的正确性。一般来的正确性。一般来讲U/CU/C矩矩阵的正确性的正确性检验可以从下面三个方面可以从下面三个方面进行：行：（1 1）完备性检验（）完备性检验（CompletenessCompleteness） 具体的数据具体的数据类必必须有一个有一个产生者（即生者（即“C”“C”）和至少一个使用者（即）和至少一个使用者（即“U”“U”），企），企业过程程则必必须有有产生或使用的生或使用的发生（生（“U”“U”或或“C”“C”元素的出元素的出现）。 该检验能能够使我使我们及及时发现U/CU/C矩矩阵中的功能或数据中的功能或数据项的划分是否合理，的划分是否合理，U U、C C元素有无填元素有无

77、填错、漏填等。若出、漏填等。若出现上述情况，上述情况，则U/CU/C矩矩阵的建立是不完的建立是不完备的。的。管理信息系统 山东大学信息管理系（2 2）一致性检验（）一致性检验（UniformityUniformity） 对具体的数据类必须有且仅有一个产生者。如果有多个产对具体的数据类必须有且仅有一个产生者。如果有多个产生者，则产生了不一致的现象。不一致现象产生的原因可能是：生者，则产生了不一致的现象。不一致现象产生的原因可能是： 没有产生者：漏填了没有产生者：漏填了“C”“C”元素或是企业过程、数据类的元素或是企业过程、数据类的划分不当；划分不当； 多个产生者：错填了多个产生者：错填了“C”“

78、C”元素或是企业过程、数据类的元素或是企业过程、数据类的划分不独立、不一致。划分不独立、不一致。（3 3）无冗余性检验）无冗余性检验 表中不允表中不允许有空行空列出有空行空列出现。如果出。如果出现空行空列空行空列则原因可原因可能是：能是： 漏填了漏填了“C”“C”元素或元素或“U”“U”元素；元素； 企业过程或数据类划分是冗余的。企业过程或数据类划分是冗余的。 管理信息系统 山东大学信息管理系 二、系统数据资源的分布二、系统数据资源的分布二、系统数据资源的分布二、系统数据资源的分布一般一般说来，来，U/CU/C矩矩阵的主要功能有：的主要功能有：（1 1）通过对）通过对U/CU/C矩阵的正确性检

79、验，及时发现前段分析和调矩阵的正确性检验，及时发现前段分析和调查工作的疏漏和错误；查工作的疏漏和错误；（2 2）通过对）通过对U/CU/C矩阵的正确性检验，分析数据的正确性和完矩阵的正确性检验，分析数据的正确性和完整性；整性；（3 3）通过对）通过对U/CU/C矩阵的求解，可以划分子系统；矩阵的求解，可以划分子系统；（4 4）通过子系统之间的联系（）通过子系统之间的联系（“U”“U”）可以确定子系统之间）可以确定子系统之间的共享数据。的共享数据。管理信息系统 山东大学信息管理系管理信息系统 山东大学信息管理系第六节第六节数据存储分析数据存储分析 数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作

80、。数据库设计的过程主要数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作。数据库设计的过程主要有用户需求分析、概念结构设计、逻辑结构设计和物理结构设计四个步骤。当数据库有用户需求分析、概念结构设计、逻辑结构设计和物理结构设计四个步骤。当数据库设计被应用到管理信息系统开发中时，这四步工作已与系统开发的阶段融为一体设计被应用到管理信息系统开发中时，这四步工作已与系统开发的阶段融为一体。数数据存储分析首先是分析用户的需求，然后通过综合抽象，用适当的工具进行描述。因据存储分析首先是分析用户的需求，然后通过综合抽象，用适当的工具进行描述。因为这是从用户角度看到的数据库，所以称之为数据库的概念模型。为这是从

81、用户角度看到的数据库，所以称之为数据库的概念模型。 用户需求分析用户需求分析概念结构设计概念结构设计逻辑结构设计逻辑结构设计物理结构设计物理结构设计系统分析系统分析 （详细调查）（详细调查）系统分析（逻辑模型设计）系统分析（逻辑模型设计）系统设计系统设计系统设计系统设计系系统统开开发发阶阶段段数数据据库库设设计计步步骤骤数据库设计过程与系统开发阶段的对照数据库设计过程与系统开发阶段的对照 管理信息系统 山东大学信息管理系第七节 系统化分析总结管理信息系统 山东大学信息管理系可行性分析管理业务调查数据流程调查组织结构调查管理功能调查业务流程调查数据流程图数据字典处理逻辑的表达概括、抽象具体概括、

82、抽象的数据对象及流程具体的管理业务管理信息系统 山东大学信息管理系我们所得到的业务流程、数据流程是否存在我们所得到的业务流程、数据流程是否存在不足之处呢？不足之处呢？ 通过对原有系统的调查和分析，找出原系统业通过对原有系统的调查和分析，找出原系统业务流程和数据流程的不足，提出优化和改进的方法，务流程和数据流程的不足，提出优化和改进的方法，给出新系统所要采用的信息处理方案。给出新系统所要采用的信息处理方案。有必要管理信息系统 山东大学信息管理系一、分析系统目标一、分析系统目标一、分析系统目标一、分析系统目标根据详细调查对可行性分析报告中提出的系根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考

83、察，对项目的统目标作再次考察，对项目的可行性可行性和和必要性必要性进行重新考虑，并根据对系统建设的环境和条进行重新考虑，并根据对系统建设的环境和条件的调查件的调查修正系统目标修正系统目标，使系统目标适应组织，使系统目标适应组织的管理需求和战略目标。的管理需求和战略目标。管理信息系统 山东大学信息管理系二、分析业务流程二、分析业务流程二、分析业务流程二、分析业务流程分析原有系统中存在的问题以对现有业务流程进行分析原有系统中存在的问题以对现有业务流程进行重组重组，产生新的更为合理的业务流程。，产生新的更为合理的业务流程。业务流程分析过程包括以下内容：业务流程分析过程包括以下内容：1 原有流程的分析

84、2 业务流程的优化3 确定新的业务流程4 新系统的人机界面管理信息系统 山东大学信息管理系三、分析数据流程三、分析数据流程三、分析数据流程三、分析数据流程与业务流程的改进和优化相对应，数据流程与业务流程的改进和优化相对应，数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容。数的分析和优化一直是系统分析的重要内容。数据流程分析的内容包括：据流程分析的内容包括：1 1 原有数据流程的分析原有数据流程的分析2 2 数据流程的优化数据流程的优化3 3 确定新的数据流程确定新的数据流程4 4 新系统的人机界面新系统的人机界面管理信息系统 山东大学信息管理系四、功能分析与子系统划分四、功能分析与子系统划分四、功

85、能分析与子系统划分四、功能分析与子系统划分为了实现系统目标，系统必须具备一定的功能。功为了实现系统目标，系统必须具备一定的功能。功能就是做某项工作的能力。能就是做某项工作的能力。目标目标A功能B功能G功能B1功能B2功能B3功能 使用U/C矩阵在系统规划阶段进行管理信息系统 山东大学信息管理系学院综合管理教学教务管理党务管理后勤管理教师管理学生党务管理教师党务管理团组织管理管理信息系统 山东大学信息管理系五、数据属性分析五、数据属性分析五、数据属性分析五、数据属性分析数据用属性的名和属性的值来描述事物某方面的特征。一个数据用属性的名和属性的值来描述事物某方面的特征。一个事物的特征可能表现在各个

86、方面，需要用多个属性的名和其相应事物的特征可能表现在各个方面，需要用多个属性的名和其相应的值来描述。的值来描述。1 数据的静态特性分析 2 数据的动态特性分析（1） 固定值属性。（2） 固定个体变动属性。（3） 随机变动属性。管理信息系统 山东大学信息管理系职职工工代代码码姓姓名名部部门门基基本本工工资资电电费费病事假病事假扣款扣款1001李小明01500.0020.001002周英杰01400.0015.0080.001003刘一波02350.0012.001004吴关新0155018.001005赵子英0160026.0012.00属性名属性的值固定值属性固定个体变动属性随机变动属性管理信

87、息系统 山东大学信息管理系六、数据存储分析六、数据存储分析六、数据存储分析六、数据存储分析首先是分析用户要求，也就是调查清楚用户希望首先是分析用户要求，也就是调查清楚用户希望从从MIS中得到哪些有用信息，然后通过综合抽象，用适中得到哪些有用信息，然后通过综合抽象，用适当的工具（如当的工具（如ER图等）进行描述。图等）进行描述。七、数据查询分析七、数据查询分析七、数据查询分析七、数据查询分析通过调查和分析，将用户需要查询的问题列出清单通过调查和分析，将用户需要查询的问题列出清单或给出查询方式示意图。或给出查询方式示意图。管理信息系统 山东大学信息管理系八、数据的输入输出分析八、数据的输入输出分析

88、八、数据的输入输出分析八、数据的输入输出分析分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题。在的问题。对各种输出报表（包括手工填写的）的目的和使用范围进行对各种输出报表（包括手工填写的）的目的和使用范围进行分析，弄清哪些报表是多余的，或者是不符合实际要求的，系统分析，弄清哪些报表是多余的，或者是不符合实际要求的，系统的处理速度和打印速度是否能满足输出的要求等。的处理速度和打印速度是否能满足输出的要求等。管理信息系统 山东大学信息管理系九、新的数据流程图的绘制九、新的数据流程图的绘制九、新的数据流程图的绘制九、新的数据流程图的绘制

89、新系统的数据流程图是在以上分析过程中新系统的数据流程图是在以上分析过程中逐步完善的。逐步完善的。完善数据字典，并用工具描述比较复杂的完善数据字典，并用工具描述比较复杂的处理逻辑。处理逻辑。管理信息系统 山东大学信息管理系十、数据处理方式的确定十、数据处理方式的确定十、数据处理方式的确定十、数据处理方式的确定数据处理的方式可分为两类：数据处理的方式可分为两类：1 1、成批处理方式、成批处理方式按一定时间间隔（小时、日、月）把数据积累成按一定时间间隔（小时、日、月）把数据积累成批后一次输入计算机进行处理。批后一次输入计算机进行处理。2 2、联机实时处理方式、联机实时处理方式面向处理，数据直接从数据

90、源输入中央处理机面向处理，数据直接从数据源输入中央处理机进行处理，由计算机即时作出回答，将处理结果直接进行处理，由计算机即时作出回答，将处理结果直接传给用户。传给用户。管理信息系统 山东大学信息管理系第八节第八节新系统逻辑模型设计新系统逻辑模型设计 新系统的逻辑方案主要包括：新系统业务处理流程、数据处理流程、新系统的新系统的逻辑方案主要包括：新系统业务处理流程、数据处理流程、新系统的总体功能和子系统的划分、各个具体的业务处理过程、以及根据实际情况应建立的总体功能和子系统的划分、各个具体的业务处理过程、以及根据实际情况应建立的管理模型和管理方法等。管理模型和管理方法等。 一、新系统信息处理方案一

91、、新系统信息处理方案一、新系统信息处理方案一、新系统信息处理方案新系统的信息处理方案就是上述各项分析和优化的结果，主要内容有：新系统的信息处理方案就是上述各项分析和优化的结果，主要内容有：1 1确定合理的业务处理流程：将业务流程分析的结果表现出来。删除或合并多余或确定合理的业务处理流程：将业务流程分析的结果表现出来。删除或合并多余或重复的业务环节；对优化或改动的业务处理过程进行说明；指出业务流程图中哪些重复的业务环节；对优化或改动的业务处理过程进行说明；指出业务流程图中哪些部分可以由计算机完成，哪些需要用户配合完成。部分可以由计算机完成，哪些需要用户配合完成。2 2确定合理的数据流程：列出数据

92、流程分析的结果并加以说明，由用户最终确认，确定合理的数据流程：列出数据流程分析的结果并加以说明，由用户最终确认，包括数据分析结果、数据流程图、数据字典和数据库的概念模型。同时，说明最终包括数据分析结果、数据流程图、数据字典和数据库的概念模型。同时，说明最终删除或合并或增加的数据处理过程，对哪些数据处理过程进行了优化和改动。确定删除或合并或增加的数据处理过程，对哪些数据处理过程进行了优化和改动。确定数据流程图中新系统可完成的部分，即人机界面。数据流程图中新系统可完成的部分，即人机界面。3 3确定新系统的逻辑结构和数据资源分布：分布方案，即哪些数据存储在本系统内确定新系统的逻辑结构和数据资源分布：

93、分布方案，即哪些数据存储在本系统内部设备上，哪些是在网络服务器或主机上。部设备上，哪些是在网络服务器或主机上。 管理信息系统 山东大学信息管理系二、确定新系统的管理模式和管理模型二、确定新系统的管理模式和管理模型二、确定新系统的管理模式和管理模型二、确定新系统的管理模式和管理模型 确定新系确定新系统的管理模式就是要确定的管理模式就是要确定实现系系统目目标的具体的具体思路和框架；确定新系思路和框架；确定新系统的管理模型就是要确定今后系的管理模型就是要确定今后系统在在每一个具体的管理每一个具体的管理环节上的上的处理方法。理方法。这一般一般应该根据系根据系统分析的分析的结果和管理科学方面的知果和管理

94、科学方面的知识来确定，因此无法来确定，因此无法预先先给出出统一的管理模式和具体一的管理模式和具体应用模型。用模型。 新系新系统的管理模式可以的管理模式可以为：采用集中：采用集中统一的一的领导体制，体制，或是松散的管理体制；主或是松散的管理体制；主辅分离或主分离或主业集中，其他分流等管集中，其他分流等管理模式。理模式。 具体业务的管理模型，如综合计划模型、生产计划管理具体业务的管理模型，如综合计划模型、生产计划管理模型、库存管理模型、财务管理模型、成本管理模型等，要模型、库存管理模型、财务管理模型、成本管理模型等，要结合具体情况确定。结合具体情况确定。 管理信息系统 山东大学信息管理系第九节第九

95、节系统分析报告系统分析报告系统分析报告应该包括下述内容：系统分析报告应该包括下述内容：1 1系统概述系统概述 说明系统的名称、目标、主要功能、背景、系统的用户、开发者、引说明系统的名称、目标、主要功能、背景、系统的用户、开发者、引用资料和采用的专门术语等。用资料和采用的专门术语等。2.2.现行系统概况现行系统概况（1 1）现行系统的调查情况）现行系统的调查情况 通过现行系统的组织结构图、业务流程图、数据流程图等图表及说明，通过现行系统的组织结构图、业务流程图、数据流程图等图表及说明，说明现行系统的目标、规模、主要功能、组织机构、业务流程、数据存贮说明现行系统的目标、规模、主要功能、组织机构、业

96、务流程、数据存贮和数据流，以及存在的薄弱环节。和数据流，以及存在的薄弱环节。（2 2）系统需求说明）系统需求说明 说明用户需求以及现行系统存在的主要问题等。说明用户需求以及现行系统存在的主要问题等。管理信息系统 山东大学信息管理系3.3.新系统逻辑模型新系统逻辑模型（1 1）系统的结构以及所涉及的范围，包括新系统的功能结构和子系统的划）系统的结构以及所涉及的范围，包括新系统的功能结构和子系统的划分。分。 提出明确的功能目标、并与现行系统进行比较分析，重点要突出计算提出明确的功能目标、并与现行系统进行比较分析，重点要突出计算机处理的优越性。机处理的优越性。（2 2）系统流程图的进一步说明）系统流

97、程图的进一步说明 包括各个层次的数据流程图、数据字典和加工处理。说明新系统与现包括各个层次的数据流程图、数据字典和加工处理。说明新系统与现行系统在界限、处理功能、数据流和数据存储等方面有哪些主要变化，重行系统在界限、处理功能、数据流和数据存储等方面有哪些主要变化，重点是计算机处理和数据存储部分。点是计算机处理和数据存储部分。（3 3）数据库的概念结构）数据库的概念结构（4 4）输入）输入/ /输出的要求输出的要求 这部分是系统与环境的接口。对输入这部分是系统与环境的接口。对输入/ /输出的种类，形式和要求等做输出的种类，形式和要求等做一般说明。一般说明。（5 5）与新系统相配套的管理制度和运行

98、体制。）与新系统相配套的管理制度和运行体制。管理信息系统 山东大学信息管理系4.4.系统设计与实施的初步计划系统设计与实施的初步计划（1 1）工作任务的分解）工作任务的分解 根据资源及其它条件确定各子系统开发的先后次序，在此基础上分解工作任务，根据资源及其它条件确定各子系统开发的先后次序，在此基础上分解工作任务，指定专人分工负责。指定专人分工负责。（2 2）时间进度安排）时间进度安排 给出各项工作的预定开始日期和结束日期，规定任务完成的先后顺序及完成的给出各项工作的预定开始日期和结束日期，规定任务完成的先后顺序及完成的界面。可用界面。可用PERTPERT图或甘特图表示进度。图或甘特图表示进度。

99、（3 3）预算）预算 逐项列出本项目所需的劳务以及经费的预算，包括各项工作所需人力及办公费、逐项列出本项目所需的劳务以及经费的预算，包括各项工作所需人力及办公费、差旅费、资料费、设备费等。差旅费、资料费、设备费等。5.5.用户领导审批意见用户领导审批意见 在系统分析报告中，数据流程图、数据字典和处理说明这三部分是主体，是必在系统分析报告中，数据流程图、数据字典和处理说明这三部分是主体，是必不可少的组成部分。而其它各部分内容，则应根据所开发目标系统的规模、性质等不可少的组成部分。而其它各部分内容，则应根据所开发目标系统的规模、性质等具体情况加以说明。系统分析报告必须简明扼要，抓住本质，反映出目标系统的全具体情况加以说明。系统分析报告必须简明扼要，抓住本质，反映出目标系统的全貌和开发人员的设想。貌和开发人员的设想。