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1、物流采购管理 第2版 主编第一章 采购管理概述(【知识目标】(【技能目标】第一节 采购和物流第二节 采 购 组 织第三节 采购监管与控制(【案例】(【本章小结】(【复习思考题】第一节 采购和物流一、采购的含义(一)基本概念(二)采购的分类1.按照采购物品用途的不同分类(1)工业采购 工业采购通常是指企业为了经营或生产所需的产品和服务，而按一定代价同外部进行的业务活动。工业采购往往通过一次采购以后便同供应商建立长期合作关系，工业采购的动机是理性的，一般是多人参与的程序化的过程，采购数量通常比较大，价格也比较稳定。(2)消费采购 消费采购的随意性比较大，主要为满足个人需求，采购动机带有个人喜好，采
2、购量也比较小。消费采购活动是个人行为，而工业采购通常是机关、企业等机构的集体行为。第一节 采购和物流2.按照采购输出的结果分类(1)有形采购 采购输出的结果是有形的物品，或是参与某个系统运行的组成部分。例如，一只钢笔、一台电脑、一块电路板，像这样的采购称为有形采购。有形采购主要采购有形的物品，如原料、辅料、机具及设备、事务用品等。1)原料。2)辅料。3)机具及设备。4)事务用品。(2)无形采购 采购输出的结果是无形的，如一项服务、一个软件、一项技术、保险及工程发包等，称其为无形采购。无形采购主要是咨询服务采购和技术采购或是采购设备时附带的服务。第一节 采购和物流1)技术。2)服务。3)工程发包
3、。3.按照采购范围分类(1)国内采购 所谓国内采购，是指企业以本币向国内供应商采购所需物资的一种行为。例如，机器制造企业，向国内供应商采购钢材、轴承等原材料、配件。国内采购主要是指在国内市场采购，并不是指采购的物资都一定是国内生产的，也可以向国外企业设在国内的代理商采购所需物资，只是以本币支付货款，不需以外汇结算。第一节 采购和物流(2)国外采购 所谓国外采购，是指国内采购企业，直接向国外厂商采购所需物资的一种行为。这种采购方式一般通过直接向国外厂方咨询，或者向国外厂方设在国内的代理商咨询采购，主要采购对象为成套机器设备、生产线等，如我国进口的电视、计算机生产线，并与之相配套的仪器、仪表及配件
4、。4.按照采购时间分类第一节 采购和物流(1)长期合同采购 长期合同采购是指采购和供应商通过合同，稳定双方的交易关系，合同期一般在一年以上的采购行为。在合同期内，采购方承诺应该在供应方采购其所需产品，供应方承担保证采购方数量、品种、规格、型号等方面的需要。长期采购合同的优势为：有利于增强双方的信任和理解，建立稳定的供需关系；有利于减少双方多次谈判的费用；有明确的法律保证，可维护双方各自的利益。但是，这种方式也存在如下不足：价格调整困难，如市场供求关系变化，采购方要求供应方调整价格有一定难度；合同数量固定，采购数量调整有难度；采购人员形成了对供应商的依赖，缺乏创新意识，如果在合同期内，采购商有了
5、更好的供货渠道，也将影响采购商的选择。第一节 采购和物流(2)短期合同采购 短期合同采购是指采购商和供应商通过合同，实现一次性交易，以满足生产经营活动的需要。短期采购双方之间关系不稳定，采购产品的数量、品种随时变化，对采购方来讲有较大的灵活性，能够依据变化的市场环境，调整供应商。但由于这种不稳定性，也将出现价格洽谈、交易及服务等方面的不足。短期采购适用于如下情况：非经常消耗物品，如机器设备、车辆、计算机等；补缺产品，由于供求关系变化，为弥补长期合同造成的供货中断，以签订短期合同补充；价格波动大的产品采购，因为这种产品，供应商和采购商都不希望签订长期合同，以免利益受损；质量不稳定产品，如农产品、
6、新试制产品等一般也是一次性采购。5.按照采购主体分类第一节 采购和物流(1)个人采购 个人采购是指消费者为满足自身需要而发生的购买消费品的行为，如购买生活必需品、耐用品等，实质上是一种购买(习惯上)活动，购买对象主要为生活资料，其特点为单次、单品种、单一决策，购买过程相对简单。(2)组织采购 所谓组织采购，是指“事物特定的结构形式”，即人和事物按照一定的任务和形式所进行的有效组合，是实现既定目标的手段。因此，组织采购是为实现组织目标而发生的采购行为。6.按照采购方式分类(1)议价采购 所谓议价采购，是指由买卖双方直接讨价还价实现交易的一种采购行为，议价采购一般不进行公开竞标，仅向固定的供应商直
7、接采购。第一节 采购和物流(2)比价采购 所谓比价采购，是指在买方市场条件下，在选定两家以上供应商的基础上，由供应商公开报价，最后选择报价最低的为企业供应商的一种采购方式。实质上，这是一种供应商有限条件下的一种招标采购。比价采购的优点为：节省采购的时间和费用；公开性和透明度较高，能够防止采购“黑洞”；采购过程有规范的制度。(3)招标采购 所谓招标采购，是指通过公开招标的方式进行物资和服务采购的一种行为。它是政府及企业采购中的基本方式之一。在招标采购中，其最大的特征是“公开性”，凡是符合资质规定的供应商都有权参加投标。(三)采购模式1.集中采购模式第一节 采购和物流1)所购物料比较容易达到标准化
8、。2)减少了管理上的重复设置。3)由于合并了多个部门的需求，采购部门寻找供应商时，其手上的订单数量就足以引起供应商的兴趣。4)在物资短缺的时候，不同部门之间不会为了得到物资而相互竞争从而引起价格的上涨。5)对于供应商而言，这也可以推动其有限管理。6)有利于对采购活动进行更有效的控制。7)有利于采购决策中专业化分工和专业技能的发展，同时也是对时间的一种更好的利用。2.分散化采购模式3.混合采购模式第一节 采购和物流二、物流及相关概念与采购相关的概念主要有物流、供应、供应链、战略采购、前期采购和后期采购、采购环境、采购管理等。1.物流2.供应3.供应链4.战略采购5.前期采购和后期采购6.采购环境
9、7.采购管理三、采购在物流系统中的地位在现代企业的经营管理中，采购已变得越来越重要。第一节 采购和物流1.采购在成本控制中的地位2.采购在供应中的地位3.采购在企业经营中的地位4.采购在项目中的地位第一节 采购和物流(1)采购工作是项目执行的关键环节 采购工作是项目执行的关键环节，而且是构成项目执行的重要内容。采购工作能否经济有效地进行不仅会影响项目成本，而且还会影响到项目预期效益的充分发挥。一般来说，银行贷款是按照项目实施中实际发生的费用予以支付的，这样如果采购延误就会直接影响银行对贷款支付的进程。采购的进度基本上决定了支付的快慢。从以住的项目管理经验中可知，在项目招标过程中支付贷款的滞后，
10、大多数是由采购不及时造成的。因此，采购问题一直是银行贷款项目检查中重点讨论的中心问题。一句话，采购问题越来越受到人们的重视。第一节 采购和物流(2)采购工作是控制成本的重要内容 项目采购工作中涉及巨额费用的管理和使用，投标和招标中充满商业竞争，需要有一套严密而规范的程序和制度来防止贪污、受贿和欺诈行为以及严重的浪费现象，为项目的执行创造有利条件。因此，采购工作必须严格按照世界银行“采购指南”的规定办事，既要讲求经济和效率，又要增加透明度。同时，采购兼具经济性和有效性，既要使采购的货物或工程的费用低、质量高，又要在合理的时间内尽早完成，避免或减少延误。第二节 采 购 组 织一、采购组织形式因为企
11、业的目标确立后，必须拟定策略来达成，而策略的执行必须有适当的人员编制与组织结构。1.分权式采购组织2.集权式采购组织二、采购组织机构1.采购部门隶属于生产部副总经理图1-1 采购部门隶属于生产部副总经理第二节 采 购 组 织2.采购部门隶属于行政部副总经理图1-2 采购部门隶属于行政部副总经理3.采购部门直接隶属于总经理第二节 采 购 组 织图1-3 采购部门直接隶属于总经理4.采购部门隶属于资材部第二节 采 购 组 织图1-4 采购部门隶属于资材部三、采购部门的组建任何企业和机构，除非规模很小，否则，都非常注重采购部门的建立。1.按采购地区分类第二节 采 购 组 织2.按采购价值或重要性分类
12、3.按采购过程分类四、采购的职责(一)以整体企业而言1.请购单位1)非存量管制物料的申请。2)拟定请购物料的规格及其他需求条件，包括数量、用途及交货日期。3)采购物料规格的确认与验收。4)重大请购物料预算的编订或估价。2.物料管理单位1)根据生产计划拟订物料需求计划。第二节 采 购 组 织2)制定企业主要物料存量管制水平。3)物料交货进度的管制。3.仓储单位1)请购单的处理(收件、登记、转送等)。2)物料的验收、存储与发放。3)废料的处理。4)存量管制物料的申请。4.采购单位1)审查请购单的内容，包括是否有采购的必要以及请购单的规格与数量是否恰当。2)与技术、品质管制等部门人员共同参与对合格供
13、应厂商的甄选。第二节 采 购 组 织3)资金的稽催与协调。4)物料的退货与索赔。5)物料来源的开发与价格调查。6)采购计划与预算的编订。7)国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理。8)供应商的管理。9)采购制度、流程、表单等的设计与改善。5.财务单位1)物料采购预算的审核。2)各处物料与劳务付款方式的规定。3)物料付款凭证的审查与支付。第二节 采 购 组 织4)供应商违约赔偿、扣款等的执行。(二)以采购部门内部而言1.作业层面(1)品质 品质方面的职责如下：1)能够明确说明规格。2)提供客观的验收标准给供应商。3)参与品质问题的解决。4)协助供应商建立品质管理制度。5
14、)尊重供应商的专业技术。(2)交货 交货方面的职责如下：1)给供应商正确而且能够达到的交货期。2)提供长期的需求计划给供应商。第二节 采 购 组 织3)使供应商同意包装及运输方式。4)协助供应商处理交货问题。(3)价格 价格方面的职责如下：1)给供应商公平的价格。2)让供应商分享共同推行价值分析的成果。3)尽快付款。(4)其他 其他职责如下：1)对供应商的问题及抱怨尽快回应。2)提供技术及测试仪器，使供应商提供更好的产品。3)使供应商尽早参与产品的设计。2.管理阶层(1)采购经理 采购经理的职责如下：第二节 采 购 组 织1)拟订采购部门的工作方针与目标。2)负责主要原料与物料的采购。3)编制
15、年度采购计划与预算。4)签订审核订购单与合约。5)采购制度的建立与改善。6)撰写部门周报与月报。7)组织采购人员的教育训练。8)建立与供应商良好的伙伴关系。9)主持或参与采购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作。(2)采购科长 采购科长的职责如下：1)分派采购人员及助理的日常工作。2)负责次要原料或物料的采购。第二节 采 购 组 织3)协助采购人员与供应商谈判价格、付款方法、交货日期等。4)采购进度的跟踪。5)保险、公证、索赔的督导。6)审核一般物料的采购。7)市场调查。8)对供应商的考核。(3)采购员 采购员的职责如下：1)经办一般性物料的采购。2)查访厂商。3)与供应商谈判价格、付款方式
16、、交货日期等。4)要求供应商执行价值工程的工作。5)确认交货日期。第二节 采 购 组 织6)一般索赔案件的处理。7)处理退货。8)收集价格情报及替代品资料。(4)助理 助理的职责如下：1)请购单、验收单的登记。2)交货记录及稽催。3)访客的安排与接待。4)采购费用的申请与报支。5)进出口文件及手续的申请。6)计算机作业与档案的管理。7)承办保险、公证事宜。(三)以工作时间分配而言第三节 采购监管与控制一、采购监控的内容采购监管与控制是采购管理工作的一项重要内容，其主要目的是为了保证实现采购工作的目标和完成采购计划。1.采购人员的控制2.采购流程的控制1)采购计划的制订。2)采购文件的准备。3)
17、采购文件的基本内容和要求。4)采购文件的审批。5)向合格的供应商提交采购文件。6)采购合同的审批。7)采购合同的签订。第三节 采购监管与控制8)向供应商提供的采购文件。9)向供应商反馈采购物资的质量状况。10)在供应商处验证采购产品。11)对供应商提供的产品进行验证。12)采购文件的保管。3.采购资金的控制4.采购信息的收集和使用5.采购绩效的考核二、采购监控方法要使采购监管与控制能够顺利地进行，并行之有效，采购监管与控制的方法是至关重要的，具体包括以下方法：第三节 采购监管与控制1.建立、健全完善的采购规章制度(1)采购控制程序 采购控制程序的目的是使采购工作有所依循，完成适质、适量的采购职
18、能。其内容包括各部门、有关人员的职责；采购程序要点；采购流程图以及采购的相关文件、相关表格等。(2)采购规范 采购规范是指将所采购的物料规格详细地记录下来，成为采购人员要求供应商遵守的规范。其内容包括商标或商号名称、蓝图或规格表、化学分析或物理特性、材料明细表及制造方法、用途及使用说明、标准规格及样品等。(3)采购管理办法 采购管理办法是对企业采购流程每一个步骤的详细说明。第三节 采购监管与控制(4)采购作业规定 采购作业规定是指采购作业的信息搜集、询价采购、比价采购或者是议价采购、供应商的评估和所取样品、选择供应商、签订采购合同、请购、订购、与供应商的协调沟通以及催交、进货验收、整理付款等的
19、相关规定。(5)采购作业指导 其目的是对采购作业进行指导，使采购作业有序进行。(6)外协加工管理办法 外协加工管理办法包括外协加工的目的、范围、类别、厂商调查、选定方法及基准、试用、询价、签订合同、申请、外协、质量控制、不良抱怨、付款、模具管理、外协厂商辅导以及考核的规定。第三节 采购监管与控制(7)物料与采购管理系统 物料与采购管理系统包括材料分类编号、存量控制、请购作业、采购作业、验收作业、仓储作业、领料发料作业、成品仓储管理、滞料废料处理等有关规定。(8)进料验收管理办法 其目的是使物料的验收以及入库作业有所依据。(9)采购争端解决的规定 采购争端解决的规定包括解决采购争端规定的要求、解
20、决采购争端的常见方法等。2.实施采购标准化作业3.建立采购评价制度4.及时对采购人员进行奖惩三、采购业务监控1.业务支持第三节 采购监管与控制(1)建立流程 采购管理部门首先要根据采购业务需求建立采购流程。(2)建立组织 在建立流程的基础上建立采购组织，包括团队组成、人员配比、职责划分等。(3)配套建设 有了采购流程组织，还需要运作环境。软件环境包括信息系统、各种规章制度；硬件环境包括办公设备、物流设施等。(4)日常业务支持 在采购组织的日常业务运作过程中，管理部门应提供采购行业信息服务、技术指导培训、内外关系协调工作等。(5)绩效测评 定期对采购业务进行绩效测评，让采购人员知道自己的工作绩效
21、，对先进者进行表扬，对落后者提出改进意见，同时对采购流程及组织与采购业务的匹配程度进行修正。第三节 采购监管与控制(6)业务正常运作 通过管理支持使得采购业务能够正常运作，产生一个正确的业务报告文档。2.业务审核(1)接收业务报告文档 审核人员收到采购员上报的报告文档，对于重要的文档要做好签收手续，如付款申请书等。(2)正确性审核 审核人员首先审核报告文档内容的正确性，如订单合同是否与采购环境相吻合等，认证合同的合理性、付款申请书的正确性等。(3)格式审核 审核报告文档格式，采购业务输出文档应采用统一的文档结构形式，避免五花八门，给管理带来难度。(4)审核意见输出 如审核通过，则可直接提交，批
22、准进行操作；如果审核未通过，则提出问题所在，使采购业务员进行优化调整。第三节 采购监管与控制3.优化调整(1)采购业务人员分析商讨改进意见 对审核人员提出的意见加以分析研究，包括重新核算正确性、让相关人员一起商讨等。(2)确定优化调整措施 措施有大有小，有些仅要修改一个别字，如供应商名字错误等；有些需要花费时间，如重新确定供应商的供应价格，这需要与供应商进行谈判解决。(3)措施实施 按照确定的优化调整措施对业务单元报告进行更改。业务单元及其调整因素决定了过程的繁杂程度，在此不再详述。(4)形成业务新报告文档 采购人员重新整理打印一份业务文档报告。新报告文档要再次提交审核人员进行二次审核。审核人
23、员对业务报告进行二次审查，确认无误后，则提交业务批准主管审批。4.批准实施第三节 采购监管与控制(1)接收业务报告文档 接收审核人员提交的业务报告文档。根据业务的性质，有时会直接提交批准主管。(2)批准一 业务批准主管对业务报告进行审批，对于流水性作业报告，往往只需一次性批准，即可付诸实施，如订单合同的批准、采购计划的审核批准等。(3)批准二 有些流水业务需要不同部门人员进行批准，如采购付款申请书，除了采购业务主管之外，还需要财务部门审批主管批准。对于重要的一次性、固化型业务报告，如流程建设等，一般需要一次或两次以上的批准过程，如认证合格的审核批准、流程制度的实施批准等业务单元。第三节 采购监
24、管与控制(4)进行业务操作 采购付款申请书在完成全部程序后，即可进行向供应商付款的操作，通过银行向供应商付款，流程制度在审批通过后可由相关人员执行实施。四、采购组织行为监控一个采购组织行为规范需要从采购流程、组织、制度三个方面考虑。1.采购流程方面(1)计划环节 计划制订要按照流程进行准确、合理的操作，尽量减少急单。供应商比例分配要公正、公平。(2)认证环节 物料或项目的认证操作必须依据认证流程进行，全面正确地对供应商的物料供应绩效指标进行评价，禁止以偏概全。第三节 采购监管与控制(3)订单环节 订单的操作必须按照订单流程进行。订单人员按照采购系统中的物料采购信息制订采购订单合同，由管理办对其
25、价格、数量、付款条件、交货、售后服务等项目进行审核。(4)管理环节 认证管理办应对物产认证合同进行审核，订单管理办应对订单合同的条款进行审核。2.采购组织方面3.采购规章制度五、采购人员监控在从事采购业务及管理活动中，应严格自律，以公司利益为重，保证公司采购的最大利益。1.采购队伍素质要求(1)品德方面 品德方面的要求如下：第三节 采购监管与控制1)志士不饮贪泉之水 采购人员所处理的“订购单”就是金钱，而采购人员本身就是财富的代表。2)虚心、诚心、耐心 在采购人员和供应商打交道的过程中，采购人员往往占据主动地位，拥有局面的控制权。(2)知识与能力方面 知识和能力既是相辅相成又是相互独立的。知识
26、是能力的强大后盾，能力是知识的反映。但是作为采购人员，只有专业知识是远远不够的，参加实践的能力才是为企业带来财富的根源。不同级别、不同岗位的采购人员对知识和能力的要求是不同的。2.公司采购信息保密要求3.采购人员行为要求第三节 采购监管与控制(1)招待 采购人员可以参加供应的礼节性招待，但档次、次数要适当，而且要有一次的采购过程发生。(2)礼物 采购角色可以接受具有广告性质的礼品，如印有供应商广告的一件衬衫、一支笔、一本日历等，而且是供应商广泛赠送的，采购角色不允许接受供应商专制的特殊礼物，包括任何试图或可能产生不正当关系的金钱赠予、特殊优惠、拥有股份等。(3)活动 采购人员和供应商一起组织活
27、动，是增进公司与供应商沟通的较好途径，但费用必须双方均摊；禁止参加任何不健康的活动。(4)拒绝 拒绝任何可能损害采购利益的行为活动；对隐藏的行为不轨的供应商要警惕，下列行为一经发现要及时处理：1)试图利用以往的关系走捷径。第三节 采购监管与控制2)绕过公司流程。3)利用公司的管理漏洞。六、采购队伍的组建采购人员招聘原则同整个企业员工招聘原则相同。1.员工招聘原则(1)高素质和多样性的原则。(2)效率优先的原则。(3)公平竞争、择优录用的原则。(4)内部优先的原则。2.招聘方法与渠道第三节 采购监管与控制(1)内部征召 内部征召是指吸引现在正在企业任职的员工，填补企业的空缺职位。它也是企业重要的
28、征召方法，特别是对于企业管理职位来说，它是重要的应聘者来源，如美国的抽样调查资料显示，90%的管理职位是用内部征召的方法填补的。1)内部提升。2)职位转换。(2)外部征召 外部征召的方法多种多样，当企业需要员工时，外部征召是必然的选择。1)刊登广告。2)员工推荐。3)顾客推荐。4)大学校园招聘。第三节 采购监管与控制5)在线招聘。6)就业机构。7)专职猎头机构。3.甄选(1)对工作申请者的背景调查。(2)心理测验 心理测验包括智力测验、个性测验、能力倾向测验。(3)情景模拟 情景模拟是指根据被测试者可能担任的职务，编制一些与该职务实际相似的测试题目，让被试者处理可能出现的问题，以此来测评应聘者
29、的心理素质、潜在能力的一种方法。(4)笔试 笔试是通过纸笔的形式了解被试者的知识广度和知识深度的一种方法，在我国企业员工招聘中，笔试历来被广泛利用。第三节 采购监管与控制(5)面试 甄选进入到最后一轮都会有一次面谈，有时甚至随着主考官的不断变化安排几次面谈，面谈是通过交流和观察等来了解应聘者的个性和特点、态度、随机应变能力、形象、气质等方面的特性，从而挑到合适的人选。(【案例】一、制订采购计划1.制造、采购分析2.合同类型的选择3.采购计划编制二、采购过程管理1.询价2.供方选择3.合同管理1)授权承包商在适当的时间进行工作。2)监控承包商成本、进度计划和技术绩效。3)检查和核实分包商产品的质
30、量。(【案例】4)变更控制，以保证变更能得到适当的批准，并保证所有应该知情的人员获知变更。5)根据合同条款，建立卖方执行进度和费用支付的联系。6)采购审计。7)正式验收和合同归档。三、采购成本分析本文开始的案例揭示了将采购成本降到最低对公司利润的增长的重要性，但更重要的是，应该考虑项目生命周期内的最低整体采购成本。1.招标成本2.建设成本3.所有权损耗成本(【案例】四、采购安全和保密采购过程中的“黄金规则”是要绝对保密，不让任何不应外传的信息从机构中泄密，不要和不应该知道此事的陌生人交谈，当对方是机构中的成员时可能会很难，但知道的人越少越不会有漏洞。(【本章小结】(【复习思考题】1.什么是采购？有哪些种类？主要包括哪些内容？2.物流在采购中的地位是什么？3.简要回答采购组织的主要形式及采购职责。4.简要回答采购监管工作的内容。5.简要回答采购控制的内容和方法。6.对采购人员素质要求主要体现在哪几个方面？
