职务执掌制定课件

《职务执掌制定课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《职务执掌制定课件（41页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、課程大綱n如何確定組織架構與工作分析n運用檢核工具確保績效n團隊士氣提升XX公司組織架構-圖例董事長管理部製造部行銷部技術部技術課業務課會計課總務課品管課生產課廠 長工作分析過程 資料的來源資料的來源工作分析員工監督者收集資料的方法收集資料的方法面談問卷調查觀察錄影（錄音）職業名稱字典（DOT）工作資料工作資料任務績效標準責任必要的知識必要的技能 需要的經驗工作內容職責使用的設備工作說明書工作說明書任務職責責任工作規範工作規範技能的要求身體的需求知識的要求能力的需求人力資源功能人力資源功能招募甄選訓練與發展績效評估薪酬管理職務分析之意義n職務分析n是蒐集、檢視及解析某職位的主要工作活動，及從事

2、這些活動所須具備特質的過程。職務分析職務分析的程序職務分析程序大體上分為下列步驟：1擬定工作分析計畫擬定工作分析計畫（分析目的，分析結果用途）（分析目的，分析結果用途）2慎選工作分析人員慎選工作分析人員3蒐集組織背景資料蒐集組織背景資料4蒐集工作分析資料蒐集工作分析資料5分析各項工作分析各項工作6撰寫工作說明書與工作規範撰寫工作說明書與工作規範職務分析的程序 n工作說明書(job description)與工作規範(job specification)是工作分析的最終成果。n工作說明書旨在描述工作性質、任務、責任、工作內容等的說明。n工作規範，是由工作說明書中指出完成該項工作的工作者應具備的資

3、格與條件（知識、技術與能力；KSA）職務分析相關資料的蒐集方法 n當確立工作分析的目的，也決定了要分析的標的職位時，接著就是實際蒐集組織背景、工作職責與活動等資料。職務分析相關資料的蒐集方法 n定性工作分析法n觀察法(observation method)，n係指對工作分析徹底了解，而在工作現場實際觀察工作者的工作情形，並將工作活動的資料有系統地記錄下來。職務分析相關資料的蒐集方法 n面談法(interview method)n係指由執行工作分析的專業人員與實際從事該工作的員工、其直屬上司、相關部門、專家等直接面對面談論相關的工作內容、職責、任務及所使用的工作知識與技術等。職務分析相關資料的蒐

4、集方法 n問卷法(questionnaires)n首先需設計並分發問卷給選定的員工，要求在一定的期間內填寫，以獲取有關的資訊。n工作日誌法(diary logs)n係指工作者對每天工作活動所作的記錄，工作日誌上所記錄的無非是做什麼工作、工作內容與工作所花的時間。n實作法職務分析相關資料的蒐集方法 n計量工作分析法n職位分析問卷法(position analysis questionare, PAQ)n係由普渡大學的研究人員所發展出來的，是一種非常結構性的問卷，它是分析任何與員工活動有關的工作專門問卷。12績效評估的目的績效評估的目的員工發展員工發展DevelopmentDevelopment激

5、勵員工激勵員工MotivationMotivationHRMHRM研究研究HRMHRMResearchResearch溝通溝通CommunicationsCommunications遵守法令遵守法令LegalLegalComplianceCompliance任用規劃任用規劃 Employment Employment PlanningPlanning績效考核的問題是：績效考核的問題是：n易受主管的主觀印象影響，致使考核常不夠客觀，以致影響被考核者的權益。n考核以個人表現為主，但影響個人表現的因素常操控在別人手中（尤其是主管手中），這是組織整體的因素，因此要部屬負責完成績效，顯然失之偏頗。n績效

6、考核項目與員工表現無關。n績效考核常用於獎金薪資報酬的調整考慮，引起員工的不安。績效評估的主要考慮點目的何在目的何在? ?評估工具的選擇評估工具的選擇? ?主管的評估能力主管的評估能力? ?有無重大考慮因素有無重大考慮因素? ?薪資負擔、工會壓力、員工流動率、時間限制薪資負擔、工會壓力、員工流動率、時間限制.考核者的態度考核者的態度? ?考核結果是否公佈考核結果是否公佈? ?考評要素的選定考評要素的選定? ? 銀行銀行: :業務量、敏捷性、業務態度業務量、敏捷性、業務態度 製造業製造業: : 作業知識、速度、安全作業知識、速度、安全 百貨公司百貨公司: : 容姿、商品知識、顧客應侍力容姿、商品

7、知識、顧客應侍力各種績效評估方法的優缺點方法優點缺點書面評語使用簡單忽略了員工的實際績效重要事件資料充足；根據行為來衡量費時；缺乏量化評等尺度定量資料；較其他方法省時未能提供工作行為的深度衡量行為依據衡量尺度針對特定與可衡量的工作費時；尺度之發展困難多人比較將員工與他人比較員工人數多時不易使用；法律上的疑慮目標管理（）著重在最終目標；成果導向費時度回饋完整周全費時高績效工法的施行範例高績效工法的施行範例自主工作團隊員工建議的實施工作輪調以績效論酬高階的技能訓練指導與訓練問題處理團隊大量的資訊分享全面品管的手續與過程員工態度調查的實施鼓勵創新與創意的行為跨部門的整合廣泛的員工參與和訓練完善的人才

8、招募與甄選過程高績效工法 大幅改善企業的人力資源管理措施，可能增加企業30%的市場價值。n人員層次之績效評估：績效指標可以下三項為代表l成本、品質、時間。績效評估指標定義範例成本薪酬薪資與獎金薪資、獎金訓練擴展員工技能領域 訓練課程、研討會激勵鼓勵員工持續改善 分紅計劃與獎酬品質可靠度績效的一致性符合預定進度或承諾錯誤率可信度值的信賴的程度服務人員的特質適任性擁有必要技能知識的程度資格證書、技能等級n人員層次之績效評估：績效指標可以下三項為代表l成本、品質、時間。績效評估指標定義範例時間反應度提供快速服務的意願與準備程度回覆詢問的時間調適度員工改變的能力 (彈性)擁有技能的數量個人應變的準備提

9、案數量成本、品質、時間三因素相互關連如員工改變的能力-採訓練增加發展成本 -採招募增加薪酬成本n組織層次之績效評估：績效指標可以下三項為代表l成本、品質、時間。績效評估指標定義範例成本財務性成本資料財務報表稅務機關營運性成本資料每日營運之成本策略性成本資料做成長期決策之財務分析資料產品成本分析資料n組織層次之績效評估：績效指標可以下三項為代表l成本、品質、時間。績效評估指標定義範例品質關懷度對個人之關注客戶、員工滿意生產力組織之效率每一員工之銷貨收入可靠度一致之績效表現產品退回、客戶抱怨可信度利益關係人的認知形象、公共關係適任性擁有必要技能知識的程度第三者認證、客戶推薦n組織層次之績效評估：績

10、效指標可以下三項為代表l成本、品質、時間。績效評估指標定義範例時間進度產出的速度完成訂單週期時間新產品開發時間彈性回應不同需求的能力反應度 提供快速服務的意願與能力回覆客戶需求的時間調適度 面對變革之積極態度面對變革之心理準備執行提案的個數n績效評估的標準：lSMART原則u Reachable可達成的：員工付出就有成果。u Result：結果導向。uTiming ：包含時間期限。lSMART的例子降低缺席率：每年每人缺席率不超過三天。達成業績目標：第一季銷售目標達成率為100% 。提高服務品質：未來六個月內，顧客抱怨數每週 少 5於件。人員招募計畫：上半年達成每月招募目標人數， 招募費用需在

11、預算內。 績效評估方法q量表法:評定量表圖示量表效率指數簡單等級q績效敘述自由申告績效檢核表實地檢查法重大事件法q諮詢性評鑑績效標準法目標管理法績效評估方法書面評論法圖尺表重大事件法檢查表法評等尺度法行為基準量表排序法：n交替排序法n配對比較法n強迫分配法執行成果執行成果 (24(24分分) )工作態度工作態度 (40(40分分) ) 1. 1.勤勉勤勉 (8 (8分分) ) 2. 2.負責負責 (8 (8分分) ) 3. 3.合作合作 (8 (8分分) ) 4. 4.服從服從 (8 (8分分) ) 5. 5.適應適應 (8 (8分分) )工作能力工作能力 (30(30分分) ) 1. 1.工

12、作改善工作改善 (8 (8分分) ) 2. 2.業務執行業務執行 (8 (8分分) ) 3. 3.知識技能知識技能 (8 (8分分) ) 4. 4.溝通表達溝通表達 (8 (8分分) )圖尺表圖尺表重大事件法q優良事蹟與負面行為保持書面記錄 特點:作為評估的依據 優點: 真實證據、客觀、指出改進方向q列最優、最差時須有具體事實檢查表法檢查表法員工姓名職 稱所屬單位評估時間考 評 項 目是否1.是否皆能聽從上司的指導2.是否能對顧客提供良好的服務3.是否能額外向顧客推介其他產品4.當沒有客人時，員工是否會休息或偷懶5.是否會在顧客面前表現得不耐煩與暴燥6.是否會主動幫助同事總 評考 評 者評估時

13、間YES NO 1.是否常在公眾場合發脾氣 2.是否對部屬有偏心的情事 3.是否自願擔任額外的任務 4. 5. ChecklistChecklist評等尺度法評等尺度法員工姓名職 稱所屬單位評估時間考 評 項 目表 表 表 需 表現 現 現 要 現優 良 尚 改 不異 好 可 進 佳1.品質：正確、完整而可接受的工作品質2.生產力：在指定的時間內的生產量與效率3.可靠度：員工能完成所指定工作的程度4.獨立性：在沒有人監督下完成工作的能力5.工作知識：工作中所表現的專業知識與技巧 總 評考 評 者評估時間加註行為的評等尺度法加註行為的評等尺度法績效極優收銀員知道商品價格，故應能指出未標價或標價錯

14、誤的商品項目績效優異收銀員知道那些商品的價格經常變動績效尚可收銀員知道各種罐頭的大小編號，如No.303,No.2&1/2等此收銀員在商品應否課稅感到疑問時，會請教其他收銀員績效平平此收銀員對於標價與貨品不相稱時，會在加總金額前，向其他收銀員求證在快速結帳櫃檯時，收銀員能迅速的為顧客結完所購的五項商品績效稍差收銀員在不知道商品價格時，會直接問顧客績效差與顧客或其他收銀員在上班時間長談聊天績效甚差休息時間一到，此收銀員立即關閉出口，不顧成排等待的顧客 量表值 行為基準(Anchors) 7 Excellent 發展完整計畫，得到上級核准，製成所需文件 6 Very good 按照時程做規畫、溝通

15、，每週檢討 5 Good 工作細節安排妥當，很少超出時間 4 Average 計畫不錯，但欠缺追蹤落實，常聽聞顧客抱怨 3 Below average規劃工作不清楚，以致準備通常不足 2 Very poor 沒有任何計畫，對工作分配很馬虎 1 Unacceptable沒工作計畫，工作常不能完成，也不求改善行行為為基基準準量量表表配對比較法工作品質創造力ABCDEABCDEArtArtBobBobCatCatDianDianEndyEndy評估者：評估者： 在此特質上表現最佳者 1.11. 2.12. 3.13. 4.14. 5.15. 6.16. 7.17. 8.18. 9.19. 10.20

16、. 在此特質上表現最差者 交替排序法 工作品質工作品質 相較於相較於: : 張三張三 李四李四 王五王五 馬六馬六 張三張三 - - - - - 李四李四 + - + - + 王五王五 + + + + + 馬六馬六 + - -+ - -配對比較法配對比較法在每一個評估項目，將部在每一個評估項目，將部屬進行相互比對評估屬進行相互比對評估優等5%甲等20%乙上50%乙等20%丙等5%強迫分配法強迫分配法Summary績效評估目的績效評估目的晉晉陞陞發發展展加加 薪薪 、 獎獎 金金績績效效效效標標特特質質取取向向行行為為取取向向( (工工 作作 活活 動動 ) )結結果果取取向向評評估估方方法法敘

17、述、評語敘述、評語圖表評等圖表評等排序排序行為定向行為定向重要事件重要事件敘述、評語敘述、評語目標管理目標管理工作標準工作標準排序、強迫分配排序、強迫分配 主要關係 次要關係設定清楚的工作目標發展行動方案容許員工自主空間衡量目標達成度必要時採取糾正行動訂定新目標目標績效管理n績效評估標準引導員工的行為n可依據工作說明書，但對相同職位可能有不同的績效要求n績效標準：n評估績效的指標n所要求的績效水準n目標管理：員工參與目標的設定決定績效標準活化團隊工作士氣活化團隊工作士氣共同打造希望的明天共同打造希望的明天團隊學習：團隊學習：激發群體智慧激發群體智慧n在現代組織中，學習的基本單位是團隊而非個人。

18、團隊的學習方能促進組織的學習。當團隊真正在學習時，不僅團隊整體顯現出色的成果，個體成長的速度亦遠較其他的學習方式為快。 未能協力合作的團隊未能協力合作的團隊協力合作的團隊協力合作的團隊不斷激發個人能量而不斷激發個人能量而協力合作不良的團隊協力合作不良的團隊團隊的協力合作團隊的協力合作(alignment)員工激勵原則1.訂定明確工作績效2.薪酬制度及獎金3.職務調動4.非金錢獎勵5.雙向溝通要讓工作績效更成功的11大真理1.沒有人志在失敗2.員工的兩大動機怕被處罰、希望獲得獎賞3.星星之火，可以燎原，及早撲滅方為上策4.種瓜得瓜，種豆得豆5.每個人都各有所長訣竅在於人盡其才6.你永遠無取悅一個

19、不知道自己要什麼老闆要讓工作績效更成功的11大真理7.有時候，以不變應萬變才是最佳策略8.不只看缺陷，更要看優點9.和員工並肩作戰比起由上而下發號施令，更容易達成好的績效表現10.因材施教11.不能只是坐而言，還要起而行激勵員工士氣的十大原則 n所有人都是可以被激勵的 n人為自己不為別人工作 n人因為痛而改變 n有效溝通的關鍵在認同 n要員工為企業打拼，從關心員工開始 n自尊是強而有力的激勵 n你不能改變人，只能改變人的行為 n主管與員工的認知要協調 n員工會依照你所期待與強化的行為做事 n我們依據自己的動機來評斷自己，卻依據他人的行為評斷他人 團隊成員建立互信的方法n展現你是為他人的利益而工作，而不是為了自己的利益。n以團隊為己任(team player)，以言語和行動支持工作團隊，抵禦外侮，建立對團隊的忠誠度。n開放。讓員工獲得充份資訊，向他們解釋你的決策，坦然面對問題，獎酬公平。n說出你的感覺。讓成員知道你是真實的，是“人”。n對基本價值觀表現一致性。思索一下你的價值觀和信仰，讓所有決策都以之為準，讓成員能有所期待。n建立信賴。讓成員相信你會為其保守秘密。n展現才能。展現技術和專業能力，發揮商業才能，以獲得成員的欽佩和尊重。