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1、档案管理档案管理标标准准综合管理部综合管理部20152015年年7 7月月档案管理标准档案管理标准n1 范围 本标准规定了公司综合档案的形成、积累、收集、整理、立卷、归档；档案的统计、鉴定和销毁；档案的利用和借阅；各类档案的归档范围、保管期限和密级等档案管理的全过程。 本标准适用于公司各部门和全体员工，同时适用外单位借阅公司档案人员。档案管理标准档案管理标准n管理职能 n公司综合档案的归档原则n公司综合档案的归档范围及保管期限n公司档案的归档要求n归档时间 一、一、管理职能管理职能 n1 、公司档案工作必须实行集中统一管理，并按规定提供利用。对应当立卷归档的材料，必须按照公司档案管理的规定，定
2、期向档案工作人员移交，集中管理，任何部门和个人不得以任何借口将工作活动中形成的应归档的材料占为己有。n2 、档案管理工作在公司领导和部门主管的领导下开展，档案管理业务上接受华电集团公司档案主管部门的指导、监督和检查，同时还接受自治区档案局的执法监督检查。n3 、各部门领导同时也是本部门档案分管领导，执行国家和上级档案管理的法律、法规，落实本公司档案管理标准和规定，领导本部门兼职档案员搞好本部门形成的文件材料的收集、积累、整理、归档工作，按期完成公司下达的档案归档任务，完成年度档案工作计划中涉及本专业、本部门的任务。n4 、各部门必须设置兼职档案员，兼职档案员负责本部门在各项管理工作中形成的文件
3、材料的积累、整理、归档的具体工作。二、二、综合档案的归档原则综合档案的归档原则n1、公司在基本建设、改建、扩建、生产、科研、技改、经营、行政管理、党群工作、外事活动、生活后勤等活动中形成的具有查考、保存、利用价值的文件材料，包括文件、合同、图纸、说明书、报表、凭证、胶片、照片、录音、录象磁带、电子文件和获奖证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等记录和反映本单位生产经营活动的重要史料和证据，按照文件归档程序，在文件办理完毕后，必须由业务负责部门收集、系统整理、立卷后，按档案归档时间及要求定期向档案室归档并移交档案室进行集中统一管理，不得由承办单位或个人分散保存，任何个人不得据为己有。其中人事档案保存在财
4、务资产部管理。二、二、综合档案的归档原则综合档案的归档原则n2、 外购设备（固定资产）的开箱资料归档，在开箱前必须通知本部门兼职档案人员，在设备管理部人员、设备使用部门技术人员、档案人员全部到场后方能开箱，否则发生文件材料丢失、损坏或留在个人手中，均由设备管理人员负责。并视情节轻重追究有关部门领导和当事人的责任。二、二、综合档案的归档原则综合档案的归档原则n3、凡涉及生产技术工作的科研成果签定、技改及合理化建议项目评奖、基建工程竣工验收等必须有档案人员参加，并根据科技档案管理要求审核档案材料是否齐全完整。如发现科技文件材料不完整、不准确、不系统、不符合档案管理要求，档案人员通知有关部门限期改正
5、，如不执行的，按有关经济责任制考核。二、二、综合档案的归档原则综合档案的归档原则n4、 文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、管理、经营、科研、基建等项活动的工作计划，列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。三、三、综合档案的归档范围综合档案的归档范围及保管期限及保管期限 归档范围n1、特种档案归档范围n2、电子档案的归档范围n3、文书档案0 - 5大类归档范围表n4、6-9大类归档范围表 归档范围归档范围n1、特种档案归档范围 上级领导视察本公司工作或从事其它有关部门活动所形成的声像材料：照片、录像带、录音磁带等。 本公司职工因公外出参加会议，收集获得各种特种材料：磁盘、光盘
6、或载体的文体材料。 反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料、电子文件。 本公司召开的重要会议（如党代会、职代会、团代会、先进表彰会等）和重大公务活动、重大纪念庆祝活动中形成的声像、电子文件材料。 本公司组织和参加的外事活动中形成的声像、电子文件材料。 本公司荣获上级机关授予的先进集体或个人的奖状、奖杯、奖旗、证书等荣誉称号的声像材料、实物。 归档范围归档范围n1、特种档案归档范围 本公司在生产过程、经营管理等重大事件中形成的声像、电子文件材料。 反映重大基建工程原貌、工程建设过程、竣工落成典礼等活动中形成的声像材料。 反映本公司水电站站容站貌、公司形象、历史变迁的声像资料、电子文件。 本公
7、司在各种宣传、教育培训工作、工会、团委工作等活动中形成的声像资料。 与以纸质为载体的档案有密切联系的特种载体材料，如：科技档案中的计算机控制系统软件（磁盘、光盘），各生产部门现场使用的控制软件（备份）、各类统计报表、运行日志、值长日志、设定值的软盘、底片和照片等。 模范人物在生产、技术或重要活动中形成的声像材料。 本公司发生重大事故、设备事故、人身事故、质量事故、火灾事故及重大事件的现场照片、底片、录像带等材料。 重要的生产过程及操作、检修、安装、调试、试验形成的声像材料。 归档范围归档范围n2、电子档案的归档范围 电子文件归档范围按照国家和本单位关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相
8、应的背景信息和元数据。文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门党党 群群 工工 作作 类类党党委委工工作作党委年度工作计划、总结；党委（党政联席）会议记录；党委月度工作计划要点及政工例会纪录;党委民主生活会纪录、会议情况报告及有关材料；党员大会或党员代表大会的通知、名单、日程、报告、讲话、决议、批复、纪要等材料；上级、本单位党委指示、决定、报告、通知、意见等；党委调查研究材料、专题总结、报告；争先创优和表彰的先进材料；党委制定颁发的条例、规定、重要报告等；信访工
9、作材料；党务工作大事记等。安安全全生生产产部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门党党 群群 工工 作作 类类党党建建工工作作党建年度工作计划、总结、规定、通知；党组织机构设置的有关文件、批复；党员管理（组织生活、组织关系介绍信存根；党籍党龄等）；党费收缴存根、年度报表，党费年度收缴、使用情况的通报；民主评议党员安排、评议材料、总结；党员（入党积极分子）培训计划、总结；党员入党、转正、思想、组织、作风整顿材料；年度党务工作大事记；党组织和党员年度统计报表，党
10、员花名册等。安安全全生生产产部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门党党 群群 工工 作作 类类纪纪检检监监察察年度工作计划、总结；纪检、监察会议纪录；党风廉政教育材料；党员民主评议材料；党籍处分、案件分析、查处和处分材料；纪检信访工作材料；廉洁自律专题民主生活会材料；纪检监察工作指示、通知、报告、会议纪要等；纪检监察年度统计报表、简报等。安安全全生生产产部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名
11、称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门党党 群群 工工 作作 类类政政工工宣宣传传党群工作综合性计划、总结；年度宣传工作计划、总结；党委中心组学习记录；理论学习、时事政策教育和民族团结、关心下一代文件材料；思想政治工作研究会的机构、章程、会员管理、会议通知、活动材料及获奖论文等；精神文明建设、思想政治工作会议有关材料；思想政治工作调研材料；公司内部报刊、重要的剪报、广播、新闻采访稿；年度简报、统计报表等。安安全全生生产产部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本
12、归归 档档 范范 围围归档归档部门部门党党 群群 工工 作作 类类工工会会工工作作工会年度工作计划，总结、通知、会议纪要；职代会，工代会通知、名单、日程、报告、讲话、决议、批复、决定、纪要等；工代会、职代会的会议记录、议程、工会机构设置、干部任免、会员管理等组织工作；民主生活管理；工会财务管理；公司民主管理和班组建设；劳动竞赛和评选劳模、先进材料；工会年度形成的有关文件；通知、决定、文体、宣教、女工工作等材料；年度统计报表等。安安全全生生产产部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范
13、范 围围归档归档部门部门党党 群群 工工 作作 类类团团青青工工作作年度工作计划、总结；团委会议记录、团代会通知、名单、日程、报告、讲话、决议、批复、决定，纪要等文件；团青工作的规定、通知；团员管理（组织生活，组织关系介绍信存根，团籍、团员处分、团费管理）。青工竞赛比武和评选先进材料（优秀团员、团干部等）；文体、宣传活动材料；开展团青号、手、文明示范岗、青年突击队等活动有关材料；年度统计报表、团员名册。安安全全生生产产部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门
14、党党 群群 工工 作作 类类协协会会工工作作政治思想工作研究会、电机工程学会、企协、科协、文协、体协等年度工作总结、计划、机构、章程、会员管理及形成的文件、年会活动、技术咨询的合同、协议、统计报表、花名册、学术活动、论文、刊物等。安安全全生生产产部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门行行政政管管理理类类行行政政管管理理综综合合上级下发及本公司形成的各项规定、行政管理综合计划、总结及形成的文件、会议记录、董事会文件等。综综合合管管理理部部文书档案文书档案0
15、- 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门行行政政管管理理类类行行政政事事务务行政管理工作年度计划、总结；上、下级所下发形成的报批文件材料；厂办公会议、行政办公会、生产（计划）调度会记录、纪要、决定。公司长远规划、领导分工、任期目标管理规划；公司整顿、升级、达标的报告、批复文件；工商行政、法律事务的登记经济合同、协议、营业执照及各项证书；文秘、机要、保密工作管理性文件（文书处理、印信，无线电管理等）；修志工作、公司信息大事记、简报等。综合综合管理管理部部、财务财务资产资产部部文书档案
16、文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门行行政政管管理理类类 保保卫卫工工作作年度工作计划、总结；保卫、综合治理工作会议纪录、通知、规定、办法等；武装保卫、机构设置、干部任免、民警配备；民兵、征兵和人防工作；治安管理（危险物品、枪支弹药、电力设施保护，户口、综合治理计划、总结与措施）；双拥双模活动计划、小结；消防工作；刑事案件处理；年度统计报表、名册、简报等。综合综合管理管理部部、安全安全生产生产部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目
17、名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门行行政政管管理理类类医医疗疗卫卫生生、后后勤勤工工作作医疗卫生工作年度计划、总结、通知、规定；卫生宣传、计划生育、体检等报批文件材料、药品购置、综合性年度统计报表等。后勤福利工作总结、计划；通知、规定、会议纪要；办公用房与职工住房管理、生活管理（食堂、浴室、招待所等）、车辆、道路管理、绿化管理；用水、用电、用汽管理；年度各项目统计报表等。综合综合管理管理部部、财务财务资产资产部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级
18、类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门行行政政管管理理类类外外事事工工作作外事活动的计划、总结、通知、规定、接待工作及所形成的文件材料。综综合合管管理理部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门经经营营管管理理类类经营经营管理管理综合综合经营管理形成的综合性文件材料、合同等。计划基建部计计划划统统计计生产、基建年度计划、执行情况总结及年度调整计划；年度综合计划、部门综合计划；经营例会会议纪要；经济活动分析会议纪要及报告；计划管理规定、通知
19、等；年度技术经济指标完成情况分析；月度生产计划及完成情况总结；厂中长期规划；各类普查绘制统计报表；年度统计报表、资料汇编、固定资产报表、简报；招投标文件；综合计划需外委项目结算书。文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门经经营营管管理理类类物资物资管理管理年度物资采购、分配计划；物资管理的通知、办法、规定；重要物资供应文件（招标、投标、合同、协议、来往函件）；定额管理、价格管理、仓库管理；综合性物资统计报表。计计划划基基建建部部多种多种经营经营多种经营管理年度计
20、划、总结；多经机构的设置、工商行政登记联营、合同、协议及有关函件；财务管理及劳资管理文件；多经工作综合性统计年报等。文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门生生产产技技术术管管理理类类规规划划、基基建建管管理理长远规划；勘察设计管理文件（资格认证、标的和中标的）；基建工程管理的规定、办法；工程项目管理；工程概算定额管理规定及外包管理（含外包队伍资质、招投标文件、合同等）；公司定额（含预算、资金、消耗材料、根据定额）；本项目所形成的管理性系统报批文件材料、统计报表
21、 、简报等。计计划划基基建建部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门生生产产技技术术管管理理类类生生产产管管理理设备技术管理（可靠性、设备评级、设备异动、完善化、备品定额、固定资产管理等）及生产技术管理的通知、规定、办法；检修、调度、运行管理文件（检修三年滚动计划、总结、技术改进措施、运行方式、电压、继电保护）；设备更新改造、技术措施、零星购置工程计划、总结、报告、批复；九项监督、节能管理、燃料管理（含铁路专用线）等文件、统计报表等。运运行行维维护护部部文书
22、档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门生生产产技技术术管管理理类类安安全全环环保保安全技术管理通知、规定、通报、会议纪要；安全技术措施、总结；迎峰度夏和防自然灾害；压力容器管理；环境保护管理工作年度综合计划、总结；安全例会纪要、事故报告、调查分析；环保调查、污染治理材料及粉煤灰综合利用文件；年度统计报表、安全月报、简报等。安全安全生产生产部、部、运行运行维护维护部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名
23、称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门生生产产技技术术管管理理类类科技科技管理管理科学技术革新、合理化建建议、现代化、专利等管理的计划、总结、长远规划、通知、规定、会议纪要；学术论文、出国考察报告、专题材料、统计报表等。计划计划基建基建部、部、运行运行维护维护部部质量质量管理管理全面质量管理规划、计划、措施、总结、通知、办法、规定、培训、考试、检查；工程质量监督办法、规定、通知、考核；质量保证体系文件材料；年度统计报表等。贯标活动形成的资料。文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类
24、 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门生生产产技技术术管管理理类类标准标准计量计量标准、计量管理工作年度计划、总结；通知、规定；生产技术规范，本公司技术标准、管理标准；本厂技术管理工作年度统计报表等。运运行行维维护护部部信息信息工作工作微机网络、招标档案、情报、图书资料工作年度总结、计划；信息工作的通知、规定；本厂编制的计算机软件、盘片材料；年度统计报表等。文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门财财务务审审计计类类财务财务管理管理财务管理制度
25、、规定、办法、通知；流动资金核定、结算；固定资产新增、报废、调拨（含清产核资、设备保险）；专项资金的提取、分配；年度生产财务和成本（含财务收支计划、经济分析、利润、年度财务决算等）；基建财务、税收、专控费用等材料、财务决算年报。工资单、会计帐务（分库保管）财财务务资资产产部部审计审计工作工作审计管理工作年度总结、计划；所形成的管理性报批文件材料、专项审计的材料、备案的审计材料、审计结果；审计统计年报。文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门人人事事劳劳资资类类机
26、构机构编制编制机构设置（包括撤消、合并、更名、改变隶属关系、级别等及各种行政临时机构）等管理性文件、定编、定额等。财财务务资资产产部部工资工资管理管理劳动工资年度计划、总结、会议纪要；工资管理、工资改革（含调资、定级、工龄计算、补发工资、调动后待遇等）、奖金、津贴等材料；教育教育培训培训年度及以上教育、培训计划、规划、总结；教育培训经费管理；所形成的培训管理性报批文件材料；职工技术培训、继续教育等材料；年度统计报表及简报等。文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部
27、门人人事事劳劳资资类类人人事事管管理理干部管理的规定、办法、通知等；干部待遇（工资、级别等）；干部教育培训材料；本部门所形成的管理性报批文件材料；干部调配、人才交流（大中专毕业生分配、军转安置、干部调动介绍信存根等）；干部考察、考核、审查、奖惩；干部任免、聘任、选拔、录用、培养；干部职务评聘；年度统计报表、干部名册。财财务务资资产产部部文书档案文书档案0 - 5大类归档范围表大类归档范围表一级一级类目类目名称名称二级二级类目类目名称名称三三 级级 类类 目目基基 本本 归归 档档 范范 围围归档归档部门部门人人事事劳劳资资类类劳劳动动管管理理劳动管理工作形成的管理性文件材料；劳动定额、招聘录用
28、、退役人员安排、调配、退职、退休等规定、名单、通知单、存根、审批表；各级岗位经济责任制材；班组建设、技师评聘、奖惩、劳动保护、福利、劳保统筹等材料；年度统计年报、职工花名册。财财务务资资产产部部水电水电6-9大类归档范围表（以下只列举大类归档范围表（以下只列举6大类）大类）类目类目类目名称类目名称主要归档内容主要归档内容保管保管期限期限6产品（生产）长期60水库调度运行长期600调度方案、计划、总结等文件材料包括调度方案的计划、总结、运行简报、运行分析、总结等综合性文件材料长期601调度卡片、手册等基本资料包括水库设计运行特性、调度图、水位与容积、面积、泄洪曲线，可能发电量表、机组最大出力表与
29、不同时段的保证流量表、水库运行综合情况表、水温、气象资料、历年洪水特性、洪水调节方案等调度业务常用资料及各种图表长期602调度运行数据资料包括蓄水量、水量平衡计算、洪水预报、入库流量、计划出力、发电量与发电用水量等运行数据的记录长期603水文记录及整编资料包括流域内各站水位、流量等水文记录及汇编资料长期水电水电6-9大类归档范围表（以下只列举大类归档范围表（以下只列举6大类）大类）类目类目类目名称类目名称主要归档内容主要归档内容保管保管期限期限604气象记录及整编资料包括流域内各站降雨量、蒸发量、气温等气象记录及汇编资料长期605泥沙资料及防治长期606综合利用包括灌溉、养殖、通航等方面发生的
30、各种问题的处理、改进、总结、经验教训、效益损失等文件材料长期61建筑物运行长期610综合性文件包括水工监督会议纪要、大坝鉴定会议、大坝评级、水工建筑物运行月报表、运行分析报告、加固处理的专题报告、论文及根据观测资料撰写的观测资料分析报告等永久611坝（闸）观测资料包括观测原始记录、计算本、统计本、年观测成果汇编、观测资料整编等永久612引水建筑观测资料参照611永久水电水电6-9大类归档范围表（以下只列举大类归档范围表（以下只列举6大类）大类）类目类目类目名称类目名称主要归档内容主要归档内容保管保管期限期限613主厂房观测资料参照611永久614尾水建筑观测资料参照611永久615副厂房观测资
31、料参照611永久616泄（溢）洪建筑观测资料参照611永久617其他生产建筑观测资料参照611永久618专用性建筑观测资料参照611永久619厂坝区岸坡及其他观测资料参照611永久水电水电6-9大类归档范围表（以下只列举大类归档范围表（以下只列举6大类）大类）类目类目类目名称类目名称主要归档内容主要归档内容保管保管期限期限62地震观测永久620技术性文件包括对地震资料的分析、采取的处理意见、措施等综合性文件材料永久621地震观测资料包括观测原始记录及整编资料永久63机电运行永久630运行分析、总结等文字材料包括运行分析、运行方式、总结等文字材料永久631值长记事本永久632电气运行日志包括电度
32、表记录长期633主机运行日志长期634开、停机记录长期635运行统计资料为便于运行分析而撰写的运行资料的汇编、统计、文字材料等长期水电水电6-9大类归档范围表（以下只列举大类归档范围表（以下只列举6大类）大类）类目类目类目名称类目名称主要归档内容主要归档内容保管保管期限期限64油、水化验长期640技术性文件有关油、水化验分析的专题总结及处理意见等文件材料长期641油化验包括观测原始记录及整编资料长期642水化验长期643气化验包括运行分析、运行方式、总结等文字材料长期6大类归档文件需（运行维护部移交）大类归档文件需（运行维护部移交）7大类为：科学技术研究大类为：科学技术研究8大类为：基本建设大
33、类为：基本建设9大类为：设备仪器大类为：设备仪器保管期限保管期限 公司综合档案的保管期限分永久、定期30年、定期10年三种。永久为保管五十年以上；其中会计档案的保管期限参照国家有关规定。本公司档案保管期限确定的原则为准： 凡是属于方针政策性，记述和反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司的生产、管理有长远利用价值的，长期利用的档案，列为永久保管。 凡是属于业务性、一般工作活动形成的，在相当长时间内对本公司工作有查考和利用价值的档案，列为30年保管。 凡是属于事务性、临时性的活动形成的，在较短时间内对本公司工作有查考和利用价值的档案及各种文件材料，列为10年期保管。 特种档案的保管期限与
34、相对应或相关内容的纸质载体档案相同。 列入长期保管的设备文件材料，实际保管期限不得短于该项目设备的实际寿命。 公司档案的归档范围及保管期限详见水电公司档案分类表。 电子文件保管期限和密级的划分，参照国家和本单位关于纸质文件材料保管期限和密级的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。三、三、档案的归档要求档案的归档要求1 1 1 1、公司档案归档要求公司档案归档要求公司档案归档要求公司档案归档要求n公司各项管理工作中形成的属归档范围内的应归档文件材料，由各部门负责人指定有关兼职档案人员负责积累、整理，定期移交档案室归档，并根据各类档案归档范围进行立卷。 n
35、归档的文件材料必须齐全、准确、完整、系统，并能准确地反映本公司生产、经营、基建、科研等各项活动中的真实内容和历史过程。有印本及附件的文件材料应将正本与底稿一并归档。有审批性的文件请示和批复一起归档。 n书写材料要求规格统一，字迹工整，图样清晰，有利于长期保管。签字等书写文字必须使用碳素墨水或蓝黑墨水；打印材料必须使用激光打印机打印。 n文件材料归档份数一般为一式二份，并保证一份是原件（底图可以移交一份）。经济合同、各类报表、会议记录必需是正本或原稿归档。 n归档的文件材料在向档案室移交时必须办理移交手续，双方根据实物填写移交和接收清单，一式二份，经清点无误后双方在移交者和接收者处签名，清单由双
36、方各自保存一份备查。三、三、档案的归档要求档案的归档要求2 2 2 2、特种档案的归档要求、特种档案的归档要求、特种档案的归档要求、特种档案的归档要求n 凡是归档的声像资料，必须图像清晰、声音清楚、文字说明齐全。其中，照片档案的照片与底片应相符。n凡是归档的光盘、磁盘等为载体的电子文件，必须由形成部门编写必要的文字说明：软件名称和内容说明、相应的计算机硬件平台和应用软件环境条件说明、形成的时间和版本、加密的密码、原作者、与之相联系的其它载体档案说明等。n归档的特种档案材料必须是可读文件，必须能在有关规定的设备上演示或检测，运转正常，无病毒、无划损、清洁，确保文件的完整性和所记载内容的准确性。n
37、归档的特种档案材料必须是原版、原件。n声像资料、电子文件材料整理归档时，应填写移交清单按规定向档案室归档。移交清单交接双方各备一份。n各有关部门应把特种档案材料的收集、整理、归档工作纳入本部门的工作职责，由专人负责及时归档，任何部门和个人不得拒为己有。三、三、档案的归档要求档案的归档要求2 2 2 2、特种档案的归档要求、特种档案的归档要求、特种档案的归档要求、特种档案的归档要求n特种档案材料文字说明的编写要求：na. 磁盘、光盘需简要说明：盘中存储文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、密码等。nb. 录像带应简要说明：该片的内容、制式、语别、规格、带长（放映时间）、形成日期和密级等。nc.
38、 录音磁带需简要说明：讲话内容、讲话人的姓名和职务、讲话的背景时间、录制日期、密级、讲话时间等。nd. 编写照片的文字说明包括六要素，即：事由、时间、地点、人物、形成的条件（背景）、作者,照片的文字说明ne. 底片的文字说明：底片分负片和反转片两种。负片与照片内容对应，编上底片号，翻拍的用字母“F”标注，不需另写文字说明。反转片要同照片一样编写文字说明，书写在插袋式的芯页上。 n锦旗、奖状、奖杯等荣誉实物档案文字说明：获奖者、获奖项目、主要事迹、获奖时间、获奖级别等。n不符合归档要求的材料应退回重新整理。三、三、档案的归档要求档案的归档要求3 3 3 3、电子文件的归档要求、电子文件的归档要求
39、、电子文件的归档要求、电子文件的归档要求n文件承办部门或人员在电子文件办理完毕后应即时对电子文件进行逻辑归档，每月把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。n归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。n电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，归档电子文件应逐件编目。n档案管理部门应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试。归档时应对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质文件核对内容、签章，审核与电子文件相关的收
40、发登记表、著录条目等，确认电子文件及相关信息和软件无缺损且未被正常改动，电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式一致，处理过程无差错。n凡没有纸质拷贝的归档电子文件，必须制成纸质文件与原电子文件一同归档，并使两者建立互联。n办公自动化系统、生产管理系统、财务管理系统、物资管理系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。四、四、归档时间归档时间n 0-5大类档案，即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资类文件材料，由相关各职能部门兼职档案员负责收集、系统整理、归档，并于次年3月底前移交档案室。n本单位制定和上级机
41、关颁发的规章制度、工作标准、管理标准、技术标准、运行规程、检修规程、专题报告等应在印刷后二周内归档。n值长运行调度日志、运行监督记录、典型运行日志（每月5日、15日、25日、运行记录事故前后），制作成光盘，于次年三月底前移交档案室归档。运行维护部将6至9大类分类表中与生产运行维护相关的归档范围相关的归档材料打印成纸质文件后于次年三月底前移交档案室归档。n试验、建筑物监督观测记录等文件材料由运行维护部负责，每年归档一次，于次年3月底前向档案室归档。n科研项目、技术改造项目完成后，从科研到竣工阶段到鉴定阶段所形成的文件材料、图纸等，应于竣工验收或项目鉴定后一个月内向档案室移交完毕。四、四、归档时间
42、归档时间n基建工程项目（包括改建、扩建和小型基建项目）竣工后，竣工文件材料的移交与工程竣工验收同步进行，有关竣工文件及竣工图须经工程监理负责审查验收，确认文件材料齐全、完整、准确后才能归档，并于工程竣工验收后一个半月内档案室移交完毕。如有特殊情况，可将移交时间延长到交付使用后三个月。整理不合格的单位档案室有权不予接收。档案部门验收合格后，计划部门方能予以结算。n基建期间设备开箱资料由工程部负责协调、监督设备代办单位在设备开箱后及时将设备随机装箱单、合格证、说明书、图纸、试验报告等技术文件移交档案室。四、四、归档时间归档时间n设备试验和各种监督材料，在形成后一个月内归档。n机组大修及扩大性小修后
43、所形成的各专业检修文件包在检修结束后一个月内向档案室移交，并办理审核、移交手续。n设备改造、新设备安装形成的有关技术文件材料和竣工图，应于设备投入运行后一个月内向档案室移交完毕。n所有购置的5万元以上设备仪器到货后，由设备管理人、设备使用部门及档案室参加设备开箱，共同检查验收有关技术材料并及时归档。n每年形成的会计档案，由财务部保存一年，第二年三月底前移交档案室。n声像档案即各项职能活动中形成的照片、底片、录音带、录像带、磁盘等声像材料，按声像档案六要素及时系统说明整理，一般要求活动结束后一个月内，由形成部门向档案室移交。对工程、科研项目形成的声像档案可在项目结束后三个月以内归档。锦旗、奖状、奖杯等荣誉实物档案在一个月内归档。n具体细则请查看公司 档案管理标准Q/SSD-1-ZHGL-06-2015（完）谢谢！
