发文处理实训案例

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1、发文处理实训案例发文处理实训案例中国维行保险股份是一家全国性、综中国维行保险股份是一家全国性、综合性保险公司，合性保险公司， 经营范围包括各类财产保经营范围包括各类财产保险、人身保险、国际再保险以及证券、信托险、人身保险、国际再保险以及证券、信托业务等。业务等。 公司总部设在广州，公司总部设在广州， 主要股东包括：主要股东包括：广州市投资管理公司，招商局佛山工业区、广州市投资管理公司，招商局佛山工业区、中国远洋运输中国远洋运输 集团集团 公司、公司、 摩根亚洲投资、摩根亚洲投资、广盛有限合伙集团公司等。广盛有限合伙集团公司等。中国维行保险股份是中国改革开放的中国维行保险股份是中国改革开放的产物

2、，作为一家国有股份制保险企业，公司产物，作为一家国有股份制保险企业，公司率先在两核系统通过率先在两核系统通过 ISO9001ISO9001 质量体系认质量体系认证。公司成立以来，始终秉承“客户至止，证。公司成立以来，始终秉承“客户至止，效劳至上的经营理念，效劳至上的经营理念，以繁荣经济和保障以繁荣经济和保障人民生活为己任，人民生活为己任，积极为社会提供高品质的积极为社会提供高品质的保险效劳，保险效劳，赢得了社会各界和广阔客户的信赢得了社会各界和广阔客户的信赖和支持，赖和支持，各项业务开展迅速。各项业务开展迅速。截止到截止到 19991999年底，公司资产总额已达人民币年底，公司资产总额已达人民

3、币 400400 亿元，亿元，在全国各地设立分支机构在全国各地设立分支机构 500500 余家，余家，员工队员工队伍到达伍到达 12.412.4 万人，当年保险收入万人，当年保险收入 208208 亿元。亿元。中国维行保险股份杭州分公司于中国维行保险股份杭州分公司于 19951995年年 4 4 月月 2121 日，由中国人民银行批准正式成日，由中国人民银行批准正式成立。从成立起，杭州分公司便着手建立科学立。从成立起，杭州分公司便着手建立科学明晰的组织架构，明晰的组织架构，专业化的决策和标准化的专业化的决策和标准化的风险控制体系，使公司在风险控制、投资管风险控制体系，使公司在风险控制、投资管理

4、、产品开发、业务拓展、效劳体系等方面理、产品开发、业务拓展、效劳体系等方面在同业中处于领先地位，在同业中处于领先地位，业务得到了长中的业务得到了长中的开展。开展。中国维行保险在自身开展的历程中，中国维行保险在自身开展的历程中，始始终坚持管理创新和技术进步的开展策略，终坚持管理创新和技术进步的开展策略，经经济与技术实力日益增强。公司十分注重学济与技术实力日益增强。公司十分注重学习、借鉴国外同行经验，积极引进国外先进习、借鉴国外同行经验，积极引进国外先进技术和管理人才，技术和管理人才，先后与国外多家知名保险先后与国外多家知名保险公司建立了友好合作关系。公司建立了友好合作关系。为了适应经济全为了适应

5、经济全球化和知识经济时代的挑战，球化和知识经济时代的挑战，增强公司的国增强公司的国际竞争能力，繁荣和开展中国民族保险事际竞争能力，繁荣和开展中国民族保险事业，业，近几年公司还聘请国外著名专业参谋公近几年公司还聘请国外著名专业参谋公司担任专业管理参谋，司担任专业管理参谋，借以提高自身经营管借以提高自身经营管理水平，加快与国际同业接轨，实现国际一理水平，加快与国际同业接轨，实现国际一流综合金融效劳集团的开展目标，流综合金融效劳集团的开展目标，展望新的展望新的世纪，中国维行保险公司针继续勇于开拓、世纪，中国维行保险公司针继续勇于开拓、锐于创新，强化公司的各项经营管理，提升锐于创新，强化公司的各项经营

6、管理，提升公司的核心竞争力，公司的核心竞争力，力争在两年内业务规进力争在两年内业务规进入世界入世界 500500 强，业务品质进入全球强，业务品质进入全球 400400 优。优。为响应总公司号召，为响应总公司号召，早日实现维行进入早日实现维行进入“规模“规模 500500 强，品质强，品质400400 优的目标，中国优的目标，中国维行保险股份杭州分公司决定从维行保险股份杭州分公司决定从 20022002 年年 6 6月月 1 1 日起开展“扎实根底、提升品质，促进日起开展“扎实根底、提升品质，促进杭州产险持续快速开展活动。杭州产险持续快速开展活动。主要活动是主要活动是头脑风暴会、主题演讲会和合

7、理化建议征头脑风暴会、主题演讲会和合理化建议征文。各部门和各分支机构必须在文。各部门和各分支机构必须在 20022002 年年 7 7月月 2828 日前上报活动开展情况。按照活动方日前上报活动开展情况。按照活动方案要求：案要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业头脑风暴会是指每月邀请著名专业参谋前来讲座；演讲会每月一个主题，全体参谋前来讲座；演讲会每月一个主题，全体员工必须积极参与；员工必须积极参与；合理化建议活动全体员合理化建议活动全体员工必须参与，工必须参与， 每月评选出每月评选出3 3篇优秀征文上报；篇优秀征文上报；按期上报活动组织和进行情况。按期上报活动组织和进行情况。根据上述内容，杭州

8、公司要制发一份根据上述内容，杭州公司要制发一份通知。完成通知。完成 4 4 个场景演示。个场景演示。20022002 年年 5 5 月月 1212 日，杭州分公司总理经日，杭州分公司总理经理王某将秘书刘某叫到办公室，理王某将秘书刘某叫到办公室，对她说明了对她说明了这次活动的目的要求，让她马上写一份通这次活动的目的要求，让她马上写一份通知，发到分公司各部门和杭州各分支机构，知，发到分公司各部门和杭州各分支机构，告知有关活动事项。告知有关活动事项。刘某用记事本将王总经刘某用记事本将王总经理的话记录下来，走出经理办公室，回到自理的话记录下来，走出经理办公室，回到自己办公室，立即开始拟写通知，请演示领

9、导己办公室，立即开始拟写通知，请演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，交拟和秘书撰写通知的过程，并请制作出通并请制作出通知的初稿。知的初稿。初稿完成后，初稿完成后，刘秘书将这份通知写在统刘秘书将这份通知写在统一的发文搞纸上，拿给王总经理审核，王总一的发文搞纸上，拿给王总经理审核，王总看地后签字同意发出。看地后签字同意发出。请演示领导审核签发请演示领导审核签发过程。过程。刘秘书将这份通知编上发文号，刘秘书将这份通知编上发文号， 即即 “苏“苏维保维保200210200210 号，写在发文稿纸的相应栏号，写在发文稿纸的相应栏内，再检查一遍通知的正文内容，确定无误内，再检查一遍通知的正文内容，确定无误后

10、，把这份发文稿拿到文印室，交给打字员后，把这份发文稿拿到文印室，交给打字员小郭打印成正稿，打印份数为小郭打印成正稿，打印份数为 3030 份。小郭份。小郭让刘秘书明天下午让刘秘书明天下午 2 2：0000 来取。请演示秘书来取。请演示秘书编号印制文件的过程。编号印制文件的过程。5 5 月月 1313 日下午日下午 2 2：3030，刘秘书将打印，刘秘书将打印好的通知正稿从文印室取回，逐一盖章，并好的通知正稿从文印室取回，逐一盖章，并在发文登记得薄上填写好内容，在发文登记得薄上填写好内容，再分别将每再分别将每份通知用信封套好，封上口。请演示秘书发份通知用信封套好，封上口。请演示秘书发文登记和装封

11、的过程。文登记和装封的过程。过程中还必须制作两份材料：过程中还必须制作两份材料：通知的发通知的发文稿和发文登记薄。文稿和发文登记薄。分组演示提示：每组分组演示提示：每组 4 4 人人 分别扮演秘书、分别扮演秘书、王总、小郭、办公室另一人员。王总、小郭、办公室另一人员。拟稿是办文的根底环节，拟稿是办文的根底环节，直接在系到文直接在系到文书质量，拟稿的一般过程为：领导交拟、秘书质量，拟稿的一般过程为：领导交拟、秘书领会、书领会、 吃透领导的意图，吃透领导的意图，收集、收集、 组织材料，组织材料，构思起草、修改。送领导审阅。拟稿应在按构思起草、修改。送领导审阅。拟稿应在按统一标准制作的“发文稿纸上书

12、写，发文统一标准制作的“发文稿纸上书写，发文稿纸格式见表稿纸格式见表 2-22-2。审核的内容包括：审核的内容包括：文字表述是否概念准文字表述是否概念准确、简明扼要、条理清楚、语法标准，文种确、简明扼要、条理清楚、语法标准，文种使用是否恰当，公文格式是否符合要求，传使用是否恰当，公文格式是否符合要求，传达范围是否合理等。达范围是否合理等。签发是文书制发的生效环节，签发是文书制发的生效环节，签发日期签发日期即是文书生效日期。即是文书生效日期。签发时要在发文稿纸的签发时要在发文稿纸的签发栏批明意见，签署姓名，字迹端正，日签发栏批明意见，签署姓名，字迹端正，日期具体。期具体。发文登记一般为薄式登记，

13、发文登记一般为薄式登记，内容参见发内容参见发文登记薄见表文登记薄见表 2-32-3装封要检查文件份数、检查有无附件，装封要检查文件份数、检查有无附件，检查是否漏盖印盖章，检查有无多发、重发检查是否漏盖印盖章，检查有无多发、重发或漏的单位。或漏的单位。表表 1 1机关名称发文稿纸机关名称发文稿纸发文字发文字 缓缓密密号号急急级级 号号签发：签发：会签会签主送主送抄送抄送拟稿单拟稿单拟稿拟稿审审位位人人核核印印校校分分制制对对数数附件附件主题词主题词正文正文 现在多用打印稿现在多用打印稿 夹在本张纸后面夹在本张纸后面此处只写“见打印稿此处只写“见打印稿表表 2 2 发文登记薄发文登记薄顺顺发发发发

14、文文 成成 密密 缓缓 附附 份份 主主 抄抄 签签 归归 存存 备备序序出出文文件件 文文 级级 急急 件件 数数 送送 送送 收收 卷卷 档档 注注号号字字标标 时时机机 机机 人人 日日 号号日日号号题题 间间关关 关关期期期期收文案例收文案例背景参见上述案例背景参见上述案例杭州分公司收到中国维行保险股份的一份杭州分公司收到中国维行保险股份的一份通知，得知杭州保监办将于本周对杭州地通知，得知杭州保监办将于本周对杭州地区进行保险信用体系全面检查，以下是这区进行保险信用体系全面检查，以下是这份通知：份通知：中国维行保险股份文件中国维行保险股份文件中维保中维保200230200230 号号关于

15、迎接南京保监办保险信用体系检查的关于迎接南京保监办保险信用体系检查的紧急通知紧急通知各分支机构：各分支机构：根据根据 20022002 年度江苏保险信用体系工作安年度江苏保险信用体系工作安排，杭州保监办将于本周开始对杭州地区排，杭州保监办将于本周开始对杭州地区进行全面检查。希各分支机构高度重视，进行全面检查。希各分支机构高度重视，对照对照 20022002 年度保险公司信用考核指标，全年度保险公司信用考核指标，全面自查整改，并作好接受检查的准备。各面自查整改，并作好接受检查的准备。各分支机构将自查报告于分支机构将自查报告于 6 6 月月 2424 日之前上报日之前上报至中心分公司人事行政部。至

16、中心分公司人事行政部。特此通知特此通知国维行保险股份国维行保险股份公章公章二二 OOOO 二年六月五日二年六月五日实训要求实训要求 收文工作分收文工作分 5 5 个场景。个场景。20022002 年年 6 6 月月 8 8 日，总经理秘书刘日，总经理秘书刘 X X 收到收到这份通知，拆启后，将文件取出，核对好这份通知，拆启后，将文件取出，核对好份数、日期后，将文件的内容登记在收文份数、日期后，将文件的内容登记在收文登记簿上。请演示秘书收启文件和收文登登记簿上。请演示秘书收启文件和收文登记的过程。记的过程。刘秘书取出文件处理单，填上内容、提刘秘书取出文件处理单，填上内容、提出初步办理意见，再将文

17、件处理单夹在通出初步办理意见，再将文件处理单夹在通知原件上，拿到总经理办公室，给王总经知原件上，拿到总经理办公室，给王总经理批示。请演示秘书拟办文件的过程。理批示。请演示秘书拟办文件的过程。总经理办公室内，总经理办公室内，王总经理看了通知后，王总经理看了通知后，同意了刘秘书长的处理意见，指明此份通同意了刘秘书长的处理意见，指明此份通知中要求办理的事项具体应由人事行政部知中要求办理的事项具体应由人事行政部负责办理。他立即打负责办理。他立即打让刘秘书过来，让让刘秘书过来，让她将这份通知和办理意见传达给人事行政她将这份通知和办理意见传达给人事行政部。请演示领导批办文件的过程。部。请演示领导批办文件的

18、过程。刘秘书将这份通知和办理意见，交给人刘秘书将这份通知和办理意见，交给人事行政部部长陈事行政部部长陈 XXXX，请他负责办理。陈看，请他负责办理。陈看过后，以过后，以的形式，告知的形式，告知 3 3 个分支机构：个分支机构：平江区营运部、沧浪区营运部、金阊区营平江区营运部、沧浪区营运部、金阊区营运部，运部，要求他们对照要求他们对照 20022002 年度保险公司信年度保险公司信用考核指标进行自查，用考核指标进行自查，并在并在 6 6 月月 2020 日将自日将自查报告交至人事行政部。请演示承办文件查报告交至人事行政部。请演示承办文件的过程。的过程。20022002 年年 6 6 月月 202

19、0 日，日，3 3 家分支机构的自查家分支机构的自查报告均按要求上报，报告均按要求上报， 陈陈XXXX在文件处理单上，在文件处理单上，填好办理结果、方式和日期，然后和通知填好办理结果、方式和日期，然后和通知原件一起，交还给刘秘书。请演示注办文原件一起，交还给刘秘书。请演示注办文件的过程。件的过程。实训说明实训说明学生每学生每 5 5 人为一个组，教师为人为一个组，教师为 5 5 名学生名学生编上号数，即编上号数，即 1 1 至至 5 5 号。实训在模拟公司号。实训在模拟公司办公室进行。学生按场景顺序进行演示，办公室进行。学生按场景顺序进行演示，5 5个场景演示总过程不能超过个场景演示总过程不能

20、超过 6060 分钟。分钟。第第一个场景，由一个场景，由 1 1 号扮演刘秘书。第二个号扮演刘秘书。第二个场景，场景， 由由 2 2 号扮演刘秘书，号扮演刘秘书， 3 3 号扮演总经理。号扮演总经理。第三个场景，第三个场景，由由 3 3 号扮演刘秘书，号扮演刘秘书，4 4 号扮号扮演总经理。第四个场景，由演总经理。第四个场景，由 4 4 号扮演刘号扮演刘秘书，秘书，5 5 号扮演陈号扮演陈 XXXX。第五个场景，第五个场景，由由 5 5号扮演刘秘书，号扮演刘秘书，1 1 号扮演陈号扮演陈 XXXX。每组在。每组在实训过程中必须制作两份材料：通知的收实训过程中必须制作两份材料：通知的收文登记和文

21、件处理单。实训提示：收启文登记和文件处理单。实训提示：收启时注意凡信封上说明送本单位的公文，可时注意凡信封上说明送本单位的公文，可直接拆封，急件和密件应领先拆，拆封后直接拆封，急件和密件应领先拆，拆封后要检查核对，确认收到文件的质量与数量要检查核对，确认收到文件的质量与数量和发文通知单上注明的工程完全相符。和发文通知单上注明的工程完全相符。凡收到的重要文件都要登记，内容参见收凡收到的重要文件都要登记，内容参见收文登记簿见表文登记簿见表2-42-4。拟办文件，要说。拟办文件，要说明此件应由哪个部门办理，如何办理，办明此件应由哪个部门办理，如何办理，办理时限，办理后文件是否应退回，由谁归理时限，办

22、理后文件是否应退回，由谁归档。要制订文件处理单见表档。要制订文件处理单见表2-52-5。批。批办要由领导人对文件的办理做出批示，需办要由领导人对文件的办理做出批示，需要办理落实的公文，批明承办部门或承办要办理落实的公文，批明承办部门或承办人，以及承办期限和要求。批办语言要准人，以及承办期限和要求。批办语言要准确、清楚，并签上姓名，写明日期。承确、清楚，并签上姓名，写明日期。承办是文件处理的核心和关键环节，对需向办是文件处理的核心和关键环节，对需向下传达的公文，下传达的公文，公公或转发的形式传达即或转发的形式传达即可。承办必须快速及时办理，不得延误、可。承办必须快速及时办理，不得延误、推诿，凡可

23、用推诿，凡可用、口头联系等方法解决的、口头联系等方法解决的问题，不必复文，但需做好记录。公文问题，不必复文，但需做好记录。公文办结时，由承办人在文件处理单上注明办办结时，由承办人在文件处理单上注明办理结果，理结果，或面谈方式承办的，应注明谈或面谈方式承办的，应注明谈话人通话人姓名、职务和谈话要点。话人通话人姓名、职务和谈话要点。表表 3 3 收文登记簿收文登记簿收收 收收 来来 来来 来来 密密 缓缓 份份 承承 签签 复复 归归 存存 备备文文 文文 文文 文文 文文 级级 急急 数数 办办 收收 文文 卷卷 档档 注注号号人人号号日日 机机 标标 字字单单字字 日日期期 关关 题题 号号位位号号 期期表表 4 4 文件处理单文件处理单来文机来文机来文字来文字密级密级关关号号文件标文件标份数份数题题拟办意见：拟办意见：批办意见：批办意见：处理结果：处理结果：时间要时间要求求