办公室事务处理课件

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1、L o g o 项目三项目三 办公室用品管理办公室用品管理 会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理任务一任务一 办公用品的订购办公用品的订购L o g o办办公室事公室事务处务处理理v书名：名：办公室事公室事务处理理v书号：号：978-7-111-51125-0v作者：王丹作者：王丹v出版社：机械工出版社：机械工业出出版社版社Company LogoCompany LogoL o g oCompany LogoCompany Logo考证通道考证通道会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v制订办公用品和办公设备采购程序（三级）制订办公用品和办公设备采购程序（三级）v编制采购办公

2、用品和设备预算方案（三级）编制采购办公用品和设备预算方案（三级）v订购办公用品（四级）订购办公用品（四级）v接收办公用品（四级）接收办公用品（四级）L o g oCompany LogoCompany Logo会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理 知识目标知识目标 能力目标能力目标 情感目标情感目标 了解办公用品的种类，掌握办公用品的采购程序了解办公用品的种类，掌握办公用品的采购程序 。 能与上司、部门、客户很好地进行沟通与协调；有能与上司、部门、客户很好地进行沟通与协调；有踏实肯干的工作作风和主动、热情、耐心的服务意识。踏实肯干的工作作风和主动、热情、耐心的服务意识。 能够根据企业

3、制度和部门实际需求情况，制定部能够根据企业制度和部门实际需求情况，制定部门办公用品的预算，能按程序合理订购办公用品门办公用品的预算，能按程序合理订购办公用品 L o g oCompany LogoCompany Logo 情景导入情景导入翰林文化发展公司因办公用品库存不翰林文化发展公司因办公用品库存不足，急需购置，办公室主任要求分管办公足，急需购置，办公室主任要求分管办公用品保管的秘书初萌制作物品采购单，并用品保管的秘书初萌制作物品采购单，并编制预算，订购办公用品。编制预算，订购办公用品。会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理L o g oCompany LogoCompany Log

4、o项目任务项目任务如果你是翰林文化发展公司的秘书初如果你是翰林文化发展公司的秘书初萌，你将如何按照正常的程序和规范的要萌，你将如何按照正常的程序和规范的要求采购办公用品？求采购办公用品？会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理L o g oCompany LogoCompany Logo任务分析任务分析 办公用品指单位日常工作中使用的各办公用品指单位日常工作中使用的各种文具、耗材、工具等常用物品，是日常种文具、耗材、工具等常用物品，是日常工作的必需品，用量大、更换频繁、品种工作的必需品，用量大、更换频繁、品种繁多。办公用品管理是秘书工作内容之一，繁多。办公用品管理是秘书工作内容之一，秘书

5、要密切注意库存情况，根据企业制度秘书要密切注意库存情况，根据企业制度和部门实际需求情况，制定部门办公用品和部门实际需求情况，制定部门办公用品的预算，能按程序合理订购办公用品。的预算，能按程序合理订购办公用品。会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理L o g oCompany LogoCompany Logo办公用品类别办公用品类别会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理文具类：笔、胶水、订书机、计算器、文件夹等文具类：笔、胶水、订书机、计算器、文件夹等工具类：清洁工具、修理工具、各种刀具等工具类：清洁工具、修理工具、各种刀具等纸张：信纸、打印纸、复印纸、便签等纸张：信纸、打印纸、

6、复印纸、便签等耗材：墨盒、墨粉、电池等耗材：墨盒、墨粉、电池等L o g oCompany LogoCompany Logo办公用品订购方式办公用品订购方式会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v直接订购直接订购v电话订购电话订购v传真订购传真订购v网络订购网络订购 不论采用哪种订货不论采用哪种订货方式，秘书人员一定要方式，秘书人员一定要保留一张购货订单，收保留一张购货订单，收到货物时，要将实物和到货物时，要将实物和订单一一核对，以防出订单一一核对，以防出错错。L o g oCompany LogoCompany Logo办公用品采购程序办公用品采购程序会说会说 会做会做 会协调会协调

7、 会管理会管理v统计办公用品需求并提交申请统计办公用品需求并提交申请v订购办公用品订购办公用品v办公用品验收入库办公用品验收入库v进行办公用品库存管理进行办公用品库存管理L o g oCompany LogoCompany LogoStep1 统计办公用品需求并提交申请会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理统计本部门办公用品需求统计本部门办公用品需求编制办公用品预算编制办公用品预算核查经费额度，整理上报核查经费额度，整理上报主管领导审批主管领导审批L o g oCompany LogoCompany Logo统计本部门办公用品需求统计本部门办公用品需求会说会说 会做会做 会协调会协调

8、会管理会管理品名品名型号规格型号规格单位单位数量数量中华铅笔中华铅笔2B2B支支2020传美传美20082008打印纸打印纸A4A4包包4040统一订书钉统一订书钉81028102盒盒5 5需购置的办公用品清单需购置的办公用品清单统计本部门办公用品需求统计本部门办公用品需求L o g oCompany LogoCompany Logo编制办公用品预算编制办公用品预算会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理序号序号名称名称型号型号单单位位单价单价（元）（元）数数量量总价总价（元）（元）备注备注1 1中华铅笔中华铅笔2B2B支支0.500.50202010.0010.002 2传美传美200

9、82008打打印纸印纸A4A4包包15.0015.004040600.00600.003 3统一订书钉统一订书钉81028102盒盒3.003.005 515.0015.00办公用品（设备）预算表办公用品（设备）预算表L o g oCompany LogoCompany Logo提交申请提交申请会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理办公用品（设备）申购表办公用品（设备）申购表申购人申购人申购部门申购部门设备设备（用（用品）品）清单清单序号序号设备（用品）名称设备（用品）名称规格型号规格型号数量数量单价单价备注备注申购申购理由理由部门部门意见意见 主管签字：（盖章）主管签字：（盖章） 年

10、年 月月 日日财务财务部门部门意见意见 主管签字：（盖章）主管签字：（盖章） 年年 月月 日日 领导领导意见意见 签字：（盖章）签字：（盖章） 年年 月月 日日L o g oCompany LogoCompany LogoStep2 Step2 订购办公用品订购办公用品会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v比较办公用品供应商比较办公用品供应商 选择办公用品供货商时要考虑的主选择办公用品供货商时要考虑的主要因素：要因素： 1. 1.价格和费用；价格和费用； 2. 2.质量和交货；质量和交货； 3. 3.服务和位置；服务和位置； 4. 4.安全和可靠性。安全和可靠性。L o g oCom

11、pany LogoCompany LogoStep2 Step2 订购办公用品订购办公用品会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v比较办公用品供应商比较办公用品供应商v询价对比询价对比 1.1.选定一家供货商询价，将实际询选定一家供货商询价，将实际询价和预算对比，核查差额。价和预算对比，核查差额。 2. 2.总价不能超过预算，否则需重新总价不能超过预算，否则需重新寻找供应商。寻找供应商。L o g oCompany LogoCompany LogoStep2 Step2 订购办公用品订购办公用品会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v比较办公用品供应商比较办公用品供应商v询价对

12、比询价对比v发出购买需求发出购买需求 1.1.可通过电话、传真、网络等方式可通过电话、传真、网络等方式发出购买需求。发出购买需求。 2. 2.供应商接到购买需求后，会以具供应商接到购买需求后，会以具体报价回应，双方达成协议后，供应商体报价回应，双方达成协议后，供应商发出订货单，一般每张四联，供应商、发出订货单，一般每张四联，供应商、订货人、财务部门、采购部门各一联。订货人、财务部门、采购部门各一联。L o g oCompany LogoCompany LogoStep2 Step2 订购办公用品订购办公用品会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v比较办公用品供应商比较办公用品供应商v询

13、价对比询价对比v发出购买需求发出购买需求v收货收货 1.1.对照交货单和自己的订货单检对照交货单和自己的订货单检查货物。查货物。 2. 2.确保货物数量及型号规格完全确保货物数量及型号规格完全一致，做好记录。一致，做好记录。 3. 3. 对照发票和发货单，以保证付对照发票和发货单，以保证付款额不超出收到货物的价格。款额不超出收到货物的价格。L o g oCompany LogoCompany LogoStep2 Step2 订购办公用品订购办公用品会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v比较办公用品供应商比较办公用品供应商v询价对比询价对比v发出购买需求发出购买需求v收货收货v付款付款

14、支票付款支票付款现金付款现金付款转账付款转账付款汇付汇付L o g oCompany LogoCompany LogoStep3 Step3 验收入库验收入库会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v仔细核对数量、检查质量仔细核对数量、检查质量v登记品名、规格、等级、产地、牌号、数登记品名、规格、等级、产地、牌号、数量、价格、出厂日期等，做到账目清楚、量、价格、出厂日期等，做到账目清楚、账实相符账实相符v采购人员填写入库单采购人员填写入库单v库房人员签字确认库房人员签字确认L o g o 项目三项目三 办公室用品管理办公室用品管理 会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理任务二任务

15、二 办公用品的管理办公用品的管理L o g oCompany LogoCompany Logo考证通道考证通道会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v接收管理办公用品（四级）接收管理办公用品（四级）v发放办公用品（五级）发放办公用品（五级）v调配办公资源（三级）调配办公资源（三级）L o g oCompany LogoCompany Logo会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理 知识目标知识目标 能力目标能力目标 情感目标情感目标 了解办公用品库存控制的基本概念和程序，掌握办公了解办公用品库存控制的基本概念和程序，掌握办公用品的发放程序用品的发放程序 。 能与上司、部门、客户

16、很好地进行沟通与协调；有能与上司、部门、客户很好地进行沟通与协调；有踏实肯干的工作作风和主动、热情、耐心的服务意识。踏实肯干的工作作风和主动、热情、耐心的服务意识。 能够按相关规定和程序管理办公用品。能够按相关规定和程序管理办公用品。 L o g oCompany LogoCompany Logo 情景导入情景导入初萌在工作中发现，每天都有部门员初萌在工作中发现，每天都有部门员工来向她索取办公用品，有时还出现库存工来向她索取办公用品，有时还出现库存无货的情况，只有拿出备用现金临时去采无货的情况，只有拿出备用现金临时去采购，既占用工作时间又影响工作效率，初购，既占用工作时间又影响工作效率，初萌于

17、是考虑对办公用品管理的工作方法和萌于是考虑对办公用品管理的工作方法和流程进行重新梳理。流程进行重新梳理。会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理L o g oCompany LogoCompany Logo项目任务项目任务如果你是翰林文化发展公司的秘书初如果你是翰林文化发展公司的秘书初萌，你将如何对办公用品进行规范化管理萌，你将如何对办公用品进行规范化管理？会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理L o g oCompany LogoCompany Logo任务分析任务分析 办公用品订购入库后，就要进行规范办公用品订购入库后，就要进行规范化的管理，其中主要包括两个方面，一是化的管理

18、，其中主要包括两个方面，一是办公用品的库存管理，秘书要密切注意库办公用品的库存管理，秘书要密切注意库存情况，根据企业制度和部门实际需求情存情况，根据企业制度和部门实际需求情况，控制库存，保管好库存物品；二是办况，控制库存，保管好库存物品；二是办公用品的发放，要有合理的程序和手续。公用品的发放，要有合理的程序和手续。会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理L o g oCompany LogoCompany Logo进行办公用品库存管理进行办公用品库存管理会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v 办公用品入库后，需要进行合理的库办公用品入库后，需要进行合理的库存控制和管理，以达到确

19、保所需物品充分存控制和管理，以达到确保所需物品充分供应、将库存物品所占空间减到最小、避供应、将库存物品所占空间减到最小、避免物品被破坏或因过期而作废、精确库存免物品被破坏或因过期而作废、精确库存数量并防止被盗的目的。数量并防止被盗的目的。L o g oCompany LogoCompany Logo进行办公用品库存管理进行办公用品库存管理会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v清点库存清点库存v建立库存控制卡建立库存控制卡v根据库存量及时补购根据库存量及时补购v保管保管L o g oCompany LogoCompany Logo进行办公用品库存管理进行办公用品库存管理会说会说 会做会

20、做 会协调会协调 会管理会管理v清点库存清点库存v建立库存控制卡建立库存控制卡v根据库存量及时补购根据库存量及时补购v保管保管L o g oCompany LogoCompany Logo库存保管库存保管会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v储藏间或物品柜要上锁储藏间或物品柜要上锁v各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地v新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去发出去 v体积大、分量重的物品放置在最下面体积大、分量重的物品放置在最下面 v小的、常用的物品，应放在较大物品的前面小的、常用的物

21、品，应放在较大物品的前面 v良好的通风，房间要保持干燥良好的通风，房间要保持干燥 v良好的照明良好的照明 L o g oCompany LogoCompany Logo领用或发放领用或发放会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v领用申请表v发放物品v更新库存记录，备案清单v库存监督L o g oCompany LogoCompany Logo发放要求发放要求会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v指定人员发放v根据单位相关制度规定发放时间v紧急需要物品时必须按相应程序处理v根据办公用品领用单发放v清点核发办公用品v提醒使用部门和人员节约办公用品L o g oCompany LogoCompany Logo库存控制库存控制会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v库存控制卡v库存统计表L o g oCompany LogoCompany Logo库存监督库存监督会说会说 会做会做 会协调会协调 会管理会管理v检查实际库存v检查库存物品申请表和库存卡v定期检查库存记录卡L o g o谢谢谢谢！