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1、第八章 审计档案第一节第一节 审计档案基本知识审计档案基本知识第二节第二节 审计项目档案内文件材料排列规则审计项目档案内文件材料排列规则第三节第三节 审计项目档案的编目审计项目档案的编目第四节第四节 审计项目案卷装订归档审计项目案卷装订归档第五节第五节 电子文件材料归档电子文件材料归档第八章 审计档案一、审计档案基本知识一、审计档案基本知识1、含义：、含义： 内部审计档案：即内部审计文件材料，内部审计档案：即内部审计文件材料，是指内部审计机构在项目审计或专项审计是指内部审计机构在项目审计或专项审计调查活动中直接形成的，具有保存价值的调查活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁盘、光盘和其他介
2、质形式存在以纸质、磁盘、光盘和其他介质形式存在的历史记录。的历史记录。内部审计档案是单位档案的有机组成部分，内部审计档案是单位档案的有机组成部分，也是国家档案的组成部分。也是国家档案的组成部分。第八章 审计档案2、内部审计业务档案的内容、内部审计业务档案的内容财务收支审计档案财务收支审计档案财务计划执行情况审计档案财务计划执行情况审计档案单位预算执行情况审计档案单位预算执行情况审计档案单位决算审计档案单位决算审计档案经济效益审计档案经济效益审计档案内部控制评审档案内部控制评审档案经济责任审计档案经济责任审计档案专项资金审计档案专项资金审计档案建设项目预算（概算）审计档案建设项目预算（概算）审计
3、档案建设项目决算（结算）审计档案建设项目决算（结算）审计档案财经法纪审计档案财经法纪审计档案审计调查档案审计调查档案其他审计档案其他审计档案第八章 审计档案3、内部审计档案工作的主要内容、内部审计档案工作的主要内容A：审计档案实体管理：审计档案实体管理 审计档案实体是指档案物质形态的存在审计档案实体是指档案物质形态的存在形式，即审计项目案卷，它是组织或国家形式，即审计项目案卷，它是组织或国家档案管理机构所藏审计档案的最基本的存档案管理机构所藏审计档案的最基本的存在形式。在形式。 内部审计档案实体管理工作主要包括档内部审计档案实体管理工作主要包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和编案的收集、整
4、理、保管、鉴定、统计和编目等环节与步骤。目等环节与步骤。第八章 审计档案a：档案收集：档案收集 是审计档案工作的首要环节。是审计档案工作的首要环节。 审计项目档案收集的文件材料主要包括：审计项目档案收集的文件材料主要包括： 立项性文件材料立项性文件材料 证明性文件材料证明性文件材料 结论性文件材料结论性文件材料 备查性文件材料备查性文件材料 在审计活动中，禁止使用圆珠笔、铅笔、红笔书写文在审计活动中，禁止使用圆珠笔、铅笔、红笔书写文件和材料（包括拟稿、领导签署意见书等），以确保件和材料（包括拟稿、领导签署意见书等），以确保档案字迹清楚，具有耐久性。档案字迹清楚，具有耐久性。 黑色、蓝黑墨水是国
5、家档案管理办法中允许使用的档黑色、蓝黑墨水是国家档案管理办法中允许使用的档案书写墨水。案书写墨水。 第八章 审计档案在审计实践活动中形成的下列文件和材料，应当分类归入审在审计实践活动中形成的下列文件和材料，应当分类归入审计档案：计档案：审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见、审计建议及移送处理书等审计公文。审批意见、审计建议及移送处理书等审计公文。审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见、审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见、审计小组的书面说明、审计报告的记录、审计证据、审计审计小组的书面说明、审计报
6、告的记录、审计证据、审计工作底稿及相关性资料。工作底稿及相关性资料。审计工作方案、检查审计书的落实情况、后续审计及审计审计工作方案、检查审计书的落实情况、后续审计及审计决定执行情况的报告、领导批示和记录决定执行情况的报告、领导批示和记录与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料以录音、录相或计算机储存的软件等视听材料以录音、录相或计算机储存的软件等视听材料其他按规定应归入审计档案的文件和材料其他按规定应归入审计档案的文件和材料第八章 审计档案b：档案整理：档案整理 将审计活动中收集的应该归档的文件材料，按照一定的规将审计活动中收集的应该归档的文件材
7、料，按照一定的规则进行排列和编号则进行排列和编号 ，使之系统性、条理性、成为有序的状态，使之系统性、条理性、成为有序的状态，并装订成案卷。并装订成案卷。 审计档案应按审计项目立卷，一个项目可以立一个卷或几个卷，审计档案应按审计项目立卷，一个项目可以立一个卷或几个卷，不得将几个项目合并立卷。不得将几个项目合并立卷。跨年度的审计项目，在项目终结的年度立卷跨年度的审计项目，在项目终结的年度立卷立卷人（谁审计，谁立卷）在档案整理过程中，应根据内部审立卷人（谁审计，谁立卷）在档案整理过程中，应根据内部审计准则的规定，检查归档的文件材料有关程序和签批认定手计准则的规定，检查归档的文件材料有关程序和签批认定
8、手续是否完备，不符合要求的应予以补救。续是否完备，不符合要求的应予以补救。在制定项目审计计划时，审计组长应指定专人负责审计档案的在制定项目审计计划时，审计组长应指定专人负责审计档案的立卷、归档工作。立卷、归档工作。 第八章 审计档案c：档案保管：档案保管通常内部审计机构应指定专人负责审计档案的保管通常内部审计机构应指定专人负责审计档案的保管工作。在制定项目审计计划时，审计组长应指定专工作。在制定项目审计计划时，审计组长应指定专人负责审计档案的立卷、归档工作。人负责审计档案的立卷、归档工作。同时，审计档案在内审计机构保管一年以后可以移同时，审计档案在内审计机构保管一年以后可以移交本单位专门的档案
9、管理人员。如果本单位没有配交本单位专门的档案管理人员。如果本单位没有配备专门的档案保管人员，则应仍由内审机构中的相备专门的档案保管人员，则应仍由内审机构中的相关人员保管。关人员保管。单位应具备相应的适应档案安全存放的环境。单位应具备相应的适应档案安全存放的环境。 防热、防潮、防有害气体、防光、防尘、防火防盗防热、防潮、防有害气体、防光、防尘、防火防盗第八章 审计档案d：档案鉴定：档案鉴定 是指对档案价值的鉴定，即鉴别和判断档案的价值，挑是指对档案价值的鉴定，即鉴别和判断档案的价值，挑选具有价值的档案妥善积存，易除无须保存的档案予以处选具有价值的档案妥善积存，易除无须保存的档案予以处理。理。审计
10、档案保管人员编制销毁清册（编制前要次核实确认，审计档案保管人员编制销毁清册（编制前要次核实确认，有没有出错？有没有出错？主管领导同意销毁（审批）主管领导同意销毁（审批）具体销毁（由主管领导或其制授权人监督销毁）。销毁时，具体销毁（由主管领导或其制授权人监督销毁）。销毁时，由审计档案保管人员执行，方式（碎纸机、焚烧），要彻由审计档案保管人员执行，方式（碎纸机、焚烧），要彻底销毁。特别是要防止已同意销毁，而未被销毁、档案外底销毁。特别是要防止已同意销毁，而未被销毁、档案外泄而造成不利影响。泄而造成不利影响。销毁完毕后要报告审批人。销毁完毕后要报告审批人。第八章 审计档案e：审计档案的统计：审计档案
11、的统计 在审计档案管理过程中，必须对档案的收进，在审计档案管理过程中，必须对档案的收进，移出、销毁和档案的价值与保管期限及档案的开移出、销毁和档案的价值与保管期限及档案的开发利用等进行数据统计和分析研究。发利用等进行数据统计和分析研究。 统计的目的：摸清家底，便于保管统计的目的：摸清家底，便于保管 统计的对象：档案的实体管理、档案信息开发的统计的对象：档案的实体管理、档案信息开发的反馈反馈f：审计档案的编目：审计档案的编目 编制查找审计档案的目录，即检索工具。编制查找审计档案的目录，即检索工具。第八章 审计档案b：审计档案信息开发和利用：审计档案信息开发和利用审计档案开发是指对档案中蕴藏的信息
12、进行挖掘，审计档案开发是指对档案中蕴藏的信息进行挖掘，积极为领导决策、为被审计单位加强内部控制及积极为领导决策、为被审计单位加强内部控制及其他利用者服务的过程。通过审计档案的开发，其他利用者服务的过程。通过审计档案的开发，要将静态信息变以动态信息，潜在价值转换为现要将静态信息变以动态信息，潜在价值转换为现实价值。实价值。审计档案信息利用：利用者到审计档案管理机构查审计档案信息利用：利用者到审计档案管理机构查找档案信息，档案管理机构予以提供的过程。找档案信息，档案管理机构予以提供的过程。利用的形式：阅读、复制、证明、咨询。利用的形式：阅读、复制、证明、咨询。第八章 审计档案审计档案利用中的注意事
13、项：审计档案利用中的注意事项：必须经单位主管领导同意必须经单位主管领导同意建立档案利用的相关规章制度，并在档案管理建立档案利用的相关规章制度，并在档案管理地方明确张贴。地方明确张贴。不得擅自传抄、复制、不得泄密。不得擅自传抄、复制、不得泄密。档案原件原则上不得外借，如有特殊情况，必档案原件原则上不得外借，如有特殊情况，必须报本单位主管领导批准。须报本单位主管领导批准。外借档案不得折散原卷，并要限期归还。外借档案不得折散原卷，并要限期归还。做好相应的利用登记工作。做好相应的利用登记工作。第八章 审计档案4、审计档案工作的分工负责制：、审计档案工作的分工负责制：A：审计项目档案实行审计组负责制：审
14、计项目档案实行审计组负责制制定计划时，指定立卷人，边审计边收集制定计划时，指定立卷人，边审计边收集整理资料。整理资料。审计结束时，立卷人应及时归类整理，经审计结束时，立卷人应及时归类整理，经审计项目负责人，必要时经内审机构负责审计项目负责人，必要时经内审机构负责人复查并经单位档案管理人检验后进行编人复查并经单位档案管理人检验后进行编目、装订。目、装订。第八章 审计档案B：各自的责任：各自的责任内部审计师：对其收集的文件材料内容的真实性、完整内部审计师：对其收集的文件材料内容的真实性、完整 性负责性负责立卷人：对卷内文件的完整性、归档的规范负责。立卷人：对卷内文件的完整性、归档的规范负责。项目负
15、责人：对复查意见及归档的及时性负责。一般不项目负责人：对复查意见及归档的及时性负责。一般不 超过超过60天，最迟不迟于下年天，最迟不迟于下年4月底。月底。内审机构负责人：对审计档案的质量负全面责任。（领内审机构负责人：对审计档案的质量负全面责任。（领 导责任）导责任）档案管理人员：对档案的安全、完整及保密工作负责。档案管理人员：对档案的安全、完整及保密工作负责。第八章 审计档案二、审计项目档案内文件材料排列规则二、审计项目档案内文件材料排列规则1、 内部审计项目档案的整体性，决定了卷内文件内部审计项目档案的整体性，决定了卷内文件材料的系统性。卷内文件材料排列规则就是文件材料的系统性。卷内文件材
16、料排列规则就是文件材料在案卷内排列先后次序的规律。是内部审计材料在案卷内排列先后次序的规律。是内部审计师整理审计文件材料的依据。师整理审计文件材料的依据。2、总的原则：、总的原则： 按职能分类按职能分类 按项目立卷按项目立卷 按单元排列按单元排列第八章 审计档案A、审计案卷内文件材料按四个单元排列、审计案卷内文件材料按四个单元排列第一单元：结论性文件材料第一单元：结论性文件材料采用采用逆审计程序逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。并结合文件材料的重要程度进行排列。上级有关部门或有关领导对该审计项目的批示上级有关部门或有关领导对该审计项目的批示向组织内部有下属机构通报或公开审计结果的文件
17、向组织内部有下属机构通报或公开审计结果的文件综合审计报告或审计结果公告综合审计报告或审计结果公告审计报告和审计报告送达回证审计报告和审计报告送达回证被审计单位对审计发现采取措施及其效果或决定不采取措施并被审计单位对审计发现采取措施及其效果或决定不采取措施并表示愿意承担相应责任的反馈意见等文件。表示愿意承担相应责任的反馈意见等文件。审定审计报告的会计纪要审定审计报告的会计纪要审计复核意见书审计复核意见书审计报告征求意见书及送达回证审计报告征求意见书及送达回证被审计单位对审计报告的反馈意见及审计组对反馈意见的说明被审计单位对审计报告的反馈意见及审计组对反馈意见的说明第八章 审计档案第二单元：证明性
18、文件材料第二单元：证明性文件材料 按审计工作底稿及所附审计证据与项目审计计划按审计工作底稿及所附审计证据与项目审计计划（审计方案）所列审计事项对应的顺序排列。（审计方案）所列审计事项对应的顺序排列。被审计单位承诺书（分项承诺书排列在相关审计被审计单位承诺书（分项承诺书排列在相关审计取证之前）取证之前）审计工作底稿及审计事项有关的取证材料，按项审计工作底稿及审计事项有关的取证材料，按项目审计计划所列审计事项的先后次序排列，每一目审计计划所列审计事项的先后次序排列，每一份审计工作底稿后应附有相应的取证材料。份审计工作底稿后应附有相应的取证材料。调整项目审计计划后增加的审计工作底稿和取证调整项目审计
19、计划后增加的审计工作底稿和取证材料，排列次序与调整项目审计计划所列内容相材料，排列次序与调整项目审计计划所列内容相一致。一致。第八章 审计档案第三单元：立项性文件材料第三单元：立项性文件材料 按文件材料形成的时间顺序排列按文件材料形成的时间顺序排列上级组织审计部门指令性文件或授权审计通知书上级组织审计部门指令性文件或授权审计通知书公司董事会或最高管理层交办事项的领导批示公司董事会或最高管理层交办事项的领导批示人力资源部等有关部门委托审计的文件人力资源部等有关部门委托审计的文件被审计单位要求审计的报告被审计单位要求审计的报告与本项目有关的举报材料或群众来访记录与本项目有关的举报材料或群众来访记录
20、项目审计计划和审计方案及调整审计方案的材料项目审计计划和审计方案及调整审计方案的材料审前调查形成的局面材料审前调查形成的局面材料审计通知书及送达回证审计通知书及送达回证第八章 审计档案第四单元：备查性文件材料第四单元：备查性文件材料 按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。重要程度进行排列。1、最高管理层或上级主管部门根据审计建议出台、最高管理层或上级主管部门根据审计建议出台的与本审计事项相关的管理制度。的与本审计事项相关的管理制度。2、被最高管理层或有关部门采用的与本审计项目、被最高管理层或有关部门采用的与本审计项目有关的信息或简
21、报。有关的信息或简报。3、内部审计机构负责人认为不需要执行单独的后、内部审计机构负责人认为不需要执行单独的后续审计，提出在下次审计中关注事项的书面材料续审计，提出在下次审计中关注事项的书面材料4、没有列入项目审计计划，但与本审计项目有关、没有列入项目审计计划，但与本审计项目有关的材料。的材料。第八章 审计档案B：每份（组）文件之间排列规则：每份（组）文件之间排列规则正件在前，附件在后正件在前，附件在后定稿在前，修改稿在后定稿在前，修改稿在后批复在前，请示在后批复在前，请示在后批示在前，报告在后批示在前，报告在后重要文件在前，次要文件在后重要文件在前，次要文件在后汇总性文件在前，基础性文件在后汇
22、总性文件在前，基础性文件在后中文在前，外文在后中文在前，外文在后 请示与批复排列在一起，先请示，再批复请示与批复排列在一起，先请示，再批复第八章 审计档案C、除审计业务档案以外的其他审计档案的管理、除审计业务档案以外的其他审计档案的管理1、其他业务档案的具体内容：、其他业务档案的具体内容：上级部门及单位领导对审计工作的指示、讲话、批复上级部门及单位领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知文件及有关规定、办法、通知文件单位有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、单位有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等请示、报告等在审计工作会议上或审计学术交流会议上，本单位代
23、在审计工作会议上或审计学术交流会议上，本单位代表的发言稿及会议的主要文件表的发言稿及会议的主要文件内部审计机构的机构改革、人事任免文件及岗位责任内部审计机构的机构改革、人事任免文件及岗位责任制制群众来信、来访记录群众来信、来访记录其他审计档案其他审计档案第八章 审计档案2、其他审计档案的排列规则、其他审计档案的排列规则正件在前，附件在后正件在前，附件在后定稿在前，修改稿在后定稿在前，修改稿在后批复在前，请示在后批复在前，请示在后批示在前，报告在后批示在前，报告在后重要文件在前，次要文件在后重要文件在前，次要文件在后汇总性文件在前，基础性文件在后汇总性文件在前，基础性文件在后中文在前，外文在后中
24、文在前，外文在后 请示与批复排列在一起，先请示，再批复请示与批复排列在一起，先请示，再批复 三、审计项目档案的编目三、审计项目档案的编目 通常是指立卷人将内部审计师收集的文件材料经过通常是指立卷人将内部审计师收集的文件材料经过整理，按审计项目档案排列规则进行排列，并经项目整理，按审计项目档案排列规则进行排列，并经项目负责人检查之后，在案卷装订之前，必须完成的编写负责人检查之后，在案卷装订之前，必须完成的编写页号、目录、书写封面和填写备查表等工序。页号、目录、书写封面和填写备查表等工序。1、页号：、页号： 每页文件材料正面的右上角，背面的左上角，用铅笔每页文件材料正面的右上角，背面的左上角，用铅
25、笔书写阿拉伯数字。书写阿拉伯数字。 文件材料背面是空白的，不编写页号。文件材料背面是空白的，不编写页号。 参见参见审计署机关文书档案管理暂行规定审计署机关文书档案管理暂行规定http:/ 审计档案第八章 审计档案2、卷内文件目录：、卷内文件目录：n审计项目档案卷内目录以卷为单位编写，一个审审计项目档案卷内目录以卷为单位编写，一个审计项目的文件材料分为若干卷装订，每个案卷只计项目的文件材料分为若干卷装订，每个案卷只编写本卷目录。填写时，应使用符合档案保护要编写本卷目录。填写时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，禁止使用圆珠笔、求的字迹材料，如碳素墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨
26、水等不耐久的书写材料进行填写。铅笔和纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。已采用计算机管理的单位，可直接使用档案管理已采用计算机管理的单位，可直接使用档案管理软件生成并打印出目录。软件生成并打印出目录。n卷内文件目录置于案卷首页，主要内容包括顺序卷内文件目录置于案卷首页，主要内容包括顺序号、文号、责任人、题名、日期、页号等。号、文号、责任人、题名、日期、页号等。第八章 审计档案顺序号：每份文件为一号顺序号：每份文件为一号文号：按文件材料制发单位所确定的文件字号填写。如：文号：按文件材料制发单位所确定的文件字号填写。如：“鄂医审计鄂医审计20096号号”责任者：结论性、立项性和备查性文件材料，填写
27、公文和材责任者：结论性、立项性和备查性文件材料，填写公文和材料的署名单位名称，未署名的加以判定。证明性文件材料，料的署名单位名称，未署名的加以判定。证明性文件材料，填写填写“审计组审计组”题名：照实填写，无标题的，可根据文件材料内容自拟标题，题名：照实填写，无标题的，可根据文件材料内容自拟标题，并且用并且用“ ”注明。注明。日期：填写文件材料的成文日期。可以省略日期：填写文件材料的成文日期。可以省略“年年”、“月月”、“日日”。在年和月的数字后加。在年和月的数字后加“.” 。如：将。如：将“2006年年11月月21日日”写成写成“2006.11.21” ，证明材料的日期，可写到月为，证明材料的
28、日期，可写到月为止。文件材料上无日期的，可不写。止。文件材料上无日期的，可不写。页号：填写本文件材料所在之页的页号。每个案卷的最后一页号：填写本文件材料所在之页的页号。每个案卷的最后一份文件材料的页号要填写该文件材料的起止号：份文件材料的页号要填写该文件材料的起止号：“158169”备注或索引号：备注用于填写归档文件所需要补充和说明的备注或索引号：备注用于填写归档文件所需要补充和说明的情况，如密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。索引号情况，如密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。索引号用于填写审计工作底稿的索引号。用于填写审计工作底稿的索引号。第八章 审计档案 卷内文件目录卷内文件目录序号序
29、号 文号文号 责任者责任者 题名题名 日期日期页号页号备注或索引备注或索引第八章 审计档案3、备考表、备考表审计项目档案的备考表置于每卷的末尾，主要用于填写审计项目档案的备考表置于每卷的末尾，主要用于填写本案卷有关需要说明的事项，以及立卷人和检查人签本案卷有关需要说明的事项，以及立卷人和检查人签名。名。 本卷情况说明，通常由立卷人填写本卷情况说明，通常由立卷人填写l本卷中文件材料缺失情况及原因本卷中文件材料缺失情况及原因l本卷与其他案卷关联情况本卷与其他案卷关联情况l本卷与电子文件存储载体关联情况本卷与电子文件存储载体关联情况l该项目有无证物入档该项目有无证物入档l本项目与其它项目案卷中资料的
30、相关情况本项目与其它项目案卷中资料的相关情况l其他需要说明的情况其他需要说明的情况立卷人：由立卷人签名并注明立卷日期立卷人：由立卷人签名并注明立卷日期检查人：由项目负责人在检查质量后签名并标注检查检查人：由项目负责人在检查质量后签名并标注检查日期日期第八章 审计档案 备考表备考表 本卷情况说明：本卷情况说明：与本卷有关的案卷与本卷有关的案卷*卷，编号：卷，编号：与本卷有关的电子文件存储载与本卷有关的电子文件存储载体体*盘，编号：盘，编号：与本项目有关的资料与本项目有关的资料*卷，遍号卷，遍号和页号分别是：和页号分别是：立卷人：年立卷人：年 月月 日日检查人：年检查人：年 月月 日日第八章 审计
31、档案4、案卷封面书写：、案卷封面书写：全宗名称：内审机构所在组织的名称全宗名称：内审机构所在组织的名称审计项目：即审计项目名称，一般按内部审计机构名称、介词审计项目：即审计项目名称，一般按内部审计机构名称、介词“对对”、被、被审计单位名称、审计范围和审计种类填写。如：审计单位名称、审计范围和审计种类填写。如：*集团公司部对集团公司部对*商贸有商贸有限责任公司限责任公司2008年度财务报表审计年度财务报表审计”审计时间：填写从发出审计通知书至作出审计报告的起止时间审计时间：填写从发出审计通知书至作出审计报告的起止时间审计组负责人：填写该项目审计负责人姓名审计组负责人：填写该项目审计负责人姓名自自
32、*年年*月月*日至日至*年年*月月*日：填写本审计案卷内文件材料最早形成和最晚形日：填写本审计案卷内文件材料最早形成和最晚形成日期成日期共共*卷（第卷（第*卷）。填写本审计项目所立案卷总数以及本卷是其中第几卷。卷）。填写本审计项目所立案卷总数以及本卷是其中第几卷。只有一卷的，括号内不填写。只有一卷的，括号内不填写。本卷共本卷共*页，填写本卷总页数，最后一页的页码页，填写本卷总页数，最后一页的页码保管期限：一般分为永久、长期、段期三种，简称保管期限：一般分为永久、长期、段期三种，简称“永、长、短永、长、短”分别用分别用代码代码”Y、C、D”表示，表示，归档号：指该档案的编号（档案号），由档案管理
33、人员填写归档号：指该档案的编号（档案号），由档案管理人员填写全宗号：档案由国家档案管理部门统一管理的单位（行政机关），审计档全宗号：档案由国家档案管理部门统一管理的单位（行政机关），审计档案移交当地档案馆存放时，由档案馆工作人员统一编写全宗号。案移交当地档案馆存放时，由档案馆工作人员统一编写全宗号。第八章 审计档案上级下发的文件：上级下发的文件： 长期长期向上级汇报的材料向上级汇报的材料: 永久永久请示、批复：请示、批复： 永久永久大会提案等：大会提案等： 长期长期参考文件、工作人员名单：短期参考文件、工作人员名单：短期单位高层会议决议及文件：永久单位高层会议决议及文件：永久单位重大事件记录：
34、单位重大事件记录： 永久永久永久永久 50年年长期长期 16年年-50年年短期短期 15年以内（含年以内（含15年）年） 第八章 审计档案四、审计项目案卷装订归档四、审计项目案卷装订归档1、案卷装订归档要注意事项、案卷装订归档要注意事项拆除文件材料上的金属物拆除文件材料上的金属物纸张装订部分不够宽或纸张左面有文字或数字的要贴纸加宽后纸张装订部分不够宽或纸张左面有文字或数字的要贴纸加宽后再装订。再装订。文件材料字迹模糊难以辨认的，应附抄件并加以说明。文件材料字迹模糊难以辨认的，应附抄件并加以说明。对破损、褪色的文件要进行修复或复制对破损、褪色的文件要进行修复或复制文件材料纸面小的，要粘贴在标准的
35、文件材料纸面小的，要粘贴在标准的A4纸上再装订纸上再装订每卷装订的文件材料，一般不要超过每卷装订的文件材料，一般不要超过160页页(2cm)，超出厚度时，超出厚度时分成两卷，一份材料一般不要分成两卷分成两卷，一份材料一般不要分成两卷装订时应将案卷右边和下边取齐。装订时应将案卷右边和下边取齐。在归档文件材料和目录外加案卷封皮，用来保护卷内文件清洁在归档文件材料和目录外加案卷封皮，用来保护卷内文件清洁不受磨损不受磨损装订要牢固、整齐、美观、不掉页。装订要牢固、整齐、美观、不掉页。第八章 审计档案2、审计项目档案归档注意事项、审计项目档案归档注意事项审计项目完成后，内部审计机构应抓紧归档。审计项目完
36、成后，内部审计机构应抓紧归档。内部审计档案应由组织档案管理部门集中管理内部审计档案应由组织档案管理部门集中管理 或按规定移交当或按规定移交当地档案管理部门统一管理。地档案管理部门统一管理。内部审计机构应以项目案卷为单位归档，不得向档案管理部门内部审计机构应以项目案卷为单位归档，不得向档案管理部门移交散份的文件材料。移交散份的文件材料。案卷在移交前，内审机构要编写移交清册，一式两份，由档案案卷在移交前，内审机构要编写移交清册，一式两份，由档案管理人员清点验收。管理人员清点验收。与审计相关的证物，凡能入卷保存的均应装和卷宗皮所附的物与审计相关的证物，凡能入卷保存的均应装和卷宗皮所附的物品袋。不能入
37、卷保存的相关证物应另行包装，与审计项目案卷品袋。不能入卷保存的相关证物应另行包装，与审计项目案卷存放在一起。存放在一起。不宜保存的证物要拍成照片存档。不宜保存的证物要拍成照片存档。审计实施过程中收集的文件材料不必入档但尚有参考价值的，审计实施过程中收集的文件材料不必入档但尚有参考价值的，可由审计部门自行保管和使用，确无价值的可由内审机构负责可由审计部门自行保管和使用，确无价值的可由内审机构负责人确认后销毁。人确认后销毁。第八章 审计档案五、电子文件材料归档五、电子文件材料归档 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘
38、等载体，信赖计算机系统阅读、处理于磁带、磁盘、光盘等载体，信赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。并可以在通信网络上传输的文件。1、归档范围：凡是内部审计机构在审计活动和内部管理中、归档范围：凡是内部审计机构在审计活动和内部管理中收集和形成的具有利用价值的电子文件材料均属归档范围。收集和形成的具有利用价值的电子文件材料均属归档范围。 从形式上看有：字处理文件、图像文件、影像文件、声从形式上看有：字处理文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及相应的支持软件、相音文件、多媒体文件、数据库文件及相应的支持软件、相关数据。关数据。 从来源上看，可分为审计活动中收集的电
39、子文件材料和从来源上看，可分为审计活动中收集的电子文件材料和内部审计机构日常管理形成的电子公文内部审计机构日常管理形成的电子公文 。第八章 审计档案2、归档方式：、归档方式：逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向组原存储方式和位置而实现的电子文件向组织档案室移交的过程。织档案室移交的过程。物理归档：指计算机及其网络中的电子文物理归档：指计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向组件集中传输至可脱机保存的载体上，向组织档案室移交的过程。织档案室移交的过程。第八章 审计档案3、归档电子文档的保管、归档电子文档的保管
40、A、归档电子文档的交接、归档电子文档的交接 电子文档在交接前，双方均应对归档的每套载电子文档在交接前，双方均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达体及其技术环境进行检验，合格率达100%时才时才能交接。主要检验：能交接。主要检验： 载体有无划痕，是否清洁，有无病毒载体有无划痕，是否清洁，有无病毒 归档电子文件材料的真实性，完整性，有效性归档电子文件材料的真实性，完整性，有效性相关的软件、说明和登记资料是否齐全相关的软件、说明和登记资料是否齐全第八章 审计档案B、归档电子文件保管、归档电子文件保管 归档电子文件材料的保管，除了达到纸质档案的归档电子文件材料的保管，除了达到纸质档案的要求
41、外，还应符合以下条件：要求外，还应符合以下条件：归档载体应作防写处理，并避免擦、划、触摸纪录归档载体应作防写处理，并避免擦、划、触摸纪录涂层涂层单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压存放时应远离强磁场、强热源、并与有害气体隔离存放时应远离强磁场、强热源、并与有害气体隔离环境温度选定范围为环境温度选定范围为1720，相对湿度为，相对湿度为45%第八章 审计档案C、归档电子文档的检查：、归档电子文档的检查：每年对电子文件的读取、处理设备更新情况进每年对电子文件的读取、处理设备更新情况进行一次检查登记。如发现库存载体与新设备不行一次检查登记。如发现库存载体与新设备不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于原载体保留时间不少于3年。年。对磁性载体每慢对磁性载体每慢2年，光盘每满年，光盘每满4年进行一次抽年进行一次抽样机读检验。样机读检验。对磁性载体上的归档电子文件，每满对磁性载体上的归档电子文件，每满4年转存年转存一次，原载体同时保留，时间不少于一次，原载体同时保留，时间不少于4年。年。D、归档电子文件的利用：与纸质文件利用原理、归档电子文件的利用：与纸质文件利用原理相同相同 ，严防私自复制、对外发送、等。，严防私自复制、对外发送、等。
