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1、南 京净佳 危险废 物处 理有限 公司审批人： SXL 编写人： XQD 版次： 1.0 发布日期： 2011 年 06月 24日页次： 1/ 8 ADM-P001 文件管理规定 目的： 规范公司文件的管理 范围 ：公司文件管理过程 执行者： 所有人员 参考文件：1 规章制度类文件编排规定 （2008 年 11月 29 日发布）2 公司印章管理办法 （2009 年 7 月 10 日发布） 定义：1 文件以文字或图示描述公司经营管理活动或业务内容、通过规定程序由被授权人员签署发布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档。或为公司管理运行的书面标准和实施中的记录结果，包括以下类别：从形式上
2、分：文字的或图示的从载体上分：纸质的或电子的从来源上分：内部文件和外来文件（包括来自政府、公司总部、客户、承包商、供应商等公司外部的各类文件） 。从内容上分： 公司管理制度（包括行政、人力资源、财务、生产技术、安全与环保、市场等诸方面的管理规定、规程等） 。 生产技术规程与质量标准（包括岗位操作法、安全技术规程、设备操作规程、中间控制要求及“三废”排放指标等）。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 8 页 - - - - - - - - - ADM-P001 审
3、批人： SXL 编写人： XQD 版次： 1.0 发布日期： 2011 年 06月 24日页次： 2/ 8 公司运行过程记录（包括通知、报告、会议纪要、工作日志、生产操作和设备维修记录等）。2 文件管理对文件的编制、修订、流转、整理、审核、批准、归档、利用、鉴定、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。本规定适用于公司所有文件材料的管理，包括管理制度、 生产技术规程与质量标准的管理。 内容：1 职能部门1.1 行政部门是公司的文件综合管理部门，其文件管理职责包括： 负责编制公司管理制度建设计划，并推进计划的实施。 负责组织公司所有文件的集中统一管理，包括（内部及外部）的接收、流转、授权后颁布、发
4、放、整理、归档、回收、组织鉴定、销毁，负责保管及提供利用，并监督文件的变更与改版过程。 负责制订公司各类文件的分类编号规则和格式规范。 负责协调各种文件之间的相互衔接关系，并在内容上不断完善。 在总经理授权范围内代表公司受理对文件的质疑并组织解释文件。 负责公司所有文件的处理，包括接收、登记、流转、整理、归档、保管、组织鉴定、销毁及提供利用。1.2 有关职能部门是公司生产技术规程和质量标准的归口管理部门或专业管理部门，其文件管理的主要职责包括： 负责组织制订并实施公司生产技术规程、质量标准的编制和修订计划。 负责编制与本部门工作职责密切相关的文件。 负责组织本部门所编制文件的会审，参与审核其他
5、部门编制且与本部门工作职责相关的文件，并负责协助组织本部门所编制文件的培训。 负责妥善管理公司发放的文件，防止同时使用不同版本的同一文件，防止使用过期和废止的文件。 将本部门收到的外来文件及时转交行政部门。1.3 公司文件批准人： 一般情况下为公司总经理， 特殊情况的由总经理授权或报名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 8 页 - - - - - - - - - ADM-P001 审批人： SXL 编写人： XQD 版次： 1.0 发布日期： 2011 年 06
6、月 24日页次： 3/ 8 请董事会审批。2 文件编制与修订管理2.1 文件编制与修订的依据和原则2.1.1 编制和修订文件的依据： 国家、地方政府及行业主管部门颁布的法律、法规、规章、标准等。 公司总部的指示、通知、通报、工作计划与要求等。 公司各部门及员工对文件编制或修订的意见和建议。 新技术、新工艺、新材料等技术变更、技术改进的相应资料。 设备、装置、设施的使用要求、 供应商提供的产品出厂资料等技术资料。 公司原有的及业内同行提供的相同或类似内容的文件。2.1.2 文件编制 / 修订的原则： 所有文件必须符合国家的法律、法规及各项规章、标准等，严禁编制违法、违规的文件。 所有文件必须符合
7、公司的经营方针和目标，符合公司总部的要求。 文件的编制和修订应满足“遵守法律、符合（总部）规程、用辞准确、便于执行”的要求，做到切实可行，保障日常工作有章可循，有据可查。 文件应语句简练，措辞得当，简明易懂。对于比较复杂的工作流程或职责分担应辅以图表，便于理解和操作。 文件应最大限度地保证所阐述内容的可追溯性、可记录性和可测量性。文件应附必要的记录表单，以便记录和控制文件的执行过程。2.2 文件的编制与审批流程2.2.1 文件的起草与会审 行政部门负责制订公司管理制度的年度编制计划，包括制度名称、基本内容、编制主责部门、计划完成时间等，经总经理批准后发布，行政部门负责监督并协助有关部门落实计划
8、。 文件编制的主责部门完成文件初稿的编制并经部门负责人审核后，提交与该制度涉及操作内容相关的所有部门会审。文件会审部门的范围由编制主责部门和行政部门商讨确定。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 8 页 - - - - - - - - - ADM-P001 审批人： SXL 编写人： XQD 版次： 1.0 发布日期： 2011 年 06月 24日页次： 4/ 8 所有参加会审的部门均应由部门负责人签署对文件初稿的意见和建议，并在规定时间内反馈至编制主责部门。主
9、责部门应认真考虑会审意见，并据此对初稿进行修改； 主责部门认为有必要时可召集专题讨论会。 主责部门应对所有的书面会审意见作书面回复，对未采纳的会审意见应告知其原因或理由。 如文件初稿的会审意见较多，初稿修改工作量较大，在完成修改后可由主责部门再次组织会审。 行政部门协助主责部门组织文件会审，跟踪会审进度，必要时参与根据会审意见进行的初稿修改工作。2.2.2 文件的批准 经过会审和修改后的文件， 经编制主责部门负责人审核后报送行政部门，经总经理批准后行政部门按文件编码规则对文件进行编码并印制、发放。 文件审核、批准的权限为：公司级管理文件由编制主责部门经理初审，公司分管领导复审， 总经理批准。各
10、项生产技术规程和质量标准由编制主责部门经理审核，总经理或总经理指定的公司分管领导批准。部门内部管理文件由编制主责部门经理批准，并报行政部门编码、备案。 文件的审核人、批准人应及时将审核或批准意见通知行政部门。对于需要修改并重新审核的文件，应提供书面意见，以便文件编制部门据此修改。2.3 文件的修订与改版2.3.1 发生以下情况时，文件必须修订或改版：文件与国家、地方政府及行业主管部门颁布的法律、法规、规章、标准等有冲突、矛盾或不一致；文件与总部颁布的方针、政策、程序、标准等存在冲突、矛盾或不一致；公司管理体制、 管理流程或生产技术流程发生变更，现有文件已经不适应或不适用。文件经过多次修订或重大
11、变更后，必须改版并重新发布。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 8 页 - - - - - - - - - ADM-P001 审批人： SXL 编写人： XQD 版次： 1.0 发布日期： 2011 年 06月 24日页次： 5/ 8 2.3.2 公司所有员工均有权向直接上司或部门主管提出对文件的修订意见，部门主管确认意见的合理性后， 应及时将修改意见告知文件编制部门和行政部门。行政部门与文件编制部门商讨并确认修改的必要性后实施修改。2.3.3 拟修订或改版文
12、件的原编制部门为文件修订与改版的主责部门。修订或改版文件的会审和批准流程与权限与新编制文件相同（详见第2.2 节） 。3 文件发放与回收管理3.1 文件流转、发放与培训管理3.1.1 除受控文件外，一般文件的流转及发放，原则上使用公司邮箱的方式以常用可编辑办公软件制作并流转， 特殊的或特别重要的需要纸质签署的由主责部门提交文件及签署单到行政部门，由行政部门统一流转， 但需同时用公司邮箱的方式进行流转。3.1.2 主责部门经办人在完成文件初稿后应将文件的初稿主送主责部门负责人，同时抄送给文件中涉及到需要会签的部门及行政部门和公司文件批准人，文件中应明确该文件的发放范围（或主送单位及抄送、抄报单位
13、）。文件主责部门经办人有责任催办该文件的流转。3.1.3 主责部门负责人对文件材料的内容及发放范围确认后，各会签部门负责人分别进行修改并会签， 公司文件批准人在各部门会签意见的基础上最终对文件内容进行定稿， 行政部门收到定稿后， 负责文件格式的审核并进行必要的修改，确保文件格式符合公司相关规定。 行政部门负责保存和保管定稿的文件电子版及纸质材料。3.1.4 行政部门负责按公司固定的格式打印已批准的文件，并按文件中确定的发放范围对定稿文件进行发放。3.1.5 行政部门应及时保存有签署的文件原件。3.1.6 受控文件采取以纸质方式流转，必要时由撰写人提供电子版给行政部门。行政部门对需要受控的文件应
14、及时标识“受控” 印记，在编制受控号后通知相关部门领取文件。 文件发放表必须有文件领取人的亲笔签名，行政部门负责保管文件发放表。3.1.7 文件的批准日期应为公司文件批准人签发的日期，除非文件中已有特别说名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 8 页 - - - - - - - - - ADM-P001 审批人： SXL 编写人： XQD 版次： 1.0 发布日期： 2011 年 06月 24日页次： 6/ 8 明生效日期信息的， 一般情况下文件的生效日期即为批准
15、日期。行政部门应严格执行。新编制、修订和有变更的改版公司制度、规程或规章制度类的发放日期应比生效日期至少提前3 个工作日，以便文件编制和使用部门组织培训。3.1.8 文件使用部门应在文件生效日期前完成对文件使用的培训，文件编制部门协助组织培训。3.1.9 文件使用部门应保证所有使用文件的人员均参加培训，必要时对使用文件人员进行考核。培训与考核完成后，文件使用部门将培训记录报人事部门备案。3.1.10 行政部门在文件发放后20 个工作日内，会同文件编制主责部门共同检查文件使用部门的培训质量，并协助解决培训所需的资源等问题。3.2 文件回收管理3.2.1 公司员工离职时， 行政部门必须确认其领取的
16、文件已经全部收回。如离职人员所在部门（或单位）仍需要使用该文件，应安排其他人员重新领取。3.2.2 行政部门在发放改版文件时， 必须根据文件发放登记表同时收回全部已发放的旧版文件，严防出现同一文件的不同版本同时使用的情况。3.2.3 行政部门负责编制和填写文件回收登记表，标明回收文件的名称、 回收来源、回收日期、回收原因等内容， 登记表必须有回收文件上缴人和接收人的签名，由行政部门负责保存。4 文件保存、作废与销毁管理4.1 文件保存管理4.1.1 文件的归档范围及保存期限由行政部门另行规定。公司管理制度、 生产技术规程及质量标准的所有原始版本均应由行政部门负责长期保存。4.1.2 行政部门负
17、责编制公司文件归档文件整理规则及档案分类方案，并按其要求做好文件材料的整理、归档、立卷等工作。 批准文件的纸质文档原件归档时，应同时归档相应的电子文件，并建立电子文件索引卡。4.1.3 文件的保存和使用部门应将文件管理的责任落实到人，保持文件处于清洁、干燥状态，远离高温、明火和腐蚀性介质，禁止在纸质文件上涂改、涂鸦，禁止对文件的电子文档进行修改。4.1.4 行政部门每年对当年度新建立和改版文件及时制作光盘，光盘按第 4.1.2 、名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页
18、，共 8 页 - - - - - - - - - ADM-P001 审批人： SXL 编写人： XQD 版次： 1.0 发布日期： 2011 年 06月 24日页次： 7/ 8 4.1.3 节的要求保存。4.1.5 文件使用部门发现文件有损毁并且已经影响文件使用时，应及时到行政部门更换，不得擅自修补，以防造成差错。文件遗失时，责任部门应向行政部门提交书面报告，经行政部门（保密文件经总经理）批准后方可重新领取，同时对责任人员进行处罚。4.2 文件作废与销毁管理4.2.1 发生以下情况时，文件作废： 文件与国家及地方政府的法律、法规、规章、标准等有矛盾、严重不符之处且难以修改。 公司的管理架构、经
19、营方式或工作流程发生重大变更，文件已经不适用且没有必要修改。 文件被损毁，其损毁程度已经影响文件的正确使用。4.2.2 文件的编制和使用部门发现第4.2.1 条、项的情况时， 应及时相互告知，经商讨确认后， 由文件编制的主责部门填写文件作废申请单，经部门负责人审核后报该文件批准人批准。4.2.3 文件作废申请批准后， 批准人应将申请单交行政部门。 行政部门根据申请单和文件发放登记表组织回收作废文件。4.2.4 行政部门不定期组织作废文件的销毁。作废文件除留一份作为档案由行政部长期保存外，其余应全部销毁。4.2.5 作废文件销毁前， 由行政部门填写文件销毁单， 经行政部门负责批准后实施。文件销毁
20、后，由销毁人、监销人在文件销毁单上签名。文件销毁单由行政部门长期保存。5 其他事项5.1 本规定由行政部门负责检查、考核。本规定的解释权归行政部门。5.2 文件的保管年限、保密管理、外来文件管理以及记录类文件管理要求由行政部门另行编制相关规定。5.3 本规定自 2011 年 7 月 1 日起执行。6 附件名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 8 页 - - - - - - - - - ADM-P001 审批人： SXL 编写人： XQD 版次： 1.0 发布日期： 2011 年 06月 24日页次： 8/ 8 文件签发（会审）单文件发放登记表文件作废申请单文件回收登记表文件销毁单-END 完此文件的打印本为非受控文件名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 8 页 - - - - - - - - -
