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1、第三章 办公室时间管理授课人 饶军丽案例导入 于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交给他，说是下个星期开会要用。她看了一下，有20页，共3万多字。她还没来得及坐下，周总就来电话，说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售部总监一起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室又给于雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。她刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下月初到电视台为一周财经观察节目做嘉宾。现在由于时间关系去不了了，让于雪打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知她，让她
2、填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下午下班之前为报名的最后期限。一上班就遇到这么多事，于雪觉得头都大了，一下子不知如何下手。 时间名言时间最不偏私，给任何人都是二十四小时；时间也最偏私，给任何人都不是二十四小时。英赫胥黎磨刀不误砍柴工曾经有一位哲人看见一位农夫在砍树，每一斧都只能砍下一小块树皮斧头太钝了。于是哲人问农夫：“你为什么不把斧头磨快了再砍？”农夫回答说：“我没时间磨斧头。”这个寓言告诉我们一个浅显的道理：磨刀不误砍柴工。办公室工作也是这样：每天拿出一点点时间，对要做的工作进行规划和计划，不仅不会耽搁时间，而且还会大大提高工作效率。小测试：你是一个优秀的时间管理者吗？以下每个问题均有
3、四个答案：A 从未做过；B 有时做；C 经常做；D 总这样做。请根据问题做出你的选择，并记录下来。1.每个学习/工作日之前，我都能为计划中的学习/工作做些准备。2.凡是可交派别人/下属去做的我都交派下去。3.我用学习/工作进度时间表来书面规定学习/工作任务与目标。4.我尽量一次性处理完毕每份作业/文件。5.我每天列出一个应办事项清单，按优先顺序排列，先办最重要的事情。6、我尽量回避干扰性电话、不速之客的来访以及突然召开的会议。7、我试着按照成绩曲线图表来安排我的学习/工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。9、我努力这样安排我的活动，以便集中精力首先处理少数至关重要的事情。
4、10、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。你得了多少分？计算分值：A 0分 B 1分C 2分D 3分结论：0-15分：你自己并无时间规划，而是让别人牵着鼻子走。但是，如果你在诸多事项中排出优先要办的事情，则可能达到一些自己的目的。16-20分：你试图掌握自己的时间，但却不能持之以恒。21-25分：你的时间管理良好。26-30分：你已成为每一位想学习时间管理的人的榜样。学习内容办公室时间办公室时间管理方法管理方法办公室时间管理办公室时间管理相关理论知识相关理论知识办公室时间管理方法时间管理（时间运筹）Time Management为提高时间的利用率和有效性而对时间
5、进行的有效计划和控制。表现：善于限定自己的工作范围，合理有效地安排时间。秘书的时间管理包括两层含义：1.管理自己的时间通过合理有效地规划自己的时间来更有效地满足领导和其他人员的工作需要，提供优质服务。2.管理领导的时间合理安排领导的工作计划和工作时间，避免琐事侵扰，保证领导高效地工作。秘书管理时间的简单工具工作记录本工作清单（日志）工作计划表工作日历秘书管理时间的电子设备商务通手机（记事本和备忘录）电脑（各种软件）管理时间的方法时间表管理法工作日志管理法目标时间管理法时间表管理法时间表是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格。其作用是提醒使用人和相关人员按照时间表的进程行动。编
6、制时间表的基本步骤1.根据需要确定编制时间表的周期；2.收集并列出该阶段的所有工作、活动或任务；3.发现活动或任务有相互冲突的，主动与负责人协商，及时调整；4.按照时间顺序将任务排列清晰；5.绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目；6.用简明扼要的文字将信息填入表格。时间表的类型年度时间安排表季度时间安排表月时间安排表周时间安排表每日行动管理表年度时间安排表该表是将单位或组织一年中例行的会议、重要经营活动、已经确定的商务出访、公共关系活动等作出妥善安排。可以参照上一年度的时间表和新一年的工作部署情况编制通常是在头一年的年末制定，下一年度执行。制定年度时间安排表的要求简明扼要通常只列出相应的
7、工作安排，篇幅以一张纸为限时间不必追求精确通常只将大致时间列出即可工作事项的重要性只列出本组织的重大活动、例行活动，比较概括*公司2013年度领导工作计划表月份日期（周次）工作内容工作地点1第一周新年工作动员会上海11月15日新产品发布会北京22月27日深圳商品交易会深圳3中旬驻欧洲办事处成立巴黎7中旬上半年工作总结待定12下旬领导检查分厂情况各分厂季度时间安排表该表是对年度时间安排表按季度的具体分解工作任务天地公司销售部经理第三季度会议较多，7月的前两周要在上海开会；8月的第二周要去香港参加5天会议；每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议；8月最后一个星期三要参加公司的办公会议；7月
8、的第三周星期二要在公司开销售会议，传达上海会议精神；8月的第一周的星期一还要面试3位营销员；9月的前两周希望安排休假。请根据以上信息，为销售部经理制定第三季度工作安排表。*经理第三季度会议安排表月份周次七月份八月份九月份第一周上海会议周一上午：面试3位营销员（小会议室）休假第二周上海会议香港会议休假第三周周二：销售会议，传达上海会议精神（大会议室）第四周周五上午：部门会议周三：公司办公会议（大会议室）周五上午：部门会议周五上午：部门会议月时间安排表是将一个月内预定事项全部纳入工作计划中，以帮助领导确认其工作内容，同时也可提醒秘书人员为领导工作做准备。其信息由主管上司负责，请其他领导提出下月计划
9、，再结合集体议定的事项，由办公室人员制表，经主要领导审定后下发实施。要求：比较详尽，基本能够确认活动的时间和地点。*公司2013年3月份领导工作计划表日期工作内容备注1日理事会会议*饭店4日同*公司张总会面公司1号会议室6日新春茶话会公司3号多功能厅7日走访退休老同志走访对象正在落实中16日参加政府企业领导座谈会发言材料由*负责17日参加产品交易会参展筹备基本就绪20日公司月度会议24日赴日参加行业论坛注意王总的出国手续28日去机场接法国访问团接待方案拟定中周时间安排表是将一周内的详细计划制成一览表，以方便秘书和领导掌握工作安排。该表是在月计划的基础上制定的。该表一般在周五下班前或周一上午制定
10、。该表是详细计划，通常要列出工作的具体安排、工作地点、起止的准确时间、相应的情报资料和注意事项等内容。周领导工作安排表（3月18日-3月24日）日期星期工作内容工作地点备注3.18周一公司例会公司小会议室张总来访总经理办公室 张总基本资料已报送李总3.19周二李总出差去上海航班A340出差资料周一报送3.20周三和C公司会谈C公司资料在1号文件袋3.21周四去苏州分公司苏州分公司苏州安排，已协调3.22周五3.23周六3.24周日每日行动管理表一般用来记录办公室人员每天的工作活动和行动方案。每日行动管理表年 月 日早上最先做的事上班最先做的事中午前应处理的事下午最先处理的事下班前应做完的事明天
11、的准备工作小贴士一般来说，由于客观情况的变化和许多不可预料的因素的影响，中长期时间表宜粗不宜细。秘书安排上司的时间表，应是年度、季度、月、周、日五种时间表相互衔接、滚动执行。工作日志管理法工作日志工作日志（工作日程表）（工作日程表）手工工作日志手工工作日志电子工作日志电子工作日志上司工作日志上司工作日志秘书工作日志秘书工作日志Microsoft OutlookOA工作日志的内容基本内容日期、时间、地点、工作内容等上司日志内容会议活动、接待活动、上司个人事务秘书日志内容上司日志内容上司各项活动需协助准备的事宜上司交办自己的工作自己职责中应做的工作、应从事的活动手工工作日志样表*总经理工作日志 2
12、013年3月18日 星期一时间工作内容工作地点备注9:00出席合作项目的剪彩仪式公司11:00接待美国公司总裁一行接待室部门经理以上参加12:00宴请美国公司总裁一行蓝天酒店副总经理作陪14:00和业务部讨论新产品销售小会议室16:00与三美公司赵总洽谈重要交易总经理室18:30宴请康华集团总经理夫妇白云宾馆带夫人电子工作日志样式制定工作日志注意事项要提前制定工作日志；工作日志信息填写清楚、完整、准确；内容简明扼要，一目了然；以主要工作为中心；各项工作活动安排要科学，松紧适度；要熟悉上司的工作、生活习惯，合理安排约会时间；要和上司做好沟通和交流；在非工作时间的重要安排一定要谨慎。管理工作日志的
13、要求提前了解上司工作和活动的信息，经常确定、补充和核对填入日志的信息；随上司日志的变化调整自己的日志内容，保持二者信息的一致和准确；提醒自己和上司执行工作日志的相应内容；应对上司日志中的信息保密，只给上司授权的人查阅。案例分析时间内容地点备注8:00-8:30公司高层碰头会总经理室9:00-9:30主持新产品发布会公司礼堂中层以上干部参加10:00-11:00 接待有合作意向的美国公司代表团公司会议室部门经理作陪11:00-12:00 宴请美国公司代表团贵宾楼主要部门经理陪同12:30-13:30视察联营工厂北青路部门经理陪同14:00-14:30出席员工婚礼安徽大厦15:00-15:30 和
14、公司法律顾问谈话 新世纪饭店16:00-18:00处理文件总经理室以下是某公司总经理某一天的工作日程安排：以下是某公司总经理某一天的工作日程安排：问题：1.这一日程表制作是否合理？存在哪些问题？2.如果每天日程都如此安排，会出现什么情况？答题要点问题1：该日程安排不合理。问题在于：工作事项太多太杂；时间连接太紧密，恐怕无法按计划完成；地点太分散，没有考虑交通情况；未考虑用车安排。问题2：如果领导每天日程都如此安排，会浪费领导的宝贵时间和体力，抓不住公司发展的重点问题和战略问题，无暇了解公司内部情况、处理内部事务。善于处理日志的变化和调整1、安排活动时，要留有5至15分钟时间的机动，以备活动的拖
15、延或遇临时性的、突发的情况；2、如遇变更项目或调整活动时间，需遵循先急后缓的原则；3、确定变更或调整后，立即做好有关善后工作，例如通知对方、说明理由、防止误解等；4、再次检查工作日志，看是否已将变更的信息记录下来，防止漏记、错记。需要调整日程表的情况 应对措施原定事项超过预定时间 提醒领导；如不能中止，对后续工作进行调整；要避免，则需提高时间分配能力优先追加紧急要件辅助领导处理突发事件，对日程表做出妥善的调整预约方不能按时履行合理安排，将后续工作提前或穿插没有安排的工作领导的健康或精力出现问题以领导健康为重，取消或推迟相关工作；要避免，不要将日程安排过满，要给领导锻炼、放松、休息的时间陈总经理
16、工作日志 2013年3月18日 星期一时间工作内容工作地点备注9:00出席合作项目的剪彩仪式公司11:00接待美国公司总裁一行接待室部门经理以上参加12:00宴请美国公司总裁一行蓝天酒店副总经理作陪14:00和业务部讨论新产品销售小会议室16:00与三美公司赵总洽谈重要交易总经理室18:30宴请康华集团总经理夫妇白云宾馆带夫人案例思考案例思考秘书根据已填好的日志进行实施，但是恰巧当天上午，办公室又收到某一政府单位临时开会的通知书，上面写着开会的时间是下午3：00，必须由陈总亲自参加，而且通知书上没有写清会议结束的具体时间。秘书知道陈总经理下午2：00要参加业务部销售讨论；接着，下午4：00又要
17、与三美公司赵总经理就某重要交易进行洽谈，他希望花一个小时的时间和赵总商讨，5：00结束。问题：秘书应该怎么办？ 答题要点下午市政府的会议3点开始，又不知何时结束，势必会影响4点的约会，而该约会涉及一笔重要交易。而2点开始的销售讨论也可能无法在3点前顺利结束。作为秘书，应权衡各方利弊，力争使当天的会议当天召开，使原定的任务最好当天完成，这样调整成本和代价都小。根据会议性质和情况判断，下午3点的会议应该参加，4点的约会涉及一笔交易，最好能在当天谈完。下午2点的销售讨论由于是内部员工易于协调，考虑推后。如此可调整为：提前和赵总约为下午1:30进行交易洽谈，2:30结束洽谈，3点参加政府机关的会议，会
18、中上司根据情况通知可能5点开始销售讨论。所有的调整都要经过与上司的沟通；确定变更或调整后，立即做好有关善后工作；及时更新工作日志。 小贴士工作日志的制订和管理是一项重要、重复性大的日常工作，对于刚参加工作或不熟悉上司习惯的秘书、助理来讲，很难把日程表做得缜密、周到。这就需要秘书了解上司的日常工作、近期业务重点、工作习惯和身体状况，积累工作经验，虚心向老同事学习，优化工作方法，细心观察上司的工作习惯和做事风格，主动适应其工作节奏，定期与上司沟通，根据相关原则和注意事项制订好上司的工作日程表，并根据突发性事件重要性、影响等因素，做好日程表相应的变动和调整工作。管理上司日程表时，适当做好保密工作，做
19、一个称职、称心的得力助手。目标时间管理法是用预定的目标来限制时间的使用，以达到节约时间，提高效率的目的。前提是选准目标耶鲁大学的目标设定七步骤1.先拟出你期望达到的目标；2.列出好处；3.列出可能的障碍；4.列出所需的知识、帮助、训练等资讯；5.列出寻求支持的对象；6.拟定行动计划；7.制定达到目标的期限。目标设定的指导原则SMART原则SMARTspecific 目标是具体的目标是具体的measurable 目标是可衡量的目标是可衡量的achievable 目标是可能实现的目标是可能实现的realistic 目标是切合实际的目标是切合实际的time 目标是有时限性的目标是有时限性的实施目标时
20、间管理法的步骤拟定目标清单拟定目标清单制定时间标准制定时间标准填写目标管理卡填写目标管理卡目标清单目标你的目标SMART标准排序目标的性质目标的长短长期目标中期目标短期目标目标的价值经济价值社会价值时间目标管理卡隶属单位职位直接主管目标执行人目标重要性%工作计划预定进度（日）%（6月份）自我追踪考评252627 28293031总结每一种时间管理方法都不是孤立的或唯一的，最好配合使用；每一种时间管理方法都有其适用范围。办公室时间管理相关理论知识时间管理理论的历史演进四代时间管理理论比较理论的演进理论的演进特点特点优点优点缺点缺点第一代第一代备忘录型备忘录型应变力很强；没应变力很强；没有压力有压
21、力随意，忽略整体规随意，忽略整体规划划第二代第二代记事簿；计划与准备记事簿；计划与准备追踪约会事件；追踪约会事件；达成效率比较高达成效率比较高产生安排的习惯产生安排的习惯第三代第三代强调价值；计划、排序、强调价值；计划、排序、控制控制以价值为导向；以价值为导向；提高生产率提高生产率忽略了自然法则，忽略了自然法则，缺乏远见缺乏远见第四代第四代自然法则；罗盘理论自然法则；罗盘理论强调效率方向强调效率方向史密斯法则美国富兰克林时间规划公司（Franklin Quest Company）的创办人海蓝史密斯（Hurum W. Smith）在其著作打开成功的心门（The 10 Natural Laws o
22、f Successful Time and Life Managemengt）一书中提出十大自然法则，声称可以让人心想事成。这10条自然法则的前5条着重管理时间，后5条则是管理生活。史密斯十大自然法则1.掌握生活大小事通过掌握时间而掌握生活。2.确立核心价值核心价值是自我实现和个人成就的基础。3.排定优先顺序当日常生活反映了你的核心价值，你就能体验发自内心的平静。4.设定明确可行的目标为达成重要目标，必须远离安逸区。5.规划每日工作每日规划工作做得好，时间就会充裕，效率高。6.检查行为与信仰的一致性行为是真实信念的反映。7.改变行为以符合需求当信念与真实相符时，需求自然就能得到满足。8.开启信
23、仰之窗改变错误想法，克服负面行为。9.以个人价值为依据自尊必须发自内心。10.在奉献中成就自我付出愈多，收获愈大。运用史密斯法则管理时间第一步：先确定自己想做的工作的重要性和必要性。1、我需要做什么？2、哪件事能给我最高的回报？3、什么能给我最大的满足感？第二步：运用ABCD工作法来确定工作的优先顺序。第三步：对现在应该做的重要且紧急的事情排定优先顺序。第四步：明确实现每项要执行的工作任务。帕累托原则（“二八”原则,2/8定律）Pareto principle 这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动，即20%的目标具有80%的价值，而剩余8
24、0%的目标只有20%的价值。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润；世界上80%的财富是被20%的人掌握着，而另外80%的人只分享了20%的财富。时间管理启示：永远先做最重要的事情要把注意力放在20%的关键事情上 。“二八”原则的衍生原则“二八管理定律”。企业主要抓好20%的骨干力量的管理，再以20%的少数带动80%的多数员工，以提高企业效率。 “二八决策定律”。抓住企业普遍问题中的最关键性的问题进行决策，以达到纲举目张的效应。 “二八融资定律”。管理者要将有限的资金投入到经营的重点项目，以此不断优化资金投向，提高资金使用效率。 “二八营销定律”。经营者要抓住20
25、%的重点商品与重点用户，渗透营销，牵一发而动全身。 总之，“二八定律”要求管理者在工作中不能“胡子眉毛一把抓”，而是要抓关键人员、关键环节、关键用户、关键项目、关键岗位。 麦肯锡30秒电梯理论（电梯演讲）该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下
26、人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。管理好自己的工作时间海尔的“日事日毕，日清日高”管理模式“日事日毕，日清日高”（Overall Every Control and Clean）要求：“今天的事，今天必须做完，今天的事应该比昨天做得好，明天的事应该比今天做得更好。”海尔称之为1%工程，即如果每天工作都能提高1%的话，那么100天以后的工作效果可以翻一番。“日事日毕”解决基础管理问题，“日清日高”解决加速度的问题。这一理论也称为海尔发展定律。你你是是张张三三吗吗？ 某天清晨，张三于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他很准时地于九点整走
27、进办公室。但他并没有立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。你是张三吗？他面露得意神色并随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经十点钟了。这时他略感不自在，因为他已自食诺言。不过，报纸毕竟是精神食粮，也是沟通媒介，身为企业的部门主管怎能
28、不看报，何况上午不看报，下午或晚上则非补看不可。这样一想，他才稍觉心安。于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了二十分钟的时间才说服对方平息怨气。挂上了电话，他去了洗手间。你是张三吗？ 在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的头脑则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，又在那儿言不及义地聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。 你是张三吗？ 可是一看表，乖乖，已经十点四十五了，距离十一点的部门联席会议只剩下十五
29、分钟! 他想：反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆把草拟预算的工作留待明天算了。有效的时间管理的基本要求有效的时间管理的基本方法明明确确目目标标制制定定计计划划轻轻重重缓缓急急主主次次分分明明合合理理安安排排减减少少耗耗费费定定期期评评估估定定量量管管理理技巧一：用精力最佳的时段干最重要的工作熟悉自己的生物钟，找出自己精力最旺盛的时间，用来处理最重要、最困难的工作，把例行公事放在精力较差的时间去做，这样可以提高时间的利用率和有效性。技巧二：消耗时间要计划化、标准化、定量化要依据工作对目标的作用程度来制定消耗时间标准，进行时间的定量分配，制订出耗时计划。要以最有效的方式，利用定量的时间，有
30、秩序地从一项工作转换到另一项工作。技巧三：保持时间上的弹性拿破仑希尔到麦迪逊广场花园去拜访一位参加世界骑术大赛的骑术名将吉恩奥特里。他注意到奥特里。他注意到吉恩奥特里奥特里的休息室里放了一的休息室里放了一张行行军床，床，吉恩奥特里奥特里说：“每天下每天下午我都要在那里躺一躺，在两午我都要在那里躺一躺，在两场表演之表演之间睡一个小睡一个小时。我在好莱我在好莱坞拍拍电影的影的时候，我常常靠坐在一候，我常常靠坐在一张很大的很大的软椅子里，每天睡两次午椅子里，每天睡两次午觉，每次，每次10分分钟，这样可以使我可以使我精力充沛。精力充沛。”拿破仑希尔在亨利福特福特过80岁大寿之前不久去大寿之前不久去访问
31、过他。他他。他实在猜不透福特在猜不透福特为什么看起来那什么看起来那样有精神，那有精神，那样健康。他健康。他问福特秘福特秘诀是什么，福特回答：是什么，福特回答：“能坐下的能坐下的时候我候我绝不站着，能躺下的不站着，能躺下的时候我也候我也绝不坐着。不坐着。”技巧四：反省、检查浪费的时间浪费时间的原因(1)欠缺计划； (2)不好意思拒绝他人托付； (3)拖延； (4)不速之客的干扰；(5)电话的干扰；(6)会议过多与过长； (7)文件满桌； (8)上下班交通及商务旅行；(9)中餐； (10)事必亲躬；(11)欠缺协调； (12)上司原因。技巧五：保持时间利用的相对连续性当手头有重要工作时，应学会排除
32、干扰，防止工作被打断，保持时间利用的相对连续性。比如，当有重要工作需要集中精力时，可在门上贴一便条：有要事，请稍等；在起草重要文件时，可以设置电话，避免一般电话的干扰。技巧六：一般工作“案例化”，固定工作“标准化”科学管理之父泰罗提出了一个管理“例外”原则，就是管理者只管条例、规章制度中没有规定的例外事件。同样的问题反复出现后，把结果和处理记录下来，列入规章制度，使其“案例化”，下次再处理，就有了标准，处理办法就标准化了。这是使管理人员摆脱琐事的有效方法。技巧七：严禁事必亲躬尤金杜邦在掌管杜邦公司之后，坚持实行一种“凯撒式”的经营管理模式，“一根针穿到底”，绝对控制管理权力。公司的所有主要决策
33、和许多细微决策都要由他独自制定，所有支票都得由他亲自开具，所有契约也都得由他签订，他亲自拆信复函，一个人决定利润分配，亲自周游全国，监督公司的好几百家经销商，在每次会议上，总是他发问，别人回答。尤金的绝对式管理，使杜邦公司组织结构完全失去弹性，很难适应市场变化，在强大的竞争面前，公司连遭致命的打击，濒临倒闭边缘。 与此同时，尤金本人也陷入了公司错综复杂的矛盾之中。1920年，尤金终因体力透支而去世。其合伙者也均心力交瘁，两位董事长和秘书兼财务部长也相继累死。领导的关键在于发展和培养伟大的领导者。假如你不给人们机会去试一试，你永远也不会知道他们能走多远。” 技巧八：坚持从现在做起的信念对已经过去
34、的事件不应作过多的追究，应当重视的是今天的工作不能等到明天来做，需要做的事情马上开始，不要拖延。技巧九：保留自我时间管理的最低批量时间任何成功的管理者都必须每天或隔一段时间给自己安排一段最低批量的自我时间管理的时间，用以计划、检查、总结自己的时间管理状况。技巧十：列出不该办理的事项时间管理的一个重要原则就是决定不做哪些事。一般不该办理的事项与应该办理的事项相比，相对内容较少，所以列出它更具有操作性。比如：早上10点之前不回任何电话；晚上7点之后不工作；除了A项目之外不分心处理不相关的事情；收发邮件的时间不超过一个半小时等。技巧十一：拒绝意外干扰事项你认为以下5种情况，哪些是不可预料的事？哪些是
35、可以避免的？出现这些情况该怎么办？1.老板指派你负责一个新项目，而且提醒你接下来的几个星期会非常忙碌。2.你的朋友寄了一封电子邮件，告诉你有一个网站很不错，要你一定进去看看。你点击了该网址，花了几分钟浏览这个网站。3.某位客户打电话给你，要求你立刻赶到他们公司。4.老板要求你在下班前完成某件工作。5.你必须立即丢下手头的工作，赶快到便利商店买纸杯，因为10分钟后的会议上要用。评析：1.老板让你负责的新项目不是意料之外的事，这个项目将会是你的工作重心。换句话说，你必须重新调整工作的优先级。但是，你也必须向老板说清楚，哪些工作会因此受到影响，需要延后完成。2.这封信完全是意料之外的事，而且是一种干
36、扰，不应该马上理会。3.客户的电话是突如其来的干扰，但也不必马上赶到客户那里，先了解一下情况再作决定吧。4.如果老板不时地要求你紧急处理某件事情，你应该说明自己的难处。5.这种情况完全可以避免。如果在前一天充分准备，就不会出现手忙脚乱的情况。技巧十二：学会创建最佳工作方法最佳工作方法可以使我们减少时间的浪费，提高工作效率，办公室工作人员在工作中应不断地寻求和总结最佳工作方法。比如，通常情况下办公室工作人员会将名片按照产业或职务类别进行归档，而实际工作中，他们常常需要用到某些固定客户的名片，这样查找起来就费时费力，不防采取最近联系人集中在一起的归档方法，等项目完成之后再归类放进名片簿中。五颜六色
37、的文件夹 在美国汽车公司总裁的办公桌上，放着各种不同颜色的文件夹。是总裁先生让秘书这样放的。 其中，红色的代表特急；绿色的要立即批阅；橘色的代表这是今天必须注意的文件；黄色则代表必须在一周内批阅的文件；白色的表示周末时必须批阅；黑色则表示必须他签名的文件。在时间管理中，要承诺自己：在时间管理中，要承诺自己： 日清日新，每日进步；日清日新，每日进步； 每天计划，每周检讨；每天计划，每周检讨； 决不拖延，马上行动；决不拖延，马上行动； 只做最重要的事情。只做最重要的事情。作业一请帮助秘书于雪安排一下工作时间：于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就交代她整理一份材料，明天下班之
38、前交给他，说是下个星期开会要用。她看了一下，有20页，共3万多字。她还没来得及坐下，周总就来电话，说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售部总监一起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室又给于雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。她刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下月初到电视台为一周财经观察节目做嘉宾。现在由于时间关系去不了了，让于雪打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下午下班之前为报名的最后期限。一上班就遇到这么多事，于雪觉得头都大了，一下子不知如何下手。 作业二陈
39、之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理。请把下星期一活动安排的有关内容分别填写在陈之安先生和他秘书的工作日志上：每周星期一上午10：30部门经理例会。要安排时间去银行取现金。12：30陈先生与王新西先生（北京代理商）在文华大酒店共进午餐。为人事部的朱迪小姐安排下午3：00见陈经理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈先生与自己商谈下一次推销工作会议的日程安排，但不能占上午9：0010：00的时间，因为陈经理想在这段时间里处理他的信件。陈经理和夫人晚上7：30分出发去康特公寓出席晚8：00的俱乐部聚餐会。秘书本人在晚上7：00要参加社交俱乐部举行的一个会。 谢谢 谢谢B:重要不紧急重要不紧急D:不紧急不重要不紧急不重要A:重要又紧急重要又紧急C:紧急不重要紧急不重要时间管理ABCD法A立刻去做，值得立刻去做，值得花费大量时间花费大量时间B制定计划，应制定计划，应该花费大量时间该花费大量时间D尽量控制，对尽量控制，对他说不他说不C马上就做，最短时间马上就做，最短时间完成，或完成，或交给下属交给下属管理工作时间分配管理工作时间分配紧急紧急重要重要不紧急不紧急不重要不重要ACBD20%-25%15%65%-80%1%返回返回
