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1、20112011年年1212月月EXCELEXCEL操作方法操作方法与技巧与技巧ExcelExcel简介简介ExcelExcel是是MicrosoftMicrosoft公司推出的办公软件公司推出的办公软件OfficeOffice中的一个重要组成成中的一个重要组成成员员, ,也是目前最流行的关于电子表格处理的软件之一。它具有强大的计也是目前最流行的关于电子表格处理的软件之一。它具有强大的计算、分析和图表等功能，是公司目前最常用的办公数据表格软件。算、分析和图表等功能，是公司目前最常用的办公数据表格软件。在在WordWord中也有表格中也有表格, ,在在ExcelExcel表格与表格与W W表格的
2、最大不同在于表格的最大不同在于ExcelExcel表格表格具有强大的数字运算和数字分析能力。具有强大的数字运算和数字分析能力。ExcelExcel中内置的公式和函数，可中内置的公式和函数，可能帮忙用户进行复杂的计算，由于能帮忙用户进行复杂的计算，由于E E在数据运算方面有强大的功能，使在数据运算方面有强大的功能，使它成为用户办公必不可少的一个常用办公软件。它成为用户办公必不可少的一个常用办公软件。ExcelExcel工作界面工作界面工作表标签工作表标签列标列标活动单元格活动单元格行行号号任务窗格任务窗格菜单栏菜单栏绘图工具栏绘图工具栏公式编辑框公式编辑框ExcelExcel的基本元素的基本元素
3、- -工作簿、工作表、单元格工作簿、工作表、单元格工作簿和工作表的特性工作簿和工作表的特性最大限制最大限制开启工作簿的数目开启工作簿的数目受限于可用的记忆体和资源系统受限于可用的记忆体和资源系统工作表的大小工作表的大小 最多最多6553665536行，行，256256列列单元格内可接受的文字长度单元格内可接受的文字长度每个单元格最多可包含每个单元格最多可包含3200032000个字符个字符单元格内可接受的数字型数据的长度单元格内可接受的数字型数据的长度常规数字格式的数据长度为常规数字格式的数据长度为1111位（包括特定字符）位（包括特定字符）单元格内数字精度单元格内数字精度保留保留1515位；
4、若长度超过位；若长度超过1515位，多余数字位显示为位，多余数字位显示为“0 0”工作簿中可使用工作表页数工作簿中可使用工作表页数最多最多255255个工作表个工作表ExcelExcel主要的四个处理方面主要的四个处理方面数据管理（作为一种数据管理工具）数据管理（作为一种数据管理工具）数据运算数据运算数据分析（通过图、表及透视分析等）数据分析（通过图、表及透视分析等）数据输出数据输出数据管理数据管理数据数据填充填充选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编辑编辑】【填充填充】【序列序列】命令，可在命令，可在ExcelExcel工作表中快
5、工作表中快速填充多种类型的数据序列。速填充多种类型的数据序列。在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；填充一系列数字、日期等，通过拖动，填充一系列数字、日期等，通过拖动， ExcelExcel可自动延续可自动延续此系列数字、日期或时间段等。此系列数字、日期或时间段等。 技巧技巧 按按Ctrl+DCtrl+D组合键，可向下填充；组合键，可向下填充； 按按Ctrl+RCtrl+R组合键，可向右填充；组合键，可向右填充； “十十”运用运用通过单击数据菜单下的通过单击数据菜单下的【排序排序】菜单命令，弹出菜单命令，弹出“排序排序”对话框，如图：对话框，如图：
6、复杂排序复杂排序自定义筛选：自定义筛选：通过单击数据菜单下的通过单击数据菜单下的【筛选筛选】菜单命令菜单命令【自动筛选自动筛选】自定义筛选自定义筛选高级筛选：高级筛选：通过单击数据菜单下的通过单击数据菜单下的【筛选筛选】菜单命令菜单命令 【高高级筛选级筛选】，通过设定条件进行筛选，通过设定条件进行筛选高级筛选高级筛选行列转置行列转置姓名姓名数学数学语文语文张三9980李四5570王五7050赵某8885程某6560任某4050刘某7577姓名姓名张三李四王五赵某程某任某刘某数学数学99557088654075语文语文80705085605077选中此复选框时，可将所复制数据的列变成行，将行变成
7、列。选中此复选框时，可将所复制数据的列变成行，将行变成列。特殊数据的录入特殊数据的录入数值格式数值格式 可以用来录入一定长度的数可以用来录入一定长度的数字，字，0 0开关数据的录入开关数据的录入（方法二：录入前（方法二：录入前“”） 在在“自定义自定义”选项中均有自选项中均有自己预定的格式信息己预定的格式信息例：例：批量添加计量单位批量添加计量单位 设置设置单元格格式单元格格式“0 0 “XXXX” ”文本数据的录入：文本数据的录入：日期数据的录入：输入日期数据的录入：输入3-83-8或或3/83/8，显示为，显示为3 3月月8 8日日数据录入的规范准确数据录入的规范准确- - - -有效性设
8、置（一）有效性设置（一）有效性设置（一）有效性设置（一）在进行数据收集时，信息的输入格式有严格要求，比如身在进行数据收集时，信息的输入格式有严格要求，比如身份证号码一栏，需要输入的是份证号码一栏，需要输入的是15位还是位还是18位号码？性别输位号码？性别输入的是男女还是入的是男女还是MF?如果信息输入有错，会出现怎么的出如果信息输入有错，会出现怎么的出错提示？错提示？这就需要规定单元格的数据的有效性这就需要规定单元格的数据的有效性假如公司只有假如公司只有4个职务，分别为经理、主管、职员、临时工。个职务，分别为经理、主管、职员、临时工。对在职职务字段进行信息输入时，如何保证所有人输入的对在职职务
9、字段进行信息输入时，如何保证所有人输入的信息只有以上信息只有以上4中。中。数据录入的规范准确数据录入的规范准确- - - -有效性设置（二）有效性设置（二）有效性设置（二）有效性设置（二）有效性设置应用有效性设置应用自定义自定义ExcelExcel下拉菜单下拉菜单 要在要在ExcelExcel实现直接在下拉菜单实现直接在下拉菜单中（自定义内容）选择输入的功能，中（自定义内容）选择输入的功能，实现如下图所示的效果实现如下图所示的效果步骤操作：步骤操作：1.1.选中要做下拉列表的单元格。选中要做下拉列表的单元格。2.2.在菜单中选择：数据有效性在菜单中选择：数据有效性设置（允许）：序列；（来设置（
10、允许）：序列；（来源）：输入内容（可自定义）。源）：输入内容（可自定义）。 拆分与冻结窗格拆分与冻结窗格冻结窗格以锁定特定行或列冻结窗格以锁定特定行或列要锁定行，请选择其下方要出现拆分的行。要锁定行，请选择其下方要出现拆分的行。 要锁定列，请选择其右侧要出现拆分的列。要锁定列，请选择其右侧要出现拆分的列。 要同时锁定行和列，请单击其下方和右侧要出现拆分的要同时锁定行和列，请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格单元格。拆分窗格以锁定单独工作表区域中的行或列拆分窗格以锁定单独工作表区域中的行或列要拆分窗格，请指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端要拆分窗格，请指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框。
11、的拆分框。 当指针变为拆分指针当指针变为拆分指针 或或 时，将拆分框向下或向左拖至时，将拆分框向下或向左拖至所需的位置。所需的位置。 要取消拆分，请双击分割窗格的拆分条的任何部分。要取消拆分，请双击分割窗格的拆分条的任何部分。工作表工作表复制、移动工作表复制、移动工作表隐藏工作表隐藏工作表多个工作表的同时操作多个工作表的同时操作若要选择相邻的多张工作表，可以通过若要选择相邻的多张工作表，可以通过shiftshift键键+ +单击实单击实现；现；若要选择不相邻的多张工作表，可以通过若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+ctrl+单击实单击实现。现。工作表的保护工作表的保护实用快捷操作实用
12、快捷操作CTRL+CCTRL+C：复制；：复制；CTRL+XCTRL+X：剪切；：剪切；CTRL+VCTRL+V：粘贴：粘贴CTRL+Y(F4)CTRL+Y(F4)：重复上一步操作：重复上一步操作CTRL+ZCTRL+Z：取消上一步操作：取消上一步操作CTRL+FCTRL+F：查找：查找Ctrl+shift+*Ctrl+shift+*：快速选择工作表的数据区域：快速选择工作表的数据区域在行或列间双击鼠标左键，行或列自动宽度自动适应在行或列间双击鼠标左键，行或列自动宽度自动适应SHIFT+SHIFT+鼠标左键：移动列或区块鼠标左键：移动列或区块Alt+Alt+格式刷格式刷Ctrl+Enter C
13、trl+Enter ：相同数据录入：相同数据录入Alt+Enter Alt+Enter ：单元格文字随时换行：单元格文字随时换行 外部数据的导入外部数据的导入表格的美化表格的美化三个方面：格线、表头、背景三个方面：格线、表头、背景添加边框：选中区域，添加绘图边框添加边框：选中区域，添加绘图边框背景添加背景添加经过简单的合并、颜色、居中等处理经过简单的合并、颜色、居中等处理快捷方式：自动套用格式快捷方式：自动套用格式突出显示：条件格式突出显示：条件格式其他重要功能其他重要功能超链接超链接图表（同图表（同PPT，不单独介绍），不单独介绍）选项的使用选项的使用综合小运用综合小运用让让Excel中人名
14、显示更美观的技巧中人名显示更美观的技巧 a 删除姓名中的空格删除姓名中的空格 选中姓名所在的列，执行选中姓名所在的列，执行“编辑编辑替换替换”命令，在命令，在“查查找内容找内容”栏中输入一个空格，在栏中输入一个空格，在“替换为替换为”栏中不填任何栏中不填任何内容，单击内容，单击“全部替换全部替换”命令，确定退出后即可命令，确定退出后即可. b 让姓名左右对齐让姓名左右对齐 姓名用字是两个字与三个字的姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技巧左右对齐也有技巧.选中选中已删除空格的姓名单元格，单击已删除空格的姓名单元格，单击“格式格式单元格单元格”,在打开在打开的的“单元格格式单元格格式”对话框
15、中的水平对齐方式中选择对话框中的水平对齐方式中选择“分散分散对齐对齐”选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。数据运算数据运算函数与公式函数与公式Excel的主要功能之一是对数据进行运算，而公式和函数是数据的主要功能之一是对数据进行运算，而公式和函数是数据运算的两个最重要的工具。利用它们可以完成各种复杂的数据运算。运算的两个最重要的工具。利用它们可以完成各种复杂的数据运算。掌握好这部分内容，是熟练使用掌握好这部分内容，是熟练使用Excel进行数据管理的先决条件。进行数据管理的先决条件。什么是函数什么是函数ExcelExcel函数即是预先定义，执行
16、计算、分析等处理数据任务的特殊公函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。式。什么是公式什么是公式函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是ExcelExcel预先定义好的预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。公式是以公式是以“= =”号为引导，通过运算符按照一定的顺序组合进行数据号为引导，通过运算符按照一定的顺序组合进行数据运算处理的等式，函数则是按特定算法进行计算的产生一个或一组结运算处理的等式，函数则是按特定算法进行计算的产生一个或一
17、组结果的预定义特殊公式。果的预定义特殊公式。示例示例 Excel Excel中的公式通常都是以中的公式通常都是以“= =”开头的一个开头的一个运算式或函数式，可以将运算式或函数式，可以将“= =”引导符看成是引导符看成是E Excelxcel公式的标志。公式的标志。例如：例如：G5G5单元中有如下内容单元中有如下内容=G1+G3+G4*2=G1+G3+G4*2又如：又如：N9N9单元中有如下内容单元中有如下内容=SUM=SUM（A9A9:M9:M9） 这些都是这些都是ExcelExcel中最简单的公式示例中最简单的公式示例运算前的练习运算前的练习绝对地址：在数据变动时，运用公式后的数据不绝对地
18、址：在数据变动时，运用公式后的数据不会变动会变动相对地址：在数据变动时，运用公示后的数据会相对地址：在数据变动时，运用公示后的数据会做变动做变动常用函数常用函数- -提取函数提取函数LeftLeft：从左侧开始提取需要的字段：从左侧开始提取需要的字段RightRight：从右侧开始提取需要的字段：从右侧开始提取需要的字段MidMid：从第几位开始提取需要位数的字段：从第几位开始提取需要位数的字段语法：语法： Left(text,num_chars) Left(text,num_chars) Text Text是包含要提取的字符的文本字符串。是包含要提取的字符的文本字符串。 Num_chars
19、Num_chars指定要由指定要由 LEFT LEFT 提取的字符的数量。提取的字符的数量。举例：举例：zhang12356zhang12356 left(zhang12356,4) left(zhang12356,4) 得到得到zhanzhan Right Right（zhang12356,2) zhang12356,2) 得到得到5656 Mid(zhang12356,6,3) Mid(zhang12356,6,3) 得到得到123123常用函数常用函数- -连接函数连接函数1 1、& &2 2、=CONCATENATE()=CONCATENATE()常用函数常用函数- -统计函数统计函数
20、1 1、max,minmax,min2 2、sum,averagesum,average3 3、countcount4 4、text,valuetext,value5 5、rankrank6 6、sumif,countif,sumif,countif,sumproductsumproduct7 7、matchmatch、indexindex8 8、trunktrunk.Now()Now()Today()Today()这两个函数均为当前时间的计算，不同是这两个函数均为当前时间的计算，不同是nownow会出会出现日期和几点钟，而现日期和几点钟，而todaytoday只是日期只是日期常用函数常用函数
21、- -常量函数常量函数常用函数常用函数- -条件函数条件函数“=IF()=IF()”是条件函数，最多可套嵌是条件函数，最多可套嵌7 7层层语法：语法：=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)举例：举例：=IF=IF( (C4=0,0,IFC4=0,0,IF( (C4=1500,C4*0.03,IFC4=1500,C4*0.03,IF( (C4=4500,C4*0.1-C4=4500,C4*0.1-105,IF105,IF( (C4=9000,C4*0.
22、2-555,IFC4=9000,C4*0.2-555,IF( (C4=35000,C4*0.25-C4=35000,C4*0.25-1005,IF1005,IF( (C4=55000,C4*0.3-2755,IFC4=55000,C4*0.3-2755,IF( (C4=80000,C4*0.35-C4=80000,C4*0.35-55055505) ) ) ) ) ) ) )级数含税级距税率（%）速算扣除数10-15003%021500-450010%10534500-900020%55549000-3500025%1005535000-5500030%2755655000-8000035%5
23、505780000以上45%13505常用函数常用函数-Vlookup-Vlookup函数函数功能：纵向查找进行数据的匹配，在表格数组的首列查找指定功能：纵向查找进行数据的匹配，在表格数组的首列查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值。的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值。语法：语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,rangeloVLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,rangelookup) okup) VLOOKUPVLOOKUP（查找值，区域，列序号，逻辑值
24、）（查找值，区域，列序号，逻辑值）1 1、选择需要查找的字段、选择需要查找的字段2 2、选定需要查找类别的区域、选定需要查找类别的区域3 3、填写需要显示内容的字段位于选定区域的那一列、填写需要显示内容的字段位于选定区域的那一列4 4、确定匹配的程度，、确定匹配的程度，0 0为完全匹配为完全匹配课后作业：课后作业：Hlookup,lookupHlookup,lookup函数语法函数语法自写语句自写语句- -掌握好逻辑关系即可掌握好逻辑关系即可officeoffice软件自带软件自带思考思考- -如何选择与使用函数如何选择与使用函数如果不能确定使用哪一个函数，您应该怎么办？如果不能确定使用哪一个
25、函数，您应该怎么办？or去翻统计课本？去翻统计课本？or尝试使用所有函数，找出适用的函数？尝试使用所有函数，找出适用的函数？or查看查看“插入函数插入函数”对话框或对话框或“帮助帮助”主题链接？主题链接？学会用不同的办法解决问题学会用不同的办法解决问题学会用已有的知识解决问题学会用已有的知识解决问题提问：如何比较两个对同一数据的计算结果提问：如何比较两个对同一数据的计算结果（1、分别排序后对比；、分别排序后对比；2、两列相减看结果；、两列相减看结果；3、if语句判断；语句判断；4、exact函数函数.）？数据分析数据分析以自己的方式查看数据以自己的方式查看数据- - - -数据透视表数据透视表
26、数据透视表数据透视表不必写入复杂的公式，您可以使用向导创建一个交互式表不必写入复杂的公式，您可以使用向导创建一个交互式表格来自动提取、组织和汇总您的数据。建好数据透视表后，可格来自动提取、组织和汇总您的数据。建好数据透视表后，可以对数据透视表重新安排，以便从不同的角度查看数据。合理以对数据透视表重新安排，以便从不同的角度查看数据。合理运用数据透视表进行计算与分析，能使许多复杂的问题简单化运用数据透视表进行计算与分析，能使许多复杂的问题简单化并极大地提高工作效率。并极大地提高工作效率。使用前提：使用前提：删除所有空行或空列。删除所有空行或空列。 删除所有自动小计。删除所有自动小计。 确保第一行包含各列的描述性标题。确保第一行包含各列的描述性标题。 确保各列只包含一种类型的数据确保各列只包含一种类型的数据数据透视表示例数据透视表示例数据输出数据输出相同打印内容的设置相同打印内容的设置还可实现：还可实现：1、缩放比例、缩放比例2、打印区域、打印区域演示与回顾演示与回顾另附：演示文档学习方法技巧学习方法技巧 要有几本好的工具书要有几本好的工具书要学会在网上寻找资源要学会在网上寻找资源从模仿开始，慢慢理解从模仿开始，慢慢理解 培训结束后经常练习、使用培训结束后经常练习、使用 用心，用心，一切皆有可能一切皆有可能
