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1、營建處營建處- -环安环安会议主持及记录技巧会议主持及记录技巧1 1 为什么要开会及会议成本为什么要开会及会议成本2 2 开会前开会前/ /中中/ /后的要点后的要点3 3 议程设计及成功的会议要点议程设计及成功的会议要点4 4 与会的规则与会的规则5 5 如何开会如何开会6 6 倾听倾听/ /记录记录/ /主持技巧主持技巧7 7 会议中的问题会议中的问题目录目录1營建處營建處- -环安环安开会让你小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作，公平合理但开会也让你工作时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班特殊问题还是个别沟通没有产能别人发言比自己开口多Delay重要工作或客户为什么要开
2、会？2營建處營建處- -环安环安盘点你的会议成本算算看，你一周内总共：开了几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会Delay多少工作？3營建處營建處- -环安环安开会前 6 项准备开会前的重要步骤有哪些？1. 先决定会议希望达成的结果2. 想想会议是否有必要召开3. 邀请适当的人出席4. 准备背景资料5. 设定会议纲领及时间表6. 预先设想可能的冲突4營建處營建處- -环安环安开会中 3 大失败开会时要克服哪些状况？1.一进会场士气散漫，没有参与感2. 偏离主题3. 点子干枯，鸦雀无声5營建處營建處- -环
3、安环安开会后 3 项追踪开会结束时要回顾哪些重点？1. 行动项目2. 决议3. 开放议题6營建處營建處- -环安环安由重要到不重要由重要到不重要会议开始时即讨论重要会议开始时即讨论重要议题议题, ,以免延误时影响到后面重要议题。以免延误时影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后将尖锐议题挪后, ,让与让与会人员建立默契和信任感会人员建立默契和信任感, ,再接触尖锐议题再接触尖锐议题, ,使气氛不尴尬。使气氛不尴尬。由容易到困难由容易到困难让大家渐渐融入会议进行让大家渐渐融入会议进行的节奏的节奏, ,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。折感
4、。议 程 设 计7營建處營建處- -环安环安有效有效借着团队的集思广益借着团队的集思广益,解决个人解决个人无法完成或突破的问题无法完成或突破的问题,有效达到会议目有效达到会议目标。标。和谐和谐营造和谐的气氛营造和谐的气氛,使成员对团队使成员对团队有安全感、信任感、认同感有安全感、信任感、认同感,展露个人才展露个人才能。能。参与参与参与的人用心关注参与的人用心关注,才能让会议才能让会议得到健得到健全发展。全发展。效率效率当一个会议成功的要素具备后当一个会议成功的要素具备后,能在预能在预定的时间内完成开会定的时间内完成开会,这就是效率。这就是效率。成功的会议8營建處營建處- -环安环安与 会 规
5、则要守时要守时, ,坚持到底坚持到底要做事前准备要做事前准备针对主题主动发发言针对主题主动发发言, ,简短扼要简短扼要对事不对人对事不对人, ,不做人身功击不做人身功击予以真诚的肯定及赞美予以真诚的肯定及赞美倾听他人发言倾听他人发言用积极的话代替消极发言用积极的话代替消极发言以探询、谦虚代替主观论断以探询、谦虚代替主观论断9營建處營建處- -环安环安主持人会议内容中一系列事件主持人会议内容中一系列事件, ,数据数据要以事实为依据要以事实为依据, ,不得带主观猜测不得带主观猜测. .与会者提问或者引用一些事件或数据与会者提问或者引用一些事件或数据亦必须以事实为依据亦必须以事实为依据, ,不能凭感
6、觉不能凭感觉. .与 会 规 则感觉与事实感觉与事实感觉感觉即对事物主观的意念即对事物主观的意念, ,其中包含个人的价值其中包含个人的价值判断判断, ,因此感觉的产生往往因人而异。因此感觉的产生往往因人而异。事实事实即有具体、明确的讯息陈述即有具体、明确的讯息陈述, ,与实际所发生与实际所发生的事件相符。的事件相符。10營建處營建處- -环安环安感觉与事实演练昨日九点过后昨日九点过后,G,G珠宝店里有珠宝店里有一位商人正在收拾店面一位商人正在收拾店面, ,一一位客人出现并要求鉴赏货品位客人出现并要求鉴赏货品, ,店主打开玻璃橱窗店主打开玻璃橱窗, ,橱窗内橱窗内的东西被人抓起的东西被人抓起,
7、,忽然有个忽然有个男人迅速跑出店外男人迅速跑出店外, ,突然间突然间警铃大响保安人员迅速赶至警铃大响保安人员迅速赶至现场。现场。11營建處營建處- -环安环安判 断 问 题以下问题你认为是事实或感觉以下问题你认为是事实或感觉? ?1. 1.店主正在收拾店面时店主正在收拾店面时, ,有一个男人出现。有一个男人出现。2. 2.那个男人是强盗。那个男人是强盗。3. 3.此事件发生于昨晚九点过后。此事件发生于昨晚九点过后。4. 4.打开橱窗的男人是店主。打开橱窗的男人是店主。5. 5.橱窗内的珠宝是迅速跑出店外的男人抓走了橱窗内的珠宝是迅速跑出店外的男人抓走了6. 6.要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物
8、品后迅速逃走。要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走。7. 7.橱窗内有金饰橱窗内有金饰, ,且有许多贵重的宝石。且有许多贵重的宝石。8. 8.这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。12營建處營建處- -环安环安问问 题题 答答 案案1. 1.客人未指明是男女客人未指明是男女 ? ?2. 2.没有明确的线索显示是强盗。没有明确的线索显示是强盗。 ? ?3. 3. 未指明是白天九点还是晚上九点未指明是白天九点还是晚上九点 ? ?4. 4.没有明确提出店主的性别没有明确提出店主的性别 ? ?5. 5.没有指明是跑出店外的男人抓取橱窗内的物
9、品没有指明是跑出店外的男人抓取橱窗内的物品? ?6. 6.没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物品迅速逃走品迅速逃走 ? ?7. 7.只说有宝石只说有宝石, ,没有指明是金饰没有指明是金饰 ? ?8. 8.没有明确的数字或说明显示参与的人数没有明确的数字或说明显示参与的人数 ? ?分清什么是分清什么是”事实事实”,什么是什么是”感觉感觉”了吗了吗?13營建處營建處- -环安环安独占发言独占发言避免冗长的发言避免冗长的发言, ,占用大家交流占用大家交流意见的时间。意见的时间。火爆浪子火爆浪子要能容纳他人的发言要能容纳他人的发言, ,不可情绪不可情绪化与他
10、人发生冲突。化与他人发生冲突。优柔寡断优柔寡断要思路清晰要思路清晰, ,对决议事项要果断、对决议事项要果断、明确。明确。加入冲突加入冲突应站在中立的立场来化解冲突。应站在中立的立场来化解冲突。操控议程操控议程应依照流程引导会议的进行应依照流程引导会议的进行, ,不可不可一人操控整个会议的议程。一人操控整个会议的议程。会议主持注意事项会议主持注意事项14營建處營建處- -环安环安背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍,并说明对会议的期待,以促进与会人员及会议气氛的融洽会议目的议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。会议期待如如 何何 开开 场场15營建處營建處- -环安环安如
11、何 总 结宣达决议激励动机评估目标达成过程回顾悬念事项16營建處營建處- -环安环安如何让大家愿意发言塑造会议欢乐、和谐的气氛。建立包容、安全的讨论环境。保持客观,对事不对人。不以言立人,不以言废人。设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。有效倾听与良好沟通。17營建處營建處- -环安环安如如 何何 发发 言言积极的发言明确的发言尊重的发言坦承的发言客观的发言针对主题 如何如何 发言发言18營建處營建處- -环安环安如何开会举例如何开会举例开会前开会前: :1.1.首先要非常明确自己的开会意图首先要非常明确自己的开会意图,
12、,把包商喊过来开会把包商喊过来开会, ,到底是到底是为了什么为了什么?(?(解决材料的质量问题解决材料的质量问题, ,材料或设备供货延误材料或设备供货延误, ,材料材料或设备某项功能不全或设备某项功能不全又或是工程施工又或是工程施工DELAY,DELAY,劳动工人人劳动工人人数不足数不足, ,效率底下效率底下, ,施工质量出现问题施工质量出现问题)2.2.从实际出发从实际出发, ,自己脑袋里先想一个切实可行并且合理的整改自己脑袋里先想一个切实可行并且合理的整改方案方案, ,准备开会向包商交底准备开会向包商交底. .3.3.事先预设包商的推脱方法事先预设包商的推脱方法, ,找到驳斥对方的数据找到
13、驳斥对方的数据. .实例或其他实例或其他事实事实, ,以免开会的时候处于被动以免开会的时候处于被动 这样就确定了会议的内容和你的会议期待这样就确定了会议的内容和你的会议期待工程师对包商会议19營建處營建處- -环安环安开会中开会中: :1.1.首先提出开会前想好的问题首先提出开会前想好的问题, ,然后让包商提出解决问题的方案然后让包商提出解决问题的方案2.2.必须要让包商先陈述解决方案必须要让包商先陈述解决方案, ,当包商的方案优于自己的期待或自己开会当包商的方案优于自己的期待或自己开会前就想好的期待结果时前就想好的期待结果时, ,问题容易解决问题容易解决, ,如果包商解决问题的方案与自己如果
14、包商解决问题的方案与自己的期待有出入时的期待有出入时, ,待包商陈述结束后待包商陈述结束后, ,摆出自己的立场摆出自己的立场, ,然后开始一一驳然后开始一一驳斥包商方案中的不可行之处斥包商方案中的不可行之处, ,使自己处于主动使自己处于主动. .3.3.包商往往会继续和你争论包商往往会继续和你争论, ,说自己有某方面的困难说自己有某方面的困难, ,达不到你的期待达不到你的期待, ,是否是否某方面可以让亚翔作出一定的让步某方面可以让亚翔作出一定的让步; ;此时工程师要考虑实际现场需求此时工程师要考虑实际现场需求, ,按按奈住情绪奈住情绪, ,某些方面不能让步的坚决不让步某些方面不能让步的坚决不让
15、步, ,如果因此确定不了会议结果如果因此确定不了会议结果, ,工程师可向项目经理反映此情况工程师可向项目经理反映此情况, ,若自己能掌握施工进度及品质若自己能掌握施工进度及品质, ,可相应可相应的让步的让步, ,以便得到达成一致的会议记录以便得到达成一致的会议记录. .4.4.会议记录上必须说明会议记录上必须说明, ,如后续工程未按会议记录执行如后续工程未按会议记录执行, ,亚翔将采取何种措亚翔将采取何种措施施, ,以此来约束包商以此来约束包商 这样就有了决议或执行的标准这样就有了决议或执行的标准 如何开会举例如何开会举例工程师对包商会议20營建處營建處- -环安环安倾听的技巧注视对方不中途打
16、断询问不明之处适当归纳不任意表露情绪如何倾听如何倾听21營建處營建處- -环安环安记录的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.掌握主词、动词、形容词明确数字运用key word列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方向一言以蔽之22營建處營建處- -环安环安主持人主持人的工作的工作发言的促动发言的促动: :让大家想发言让大家想发言, ,并说出想表达的意并说出想表达的意见。见。工作分配的促动工作分配的促动: :鼓励大家主动认领工作鼓励大家主动认领工作, ,掌握掌握成成功的机会。功的机会。创意的促动创意的促动: :提出一些其它项目或人的优点提出
17、一些其它项目或人的优点, ,激激发大家的创意发大家的创意, ,将别人的优点用于我们。将别人的优点用于我们。问题的促动问题的促动: :主持人应提出一些问题让与会人员主持人应提出一些问题让与会人员了解问题的状况。了解问题的状况。感情的促动感情的促动: :主持人除了要让与会者体会到你的主持人除了要让与会者体会到你的关怀、感恩、自责、包容、肯定外关怀、感恩、自责、包容、肯定外, ,还要让与会还要让与会者自动自发创造和谐的气氛者自动自发创造和谐的气氛23營建處營建處- -环安环安会议中的问题人身攻击对策:F对双方进行安抚F重申议事规则F重提主题进行讨论问题问题24營建處營建處- -环安环安离题对策:兜一
18、圈切回主题兜一圈切回主题给予肯定再切断话题给予肯定再切断话题将离题的议题留置最后再做讨论。将离题的议题留置最后再做讨论。请他做归纳或替他做归纳。请他做归纳或替他做归纳。事先请将规则讲清楚事先请将规则讲清楚发言限定时间发言限定时间会议中的问题25營建處營建處- -环安环安争议不下争议不下对策对策: :暂停会议休会暂停会议休会2020分钟以上。分钟以上。参与第三者的意见参与第三者的意见将双方意见列表比较。将双方意见列表比较。进行不记名投票。进行不记名投票。重整双方意见提出新的方案。重整双方意见提出新的方案。重申共同利益。重申共同利益。会议中的问题26營建處營建處- -环安环安抱怨抱怨对策对策: :
19、同情其不满的情绪。同情其不满的情绪。归纳其不满的原因。归纳其不满的原因。寻求解决的方法。寻求解决的方法。上级指导员发言过于投入上级指导员发言过于投入对策对策: :装傻发问装傻发问重新提出问题重新提出问题幽默有技巧的提醒长官。幽默有技巧的提醒长官。会议中的问题27營建處營建處- -环安环安短话长说短话长说对策对策: :适时的制止发言。适时的制止发言。清其具体的想法。清其具体的想法。时间不足时间不足对策对策: :选择重要的议题进行讨论。选择重要的议题进行讨论。限制发言人数限制发言人数( (可事先登记可事先登记) )限制发言时间。限制发言时间。会议中的问题会议中会议中的问题的问题28營建處營建處-
20、-环安环安争功诿过争功诿过对策对策: :主席应制止不当的发言主席应制止不当的发言, ,并给予其适当的并给予其适当的肯定。肯定。引导组织成员彼此说出对方的优点引导组织成员彼此说出对方的优点, ,让大让大家都能受到适当的肯定。家都能受到适当的肯定。为反对而反对为反对而反对对策对策: :请他提出更好的对策。请他提出更好的对策。引导他思考是否有考虑周延。引导他思考是否有考虑周延。会议中的问题29營建處營建處- -环安环安独占发言独占发言对策对策: :主席制止其行为。主席制止其行为。说明规则并强制执行。说明规则并强制执行。消极的话消极的话对策对策: :发言者的情绪表示理解发言者的情绪表示理解提振士气提振士气, ,拟定共同目标。拟定共同目标。会议中的问题30營建處營建處- -环安环安THE END !Thank you !31
