文书拟定格式

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1、第一节 文书拟写公务文书 文种 概念 类型 结构 备注通告 是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文，是各级机关、企事业单位与 社会团体通常使用的告晓性公文制约性通告 告知性通告 标题正文落款成文日期通告与公告的区别：范围不同，公告大于通 告；宣布事项不同，公告重于通告；制发者 不同，公告由国家行政机关或权力机关发布通报 是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文表彰通报 批评通报 传达通报 标题主送机关正文（附件）落款成文日期 通报与通告的区别：通报属奖励与告诫性公文，通告无此意；同属告晓性公文，通报重在 传精神，通告重在发事宜；通报一般不具指令性，通知具有。决定 是一种指令性

2、下行文。是对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员， 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文指挥性决定 知照性决定 标题主送机关正文（附件）落款成文日期1、不可只用“文种（决定）”做标题 2、慎用“决定”请批、批答函 是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的（平行）公文 请批函 批答函标题主送机关正文落款成文日期1、准确选择文种。请示和批复用于相隶属机关，请示是下对上级机关行文，批复是上对下 级机关行文。2、把握用语分寸事务文书计划 是各级机关，企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、 内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书 分文章式表格式两种。文章

3、式计划的结构：标题正文尾部1、以政策先行，为指导思想 2、从本部门实际出发 3、语言简洁明了总结 是各、企、社、个通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验教训， 得出规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书 综合性总结 专题性总结） 标题正文尾部1、正确的指导思想 2、坚持实事求是 3、总结出规律性的东西 4、分清主次 突出重 点 5 、语言简明、准确述职报告特点：个人性，真实性，通俗性 标题称谓正文落款成文日期 实事求是，突出特点，语言简洁讲话稿 是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿 开头主体结尾1、口齿清晰，吐字准确，注意抑扬顿挫 2、内容

4、有针对性 3、观点鲜明，主题明确 4、语言要通俗，生动商务文书市场调查报告 是对市场调查所获得的信息资料，进行整理得出结论，提出采取行动的合 理建议之后撰写的书面报告按调查范围、方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告； 按目的、作用、内容分，有情况、事件、经验和问 题调查报告标题前言正文尾部深入调查，充分占有材料 实事求是招标书 又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知 性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明 特点：明确性、竞争性、具体性和规范性标题正文尾部做好调查研究，掌握市场信息，制定的测算，评估款项要科学合理；语言

5、简洁，用词精确 文字、数据、图表均要求准确无 误投标书 也称“标函”，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立 合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本特点：针对性，求实性，合约性 标题正文尾部 明确招标要求，实事求是，不可弄虚作假，语言简洁，语气谦和 第二节 收发文处理一、文书的审核 概念：对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。 审核要求：发现问题逐一纠正;一般性问题直接修改;较大的改动，具体协商 审核的工作程序：1、明确审核范围2、确定是否需要行文 3、审核文书内容 4、检查文字表达5、检查文件体式6、检查文书在处理程序上是否妥善完备二、文书的拟办 概念：对文

6、件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。 文书拟办的要求：1、熟悉政策和规定2、熟悉职责范围和业务情况3、熟悉办文程序和规定4、拟办意见要符合规定和实际 5、拟办意见力求准确、及时、简洁拟办的工作程序： 1、明确拟办范围 2、阅读文书内容 3、提出拟办意见三、文书的承办概念：是按照文件要求或领导批示，结合工作的实际情，具体处理文件的工作。 意义：是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验工作质量和工作效率 的重要标志之一。承办要求：1、认真领会拟办、批办意见 2、文书的承办要区分轻重缓急 3、来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考。 4、已承办和处理完毕的文

7、书，及明清理和说明 5、办理完毕和待办理文书分别保存 承办工作程序：1、了解文书内容 2、研究批办意见3、进行具体办理四、文书的催办 概念：是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。 催办的要求： 1、催办过程中发现问题及时汇报 2、要填写催办记录单 催办的工作程序： 1、确定催办范围2、确定催办的方法（电话、发函，登门，约请承办部门来人汇报） 3、进行催办 第三节 文档管理一、档案利用 概念：是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。分为提供档案利用和利 用档案两个概念。档案利用的要求: 依法开展，主动及时开展，不断完善服务方式和手段，掌握本单位 近期的重点

8、工作，重大活动。档案利用的工作程序：1、熟悉库藏2、分析利用的需求 3、选择档案利用方式4 、获取档案5 、提供档案二、档案参考材料的编写 概念：是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档 案材料加工品。档案参考材料的编写要求：真实，准确，典型，实用，保密 档案参考材料的编写工作程序：1、确定编写档案参考材料的种类（大事记，组织沿革，统计数字汇集，会议简介，科技 成果简介，企业年鉴，企业史志） 2、收集档案材料 3、进行编写三、电子档案的管理 概念：电子档案是在计算机中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。 特点：非人工识读性，对电子技术和设备的依赖性，信息与

9、载体的可分离性，信息的可 共享性，多种信息载体的集成性。分类： 按电子档案的存在形式，按电子档案的功能，按电子档案产生的环境，按电子 档案的属性，按电子档案生成方式划分为不同的类型管理要求：真实性，完整性，可读性 工作程序：1、电子档案的收集积累 2、电子档案的归档 3、电子档案的保管 4、电 子档案的昨用 第一节 接待1、涉外接接待的原则：不卑不亢，依法办事，内外有别，尊重个人，女士优先，入乡 随俗2、礼宾次序 5种排列方式：所在国家或地区的拉丁字母，来宾的具体身份和职务的高 低，来宾抵达的具体时间，来宾告知将要到访的具体时间，不排列。3、礼宾次序确定步骤：确定方案=提前通知=按礼宾次序排列

10、座次、名次、出场 次序4、安排涉外迎送仪式的工作步骤：确定迎候人员=准备迎宾的物品=见面讲究礼 节=送行前的拜访=安排送行仪式5、会见和会谈的区别6、安排涉外会见会谈的工作程序：约定=通知对方有关事项=准备工作（背景资料， 会见场所布置，人员安排）=会谈=结束7、涉外宴请的原则8、西餐礼仪：赴宴前的准备，西餐的座次安排，入席、退席礼节，餐具的使用方法与 席间礼节，西餐的饮酒礼仪9、招待会的礼仪：招待会的请柬，冷餐会的礼节，酒会的礼节10、馈赠礼品的要求：各国禁忌，馈赠礼品的礼节（送礼和受礼）11、选择礼品的注意事项：与受礼者的关系，明确送礼的原因，了解受礼者的特点为， 经济方面的限定 第二节

11、办公环境管理1、办公环境的种类：在家工作，远程工作，虚拟办公室，临时办公桌，弹性时间，兼 职工作，合同工作，交叉工作，项目团队2、不同办公模式的类型、管理办法及特点（见课本图表）3、导致办公模式变化的原因：费用，交通问题，科技的发展，人力资源的灵活使用， 企业间的竞争，企业的组织结构的变化，宽松的社会环境。4、办公布局的种类：开放式，封闭式5、合理办公布局的作用：形成有效率的工作流程，有利于员工的工作分配，有利于工 作的顺利完成。6、开放式和封闭式办公布局的优缺点（见课本 105 页图表）7、设计办公结构和布局需要考虑的因素：人数，面积，机构的建制和办公空间的分类， 组织经营的性质或内容，部门

12、间的工作联系，办公室的间隔方式，走廊、楼梯、通道的安排， 设计讲究灵活性。第三节 办公室日常事务管理1、改进办公室日常事务工作流程的基本思路：重新安排=修改=替换=合并= 精简2、工作流程的基本步骤：定义=评价=分析=改进这=实施3、突发事件的种类：庆火灾，伤害，疾病，炸弹威胁或恐慌4、处理突发事件的原则：快速反应，控制事态的发展 ;以人为本，保护公共利益 ;公开 透明，真诚面对公众;重塑形象，置之死地而后生5、事故情况记录表和工伤情况报告表的内容及用途6、突发事件的预防措施和应对措施 考试大收集整理7、处理突发事件的工作流程：及早发现，马上报告，并保护好现场 =查找问题的原 因=成立临时指挥

13、中心=控制源头，釜底抽薪=召开新闻发布会8、秘书督查工作的特点：复杂性，原则性，时限性，权威性9、督查工作应坚持的原则：实事求是，主动性，分层次落实，时效性，督查与帮办相 结合10、督查工作的方法：书面，电话，专项，会议，调研 11、上司交办事项督查的程序：交办=立项=登记=转办=承办=催办=检查=办 结=办结回告=审核=立卷=归档12、查办、催办技巧：与信息工作相结合，与调查研究工作相结合，坚持归口办理，分 级负责，坚持结报反馈制度13、督查工作注意事项：实事求是，授权督查，时限要求，办实事，谦虚谨慎14、工作计划的种类，制定方法，内容与要求及注意事项15、制定工作计划的工作程序：估量机会=

14、确定目标= 确定计划工作的前提条件= 拟定可行方案=评价备选方案=选择方案=拟订分计划=编制预算16、承办期限的内容，承办期限制度及意义17、办公室工作评估的意义：提高了工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承 担责任，有助于进行控制和监督工作。18、办公室工作目标管理过程：建立完整的目标体系=制定目标=组织实施= =检查 和评估19、办公室工作评估：数量目标评估，质量目标评估第四节 办公用品管理1、获得设备使用权的方式：购买和租用2、政府采购的主体：采购机关和供应商。主要方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈 判、询价、单一来源3、办公用品与设备的采购程序：提出购买申请=审批、落实经费=招标

15、、选择供应商 =签订供货合同=货物入库=支付货款4、采购预算方案制定的原则：真实性，重点性，目标相关性，经济合理性5、编制采购预算的一般程序：确定预算的核算基数=进行市场调研=确定采购产品的 种类及型号价格=编写预算方案=征求意见，完善方案6、预算方法：传统预算法，零基预算法第五节 信息管理1、信息开发的特性：多次性2、信息开发的类型：一次信息开发，二次信息开发，三次信息开发3、信息开发的主要形式：剪报，索引，目录编制，文摘，信息资料册，简讯，调查报告4、信息编写的类型：动态型， 建议型，经验型，问题型，预测型5、信息开发的工作程序：确定主题=分析信息材料=选择信息开发方法=选择信息开 发的形式=形成信息产品6、信息利用的特点：周期性，经常性，广泛性和实效性7、信息利用的工作程序：熟悉信息的内容=确定利用需求=确定信息利用服务的途 径=获取信息=提供信息8、信息反馈的特点为：针对性，及时性，连续性9、信息反馈的形式：正反馈和负反馈;纵向反馈和横向反馈信息;前反馈