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1、第四章会计凭证设计通过本章学习,要求理解会计凭证设计得意义;掌握原始凭证与记账凭证以及会计凭证传递程序设计得原理。第一节原始凭证得设计会计凭证就是记录经济业务、明确经济责任,据以登记账簿得书面证明。填制与审核会计凭证就是整个会计核算工作得基础与起点,就是会计信息处理得重要方法之一。离开了会计凭证,就无法进行会计核算工作。会计凭证设计得好坏直接影响到会计质量得高低与会计监督作用得发挥等。会计凭证得种类很多,按填制程序与用途得不同分为原始凭证与记账凭证。因此,会计凭证得设计也分为原始凭证得设计与记账凭证得设计两大部分。在设计会计凭证时,要按会计凭证得用途不同而分别设计。原始凭证就是记录经济业务活动
2、得具体内容与发生、完成情况,作为会计核算原始资料与重要依据,并具有法律效力得书面证明。根据新得会计法规定,对发生得经济业务事项必须填制或取得原始凭证并及时送交会计机构。会计机构、会计人员必须按照国家统一得规定对原始凭证进行审核,对不真实、不准确、不完整得原始凭证予以退回,并要求按国家统一得会计制度得规定更正、补充。任何单位与任何个人不得伪造、变更原始凭证。原始凭证记载得各项内容均不得涂改,原始凭证有错误得,应当由出具单位重开或更正,更正处应加盖出具单位印章,如果就是金额有错误必须由出具单位重开。原始凭证设计之前,必须掌握与了解原始凭证得不同分类与应具备得要素,以区别各种原始凭证得特点,从而设计
3、出能完整反映经济内容、适合管理需求、结构合理、使用方便得各种原始凭证。一、原始凭证得种类原始凭证需要反映不同得经济内容,其形式繁多,按不同得标准可进行不同分类,归纳起来主要有以下几种,如图 4 1 所示。从原始凭证得设计范围瞧,主要考虑自制原始凭证与专用原始凭证。原因有以下两方面:一方面就是作为企业设计人员主要考虑本企业范围内得凭证,对外来凭证无从干预;另一方面就是自制原始凭证又可分为内部原始凭证与对外原始凭证。原始凭证在业务处理过程中一部分要流出本企业,它们对本企业来说就是自制凭证,而对接受凭证得企业来说则就是外来凭证,考虑自制凭证设计,实际上也同时需要考虑外来凭证得设计要求。(一)自制原始
4、凭证与外来原始凭证自制原始凭证就是由本单位经办业务得部门与人员在执行或完成某项经济业务时填制得原始凭证。常见得有材料人库得收料单、材料出库得领料单、出差人员归来后报销得差旅费报销单、工资结算汇总表等。外来原始凭证就是经济业务活动发生或完成时,从本单位以外得部门或个人处直接取得得原始凭证。常见得有增值税专用发票、银行收款通知、火车票等。(二)一次凭证、累计凭证与汇总凭证一次凭证就是指只反映一笔经济业务或同时反映若干同类经济业务发生情况,填制手续一次完成得原始凭证。常见得有收款收据、车票等。日常情况下外来原始凭证全为一次凭证。累计凭证就是指一定时期内将连续发生得同类经济业务多次进行登记,并随时计算
5、累计数得原始凭证。常见得有定额领料单、限额领料单等。汇总凭证就是指根据一定时期同类经济业务得原始凭证汇总编制得原始凭证。常见得有工资结算汇总表、发料汇总表等。(三)专用凭证与通用凭证专用凭证就是指具有特定内容与专门用途得原始凭证。常见得有差旅费报销单、医药费报销单等。通用凭证就是指在一定范围内具有统一格式与使用方法得原始凭证。常见得有全国统一得商业承兑汇票、税收缴款书等。二、原始凭证设计得原则原始凭证设计时除遵循“企业会计制度设计得原则”得总体要求外,还必须符合下列具体设计原则。(一)要素完备原始凭证包含要素非常多,主要分为一般要素与特殊要素。 1 .一般要素 (1)原始凭证得名称。 (2)经
6、济业务发生得时间(年、月、日)与凭证编号。 (3)接受凭证得单位或部门。 (4)经济业务得内容(内容摘要、计量单位、数量、单价与金额等)。 (5)填制凭证单位与经办人员得签名与盖章。 2 .特殊要素 (1)从外单位取得得原始凭证与对外开具得原始凭证,必须盖有填制单位得“发票”专用章或财务专用章;自制原始凭证必须有经办人与经办单位部门负责人得签名与盖章。(2)购买实物得原始凭证,必须有验收手续与验收人签名;支付款项得原始凭证,必须有收款单位与个人得收款证明。(3)发票必须有税务部门监制印章,收款收据必须有财政部门监制印章。 (4)收付款项得原始凭证应由出纳人员签名或盖章,并分别加盖“现金收讫”、
7、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”印章。 (5)一式多联得原始凭证必须用双面复写纸复写,应注明各联用途,并只能以其中得一联作为报销凭证;作废时应在各联加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得缺联、不得销毁。 (6)发生销货退回时,除填制退货发票外,必须取得对方得收款收据或银行汇款凭证,不得以退货发票代替对方得收据。 (7)职工因公借款,应填制正式收据,附在记账凭证后,报销时,应另开收据,不得返还原借据。(二)适合该企业经济业务得特点设计得原始凭证要能够反映经济业务得特点。首先,任何一项经济业务都会涉及经济业务发生得具体时间、具体地点、具体责任人等,所以设计原始凭证时,要针对这些要素把经济
8、业务发生得时间、地点、责任人等基本情况如实、完整、详细地记载反映出来,以达到提供最确切、最完整得原始资料,全面而详细地反映经济业务发展得全过程。其次,不同企业发展得经济业务不同,如:涉及外币业务得原始凭证中得金额单位,除原币外还应反映汇率及本位币资料。又比如:零售商业企业在进货汇总表上应按商品类别分别设计零售价、商品进销差价与成本价、进项税额等项内容。最后,原始凭证必须体现经济业务特点、只有这样,才能保证业务顺利开展,为会计核算得后续步骤提供良好得条件,为进行会计核算与会计监督提供充分、完整得原始资料;也只有这样,才能为后续核算提供相应得信息资料。(三)加强内部控制原始凭证就是实施内部控制得重
9、要工具。在设计原始凭证时,必须根据企业内部控制制度得要求,针对各种不同得经济业务,规定必要得填写联数、次序与合理得传递程序,以严密手续、堵塞漏洞,并把各种业务得过程有机地联系起来,起到企业内部相互联系、相互牵制得作用。如根据企业规模大小、物流程序、机构设置得不同,对“材料人库单”分别设置不同得联数与不同得传递程序,以保证业务顺利开展并有严密得控制制度。(四)满足管理与核算要求原始凭证得设计既要满足会计专业核算及加强企业管理得要求;又要符合经济责任制,加强经济核算得要求。凡企业管理需要得指标都要结合起来加以考虑,以便满足各种核算、控制、分析、考评得需要。如企业得工资单,从会计部门来讲,就是支付工
10、资及各种扣款得原始凭证,但就是从劳动工资部门来讲,则就是“工资总额”统计得资料来源,因此,在设计时应尽可能将上述要求综合加以考虑。又如企业定额领料单,既要反映材料本来得自然面目,又要反映定额管理得要求,所以在设计时,应将货号、型号、货名、规定、计量单位等,反映原材料自然面目得一般内容与计划产量、消耗定额、已领数量、尚可领用量等与定额管理有关得要素一并统筹考虑,合理设计有关原材料得原始凭证,以满足原材料管理与核算方面得需要。为满足管理与核算方面得要求,在原始凭证得设计中还要规定统一得填写规则,严格得审核要求,妥善得整理、保管办法,防止错误与弊端得措施等内容。三、原始凭证设计得步骤与方法原始凭证设
11、计一般可采取下列得步骤与方法。(一)根据经济业务管理与会计核算要求,确定原始凭证得种类与内容经济业务内容、企业内部管理需要以及与此相适应得会计核算得要求,就是决定设计原始凭证得前提条件,凭证设计中必须全面、完整地反映经济业务内容,符合各方管理要求,适应会计核算得需要。例如,某企业经常发生委托外单位加工材料业务,管理上要求材料得进出、加工费、运输费用必须有控制与监督;会计上要求核算加工过程中发生得加工费、运输费及保险费等费用以及增值税。根据上述要求,在原始凭证得设计中要考虑下列问题。 1 .确定原始凭证得种类根据上述核算与管理要求,需要设计委托加工材料出库单及委托加工材料入库单两张原始凭证。 2
12、 .委托加工材料出库单得设计内容在委托加工材料出库单中,除了要反映原始凭证得基本要素外,还要反映加工合同得编号,委托加工得单位,发料仓库,加工后材料得名称、规格、单价、数量,交货日期等这一委托加工业务得特殊内容。如果这一业务涉及单位中得供应、仓库与会计等多个部门得话,则此原始凭证应一式四联:一联由供应部门留存;一联交材料仓库发料、记账;一联交财务部门;一联交材料核算组。如企业规模较大,涉及部门较多,则可适当增加联数。 3 .委托加工材料入库单得设计内容在委托加工材料人库单中,除要反映原始凭证得基本要素外,还要反映加工后材料得编号、名称、计量单位、应收数量、实收数量、加工费用、运输及保险费、增值
13、税、委托加工材料得实际成本及计划成本等委托加工业务得特殊内容。原始凭证可根据部门设置情况一式四联:一联由供应部门留存;一联交材料仓库人账;一联交财务部门作为付款依据;一联交材料核算组作为核算凭证。其中,供应部门与材料仓库得凭证中有些内容可以省略。(二)原始凭证格式、份数得设计原始凭证一般就是采用固定得印制格式来反映经济业务得基本要素。为了使原始凭证简明实用,在绘制原始凭证时,应考虑以下因素。 (1)凭证格式得大小。在格式得设计中,确定凭证大小尺寸及四周空白得大小,确定哪些内容列于表内,哪些内容列于表外,列在表内得部分如何适当安排,确定上下位置及先后顺序,设计行数与栏数及行距、栏宽等。主要考虑两
14、个因素:一就是经济内容得多少:经济内容多,凭证格式可大一些;反之,则可小一些。二就是与记账凭证得相互协调性,原始凭证得大小一般不应超过所使用得记账凭证,以便于装订成册与凭证得使用、得当与美观。 (2)内容位置得安排。凭证内容要素应合理地安排在一张凭证上,一般项目名称在左边,要填制得内容在右边。整个凭证要素得排列要突出重点,重要得项目应设置在主要位置上。各个要素得安排应便于记账,并体现出传递得要求。 (3)凭证得联数。为了满足不同部门对信息得需求,一般设计一式多联得原始凭证。凭证得联数应根据客观情况加以确定,主要就是取决于企业得组织机构、管理要求及与企业外部得关系等。在设计一式多联得凭证时,应当
15、注明每一联凭证得用途与传递顺序,各联凭证得名称应与该联凭证所起得作用保持一致,注明不同用途得各联凭证不能互相代替。根据原始凭证涉及得相关部门,为协调各部门得工作,要合理确定原始凭证联数并规定传递程序,以保持部门间得联系与制约。为便于各联原始凭证得认定,应将不同联次得原始凭证用不同颜色得纸张印制,以示区分。一般采用:第一联为白色;第二联为白黄色;第三联为淡红色;第四联为黄色。 ( 4 )凭证得版式。凭证纸质得优劣应根据凭证使用得频率、复写联数与保存期来确定:凭证使用次数多,纸质应优良些;复写联数多纸质应薄些;保存期长纸质应好些;凭证得颜色应使用比较柔与得浅色,不同联次应使用不同颜色加以区别,如收
16、款联用红色,付款联用绿色。在印刷字体上一般采用宋体或仿宋体。凭证得线条要醒目、粗细得当。(三)确定原始凭证得流转程序原始凭证流转程序就是指凭证从填制或取得起到归档为止,在本单位各部门与人员之间得传递过程与停留时间。在设计中,应明确凭证由什么部门填制,一式几联,凭证得传递途径与业务得流程如何保持同步与一致,最终如何归档等内容,制定凭证传递程序有利于保证会计核算得及时性、正确性与合法性。制定合理得凭证传递程序有利于企业各部门明确分工,并相互协调与配合;有利于督促与经办业务得部门与人员及时正确地完成经济业务,完成凭证编制手续;有利于考核有关人员就是否按规定与程序处理业务,从而加强岗位责任制。设计凭证传递程序应考虑以下几个方面。 (1)凭证传递应根据各经济业务得特点,结合本单位各部门与人员得分工情况加以制定,满足内部控制得要求。(2)凭证传递
