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1、进出口贸易作业标准化手册(范例) 组织系统详见组织系统图18.2.1。经 理业务科管理科专 业秘书总务人事会计图18.2.1 组织系统图 业务流程1.新产品开发(样品收集)。2.客户开发。3.客户询价(电报、信件、电报处理)。4.报价。5.订单确认。6.开立境内订单。7.生产督促及LC催开。8.出货。9.押汇(出货通知)。10.付款。 业务处理细则1.新产品开发(样品收集)(1)业务科取得新样品后,应填写产品卡(附表18.2.2),写明以下资料:临时编号。品名、规格、包装。制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。开发成本。预估生产成本。制造商报价。可能销售对象及地区。预估售价。
2、预估毛利。(2)业务科于每周业务汇报时,就前项新产品提出讨论,经逐项评估,按开发价值分为A、B、C三类,A类为极具开发价值,B类为有开发价值,C类为无开发价值。(3)经评估列为A、B类之产品,赋予正式产品编号,列入产品档。样品拍照存档,样品存放样品室,并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品,产品卡列入次品档,样品存放次品室。(4)业务科每月就现有产品,选择过时产品,于每月第一周业务汇报时,提出检查,经评定已无开发价值者,产品卡列入次品档,样品移入次品室。(5)新产品临时编号共六位数字,分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品,临时编号为950610。若同一日开
3、发数种新产品,则于第七位数,按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档,其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。(6)产品档正式编号共七位数字,第一位数代表,第二位数代表,第三、四、五、六位数代表序号,第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。第一位数填1代表 第一位数填6代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位数填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2客户开发:(1)业务科于每月最后一周业务汇报时,提报下个月的客户开发计划,计划内容包括:制作公司简介,产品目录(注明交货期限及付款条件)。产品市场研究、分析、及客户资料之收集。介绍新产品(邮寄新产品目录)。刊登广告、邮寄开发信。其他。(2)客
4、户开发应选择A类产品,并配合季节性需求。(3)经研讨定案之客户开发计划,应由业务科列入下个月的营业计划(附表18.2.3),并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)。3.客户询价(电报、信件、电话处理)(1)业务科收到客户询价的电报及信件,应即加盖收文戳记,填上收文日期,并依来电或来信内容,于文件空栏填具处理意见后,将来文大意及处理情况,登记于收文簿(附件4),将原文呈经理核阅后,依经理批示内容,回函或回电,并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表18.2.6)。(2)处理中的电报或信件,存于待办卷,随时查阅催办,已经处理的电报或信件,依客户别归入客户档。来文无适当空栏时
5、可另以签办单(附表18.2.7),粘附处理。(3)客户电报限当日回电,客户信件,除按经理指示期限外,限三日内回函。(4)接到客户电话,应将通话内容记入电话记录上(附表18.2.8),呈经理批阅,并依指示处理。电话记录一式两联,处理程序同电报、信件。处理完成后,第一联依顺序归入电话记录档,第二联按客户别归入客户档。4.报价:(1)业务科接到客户询价之电报或信件,应立即按客户需求指派人员洽询厂商后,挑选产品ITEM,呈经理审核后,打报价单(附表18.2.9),必要时修剪样品照片,贴于报价单上。(2)报价单一式两联,第一联寄客户,第二联存客户档。5.订单确认:(1)业务科接到客户订单,即依订单内容,
6、填成交卡(附表18.2.10)交专业人员,让厂商确认买价及交货期后,打SALES CONFIRMATION(SC)(附表18.2.11),SC一式五联,第一、二、三联寄客户,第四联存业务科待办卷,第五联存客户档,并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。6.开立境内订单:(1) 业务科依据SC及成交卡开立境内订货单(附表18.2.12)。(2) 订货单一式四联,第一联交售方存查,第二联存业务科待办卷,第三联交专业人员,据以协调厂商填写生产及验货进度表,第四联交售方签认后存厂商档,并将订购品名、数量厂价、交货期等,记入厂商档。(3)业务科依据SC及订货单填写产品表。7生产督促及
7、催开LC:(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促,填写实际生产进度,于每周业务会报时提出报告,必要时现场取样携回核验。(2)业务科依每笔SC所订LC开立日期,催开LC。(3)收到客户开来之LC,应立即核对交易内容是否相符,若与原来的SC内容不符,应即要求客户修改LC,或协调厂商修改订货单内容,修改订货单处理程序与开立境内订单相同。8出货:(1)出货前,业务科联络船公司确定船期,填写装船预计表,同时联络专业人员,确定装柜日期及地点,通知拖车公司将货柜拖到指定地点,以备装柜。(2)装船预计表一式三联,第一联交报关行签SHIPPING ORDER(SO),第二联业务科存查,第三联交专业人员
8、据以验货。(3)装柜完成后,专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式,由业务科通知报关行修改,并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司,汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。9押汇(出货通知):(1)结关后三日内,业务科自报关行取得提单及押汇文件,经与LC条款核对相符,呈经理签名后送银行办理押汇,并随时追踪押汇程序,确定银行已经拨款后,通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计,影本存待办卷。(2)每笔货品出口后,业务科依出口内容,套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER),一式三联,第一
9、联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户,第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括LC,CBC第六联,装船预计表第二联)存入出货文件档,第三联(副本)存入客户档。(3)业务科依据实际出口内容,分别填入客户档、产品档及厂商档。1付款:(1)每笔货品出口后,业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联,核对无误后送会计。(2)会计复核业务科转来的付款凭证,确定该笔出口已经押汇入帐后,即开立付款传票,呈经理核示后,开立结关后11天之支票支付货款,并于所有付款凭证上加盖“付讫”戳记。交 易 记 录 SC N0 成交日期 唛头 数量 单位售价 总售价 单位厂商总厂价 毛利(), 厂商 预定交货日期实际交货日期B1V N0 附表182.3营 业 计 划年 月 1 产 品 开 发