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1、2023年档案资料规程3篇 书目 第1篇住宅物业档案资料建立管理规程 第2篇社区物业接管验收档案资料建立管理规程 第3篇物业公司文件档案资料管理规程 物业公司文件档案资料管理规程 物业公司文件、档案资料管理规程 1目的 规范分公司档案资料的管理工作。 2适用范围 适用于分公司全部档案资料的管理工作。 3职责 3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。 3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。 3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。 3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工
2、作。 4实施程序 4.1归档保存的文件 4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作安排、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。 4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。 4.1.3在特地业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。 4.2文件、资料归档的要求。 4.2.1归档的文件资料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家标准。 4.2.2归档的文件材料要完整齐全。 4.2.3每类建设工程竣工必需有兼职资料档案管理员参与,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、精确性、系统性进行鉴定和验收。 4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,
3、并进行科学分类、立卷和编号。 4.2.5案卷题名应准确反映卷内文件内容,并区分保管期限。 4.3档案资料的保管。 4.3.1全部档案资料均由资料管理员管理。 4.3.2存放档案必需有专用柜架,在排列上架时,应根据类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。 4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要仔细检查其修改、补充状况,并在档案资料盒内的面层上注明修改状况。 4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和特地的卷盒,按编号依次排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时实行复制、拷贝。 4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,
4、并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要刚好进行修补和复制,发觉档案发霉或虫害要刚好消杀。 4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。 4.3.7质量记录保存期为二年。 4.4档案资料借阅管理。 4.4.1分公司全部人员都有爱护档案、借阅档案的权利和义务。 4.4.2分公司员工查阅档案资料,必需办理登记手续。 4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点: 4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还; 4.4.3.2要爱惜档案资料,不得丢失; 4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写; 4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资
5、料档案员和借阅者当面核对清晰。 4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要马上追究当事者责任。 4.4.6调离或辞职的人员,必需办理文档移交后方可办理调离手续。 4.5档案鉴定和销毁 4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。 4.5.2档案鉴定小组的任务: 4.5.2.1负责制订档案保管期限表; 4.5.2.2对到期档案提出存、毁看法。 4.5.3确定保管期限原则 4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。 4.5.3
6、.2凡是在肯定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。 4.5.4鉴定工作应当每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。 4.5.5鉴定中发觉档案不精确、不完整,应刚好责成有关人员负责修改和补充。 4.5.6销毁档案的程序包括: 4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。 4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。 4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将依据有关规定进行处理。 5相关文件和质量记录表格 5.1档案管理制度 5.2保密规定 5.3文件发放登
7、记表 5.4文件借阅登记表 社区物业接管验收档案资料建立管理规程 社区物业接管验收及档案资料的建立与管理 一、物业接管验收: 主要分三个方面: (一)档案资料的验收与交接 1、进驻该社区后我们将与该项目负责人进行图纸资料的具体交接验收工作,包括:土建竣工图、水暖竣工图、电气竣工图等。 2、办公区各单位负责物业工作的负责人及联系电话。 (二)公共设备、设施现场验收与交接 1、我公司选派阅历丰富的水暖、电气及土建工程师、项目主管会同该项目负责人组成现场交接小组,对房屋建筑、设施、设备等进行现场交接验收。 2、将对现场交接中发觉的各类设备、设施、物品等数量及遗留问题记录在交接单上,交接验收单一式三份
8、,由物业公司和司法局人民政府负责人签字确认后,各归档保存。 3、对交接验收中存在的各类问题,由公司各职能部门与相关部门公共协商解决。 4、对已接管验收的区域,组织相关人员进行,以便尽快熟识状况,保持环境整齐。 (三)物业管理用房的交接及钥匙交接验收 1、公司将派专人与该项目负责人进行物业办公用房交接。 2、对公共区域及公共部位的钥匙尤其是水、电箱房及相关办公室的钥匙逐一进行核对、试用,并填写钥匙交接单,同时建立交接档案备存,以便于钥匙的统一管理,做到放置稳妥,平安有序。 二、档案资料的建立 档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为办公区域及公用设施的运
9、用、修理、改建和各项管理工作供应指引和服务。针对司法局机关办公楼的物业管理形式,我们拟实行系统化、科学化、电脑化的管理手段,引进先进的物业管理软件,配备专职档案管理人员,建章建制,对全部档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。须要收集的档案资料有以下几种: (一)托付方供应的资料 1、技术资料 a、竣工图 b、附属工程及隐藏工程的全套图纸 2、竣工验收证明书 建筑消防验收合格证 水泵、配电柜变压器、有线电视系统等设备的定购合同、验收证明书、产品说明书、竣工图纸。 3、办公区域运用资料 各楼层办公资料(包括主要负责人、联系电话) 建筑面积计算书 (二)档案处建立的资料 1、物业资料 a、办公楼基
10、本资料 b、办公区域基本资料 2、办公区域运用资料 各办公区域主要负责人资料 3、日常管理资料 a、保洁管理记录 a、日常巡查记录 b、绿化消杀记录 c、供水、排水管线检查记录 b、保安管理记录 a、日常巡查记录 b、交接班记录 c、值班记录 d、物资搬运放行记录 e、紧急事务处理记录 f、车辆管理记录 g、夜间查询记录 c、装修管理档案 d、修理服务档案 a、修理服务登记表 b、修理服务回访记录 e、员工管理档案 a、员工个人具体资料 b、员工业绩考核记录 c、员工内务管理检查记录 f、培训档案 a、各项培训安排及实施记录 b、培训结果考核及跟查记录 c、军事训练及消防演习记录 g、行政文件
11、 a、政府部门文件 b、物业公司及集团公司文件 c、管理处规章制度、通知、通报等文件 d、管理处获得的荣誉 三、档案、资料管理方法 1、档案、资料建立及管理运行流程示意图 2、档案资料收、发管理程序: a、管理处重要资料(如托付方供应的资料)接收必需经过管理处经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能立卷归档。 b、管理处日常管理文件(如管理处通知、通报等)根据本公司制定的文件管理程序进行发放及接受手续,并立卷归档。 3、档案资料管理要求: a、采纳多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片、图表等,并采纳相适应的保管、储存方法。 b、尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于
12、查找和利用。 c、电脑文件必需由专人根据规定设置子书目进行分类文件管理,并定期清除过期无效文件。 d、原始文件根据文件运用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件书目。当文件状况有所变动时,应刚好调整书目的有关数据,以保证查阅者刚好找到有效的文件。 e、档案的鉴定必需由管理处经理或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出确定,其他未经授权人士无权确定。 f、档案组卷按不同业务性质分块,以内空分类,逐一编号,登记造册编辑书目,最好按不同业务部门分柜保存。为工作便利可设置部门开架档案。 g、档案保管必需有专人负责,以达到文件管理要求,必需做到档案标识清楚,分类明确,
13、易查找;档案必需由具备资格的人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥当保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任;档案入室时必需经过检查,如有稍微破损应马上修补,损坏严峻需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检验档案借阅状况,以便刚好收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失。 h、档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质用以防潮,档案管理人员需刚好进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理要求。 住宅物业档案资料建立管理规程 住宅物业档案资料的建立与管理 (一)资料的收集 我们将通过三个途径进行收集;一是在物业接管移交时,尽可能的与原设计单位、施工单位联系,力争全面、精确地收集到工程建设及工程技术等原始资料;二是在业主入住阶段,对业主的基本状况进行登记造册收集;三是在日常管理中建立社区修理档案、设备运行档案、业主投诉回访记录等以及其它相关资料,并将档案的收集形成制度。 (二)资料的整理和分类 在收集到原始资料后,统一由负责档案管理文员集中整理。剔除作废的和无效的记录,修补破损的文档,然后按类别进行装订并整理成
