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1、秘书商务礼仪知识秘书商务礼仪知识一、 的根本礼仪一重要的第一声当我们打 给某单位，假设一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心 里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在 中只要略微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里是XX公司”。但声音明晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接 时，应有“我代表单位形象”的 意识。二要有喜悦的心情打 时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语 调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化， 所以即使在 中，也要抱着“对
2、方看着我”的心态去应对。三明晰明朗的声音打 过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也可以 “听”得出来。假如你打 的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，假设坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打 时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。四迅速准确的接听现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部 ，听到 铃声，应准确 迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。 铃声响一声大约 3秒种，假设长时间无人接 ，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会非常急躁，你的 单位会给他留下不好的印象。即便 离自己很远，听到 铃声后，附近
3、没有其别人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的， 这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。假如 铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方抱歉，假设 响了许久，接起 只是“喂”了一声，对方会 非常不满，会给对方留下恶劣的印象。五认真清楚的记录随时牢记5WIH技巧，所谓5W1H是指 When何时 Who何人 Where何地 What何事 Why为什么 HOW如何进展。在工作中这些资料都是非常重要的。对打 ，接 具有一样的重要性。 记录既要简洁又要完备，有赖于 5WIH技巧。六理解来 的目的上班时间打来的 几乎都与工作有关，公司的每个 都非常重要，不可 敷衍，即使对方要找的人
4、不在，切忌只说“不在”就把 挂了。接 时也要尽可能问清事由，防止误事。我们首先应理解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。七挂 前的礼貌要完毕 交谈时，一般应当由打 的一方提出，然后彼此客气地道别， 说一声“再见”，再挂 ，不可只管自己讲完就挂断 。随着科学技术的开展和人们生活程度的进步， 的普及率越来越高，人离 不开 ，每天要接、打大量的 。看起来打 很容易，对着话筒同对方交 谈，觉得和当面交谈一样简单，其实不然，打 大有讲究，可以说是一门学问、 一门艺术。二、使工作顺利的 术一迟到、请假由自己打 ；二外出办事，随时与单位联络；三外出办事应告知去处及 ；四延误拜访时间应事先与对方联络；五用 机传送文件后，以 联络；六同事家中 不要轻易告诉别人；七借用别家单位 应注意 一般借用别家单位 ，一般不要超过非常钟。遇特殊情况，非得长时间接 打 时，应先征求对方的同意和谅解。第 页 共 页
