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1、书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。大数据下高校档案信息化管理探讨 摘要。高校档案工作是一项基础性的服务工作,面对多且杂的档案信息，要对其进行收集、整理、归档、记录和保存。随着科技的进步，高校信息化档案管理成为大势所趋，能够让高校档案管理工作者从繁杂的工作中解脱,更好地为师生服务。本文根据高校档案管理中存在问题,提出一些关于构建信息化档案管理的见解。 关键词:大数据;高校；档案信息化;管理 信息化时代的到来推动着各个领域的快速发展,高校档案管理工作也进入到了一个新的发展时代,面临着新的挑战和机遇。在大数据环境下，对高校档案进行精细化、科学化管理，突破传统档案管理界限，利用数字化信息技术，捕捉有价值
2、的信息，深入数据内部,使高校档案信息化管理工作迈向一个新台阶。目前,高校对于档案管理工作缺乏相关的档案管理设施，信息零落，无法实现共享。因此,高校档案信息化管理建设是大势所趋，通过定向的交互信息查询方式，为广大师生提供发布、交互、查询的功能，提升档案管理的服务质量。在大数据环境下，对高校学生的档案数据管理做到及时、准确,通过档案数据库能够全方位的了解学生的所有信息,提高管理效率。对学生的数据进行整合,以便高校管理者能够从学生的档案数据得到重要信息，并及时制定相应的管理措施。大数据时代下对高校档案实行信息化管理有助于提升工作质量和效率。一是有助于原有档案的保存。纸质版档案文件容易丢失、损坏，将传
3、统档案文件通过电子化的形式呈现,档案不会因岁月沉淀而造成损坏。二是有利于对档案资源的利用。在档案管理工作中应用大数据技术,实现自动化管理,节省大量时间和资源,为开展科研工作创造了条件。三是有助于档案信息的一体化管理。高校档案不再单一化，可以向综合性的方向发展。四是有利于提高档案管理人员的工作质量。通过信息一体化实现资源的共享,让档案人员从繁杂的工作中解放出来,从而有更多的精力投入到更多的业务工作中。 1高校档案信息化管理面临的机遇和挑战 .1大数据背景下档案管理工作面临的机遇。利用计算机对文字进行编辑,对内容进行批量修改、删除、查询,降低管理人员的工作量,提高档案管理水平。传统的档案管理模式采
4、用人工检索的方式,不仅工作量巨大,且耗费的时间与精力过多,利用信息化技术,在计算机中输入一些关键字,就可以快速检索到需要的信息；传统的档案管理模式对文字、声音、图像都是分别存储,无法通过检索工具找到需要的内容,利用信息化技术，这些问题就可以迎刃而解;大数据时代发展背景下,信息化技术作为一种新的传输媒介,不仅能够提高档案管理的水平,还能够拓展服务空间。传统的档案管理为师生查询信息需要耗费大量的时间和人力,而互联网的普及,可以改善档案管理的服务效率;同时，信息化管理还可以提升档案研究成果的时效性,如果对档案研究成果进行统一的编辑处理，并在第一时间将信息发布在网上，通过网络的渠道传播研究成果,可让更
5、多的人受益。 1.2大数据背景下档案管理工作面临的挑战。大数据时代背景下，信息技术得到了广泛应用，不管在管理上还是工作方法上都有了新的进步。传统的档案管理工作是对档案信息进行收集与整理，而大数据背景下，需要转变观念，主动开发信息资源，为师生提供更好的服务;大多数的高校缺乏统一的管理标准，导致档案在进行统计整理的过程中出现混乱。随着时代的发展,大数据背景下的网络资源纷至沓来,在这样的环境中有了信息化档案管理的概念，将纸质文档转为电子文档，将信息统一存储在计算机中,利用计算机对档案进行处理,实现真正意义上的无纸办公;传统的档案管理模式注重实体管理,而大数据背景下注重信息化管理,高校的档案管理人员按
6、照自己现有的知识无法达到技术要求，因此要利用现代化技术对档案管理人员培训,不断提升档案管理人员的专业能力。 2高校档案信息化建设中存在的问题 2.1档案的安全性存在风险。虽然电子化档案管理便于人员操作，但是在安全上存在很多危险因素，如果不能进行合理的控制将会影响到档案管理的保密工作。档案管理人员对数据操作的不规范,容易造成重要数据的丢失,影响工作进程。数字化档案的安全性与计算机的性能有着极大的联系，如果计算机存储量不足,或者对软件没有进行及时更新与杀毒，一旦产生病毒会对系统中的档案信息造成极大的威胁。高校的管理人员对档案数字化管理认识不全面,对网络功能的认识只停留在信息传输、文字编辑等方面,缺
7、乏较强的安全意识,导致档案工作存在安全风险。 2.2信息化设施建设落后。大多数高校建设的重点是科研与教学,往往忽略了档案管理的基础设施建设。因此很多高校的档案管理设备较为简陋，档案室数字化管理空白，管理水平低;虽然一些高校实行了数字化管理,但是没有与外界互通,因而不能称之为真正的数字化管理；管理效率低，没有实现资源共享,阻碍了档案信息化建设的脚步。数据库建设较为落后,比如数据录入不完整；数据不准确;数据失真情况严重;档案目录建设影响数据库的准确率与可信度。档案管理软件较多，没有统一的使用标准,无法对档案管理人员进行集中培训，影响信息资源的整合与共享；“单机版”档案管理软件不适用于现今的信息化建
8、设发展，缺少与a系统互通的接口；档案网站质量较低，内容苍白，功能单一；网站中可利用的档案信息较少;网页制作技术差，缺乏创新,缺少特色；部分高校档案管理信息资源开发过于单一,只停留在数字化扫描上，虽然具有数据库,但是没有发挥出数据库的作用，形同虚设。 2.高校档案管理队伍有待加强。高校的档案工作人才管理松散，思想落后，无法更好地面对信息化浪潮带来的冲击。大多数的档案管理工作人员信息化意识薄弱，没有专业的档案管理知识背景与专业技能。计算机技能停留在基础的阶段,对信息化档案管理认识不足，无法利用信息化的技术为广大师生服务。很多高校在不同程度上存在“重教学，轻档案管理”的情况，在引进教学人才方面,学校
9、更是不惜代价,但是对档案管理的人员要求则是能干就行,水平高低都可以接受;将真正优秀的人才放在教师岗位中,造成高校档案管理工作人员的综合素质比教师低,影响档案工作的正常开展,阻碍了信息化档案建设。 大数据环境下高校档案信息化管理策略 3.完善高校档案数字化安全管理。电子档案要有完善的管理体系，比如文件归档、保密工作规范,让数字化档案管理能够在实际的使用中更加安全。安全管理制度是所有管理制度中重要的一项内容，因为档案关系到个人的隐私,比如获奖经历、学习经历、技能等，要对这些重要信息进行保密处理，所以要加强数字化安全管理。安全管理制度中也涵盖了计算机的软件和硬件的维护与管理,比如硬件方面,所有的设备
10、要符合质量要求，安排专人对档案管理使用的设备进行检查与维修;针对软件要对文档进行加密处理,对系统的应用进行权限设置,针对重要的信息实施监控管理，让文档能够更加安全可靠。 32推进高校档案信息化建设进程。首先要对档案信息的设施进行优化,在购置新的信息基础设备时，要按照整体的信息化建设需求，合理购买适合本校使用的信息设备，让设备能够得到最大化使用；使用规范的档案管理软件,选择档案管理软件要具有一定的稳定性,能够随着工作的要求不断升级完善,使用同一种软件有助于对档案管理人员进行统一培训，随着信息化建设的不断发展,档案管理人员越来越趋向于网络版的发展,有利于文件的电子归档工作。其次是要提高档案网站的建
11、设水平,高校档案网站是直接反映高校档案信息化建设水平的平台。档案信息化建设的核心就是开放性和共享，要充分发挥出信息服务功能,不能只停留在档案建设上，要向综合化的功能进行转变。加强文件阅览、网上预约查询、在线互动等服务,强调以人为本的设计理念，针对网站不同的访问人群设定不同的栏目,使网站管理可以走向专业化的道路。最后是要建立科学化的开发机制和特色数据库，开展定向专题服务，对信息资源进行整合，满足师生的使用需求，做好需求与利用的关系,为师生提供网络服务。 3.3树立“大档案”观念,养成常态性习惯。大数据技术已经深入到了档案管理领域中，对档案进行数据化存储，扩大数据采集的范围，拓展学生信息面，不再仅
12、仅局限于成绩单、信息表、证书等,将学生的性格、爱好以及心理评估进行采集存入到档案中，建立多层次、多元化、多维度的信息采集系统,将档案做到精细化。现有的学生档案管理比较分散，只有在毕业后才会装入档案袋，在很长的一段时间里学生的信息系统处于空白状态。学生的档案维护要成为日常性的管理工作，及时对学生的信息进行更新,比如学生的日常表现、心理变化、教师评价等，建立以学生为中心的档案信息化管理，建立层次化的数据采集目标,与学生的日常表现保持同步。大学作为学生个人发展最重要的一个阶段,为每一位学生建立属于自己的个性化档案,有助于全面了解学生的情况,便于辅导员了解学生的情况，及时更新教学策略，更重要的是,丰富
13、的档案信息还可以为学生的求职就业提供可行性建议。电子信息档案管理系统具有一定的高效性，不需要阅读档案中的全部信息,只需要按照不同条件对学生的档案信息进行整合,就可以让使用者从电子档案系统中快速查询到各类信息。电子信息档案便于管理，可以进行批量输入输出，最大限度地避免了信息遗漏和丢失的情况。 3.4加强档案管理队伍建设。首先要健全档案工作队伍的用人机制,选择高素质的人才作为档案管理的工作人员。对人才录用机制进行完善，采用市场竞争机制对人才进行选拔,引进文化水平高、专业强度高的人才加入到档案管理队伍中;完善考核机制,健全激励考核，调动档案工作人员的积极性，制定科学的岗位目标责任制，考察档案管理人员
14、的工作能力,推动高校档案管理工作的健康发展;完善待遇机制，档案工作人员的薪资待遇要与教师相同,与教师享有同样的待遇，只有公平的薪资待遇才能够留住人才，确保档案管理工作队伍的稳定性与专业性。其次要强化档案队伍人员的综合素质，加强自身职业素养,提高档案队伍自身的素质，形成自觉学习的好习惯,达到职业道德的基本要求,提高档案管理人员的道德境界。随着社会的不断发展,在网络时代的冲击下,很多新型的管理手段层出不穷,这也就对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者要树立争创一流的职业精神，刻苦钻研档案业务，树立无私奉献的职业道德，要有扎实的业务能力与服务意识,敢于创新和突破固有思维。对档案业务的每一个工作环节
15、都能够熟知，掌握各类档案的管理方法,努力成为一名掌握先进科学技术、高素质的档案管理人才。最后要强化档案队伍的业务学习能力,拓宽档案管理人员的知识范围。知识贫瘠会让档案管理人员在工作中较为吃力，遇到问题无法提出可行性的解决办法，也就无法创新,更无法更好地完成档案工作。因此,档案工作人员的学习氛围非常重要，档案管理人员要将学习作为生活中的需要,时刻对自己进行充电，了解所涉及的工作领域与最新的行业动态，多思考、多钻研，适应高校档案工作的运转,更好地将档案工作进行到底。 大数据背景下档案管理工作的一些思考 1突破固有思维,形成创新意识。大数据时代背景下,高校的档案管理工作者要树立互联网思维,将自身的档
16、案工作与网络进行结合,在互联网的帮助下,积极应对发展新形势，通过网站、微博、微信公众号的方式开展档案管理服务,通过远程服务功能对师生进行业务指导、教育培训;利用网络的方式组织档案志愿者对档案进行编号、整理，拓宽档案管理队伍。强化网络创新思维,利用互联网的指导思想,与传统的档案管理工作结合，形成新型档案管理思维。 4.2加强培训,提高档案管理人员的素质。强化档案管理人员的素质,提高档案管理人员的技术能力与业务水平，熟练使用现代化设备提高工作效率。针对现代化的管理技术，高校定期组织档案管理工作人员进行技术培训，通过考核的方式对他们的学习方式进行检查；采用激励机制提高档案管理人员的积极性,积极主动地学习专业知识,逐渐提高自身信息技术水平。 4加强数字化建设，整合资源。高校档案管理工作者更加倾向于纸质管理，对于新型的互联网思维接受能力较差。如果不能尽快完善信息化档案管理
