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1、更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)时间管理 Getting Things Done作为目前最好的提高效率的系统之一，我也是其忠实粉丝。可是，GTD系统并不是绝对完美的。所以以此为基础，我建立了一套新的提高效率 （Productivity）的系统：Zen To Done（ZTD）。我们为ZTD起了一个中文名字：简易做。与GTD相比，ZTD 更崇尚简单，更注重行动，同时也保持了GTD系统中非常完美的收集信息和规划行动的方法。如果GTD并不是完全适合你，那为什么不试一试ZTD？从更实际的角度, 改变和培养好习惯；更注重行动和建立更简单的系统结构 赶快阅读Zen To
2、Done。什么是ZTD(简易做)？ZTD(简易做)致力于解决在实施GTD的过程中五个许多人都会遇到的问题。我应该首先指出的是，GTD 并没有本质上的缺陷因而并不需要本质上的调整。然而人人都有自己的独特之处，ZTD希望为不同个性的人们定做出适合他们的方案。GTD中的问题和ZTD的解决方法？1）GTD需要改变很多习惯。这 是很多人学习GTD最终失败的主要原因：GTD需要一次改变很多习惯。如果有长期阅读Zen Habits，你就会知道“伤其十指，不如断其一指”的道理。与其一次改变很多习惯然后失败，不如将精力集中在改变一个习惯而最终成功。另外，很多学习GTD的人都没有使用有效的方法来改变他们的习惯，从
3、而导致失败。ZTD解决办法：一次只改变一个习惯。你不必一下子就接受整个系统:一次接受太多新习惯将使人不能将精力集中在改变习惯上。相反， 一次只改变一个习惯，使用那些已经被证明行之有效的方法（30天挑战, 承诺, 自我激励)等等，最后一步一步地采纳整个系统。2）GTD对于行动的过程没有足够重视。虽然称作Getting Things Done，事实上GTD把很多时间都用在整理信息上了，存储信息到我们信赖的GTD系统中。Getting Things Done介绍了一种优秀的管理系统，它拥有实用的收集和处理信息的步骤方法，但是在完成实际任务的环节上却没有足够地深入探讨。ZTD解决办法：注重行动。它将教
4、你如何用简单，无压的途径完成你的任务。3)GTD对于很多人缺少结构性。不具有严谨的结构是GTD的一个特点, 但是由此带来的GTD的即时决定, 反而让许多人产生困惑. 对于一些人, 他们在生活中需要有条理. 这样,GTD可能不能满足他们的要求. 毕竟不同的人有不同的管理方式。ZTD的解决办法：培养两个习惯来加强组织性。第一个是加强计划的习惯，你只需要简单地计划好每天的三个MIT（最重要的事）和每周必需完成的事情（每周的大事）。第二个是要养成有规律的习惯。 你应该让自己每日和每周更有规律。就像ZTD所有的习惯一样，这些习惯都不是必需的。如果它们不适合你，那就不必采纳它们。但是对多数人来说，它们都会
5、对GTD的很多部分贡献很多。4) GTD 要做得太多。这样很可能导致压力太大而最终放弃。GTD 并不区分你的“收件箱”中所收到的任何东西，这也许是它的优点。然而问题出现在当我们把所有的事务都放在我们的任务清单上，我们要去做的是列表上所有事情，最终我们会因为超载而失败。这并不是GTD本身的问题，而是我们自己在实施GTD的过程中会出现的问题。但不管怎样，它应该被讨论。ZTD的解决办法：加强简化. 删去尽可能多的无用任务, 这样就能把精力放在重要的事情上面并且努力做好它们。5) GTD 对目标重视不足. GTD是一个自下而上,循序渐进的系统，尽管GTD谈到了更高的层面, 但它并没有进行深入的讨论GT
6、D能把你身边发生的事情都管理的很好，而对那些你真正应该做的要事重视缺乏。ZTD的解决办法：确定最重要的事。正如上面所说的，ZTD让你找出本周，本日最需要完成的大事. ZTD需要每周回顾自己的任务, 并且在一个长时期内保持这个习惯。虽然GTD也包括这方面的内容, 但ZTD将进一步拓展这个习惯。最后，GTD是一套杰出的系统，而且非常好用。 但ZTD希望解决了人们在实施GTD的时候出现的一些问题进而使之更好的适用于现实生活简单做(ZTD)习惯培养1收集时间管理 July 31st, 2007更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧 好习惯：全面收
7、集这个习惯与 GTD 的完全一样：把所有在脑海里浮现的信息（任务, 想法, 项目等等）记录到随身携带的小本子上（或者任何适合你的工具）。因为只有把信息从脑海里拿出来记在纸上，你才不会忘记它们。ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息最好是一本小笔记本或者一小叠卡片，因为它们比PDA或者笔记本电脑更易于携带和方便使用（可以随意选择其他的工具）。每当你回到家或者办公室时，就立刻把信息从笔记本中清空，存入任务清单中（一个简单的任务清单就可以了）。对于这个习惯，我更推荐大家使用纸质的工具而不非电子产品，比方说：非常流行的Moleskine笔记本和Hipster PDA。如果觉得使用PDA或者S
8、martphone更适合你，那当然也可以。我推荐纸质工具的原因是因为它们速度快。使用电子产品，你先要开机，然后进入合适的程序，最后添加条目才能开始输入。若使用纸笔，你只需要拿出来写就行了。总之什么工具更适合你，就采用什么工具。我只是认为工具越简单易用, 你就越有可能去使用它。全面收集的关键在于你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。千万不要拖延上面几步，否则信息会积累得越来越多，最后让你失去坚持下去的动力。记住要积极主动地规划你所收集的信息，不要让信息堆积堵塞你的动力。同样的，无论你在哪里（床上，商店，住院，等等），都要随身携带你的记录工具。
9、最后再重申一遍，不管你用的是什么工具，它必须便于携带且能快速的记录信息。简单做(ZTD)习惯培养2处理时间管理 August 7th, 2007更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧 好习惯：快速地对信息作出决定，从而避免收件箱堆积收件箱中的原料（stuff）的堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息，对原料及时做出决定和归纳成类，你才能避免原料的堆积。我建议每天至少处理一次你的收件箱，若有需要你可能要更频繁地整理。第一，限制你的收件箱。你需要查看的信息和资料都会在收件箱中。如果有很多的收件箱，便需要更多的时间去管理好它们。所以尽量减少
10、你的收件箱数量，刚好满足你的需求即可。列出所有你收集信息的途径，评估每一条途径带来的价值，合并某些收件箱或者删除那些无用的收件箱。若认定某条途径没有价值，就抛弃它一周，然后再考虑是否确实要删除它。对于其他的一些途径，想想能够将它们合并成一个收件箱。比方说：家中 有好几个地方被你用来存放收到的信息？那改用一个收件箱来收集所有的邮件、工作记录、学校笔记、电话表、电脑输出文件、时间表等等。你有四个email邮 箱？尝试让它们都转发到一个邮箱中。总之，越少越好，尽量将收件箱数量控制在47左右。第二，管理你的收件箱。长期阅读我博客的读者应该会觉得挺耳熟的，但是我还是要反复地强调：不要让你的收件箱溢出。留
11、着大量未完成的原料未处理，绝对会让你感到巨大的压力。所以，赶快成为自己收件箱的管理大师！每天检查并且处理你的收件箱。有一些收件箱，你可能需要检查几次（我每小时检查一次email），但是不要频繁的检查。这只会浪费你的时间，降低你的工作效率。但是也不能一天之内一次也不检查，否者你的原料又会堆积起来，记住堆积是你最大的敌人。1. 从上往下处理信息，马上做出决定。从收件箱中的第一项开始，立刻做出决定，不要跳过、拖后或延迟做出决定。 2. 删除。如果你不需要这条信息，就删掉它（总是保持这个为优先选择）。 3. 委派他人。你是做这件事的合适人选吗？如果不是，交给最适合的人。 4. 立刻完成。如何这件事需要
12、的时间少于两分钟，那立即完成它，而不要放到任务清单中。 5. 等下在做的任务。如果这件事需要的时间多过两分钟，马上把它列入任务清单中，并且等下马上完成它。 6. 制作档案。你需要额外的参考文件来完成某件事情，那赶快为它制作一个档案。 7. 无论如何，不要让收件箱里有剩余的项目。删除或者制作档案，处理每一个项目直到收件箱为空。注意，如果你的收件箱中有上百的项目，那最好把它们放入另一个文件箱中等下处理（专门搁出几个小时去处理它们），接着再继续处理新进入收件箱中的信息。 8. 重复这些步骤，保持你的收件箱为空。如果你有限制自己的收件箱数量，实现这一点并不难。保持收件箱为空会让你觉得棒极了，庆祝一下？
13、！记住，不要一整天都在处理收件箱，最好形成习惯总是在固定的时刻去处理它们。 简单做(ZTD)习惯培养3计划时间管理 August 14th, 2007更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧 好习惯：设定每天，每周的最重要的事(MIT)每周，列下你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。每天，列出1-3个最重要的事(MITs)。记住一定要保证你有很好的完成这些最重要的事。这是ZTD中最简单也是最重要的一个习惯。它为你的每一天和每一周都设定了目标，因为与其去盲目的去完成那长长的任务清单，你总是在完成那些最重要最有用的事情！当然，你还是要去完成其
14、余的事情的。但是完成最重要的任务，会使你知道自己总在做真正想做的事那些当你回顾的时候，会感到自豪的事，而不会操劳一天后却发现自己一无所成。 以下是一些如何运用这个好习惯的小技巧：1. 重大事件(Big Rocks)：在每周开始的时候（星期天或星期一），坐下来看看你的任务清单。想想这周你最想要完成什么？刚开始的时候尽量将数目限制在4-6件，待到熟练了且你觉得自己能完成更多的时候，再添加多的任务。不要忘了要确保这些重大事件中包含至少一项与你年度目标有关的任务。更详细请参考放置大石头的艺术：让你的效率翻倍。 2. 安排日程：将本周重大事件放在你的周程计划中。每天放置只一个或两个，否则你会忙不过来。并
15、且分出1-2小时的时间去完成它们，尽量把时间安排得越早越好。放置好这些重大事件后，你就可以计划其它的不是那么重要的事情了。 3. 最重要的任务：每天早上，马上决定今日最重要的任务。这和你的重大事件很相似，每日选择1-3个最重要的任务，而这其中可能包括一个你已经安排了的重大事件和其它几个最重要的任务。同样的，尽量将它们安排在尽可能早的时段。如果安排的太晚，你常常会被其他的任务干扰，而导致任务失败。 4. 完成它们：前面说的这些无非就是为了搞定这些最重要的任务。每天早上做的第一件事就是完成第一件最重要的任务，远离干扰，把所有精力都放在任务上直到完成它为止。做完之后可以简单的奖赏自己。然后去完成第二
16、件最重要的任务! 5. 回顾：如果你完成了最重要的任务，那一定感觉这一天特别棒。所以要记得回顾你所完成的，顺便表扬自己一下 简单做(ZTD)习惯培养4执行时间管理 August 21st, 2007更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧 好习惯：一心一意，每次只执行一件事执行，作为一切时间管理的核心，同样是ZTD中非常重要的一部分。如果你不执行计划的行动，那其他的所有管理习惯也就是无意义的，你准备的工具、管理系统、计划列表、任务清单等等也就是白费了。所以执行是所以习惯中最最重要的！ZTD着重于在不分心的情境下，一次只执行一件事。千万不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。这里是一些建议，希望你能够真正地执行行动并且完成它们：1. 重
