《EXCEL在会计处理的和财务管理上的应用》由会员分享，可在线阅读，更多相关《EXCEL在会计处理的和财务管理上的应用（32页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、1. 我们今天下午的主题主要介绍 office 里面的一个重要的组件 excel在会计处理和财务管理上的应用2. 今天我们主要介绍个方面的问题， 第一去看看如何使用 excel 去创 建高效、标准和优化的财务报表，常用数据表格的方法和技巧， 以及呢如何在财务报表里面分析、预测和决策，最后呢我们会介 绍在 excel 里面一些常用的财务函数它们是怎么进行工作的。3. 首先我们去看看在一个企业里面，财务人员或者说财务部门是一 个很重要的工作环节，它除了进行一些简单的数据的统计，一些 金额的统计呢，也还包括一些其他的职能，比如说规划职能、控 制职能、组织职能，主要的目标呢？主要是帮组提高企业经济效
2、益，使得企业经济效益最大化。4. 那么在这些职能里面呢？它会有很多很重要的工作环节，这些工 作环节呢？是财务部门的工作人员经常会遇到的一些工作，比如 说像会计的一些核算，需要把一些数据通过系统全面的记录进行 一些计算和分析来编制出一系列的财务报表，除此以外还会有一 些财务的预测、决策、计划、控制和分析，主要是利用现有的一 些数据来帮助企业来进行一些宏观的调控或者协调各项计划指 标。5. 而这些工作环节我们完全可以通过 office 里面的 excel 去帮助我们 实现，以前我们通过 excel 来实现一些简单的数据存储和计算功 能。那实际上在 excel 里面它可以去帮助我们去进行一些数据分析
3、 和数据决策，并且可以把我们数据分析和数据决策的结果发布到internet 上面或者发布到企业内部网上面， 来供其他用户来进行查看。6. 所以我们现在过度到第一个话题， 我们来看看如何使用 excel 来制 作专业级的财务报表， 在这个部分我们主要去介绍， 用 excel 创建 财务报表的捷径有哪些， 并且在 excel 里面有哪些辅助的工具去帮 我们实现财务报表的制作，那么一些常见的电子表格的制作技巧 会有哪些，并且如何去完成电子表格的美化和处理。7. 当我们去新建一个 excel 文档的时候，就会出现一个模板对话框， 我们就可以使用 excel 里的一些内置模板去帮助我们去完成一些 基本的
4、财务报表的制作， 当然有的时候我们可能会觉得 excel 里面 的内置模板比较少，这个时候我们就可以通过 excel 的任务窗格， 在任务窗格里面会有一个 office online 的模板，这样我们就可以通 过 office online 这样的一个网站去获得和金融和财务 相关的的模 板，甚至有朋友有这个 2003 的应用模板文库的话， 在这个里面提 供一些模板，其中是包括了一部分金融和财务的模板的，这样就 可以让我们的财务人员通过很快的方式建立一个财务报表。在我 们的企业里面有一些数据，尤其是一些财务数据，8. 除此以外呢，在我们的企业里面有一些数据，尤其是一些财务数 据，是放在企业内部网
5、络里面的， 那么对于 excel 来讲它可以通过 一些导入的机制，把一些存储在企业内部网络里面的数据快速的 导入到 excel 里面，大大减少了我们数据录入的时间， 那我们去看 看在 excel 里面，它可以去帮助我们去导入文本文件， 也可以导入word 表格，甚至 Access 文件，网页的文件以及在业务里面的 XML文件，通过这样一种方式我们可以快速的去把财务报表的数据填充完 成。那我们去做一个演示去看看在 excel 里面是如何去完成这个数据 导入的，那么在我们的系统里面， 我们的数据可能存储在其它的一些 文档里面， 比如说存储在我们的文本文件里面， 在这样的一个文本文 件里面，我们会有
6、工资表的一个记录情况，那么会有几个人，几个月 份的记录情况，如果我希望把这些现有的数据导入到 excel 里面，我 们就可以去打开excel,通过excel里面的数据菜单的，导入外部数据 命令，这里面就会有一个导入选项， 在弹出的这个对话框我们就可以 去找到我们数据源的位置， 就是我们刚才看到的那个文本文件， 当我 们把这个文本文件选中之后就会有一个导入向导帮我们把这个数据 一步一步的导入，点下一步就好了，然后会有一个分割符，因为我们 使用tab键去做分割的，所以马上就会看到这个预览结果，然后按下 一步，这个时候我们还可以选择那些列式不想放入excel表格里面的，比如说这个列是不想放入到 ex
7、cel 里面可以跳过，做好之后点下一步， 选择你要放到哪个工作表里面， 放到这个工作表的哪个位置里面， 点 完成就做好了， 所以通过这种方式我们就可以很快的把一些现有的数 据导入到财务数据表格里面， 减少我们进行数据录入的时间。 回到我 的幻灯片，除了数据的导入外，在 excel里面还提供了一些非常好的 工具，可以帮助我们快速的完成数据的输入， 这种东西称为智能标记， 现在我们去看看这种智能标记出现在什么地方 ?如何 去使用智能标记 非常快速的去完成数据的录入，现在我去打开一个已经做好的 excel 表格，这是一个固定资产折旧表， 那么在这种表格里面我们经常会去 输入一些登记日期，这边会有我们
8、折旧月份放在这里， ，可能我每个 月会去做一个折旧经额统计登记一下， 那么这个时候我们通常会去输 入，比如说 2011年的 10月 31号，那么这个时候就会出现这么一个 标记，在 excel 里面，我们如果希望这一列都去填充这些数据的话， 很简单，我们只要这一列都去拖动这个填充柄就可以了， 但是并不是 符合我们需要的， 我们填充的是每个月底的这一天， 这个时候有个智 能标记就会出现了， 在这个智能标记里面我们就可以去选择你是以什 么去填充是以月去填充，还是以天去填充，还是以天去填充，好那现 在我们选择以月去填充， 那我们就会发现我们每个月月底的数据就会 自动的出现在我们的单元格里面， 还有就是
9、我们的这个数据表非常的 大，有 200 多条数据，如果我们用拖动的方式，我们可能会找不到我 们的数据末尾在哪个位置， 所以这个时候我们只要用鼠标在这个拖动 柄的位置， 立即所有的数据都会在我们的单元格出现， 同时智能标签 也会出现在这个位置， 那么我们那些数据可以做这种自动填充呢？在 我们这个工具菜单里面，有个选项标签，在这个自定义序列里面，出 现的这些序列都是可以自动填充的， 当然你还可以添加自己需要的列 添加到这个表里， 所以通过这种方式就可以快速的把一系列的数据快 速的填充完整。9. 当我们把一些数据填充到数据表里面，对于财务人员很重要的一 项工作就是要核对这些数据是否准确， 因为在一个
10、 excel 表格里面 数据可能会很多，所以在我们去进行数据验证的时候，需要有一 些好的办法，在excel2003里面，我们提供了语音识别，文本到语 音这种功能，也就是说我们没有必要打印这个表格，只要听计算 机发出声音就能够进行核对输入是正确的还是错误的，当然除了 语音验证以外，我们还有一种定义数据验证，就是通过电子化的 方式去确认在一个数据序列里面或者是在一个数据范围里面是否 是有效的，如果是不对的话，我们是不是控制用户不允许他来进 行输入，或者说它的后续动作又会是怎么样？所以我们通过一个 演示去看看如何去完成这种数据验证通过语音或者通过电子化的 定义。10. 刚才我们已经把一个文本文件导入
11、到 excel 里面了，那如果我们希 望对这个文本文件的数据进行验证呢，我们就可以打开excel里面 的文本到语音的功能，我们就可以把这个数据范围先选中，选择 工具菜单里面的语音，文本到语音工具栏，这样我们就可以开启 excel 里面的文本到语音的，让 excel 试着帮我们去朗读一下，我 们去试着听一下，看能不能听得到，这样我们就不用去看在 excel 里面打印出来的这些数据了，我们只需要去听计算机的声音，然 后把它改过来一下，然后有错误马上把它改过来就可以了，也有 朋友说，有没有更为灵活的一种方法，就是我在输入单元格的时 候就让它去朗读一遍，这样就可以避免我在输入数据的时候的一 些错误，比
12、如我这里去输入，本来是 2000，但是你一个不小心， 输入了 20000，但是你一回车的时候，或者转入下一个单元格的 时候，它会朗读，我会听一下，马上改成 2000 就好了，也就是在 任何单元格输入数据的时候他也会朗读，这样来确认我们在这个 单元格输入的数据是否正确还是有所失误，如果你觉得这个功能 比较烦的话，可以暂时关闭朗读功能。关闭之后在输入这种单元 格数据的时候，你所有输入的数据就不会被朗读出来了。11. 这是语音的方法，在excel里面还有一种方式来让我们来验证数据 的正确与否，现在我们选择数据菜单里面的有效性，有效性就是 帮助我们去控制这个区域的数据，它的范围是怎么样的，我们去 调查
13、在这个公司里面， 最少的工资没有低于 1500元的，最多的工 资没有大于 5000元的，也就意味着我们用户在这个数据区域内， 输入低于 1500 元，或者高于 5000 元的数据的话，它会提示用户 输入错误让你重新输入，这里还有一个输入，告诉用户在每个单 元格该输入什么样的信息，我们也可以去设置一个出错警告，出 错警告什么意思？就是当它输入错误的时候就停止输入，直到它 输入正确为止，才能输入下一个单元格的数据，同时我们也可以 给出一个对话框，输入错误，输入 15005000之间的数据，我们 点确定， 设置好之后， 在这个数据区域里面我们只能输入 15005000 之间的数据，我们去模拟一下输入
14、错误，比如这里本 来应该输入 2000，结果多按了一个 0，输入成 20000 了，就要担 负很大的责任，但是你输入错误它就出现一个提示对话框，提示 你输入 1 5005000之间的数据，这就是我们的数据验证。12. 但是如果说在这个数据区域里面， 真的有些数据就是输入错误了， 那么可以不可以让 excel 自动的指出来，而不要我们一个一个的去 找，我们看到这里有个 33300 已经不属于我们的范围之内了，我 们就可以打开视图菜单下，有个叫做工具栏的命令，里面有个公 式审核，那么公式审核这里面有两个很重要的按钮叫做圈示无效 数据，就是它会把这个电子表格里面，一些无效的数据，或者一 些不对的数据
15、给圈示出来，一点击，我们看到有三个数据是无效 的，就是他们不符合我们定义的 15005000 之间有效性规则的， 所以是无效的，所以通过这种方式我们就可以看到一个财务人员 去验证或者说去校对一个电子表格的数据的时候，我们只要定义 好它的规则就能非常快速的看到那些数据是无效的，这些数据你 是不是要把它改过来，如果真是不对的话，把它改过来就好，但 是也有同学会想这样红色的外框会不会影响我整个电子表格的外 观，如果说我的数据就是这样的，就是 22000，就是 34000,这些 数据会不会影响我电子表格的制作，不会影响的，如果你确认这 些数据没有问题的话，你还可以点一下清楚无效数据的圈示，点 一下就没
16、有了，再点一下就又出现了。13. 当然数据验证除了定义我们数据的有效性范围以外还可以作为一 个便利的数据输入提示给财务人员提供方便，在我们财务人员工 作的时候，经常会有这样一种情况，我们需要去输入某个人属于 相关的哪个部门，正好这个部门占一列，不巧的是这些部门都是 占五个字，输入起来很容易发生错误，而且也不是很方便的，我 们总希望有一种非常快捷的方式，就是你是不是可以给我提供一 个下拉箭头，我去选择它就好了，不需要我一个一个通过键盘敲 字去进行输入，这样速度就比较慢。这样我们就可以去定义一个 数据有效性规则来非常快速的帮助我们去完成数据的输入，怎么 去定义，同样在数据菜单里面的有效性，有效性我们刚才定义的 是一个数的范围，而现在我们定义序列，序列什么意思？就是一 系列数据的来源。来源在哪里？两种方式，第一种就是我们可以 在这个文本框里面去写，就是有几个部门你去写，每个部分你用 英文输入法的逗号或者分号给它分开。另外一种方式，如果你的 数据在你的excel表格里面已经存在了，我们只需要去点击一下旁 边的选择
