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1、公文管理制度第一章 总则第一条 为了实现公司公文制发的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，特制定公司公文管理制度（以下简称公文制度）。 第二条 公司行政人事部是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、传递、用印、立卷、归档和销毁。第三条 凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。第二章 公文种类第四条 公司常用公文种类1、 决定。用于对重要事项做出决策和安排。2、 意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。3、 通知。用于传达上级指示，转发相关部门代替公司起草的公文，发布要求各部门办理或周知的事项。4、
2、通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。5、 报告。用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级有关部门的询问。6、 请示。用于向上级或有关部门请求指示、批准。7、 批复。用于公司回复有关部门的请示。8、 制度（流程）。用于发布公司规范经营管理等行为的规章制度、业务流程，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。9、 函。用于公司与其他不相隶属的部门之间或公司内部部门之间商洽工作、询问和答复问题等。10、 会议纪要。用于记载和传达公司重要会议主要精神和议定的事项。第五条 公文按照行文方向分类上行文：指下级部门向所属上级部门的发文，如请示、报告。平行文：指平行部门或不相隶属
3、的部门之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。下行文：指上级部门向所属下级部门的发文，如决定、通知、通报、批复等。第三章 公文格式第六条 公文一般由拟稿部门、发文字号、签发人、标题、主送、抄送、正文、附件、印章、成文时间等部分组成。1、 发文字号应包括部门代字、年份、序号组成。2、 主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化简称、统称。3、 抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或规范化简称、统称。4、 成文日期用汉字将年月日标全，“零”写做“”。5、 公文除会议纪要以外，应当加盖公章。第七条 拟稿部门在草拟公文时应注意公文编写格式。1、 公司文件的文头，字体采
4、用一号加粗仿宋红体。2、 公文标题居中，字体采用三号加粗黑体。3、 正文字体采用四号仿宋体，行距为1.5倍。4、 页边距采用上页边距及下页边距为2.54，左页边距及右页边距为3.17，即电脑初始设置值。5、 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识。第四章 行文规则第八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第九条 公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一般事务性函行文。第十条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门的，应当用抄送形式。第五章 文件编号第十一条 每份文件都
5、必须设置编号，不得重复或遗漏。公文的发文字号由拟稿部门向行政人事部索取，以确保公文的连贯性。第六章 发文办理第十二条 拟稿。公文由相关部门负责拟稿，并形成正式文稿。草拟公文应当做到： 1、 符合国家的法律、法规及其他有关规定。 2、 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。3、 引用公文应当先引标题，后引发文字号。第十三条 核稿。正式文稿经部门负责人审核，交行政人事部复核。核稿把关重点是：1、 是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；2、 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；3、 文字表述、文种使用、公文格式等是否符合公文制度的有关规定。
6、第十四条 签发。经行政人事部复核后，拟稿部门须规范填写公司行政人事部统一印制的发文审批单，按权责划分细则规定的授权，报公司领导签发。第十五条 对不符合本制度规定的文稿，各级领导和把关部门应当退回重拟。第十六条 公文正式印制前，应当重点复核以下内容：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。第十七条 印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可印制；印件要格式正确、整洁、美观、份数准确。行政人事部负责公司编号文件的印制和装订。第十八条 用印。1、 监印人须按规定用印，用印前应当对公文进行全面审核，手续完备方可用印。2、 印章要盖得清楚端正，印章的位置在成文时间处，整个印模应当
7、压年压月；法人名章在成文时间上方；不得在文件的空白页上盖章。第十九条 分发与登记，发文部门按文件签批意见分发文件，并作好发文登记。第七章 收文管理第二十条 行政人事部负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件处理，各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处理。第二十一条 收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。第八章 附则第二十二条 本制度由公司行政人事部负责解释，并修订完善。第二十三条 制度自公布之日起施行。附件1：公司编号文件模板（用于公司文件）附件2：公司非编号文件模板（用于公司部门行文）附件1：公司编号文件模板 XX有限责任公司文件XX 发
8、【2013】 00 号关于的请示XX委办局：，。，。，。附件：1、2、二一三年月日 主题词： 主 送： 抄 送： 附件2：公司非编号文件模板关于的通知各部门：为了进一步贯彻落实“安全第一、预防为主”的方针，强化各级安全生产责任制，切实加强岗位责任管理，确保监督责任落到实处，依据企业安全生产责任制的规定，总公司决定于开展公司20年岗位责任制考核工作，现就有关事项通知如下： 行政人事部 X年X月X日 XX有限责任公司发文审批单文件标题 发文编号主题词 主送 抄报 印数 校对 发文部门拟稿人部门领导总经理 XX有限责任公司发文审批单文件标题 发文编号主题词 主送 抄报 印数 校对 发文部门拟稿人部门领导总经理
