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1、1.1 采购合同制定流程1.1.1 .采购合同制定流程图审核否审批修改、编制采购合同否采购部经理采购部供应商总经理法律顾问是否合同归档结束签订合同签订合同审阅合同送审选择供应商评审供应商供应商名单审核审批采购谈判采购谈判起草合同对合同的合法性和法律保障提出意见开始1.1.2 .采购合同制定流程说明表任务概要采购合同制定节点控制相关说明采购部会同相关部门和人员对供应商的综合实力进行评审，最终形成供应商的名单采购部提出基本的采购要求，向供应商询价，供应商向采购部说明采购价格并提出相应的交易条件企业的法律顾问应针对合同的合法性和法律保障性提出相应的意见，配合采购部拟定采购合同采购经理审阅起草后的采购
2、合同，核查合同条款，对需要修改的合同应返回相关人员进行修改法律顾问审核采购合同，核查合同条款，对需要修改的合同应通知采购部相关人员进行修改经总经理审批后，采购部相关人员汇总相关人员的意见和建议，对合同中存在问题的地方进行修改采购合同编制完毕后，采购部应安排与供应商签订采购合同的相关事宜企业代表签订合同后，将采购合同交予采购部相关人员进行存档；采购部相关人员将采购合同及与采购合同有关的资料进行建档、归档1.1.3 采购合同复审流程图采购部经理采购部供应商总经理结束协商开始修改合同审核审批审核审批编制正式合同审阅法律顾问起草合同复审合同审阅1.1.4 采购合同复审流程说明表任务概要采购合同复审节点
3、控制相关说明采购部就采购谈判所达成的条款起草采购合同采购部根据评审的意见和提出的相关问题，与供应商协商解决相关问题修改后的采购合同送采购经理进行复审，核查合同条款采购合同送法律顾问进行复审，核查合同具体条款的法律性问题采购合同经复审确认无问题后，采购部相关人员按合同的规范格式制作正式的采购合同,并将正式的采购合同交给相关人员，以准备与供应商签订合同1.1.5 采购合同执行流程图相关部门采购部供应商采购部经理配合评估开始选择采购供应商制定采购合同配合审批签订合同签订合同发出订单收到订单订单处理跟踪订单发货配合发现问题配合解决收款办理付款配合结束开具发票参与考核组织验货处理问题采购工作考核1.1.
4、6 .采购合同执行流程说明表任务概要采购合同执行节点控制相关说明采购部根据采购需要选择供应商，与供应商进行询价、比价、议价，并说明采购需求采购部会同法律顾问组织相关人员制定采购合同采购部与供应商签订采购合同，双方代表签字盖章供应商收到采购部的采购订单后，安排人员执行订单，组织备货和送货采购部定期关注、跟踪订单的进程，根据需要催促供应商在交货期内交货采购部会同相关部门人员验收货物，填写货物检验表采购部收到相关部门反馈的问题后，与供应商共同解决有问题的货物及处理其他相关的问题财务部核查货物验收单、采购订单，确定应付款的具体数目供应商收到企业的付款后，及时开具发票，采购部相关人员予以跟踪采购部管理人
5、员对采购合同的执行情况进行评价，填写采购执行工作评价表1.1.7 .采购合同变更流程图相关部门采购部供应商总经理采购部经理开始签订合同签订合同执行合同执行配合审阅新合同审核否是结束是合同执行情况记录提出变更要求提出变更要求否否洽谈协商洽谈协商是否终止合同修改合同新合同执行终止合同确认受理合同变更要求1.1.8 采购合同变更流程说明表任务概要采购合同变更节点控制相关说明采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行采购合同质量管理部、物资使用部门等相关部门，在采购部执行采购合同的过程中进行配合采购部将采购合同执行情况进行记录，包括货款的支付、货物的交接等内容公司相关部门在使用物资的过程中，
6、提出具体的变更合同要求供应商在执行合同或供货过程中，提出变更合同要求，并发出合同变更通知采购部分析合同的变更要求，并就具体的变更事项与供应商进行协商合同变更意见达成一致后，采购部着手修改原采购合同的相关条款修改后的采购合同交采购经理审核，若采购经理不批准，应返给采购部相关人员进行修改根据实际情况，将修改后的采购合同继续提交给高层管理人员进行审批1.1.9 一般物资采购流程业务流程及控制点权重控制风险说明不相容职务岗位授权及要求3.1提出物资需用申请和编制请购计划3.1.1需用单位根据生产经营、建设需要和预算，提出物资需用申请。申请应明确所需物资的名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等
7、，经单位、部门领导审核后传/送有关技术和管理部门审核。3.1.2有关技术和管理部门根据生产经营预算或实际情况对物资需用申请的必要性、及时性进行审核，并将核准的物资需用申请传传/送仓储部门。3.1.3仓储部门根据物资储备定额平衡库存后，提出意见并交有关管理部门编制物资请购计划，经部门领导审核后传/送采购部门。3.2编制/录入、审定采购实施方案/订单3.2.2经财会部门审核的采购实施方案/订单，属预算内且金额较少的一般正常采购即可启动采购程序，虽属预算内但金额较大或特殊采购必须报经分管业务的领导和总会计师共同审批后方可启动采购程序。预算没有安排的应急物资，应将请购计划及审核部门的意见一并报送企业主
8、要领导审批。对金额重大（即对当年物资采购预算产生重大影响）的预算外采购业务，必须报企业办公会研究决定。3.2.3采购部门依据经审定的采购实施方案/订单向财会部门申请采购资金，编制资金计划。需要选择确定采购价格及供应商的，执行相关程序。3.3选择确定采购价格及供应商3.3.1采购部门依据批准的物资采购实施订单和资金计划，通过询比价、招标、网上采购和公开采购信息等公平、透明的方式，并按集团公司物资采购的有关规定提出选择、确定采购价格和供应商的初步意见和方案，经部门领导审核后报授权领导审定。3.3.2需与供应商就价格、付款方式或供货质量及要求等进行谈判确定的，由采购、财会及相关技术部门等人员组成谈判
9、组，提出初步意见，报授权领导审定后由采购部门牵头谈判。3.3.3授权领导审定物资采购的价格和供应商的选择方案。大宗和重大的选择方案，应报企业办公会审定。对集团公司要求实施统一采购的大宗或进口物资，应按集团公司的相关规定办理。属招标采购范围的，应组织招标采购。3.4签订采购合同3.4.1大宗、批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。合同文本由采购部门拟订，传/送财会、法律或技术等有关部门/岗位审核。3.4.2财会、法律或技术等部门/岗位依据职责权限对合同有关条款进行认真审核，提出修改意见交拟订部门修改合同文本。3.4.3分管业务的领导和总会计师审定合同，交授权人员签订合同。3.4.4企业将授权
10、贸易人员和签约人员向贸易对手备案。3.4.5采购合同需要变更或提前终止时，应报原审批领导同意。重大合同需报企业办公会研究同意。3.5跟踪监督合同执行3.5.1采购部门采购人员、合同管理人员及有关部门在合同签订后，应当跟踪并监督合同的执行。采购人员按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目网络进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。3.6采购物资验收入库3.6.1质检部门对到货物资进行质量检验，出具质量检验报告书传/送给采购、仓储部门。3.6.2采购部门编制/录入物资入库单或系统自动生成入库单(入库单应连续编号)，仓储部门对到货物资进行外观和数量检验审核入库单，对符合合同要求的合格物资
11、办理验收入库手续，并将入库验收单传/送给财会部门和采购部门分别审核编制入账(对未取得购货发票，财会部门应编制录入暂估入账会计凭证，待购货发票收到后经有关人员复核再作调整处理)，经会计主管复核后过账；对检验不符合合同要求的物资，不得办理入库手续。3.6.3不合格物资由采购部门办理退货索赔事宜或提出折让方案，报授权部门或人员审批后进行处理。3.7发票校验、货款支付及核算记账3.7.1财会部门对购货增值税发票进行校验认证（录入金税系统或到税务部门现场认证），未能通过认证的必须退回重新开具。将校验审核后的发票、采购合同、货物入库验收单等信息录入系统中生成会计凭证或编制/录入会计凭证，经会计主管复核后过
12、账。3.7.2采购部门根据采购合同规定的货款支付方式及合同执行情况，提出采购资金支付申请，填制付款申请单并附采购合同、验收单据等付款依据，经采购部门领导审核签字后传/送到财会部门办理货款支付和结算手续。3.7.3财会部门收到采购部门的货款支付申请，首先要对采购合同、购货发票、货物入库验收单等进行审核，同时对应付、预付账款和分期付款等付款约定，以及采购享有的折扣和折让等进行审核，在审核确认无违反合同、程序和其他问题的情况下，编制/录入付款会计凭证和填制银行付款单据，经会计主管复核、财会部门负责人审核签字后付款入账。若需提前付款、更改合同约定条件以及金额较大的，按规定权限报批。3.7.4月末财会部
13、门与采购部门对采购预付款、备用金以及未结算的货款进行核对，发现问题及时报告并查明原因和处理。享有采购折扣或折让的，应在会计报表中恰当披露。3.7.5季末或半年末，仓储部门和有关资产管理部门必须对存货等实物资产进行盘点。财会部门应当派人监督盘点。3.7.6企业财会和采购部门应定期与客户核对确认应付、预付账款，发现问题及时查明原因和处理。3.8清理、关闭合同3.8.1合同执行完毕后，采购部门应对合同执行情况进行清理、关闭，并建立客户信用档案。3.8.2采购部门将合同清理和客户信用情况反馈给财会部门。10244102441335519444346331666421424344532确保物资需用申请属
14、单位、部门行为，单位、部门领导对此负责。防止越级上报。确保物资需求申请符合生产经营需要，具有必要性、合理性，防止不切实际随意申报占压资金。确保合理库存和库存物资充分利用，确保物资请购计划经济合理，防止采购过量或不足造成库存物资积压或影响正常生产经营，造成损失。确保物资请购计划、物资采购实施方案/订单属部门行为，部门领导对编制质量负责。确保预算内金额较大或特殊采购或预算没有安排的应急物资采购事项和行为得到严格控制，防止差错、漏洞或舞弊。确保采购资金计划及时合理，符合采购实施方案的要求。防止由于资金原因影响采购合同的履行。确保部门提出的采购价格和供应商的初步意见和方案符合集团公司的规定，防止暗箱操作存在舞弊或腐败等损公肥私行为。确保谈判价格、付款方式或供货质量及要求等确定合理，防止由谈判小组或个人随意决定。确保物资采购的价格和供应商特别是大宗和重大采购价格和供应商的选择适当，防止
