《【推荐】提升会计人员工作效率的125个小技巧.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《【推荐】提升会计人员工作效率的125个小技巧.doc（17页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、提升会计人员工作效率的125个小技巧Word1.裁剪图片。根据形状对图片进行裁剪，如将图片裁剪成心形或星形。方法是：选取图片，然后单击“图片工具”选项卡的“大小”选项组中的“裁剪”按钮。2.隐藏功能区。在Word2007和2010中，同时按住Ctrl键和F1键即可隐藏功能区。再次同时按住Ctrl键和F1键，或者双击功能区中的任意一个选项卡，即可恢复显示功能区。3.日期选取器。如果想为你的文档添加一个日期选取器(可单击的日历)，可以采用如下的方法：在功能区中选择“开发工具”选项卡，然后单击“控件”选项组中的”日期选取器内容控件”图标。如果功能区内没有显示“开发工具”选项卡，请选择“文件”“选项”
2、“自定义功能区”选项，然后在右侧窗格中选中“开发工具”复选框。4.剪贴板历史记录。“剪贴板”会保存最近24项剪贴记录。若要浏览(和粘贴)任何一项记录，可以单击功能区中的“开始”选项卡，然后单击“剪贴板”选项组右下角的向下箭头图标即可。5.导航图。在Word2010中，如果想要查阅文档结构或者切换到文档的其他部分，可同时按住Ctrl键和F键(或者在“视图”选项卡中选中“导航窗格”复选框)。在Word2003或更早的版本中，可选择“视图”菜单中的“文档结构图”选项。6.设置分页符和换行符。若要插入分页符，可同时按住Ctrl键和Enter键;若要插入换行符，但又要继续该段落，可同时按住Shift键和
3、Enter键。7.拆分视图。若想同时查阅同一Word文档的两个部分，可以拖动滚动栏顶端的拆分栏(或在“视图”选项卡的“窗口”选项组内单击“拆分”按钮)，将拆分线定位在想要的位置即可。8.定位文档开头或结尾。若要跳转至文档的开头(或结尾)，同时按住Ctrl键和Home键(或Ctrl键和End键)即可。9.在表格中插入制表符。若要在表格单元格中插入制表符，同时按住Ctrl键和Tab键即可。10.水平编号的项目符号。若要在表格中对列标题编号，可选择第一行，然后在“开始”选项卡的“段落”选项组内单击“编号”图标。11.移动表格行。若要向上或向下移动表格行，可选中此行，然后同时按住Alt键、Shift键
4、和键或键。12.制表位。若要添加制表位，可单击选中段落中的任意位置，然后在标尺上单击相应位置以设置制表位。若要更改插入的制表位类型，可以重复单击位于标尺左侧的制表符图标，直至出现想要的制表位类型。若要删除制表位，直接将其拖出标尺即可。注意：要显示标尺，在“视图”选项卡的“显示”选项组中选中“标尺”复选框即可。13.快速找到最近编辑的位置。若要返回到最近一次执行编辑的位置，同时按住Shift键和F5键即可。14.同义词库。若要在同义词库中寻找同义词，可选中此单词，然后同时按住Shift键和F7键。15.控制连续连字符。为了限制连续连字符的数量，可采用如下方法：在“页面布局”选项卡的“页面设置”选
5、项组内，单击“断字”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“断字选项”选项，调整“连续断字次数限为”微调框至合适的设置，单击“确定”按钮即可。16.快速添加实线。要创建实线，首先在空白行的最左边位置输入至少3个连字符，然后按Enter键。要创建较粗的线，可按住Shift键并输入至少3个下划线，然后按Enter键。17.复选框。若要在Word2010内插入可单击的复选框，可选择“文件”“选项”“自定义功能区”选项，激活“开发工具”选项卡，在该选项卡的“控件”选项组内单击“复选框内容控件”图标，即可在文档中添加一个可使用的复选框。PowerPoint注意：以下所有PowerPoint技巧应用于处于幻灯片放映
6、模式的PowerPoint。18.幻灯片跳转。可以跳转到某张特定的幻灯片，方法是输入幻灯片编号，然后按Enter键。19.显示隐藏的幻灯片。按H键可以使演示文稿前进到下一张隐藏的幻灯片进行放映。20.返回第一张幻灯片。快速返回第一张幻灯片的方法如下：同时按住鼠标左右键，持续按住两秒即可(或者按数字1键，然后按Enter键)。21.空白屏幕。显示空白屏幕(或从空白屏幕返回到幻灯片放映)的方法是按B键或句点键。22.在幻灯片放映时标注。在显示演示文稿时，同时按住Ctrl键和P键，可以将指针从箭头变为钢笔图标以标注幻灯片放映，按Esc键可改回指针。按E键可擦除注释。23.显示幻灯片列表。在显示演示文
7、稿时，同时按住Ctrl键和S键可显示带有幻灯片标题的所有幻灯片列表，然后双击选择某个幻灯片即可直接跳转到该幻灯片。24.将幻灯片放映发布为视频。首先在“幻灯片放映”选项卡的“设置”选项组中选择“录制幻灯片演示”“从头开始录制”选项，记录带有旁白的幻灯片放映。录制结束后，在“文件”选项卡中选择“保存并发送”“创建视频”选项。Outlook25.同时打印多封电子邮件。若要同时打印多封电子邮件，可按住Ctrl键并选中需要打印的多封电子邮件，然后选择“文件”“打印”“备忘录”“打印”选项。26.通过拖动文件创建Outlook任务。将文件从“资源管理器”窗口中拖出并放置在Outlook导航窗格的“任务”
8、按钮上，就会打开一个带有附件的新任务。填入其他信息后，单击“保存并关闭”按钮。27.连接电子邮件线程。寻找相关电子邮件时，不需要打开消息，而是直接右击它，然后在弹出菜单中选择“查找相关项”“此对话中的消息”命令。“高级查找”对话框将会打开，其中汇总了所有相关电子邮件。28.设置消息回复提醒。右击需要设置提醒的消息，选择“后续标志”“添加提醒”命令。在打开的“自定义”对话框中，设置“截止日期”，并确保选中“提醒”复选框，然后单击“确定”按钮。29.消除多余线程。若要消除多余的电子邮件线程，在“开始”选项卡的“删除”选项组内，单击“清理”按钮，然后选择“清理对话”选项以消除当前消息中的多余线程;或
9、者选择“清理文件夹”选项以消除整个文件夹的多余线程。注意：这个功能不能用于MicrosoftExchange，除非启用“使用缓存Exchange模式”。否则，“清理”功能将不能使用。30.按照对话浏览电子邮件消息。在“视图选项卡”的“对话”选项组内选择“显示为对话”复选框，然后单击“所有文件夹”或“此文件夹”按钮。注意：此功能只应用于电子邮件按接收日期排列的情况。否则，“对话”选项组将不能使用。31.快速测试刚编写的消息中的超链接。按住Ctrl键并单击超链接，在新浏览器窗口中打开该超链接以确认其是否正确运行。Excel32.输入当天日期。若要在Excel中输入当天日期，同时按住Ctrl键和;(
10、分号)键即可。33.选择数据。若要选择大范围的连续数据单元格，可选择该范围内的任一单元格并同时按住Ctrl键和A键。34.快速定义名称。选定一个表格范围(使用技巧33中描述的Ctrl+A方法)，同时按住Ctrl键、Shift键和F3键，选择合适的复选框以指示行标签(列标签)的位置，然后单击”确定”按钮即可。这个操作将快速地为每一行和每一列创建已定义的名称(按F5键可查看结果)。35.自动求和的快捷方式。“自动求和”工具是快速的，但更快速的方法是选中某一列底部的单元格，然后同时按住Alt键和=键，这会像“自动求和”工具所做的那样插入=Sum()函数。36.快速将公式的列转换为值。选中包含公式的列
11、，右击并向右拖动整列，然后将其拖回原位，释放鼠标按键，然后从弹出菜单中选择“仅复制数值”命令即可。37.保留前导零。往Excel中粘贴数字时，若要保留前导零，则首先将单元格格式化为“文本”，然后使用右击弹出菜单中的“选择性粘贴”“文本”选项粘贴该数据。38.下拉列表技巧。要在工作簿上创建下拉列表，可引用不同工作簿上的数据列表，选中该列表，然后通过“公式”选项卡对其命名，方法是选择“定义名称”选项，然后输入一个名称(例如employees)，并单击“确定”按钮。然后，在不同的工作簿上，通过“数据”选项卡创建一个下拉列表，方法是选择“数据工具”选项组中的“数据有效性”选项，然后在打开的“数据有效性
12、”对话框中的“允许”下拉列表框中选择“列表”选项，并在“源”框中输入“=”符号和定义的名称(例如，输入“=employees”)，最后单击“确定”按钮。39.自定义功能区。Excel2010允许用户创建自定义功能区选项卡，方法如下。右击任意功能区选项卡，从弹出菜单中选择“自定义功能区”命令，然后单击“新建选项卡”按钮，使用“添加>>”按钮从左边窗格向右边窗格中添加命令，最后单击“确定”按钮。40.快速创建图表。若要快速创建图表，可选中需要针对其创建图表的数据单元格并按F11键。计算机工作站41.人机工程。将显示器放置在与眼睛水平的位置，这样能让你工作更长的时间，减少疲劳。将键盘放置
13、在能够让你的双臂平行于地面的位置(而不是放在在办公桌的边缘)可确保手腕和手的适当血液流动。42.照明。自然光、荧光灯和白炽灯照明的混合光有助于避免眼睛疲劳，同时会使你的工作更富有成效。43.电脑椅。将带轮子的电脑椅放置在坚硬的地板或有地毯保护的地方，这样可以在使用计算机时适当地移动电脑椅，同时可以从电脑椅上舒适地坐下和起身。44.符合人体工学的键盘。符合人体工学的键盘会适应手臂自然的弧度，从而有效降低对手腕的伤害。网站和免费的材料45.分享较短的链接。在与别人分享链接时，尽量发送较短的URL(网页地址)。可以在tinyurl上将长URL免费转换成短URL。46.查看附近的油价。GasBuddy
14、(gasbuddy)公司通过网页版和智能手机应用这两种方式提供客户所在位置附近的油价列表(按从低到高的顺序排列油价)，智能手机应用还能通过导航方式带领客户到达目的地。47.查找电话号码。WhitePages(whitepages)提供免费查询住宅和商用电话、地址及进行反向查询的服务，它通常是比对相同服务收费的许多网站更好的选择。48.谢绝来电登记处。为了尽量减少骚扰电话，可访问国家谢绝来电登记处(donotcall.gov)以添加你的电话号码并报告骚扰电话。49.拓展思维。Ted网站(Ted)提供超过一千个来自世界各地的、有趣的、有见地的、令人深思的演讲和思想。50.视频电子邮件。在Eyejo
15、t网站(eyejot)中可以录制和发送免费的视频电子邮件。51.视频会议附加功能。Skype(skype)不仅提供免费的计算机间视频会议，它也提供更多升级选项，例如呼叫转移、会议录制、屏幕共享、计算机与手机间的通讯和最多50人同时参与的会议。52.调查。访问surveymonkey可以创建并发送在受访者提交时自动制作成表格的免费调查。单击“SignUpFREE”按钮以建立一个免费的账户，然后就可以根据指示创建并发送自定义的调查。53.加密电子邮件。要发送加密的电子邮件给没有使用加密方法的某个人，可访问hushmail网站，单击“Signupforfreeemail”按钮以建立一个账户。登录该账
16、户，起草电子邮件，添加附件，并设置安全问题和答案，然后单击Send按钮(或许还要打电话给收件人以确保他或她知道安全问题的答案以将邮件解密)。54.寻找更低价格。通过访问pricegrabber可以对13000多个零售商的数百万种商品进行价格对比，方法是在该网站中输入一个搜索关键词，然后利用左边窗格中的选项缩小搜索范围。55.OpenOffice。可以在openoffice.orgs上免费获得OpenOffice应用程序套件，该套件包括文本文档、电子数据表、演示文稿、画图和数据库应用程序。56.计算机实用工具。CPU-Z是一个能够显示电脑信息的免费实用工具，提供计算机机型、芯片组、内存详情、BIOS品牌和版本等信息，以及有关计算机插槽的相关信息(tinyurl/7somo2d)。57.远程访问。LogMe
