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1、2023年财务报销制度管理制度 书目 第1篇企业财务报销制度及出差管理流程 企业财务报销制度及出差管理流程 公司财务报销制度及出差管理流程(三) 一、 目的 为保证公司正常的财务报销运作,规范员工的报销流程,使公司员工出差管理系统化,特制定本制度。 二、 范围 公司全体员工 三、 职责 1. 各部门主管负责审核本部门员工的借款报销申请; 2. 财务部负责复核相关申请,发放相应款项,处理发票等单据; 3. 人力资源部和财务部共同推动、监督流程的执行及改善; 四、 程序 1. 个人借支及报销 2.1. 公司员工因公借款必需先填写借支单并出具相关证据,经部门主管批复后报财务部审核; 2.2. 报销费
2、用必需运用有效凭证,并照实填写费用报销单; 2.3. 报销审批权限依据财务审批授权表规定执行; 2.4. 经理级以上人员的报销需由总经理书面签核或邮件回复批准; 2.5. 个人因公借支在公务履行完毕后应刚好报销并清偿所借款项,报销及清款期限为借款日起一个月内,逾期未结清者应提早向财务部作出合理书面说明,并办理续期申请,否则将从借款员工工资中扣除; 2.6. 员工离开公司前必需结清全部款项,离职移交清单由员工所在部门主管检查,不合之处刚好更正, 假如离职后再发觉有财物、应收款项亏欠未清的, 应由该部门主管负责追索; 2.7. 暂借经费严格执行“一事一借,前清后借”的原则; 2. 国内出差 2.1
3、. 出差规定 2.1.1 公出人员应经部门主管同意,并供应书面出差安排; 2.1.2 公出人员出差需事先通报人力资源部,说明出差事由及动身、返回时间,并报行政助理备案考勤;无通报者可视为旷工。 2.1.3 如需事先预支款项,请在出差申请表中填明借款金额,经部门主管批准后交财务部审批及领取; 2.1.4 出差行程日一律不得申报加班,节假日例外; 2.1.5 出差员工完成任务后,应马上返回公司,不得借故逗留或办理私事; 2.1.6 如因个人缘由确需额外逗留的,应提前办理休假手续,逗留期间所产生之费用自行负担; 2.1.7 如因病或其它未知事故滞留时,应刚好电话通知部门主管,并在回公司后添附有效证明
4、,经主管审核后,方能报销滞留期间住宿费及其它必要费用; 2.1.8 出差费用应在返回后一周内凭发票报销,逾期者需向财务部门供应合理说明,超过一个月且没有合理说明的发票不予报销. 2.1.9 出差员工应当刚好向直属上司提交书面出差报告,其中包括: a. 出差地、日程、目的地; b. 出差处理事项; c. 出差条件及看法; 2.1.1 全部出差员工必需留意保持公司及个人形象,不准有任何行为或言辞诋毁或损坏公司形象; 2.2. 交通工具 2.2.1 公司员工出差应选择大众交通工具; 2.2.2 员工在本市办理公务,应运用大众之交通工具,如公共巴士或地铁。 2.2.3 近距离或不赶时间的状况下,可选择
5、汽车或火车; 2.2.4 在以下状况可以运用计程车: a. 时间紧急; b. 携大量现款; c. 有客户陪伴; d. 无简易交通之地段或无班车状况。 2.2.5 交通费用实报实销。 2.3 通信费用 2.3.1 公司将依据业务须要及职务类别赐予员工报销相应的通信费用(参阅财务报销费用细则); 2.3.2 通信费用的报销主要用于销售部门与客户联系时所发生的费用; 2.3.3 严禁假公济私行为,一经发觉取消其通信费用报销资格; 2.3.4 通信费用应刚好申报,隔月作废。 2.4 住宿费用 2.4.1 依据各地区消费水平的差异,公司对住宿费实行按地区按行政级别对待: 2.4.2 行政级别分为经理和员
6、工; 2.4.3 地区分为 a类消费区(深圳、北京、上海) b类消费区(广州、青岛、大连、长春、沈阳、杭州、宁波、哈尔滨、温州、福州、厦门 、西安等) c类消费区(武汉、长沙、成都、南昌、郑州、重庆、济南、吉林、内蒙、石家庄、太原、天津、兰州等) 2.4.4 详细费用请参阅财务报销费用细则; 2.4.5 如有两位以上同事同时出差,住宿以双人住为原则; 2.4.6 如在出差当地公司备有宿舍,员工住宿以此作为首选; 2.4.7 如陪伴客户同行, 经主管批准后可与客户住同一酒店. 2.5 应酬费用报销规定及膳食补助 2.5.1 应酬费需在出差前征得本部门主管同意方能报销; 2.5.2 公司为在外出差
7、的员工供应餐费补助;餐费补助按实际出差时间算, 中午12时至夜里12时出差的按半天算; 2.5.3 如有报销餐费的,或由对方单位负责支付用餐的,则取消当日补助,详细按实际状况计算; 2.5.4 本市出差,不再另报销餐费,夜间返回的(19:00以后)按餐费标准补助误餐费. 2.5.5 在外留宿实行每日餐费补助; 2.5.6 餐费补助费用请参阅财务报销费用细则。 3. 国外出差 3.1 出差规定 3.1.1 全部国外出差均需报请总经理批准; 3.1.2 出外出差人员之差旅费,按出国目的地标准支给; 3.1.3 一日跨越两地区者,其生活费金额以当地留宿之地区为报销标准; 3.1.4 出差行程日一律不
8、得申报加班,节假日例外; 3.1.5 全部出差员工必需留意保持公司及个人形象,不准有任何行为或言辞诋毁或损坏公司形象; 3.2 交通工具: 3.2.1 一律经济客位, 总经理以上且航程3小时以上可乘商务客位; 3.2.2 海陆上交通工具不分等级,但以经济实惠,平安快捷为原则; 3.2.3 乘坐国外航线之旅费,应以旅行社发票为原始凭 证. 市内来回机场请搭机场巴士, 或搭出租汽车前往巴士站.总经理以上可自行选择。 3.3 临时费用: 3.3.1 出差期间与公司必要联络之电话费及因公交际应酬之费用可随附单据按实报销; 3.3.2 出差人员随带私有物品如有超重, 托运费用自行负担. 如属公物可按合法凭证报销; 3.3.3 交际费及其它特殊开支由需在出差之前申报并由上级主管批准后方能报销; 3.3.4 员工出国如有公司支配住宿者或用餐者,不报销住宿费和餐费。 3.4 差旅费用请参考财务报销费用细则: 五、 相关文件: 1. 财务报销制度实施细则 2. 财务审批授权表规定
