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1、.江苏开放大学形成性核查作业学号姓名课程代码110072课程名称办公室事务管理（专）评阅教师第四次任务共四次任务江苏开放大学可编写.任务内容：题号一二三总分分数得分评卷人一、情境解析题（每题15分，共30分）得分评卷人一、情境解析题（每题15分，共30分）1、背景说明：企业经理在星期一清早告诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到企业不久，不太清楚企业有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人出门了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。向到达星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆促在企业的通告栏里写了以下的通知
2、：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不快乐。企业一共有12位销售员，事后去问别的4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘特别不满。请问，小刘终归错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？答：（1）应该搞热销售员的人数和姓名,准备这份名单（ 2）打印好书面通知（ 3）在三天内,当面发放通知或电话通知(电话中
3、需要对方确认时间,地点,内容等)到名单上的每一个人（ 4）通知不能够写在通告栏里,可能不被人注意（ 5）通知上应写清会议的时间(开始到结束时间),地点（ 6）应详尽写清会议内容,应做好哪些准备可编写.（7）应提前到会议室做好准备,做好签到工作2、背景说明：某企业聘任文员邹某上班办理邮件时，正巧追上接听电话，他一手操劳电话，另一腕表示送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话，他赶快把所有的信封都剪开了，慌张中一封信被剪掉了回信地点的一角，他并未在意。这时，他抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边，并开始阅读邮件。当阅读到写有：“亲爱的红：”
4、的一封信时，他意识到拆错了信，赶快将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。在办理其他信件时，其中有一封急件，感觉应该由上司回信，他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地点的英文名片，让他打印一个寄往美国的信封，邹某依照过去写信的习惯，把收件人地点、姓名打印在信封的上面，把企业的地点打印在右下角。你以为邹某办理邮件可否正确，为什么？请讲出原由并说明正确的做法。答：（1）不应该直接把信堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应应该面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目；如有污损还应应该面指出，以分清责任；（ 2）不应随意打开所有的信，而应依照必然的标准进
5、行分类，赞同拆封的信件应按正确的方式拆封，并规整好信件和信封；个人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门；（ 3）关于误拆的信件，不应看信的内容，应马上重新封口，信封上要写上“误拆”，并签上姓名，当面交给对方并道歉；（ 4）交给上司的信件不能够混杂，要按重要程度从上至下堆叠；（ 5）寄至外国的信件，信封的打印应该按外国习惯，寄信人姓名和地点印在信封左上角，收信人姓名地点印在中部靠左下部位。得分评卷人二、操作题（每题20分，共40分）1、你是宏远企业的秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。便条钟苗：企业准备对新聘的几位秘书进行培训，你主要负责讲解怎样完成上司临时交办事项。以下几
6、点是你重点要说明的：（1）此项工作的意义。（2）此项工作的特点。（3）上司临时交做事项的范围。请在今天下班前写第一版面资料交给我。感谢！行政经理张明XXXX年XX月XX日问题：若是你是钟苗，你将怎样撰写这份建议？答：（1）此项工作的意义：可编写.可减少上司工作负担，提高上司工作效率。可清除上司后顾之忧，保证上司集中精力抓大事、重要的事。（2）此项工作的特点：广泛性；临时性；详尽性；紧迫性。（ 3）上司临时交做事项的范围：文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等。信息工作事项。如
7、上司让秘书收集某一信息、核实某一信息等。调研工作事项。如上司让秘书临时做一个市场检查，认识一个情况，查阅一个资料等。督查工作事项。如上司让秘书经过电话、信件等多种路子，督促和检查上司某一批阅的落实情况等。联系工作事项。如上司让秘书经过各种路子与有关部门和人员获取联系，成立亲近关系，为展动工作确定优异基础。协调工作事项。如上司让秘书代为召开协调会议，协商解决某个问题等。款待工作事项。如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。其他交做事项。2、你是远大企业的秘书王丽，下面是行政经理苏宏给你留的便条。便条王丽：近来，企业新址迁居过程中财务部与研发部因使用办公用房发生了矛盾，总经理办公室要求我们召开会议协调
8、解决。请你就会议地点和布局以及会议议程提出相应建议，供会议筹备人员参照。请于明天下班前将建议交给我。感谢！行政经理苏宏XXXX年XX月XX日问题：若是你是王丽，你将怎样撰写这份建议？答：关于会议地点和布局的选择：因部门之间的矛盾属于横向协调工作范围，所以，建议协调会在圆桌型布局的会议室举行。会议议程的安排，依照本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定：（ 1）由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则。（ 2）建议先由双方说明自己的问题和需求，使各方认识对方的困难。（ 3）会议组织者向与会人员说明企业办公用房分配的依照。（ 4）会议组织者向各方提出要求：防范本位主义、成立内部客户看法；耐心倾听
9、对方建议；换位思虑；及时进行信息沟通。（ 5）再由双方进行互谅互让地协商。（ 6）形成会议备忘录，提示依照执行。得分评卷人三、实践题（每题30分，共30分）可编写.选择一其中等规模的企业或街道、社区作为调研对象，认识办公室人员组成结构、办公室各种人员的职责和详尽工作内容（重点文秘类工作人员）、办公室人员一天的工作、最难办的事怎样办理的（举例）、工作感想，并将调研结果写成检查报告。答 :金坛市城东建筑安装设备有限企业办公室工作情况检查一、检查目的为了学好“办公室事务管理”课程的学习，也为了完成本次课程学习的任务，我对XX市天翔装饰企业的办公室进行了一次检查，现将检查情况总结以下：二、检查情况1、
10、办公室组成该企业办公室是总经理室直接领导下的综合管理机构，承上启下，沟通内外，协调左右，是推动着企业各项工作朝着既定目标前进的中心。目前办公室共有四人，其中经理一名，采购一名，文秘一名，司机一名。详尽岗位职责以下：2、办公室人员职责经理1、负责办公室的行政领导工作，带领全体职工完成职责范围内的各项工作任务2、负责办理企业平时行政事务，协调各部门的工作，协助总经理解决有关问题3、认识和掌握企业生产、经营、管理信息，检查各部门对会议定讲和总经理指示的执行情况4、负责企业对外联系工作，与上司部门、行政机关、行业协会、新闻媒体、合作单位等保持优异关系5、负责企业用车的安排调换和有关职工福利花销报销的审
11、批工作6、完成总经理交办的其他工作。采买依照企业领导的要求负责采买企业及职工所需要的生活用品及办公室用品，对所采买回来的物质量量要严格把关，价格要合理，采买物品的价格要明细化，要做到一物一价。文秘1、负责企业内部管理制度建设方面的文字起草和校正完满工作2、负责企业有关文件的起草、对外发文的核稿及有关会议的记录工作3、负责企业的档案建设，协助办理有关行政事务，4、负责企业办公物品的平时管理工作5、完成领导交办的其他工作。司机1、珍爱车辆，保正车辆处于优异状态。2、出车准时，随叫随到，负责车上物品安全。3、办公室人职工作内容与所办理的事务办公室是企业运转的一个重要枢纽部门，对企业内外的好多工作进行
12、协调、沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁琐的特点。所以办公室工作人员每天的工作十分繁忙。天翔企业的职员（文秘）清早八点半一到办公室后不久，开始收送电子邮件，同时协助各部门发文核稿，同时按领导要求起草文件，更正、打印、下发，并发散红头文件。企业发文量很大，听闻有时一天有多个文件要发，都是认真去逐一核对原稿，以保证发文质量。同时，文件归档工作也是每天工作中必做的。要认真做好企业有关文件的收发、登记、分递、文印和督办工作，企业所有的文件、审批表、协议书都整理归档入册，做好资料归档工作。企业领导不时有最新指示下来，要能及时传达贯彻企业有关会议、文件和领导批阅精神。天虹安装设备有限企业的文秘面对
13、繁琐琐碎的大量事务性工作(文书办理、档案管理、文件批转、迎来送往等)，已经提炼出工作经验，就是增强工作意识，加快工作节奏，提高工作效率，沉稳办理各项事务，力求周祥、正确、适当，防范大意和差错，基本就能做到事事有着落。对他们来说，比较困难的可能是文书工作。文书工作严要求有较强的文字表达能可编写.力，资料的写作要求尽可能的详尽、正确，这样在文件起草、供应调研资料才能保证向领导反响正确信息，为及时决议供应可靠依照。所以，做好文书工作必定努力研究业务，在观察中学习，积极向领导、其他部门和同事学习，虚心与同事沟通写作领悟，汲取有益经验。经常认真解析上司机关的资料，进行换位思虑。平时坚持读书看报，收看新闻，做到勤思、常练、多改，努力提高写作水平。三、感觉：经过检查我感觉到要想做好文秘工作必定要做好以下几点1、力求思想敏捷、脑筋灵便，善于及时正确意会领导妄图，同时忠于职业操守。2、彻完全底按老总指示做事，同时富饶主见。3、勤勤劳恳、吃苦耐劳，能忍受怨言、经得起委屈和挫折，脚扎实地做好服务工作，不给领导帮倒
