成文信息管理制度

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1、QP/HT-C7.5-2018成文信息管理制度编制：审核：批准：*有限公司*年*月*日发布*年*月*日实施1目的为确保对与组织质量管理体系有关的成文信息进行有效控制。包括：a. 与组织质量管理体系有关的文件的编写、发布、标识等工作得到有效控制；b. 与组织质量管理体系所要求的记录得到有效控制，确保能有效的识别、保存、检索和利用2范围适用于与我公司质量管理体系有关的成文信息有效管理3职责3.1总经理：负责批准、发布质量手册等公司级别成文信息。3.2管理者代表：负责审核质量手册、程序文件，批准作业文件等分管范围内的成文信息。3.3分管副总：负责批准分管范围内的成文信息。3.4办公室：a.负责质量手

2、册、程序文件编写，组织对现有体系文件的备案管理（包括标识、收 发、保管等）和定期评审；b. 负责上级机构外来的行政文件收集、呈批和承办组织；c. 负责监督、管理各部门的质量记录。3.5技术部：负责技术文件编写、分发、更改、回收等控制。3.6各部门职责：a.负责部门职能主管工作涉及作业文件的编制、使用和保管、执行；b. 负责部门质量手册、程序文件保管及管理要求的贯彻落实；c. 负责收集、整理、保管本部门的质量记录。4管理要求4.1质量管理体系成文信息分类4.1.1. 质量手册（含质量方针和质量目标）。4.1.2. 程序文件。本公司对部分过程编写了程序文件；也可单独发布使用。4.1.3. 质量管理

3、体系策划需要的作业文件（如：作业规程、检验标准、各部门编制的部门工作手册 和公司规章制度等）。4.1.4 .引用的相关外来文件。4.1.5,质量体系运行要求的记录。4.2文件的管理4.2.1.质量管理体系文件标识a. 办公室负责对质量手册、程序文件、作业文件、质量记录编号，编制形成“质量管理体系受控 文件清单”、“质量记录清单”；b. 文件编写人员在编写文件时，在文件的封面、每页的页眉上标识。文件内容有修改时，应更改 封面、文件修改确认页、被修改页页眉上标识的序次。c. 文件编号规定1）质量手册编号：QM/HT-C01-#质量手册代号：“QM”公司名称代号：“HT”“C”为版本号“-01 ”第

4、一版次 一 #” 为年代号，口 “一2018”QM/HT -C-012018:表示盐城海特机械科技有限公司质量手册C”版，2018年发布 实施。2）管理文件编号：QP/HT-C*-#管理文件代号：“QP”公司名称代号：“HT”“C”：为版本号“*” ：标准章节“_#”：为年份号QP/HT -C7.52018:表示盐城海特机械科技有限公司对应标准第7.5章节要求的管理文 件，2018年编制。3）常规管理文件编号：QB/GL-*“QB”：企业标准“HT”：公司名称代号“一GL ”常规管理文件“*”：顺序号QB/GL-05-2018 :表示盐城海特机械科技有限公司管理文件第五号。4）技术性文件（包括

5、作业文件等）编号：QB/HT-JS （。）一*“QB”：企业标准“HT”：公司名称代号“-JS”：技术文件“（。）”：产品类别（M锚绞机；F管附件；Y油缸；B液压泵站）“*”：顺序号“_#”：为年份号QB/HT-JS-010 :表示盐城海特机械科技有限公司表示技术性文件，编号为010。5）记录：QR【（GJB9001C:2017）标准章节号】一记录编号。例如：QR9.301表示质量记录，即GJB9001C:2017标准第9.3章节（管理评审）中 的第一个记录文件。6）产品图样按产品技术图样编号要求规定进行编号；7）工装图样：按工装图样编号方法进行编号；8 ）其它技术相关的文件编号按文件编写规范

6、-技艺评定准则（文件编号：QP/HT-C8.5.1-2018）要求执行。4.3成文信息的创建4.3.1质量部根据公司生产经营的管理需要，提出文件编制需求，并组织相关职能部门起草。各部 门职能范围内的文件由各部门负责起草，涉及多部门的文件可由主要负责部门起草或成立跨部门 起草工作小组。4.3.2起草人应将文件草案在管理跨度及相关配合部门的范围内征求意见，征询后发现各相关部门 对文件草案异议较大的，可直接召开专题会议进行讨论。4.3.3文件在起草时产生唯一对应文件编号，便于查询、识别文件类型、文件版本等信息。文件编 号规则见4.2。4.4成文信息的审核、批准与发布4.4.1文件在发布前均需按规定审

7、批，以保持其内容的充分性与适宜性，审批流程详见5.1。审批 过程中需保留编制、校对、会签、审核、批准的日期。4.4.2文件需由起草人所在部门负责人校对，各相关实施、配合部门会签，由办公室对文件进行标 准化检查，并根据文件的不同类型由相关授权人批准，具体批准权限详见下表1。表1.各类文件批准权限分配表文件类型批准权限A类文件（质量手册、管理制度）总经理B类文件（质量保证大纲、工艺文件、检验试验大纲、工艺规程）公司分管领导或部门领导4.4.3文件的发布时间为审批最后的签发日期，实施日期为发布时间后3天，如3天后为法定节假 日，则顺延至下一工作日实施。发布、实施日期标识在文件的第一页。4.5成文信息

8、的控制4.5.1质量部定期发布文件现行修订状态的清单，见质量手册中附录A保持的成文信息清单 和附录B保留的成文信息清单，防止误用失效和作废的文件，以确保：a）各个管理层次运行中的文件是有效版本；b）凡有效版本的文件都应加盖“受控”印章；c）失效和作废文件及时撤出，并盖“作废”印章；d）受控文件销毁时应予备案。e）受控文件发放和回收/换页应予登记。4.5.2电子文件统一由质量部存档，纸质文件应由质量部发放到使用部门，各部门收到文件后应进 行登记，填写部门受控文件一览表（文件编号：QR7.5-03），以确保获得有效版本即文件受控。 受控文件发布前应进行编号，并加盖“受控”印章，并填写受控文件发放签

9、收登记表（文件编 号：QR7.5-04）。4.5.3失效作废的纸质文件，由质量部填写失效、作废文件销毁记录（文件编号：QR7.5-06） 后回收统一处理。需在文件上加盖“作废”章，并作销毁处理。4.5.4涉密文件的销毁，参见保密办保密管理制度（文件编号：QP/HT-GL-10-2018）执行。4.6成文信息的评审与更新4.6.1公司成文信息应当在以下情况发生时，对文件进行评审：a）当公司组织结构、产品、工作流程等内部因素发生变化；b）管理体系标准更换版本、法律法规颁布或更新等外部因素发生变化；4.6.2文件编制部门组织受控文件的评审工作，填写文件评审记录表（文件编号：QR7.5-07）， 并由

10、编制人对文件进行评审，根据文件在实际操作中的使用情况简述是否需要修订，该评审意见 需要由编制部门负责人审核。4.6.3文件评审记录表最后由文件编制部门形成评审结果，确认文件是否需要修订，并根据文 件内容调整的范围决定采用“修改”或“更新”方式修订。4.6.4修改与更新4.6.1对文件的局部修改，需由编制人填写文件更改申请单（文件编号：QR7.5-05），说明文件 更改原因，更改条款的原内容与修订后内容，并参考本文“4.4成文信息的审核、批准与发布”相 关条款进行。4.6.2文件更改申请单编号为文件编制部门在文件评审记录表最后产生的编号。4.6.3需更新的文件，由起草人重新拟定内容，具体参考“4

11、.3成文信息的创建”。更新后的文件必 须经过审批后方可实施，文件评审记录表作为附件供审批者参考，具体审批流程参见“4.4成 文信息的审核、批准与发布”相关章节。4.7技术文件控制4.7.1技术部负责协调技术部门确保图纸和技术文件按规定进行审签、质量会签，设计图纸的编制、 审批，工艺的编制、审批，设计图纸标准化和工艺文件标准化检查。技术文件的具体审批流程执 行质量手册（文件编号：QM/HT C-01-2018）8.3的规定4.7.2由技术部负责管理公司与产品有关的规范和标准，负责定期检索并及时更新，以确保相关技 术文件现行有效。由技术部确保产品图纸、技术文件协调一致、现行有效。4.7.3由技术部

12、规定产品设计过程中需要保存的文件，并按规定归档。4.7.4图纸、技术文件的更改，执行质量手册8.3的规定4.8外来文件控制4.8.1外来文件包括用于本公司的标准、外来图纸、技术文件、法律法规等。技术标准、外来图纸 技术文件由技术部归口管理，行政类、法律法规类文件由综合管理科归口管理。4.8.2文件归口管理部门需对外来文件统一登记，建立外来文件一览表（文件编号：QR7.5-08）， 登记内容可包括发文单位及接收时间等。4.8.3外来文件由部门负责人确认文件有效性并批准发放。4.8.4列入密级的外来文件，由保密办根据公司保密管理制度进行管理。4.9记录/保留的成文信息的控制质量部负责质量记录的职能

13、分配，负责指导质量记录的书写规范。各部门的负责人或指定专 员具体负责归档的质量记录的收集、整理、编目、归档和销毁工作。4.9.1记录的填写4.9.1.1记录填写须真实、及时、清晰、完整，使用水笔或圆珠笔，不得使用铅笔。4.9.1.2记录表格上的签名必须要全名，字迹清楚。4.9.1.3各部门按质量手册、管理制度等文件中规定的要求编制各项记录并予以编号。4.9.1.4记录填写时如须修改，可采用杠改方法，并在修改处就近签字或盖章。记录一旦形成不允 许更改。4.9.2记录的标识与检索4.9.2.1为了便于检索、易于查找，必须将记录的表格格式编号为：NO.年份-月份-序号。4.9.2.2质量记录的检索按

14、照记录年份-月份-序号检索。4.9.3记录的贮存、保护与借阅4.9.3.1由部门指定专人负责对记录收集、整理，装订成册，分类存放，便于存取和检索。各部门 须按规定的记录表式填写记录，收集和归档。4.9.3.2所有的质量记录应保持清洁，纸质记录应存放于通风、干燥的地方防虫蛀、防霉，电子质 量记录应存放于有磁屏蔽功能的储存柜中。4.9.3.3对记录应该加以保护，不得私自调用、更换、借阅等。4.9.3.4查阅本部门质量记录，须经本部门负责人同意；查阅其他部门质量记录，须经本部门负责 人和记录持有部门负责人同意。4.9.3.5借阅人不得私自涂改记录。4.9.4记录的保留与处置4.9.4.1产品记录的保

15、存时间应满足顾客和法律法规的要求，与产品寿命周期相适应。满足产品的 可追溯性要求，保存期限具体见“手册”中的附录B保留的成文信息清单。4.9.4.2质量记录的保存期满，由分管部门列出质量记录期满清单，报管理者代表批准后作销毁处 理，并做好销毁记录。如顾客有特殊要求（指军品）保存期限，则满足顾客要求保存。4.9.5供方产生和保持的记录4.9.5.1技术部、采购部负责对供方产生和保持的记录进行识别，质量部负责对供方产生和保持 的记录进行控制。技术部、采购部通过与供方签订技术协议或合同对供方产生和保持的记录在外 包过程中加以规定和落实，以便于查询和追溯为目的，包括供方产生或供方从他处获取的记录； 4.9.5.2供方需提供的记录包含：a）影响本公司关键过程和特殊过程的相关记录；b）质量证明书；c）合格证；d）委托供方验证的相关记录；e）供方产品批不合格采取纠正措施的记录以及公司对其纠正措施的验证记