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1、企业采购部门管理制度汇编企业采购部管理制度汇编20XX-20XX完整版汇编编号：LZH/JYQX-ZD12b-20XX20XX年7月X日目 录第1章 采购部门管理制度汇编41.1 采购合同制定流程41.1.1 .采购合同制定流程图41.1.2 .采购合同制定流程说明表41.1.3 采购合同复审流程图51.1.4 采购合同复审流程说明表51.1.5 采购合同执行流程图61.1.6 .采购合同执行流程说明表61.1.7 .采购合同变更流程图71.1.8 采购合同变更流程说明表81.1.9 一般物资采购流程81.2 采购制度181.3 采购管理程序221.4 常规采购流程261.5 长期采购合同（范
2、本）281.6 采购流程图321.7 采购计划与预算331.7.1 总则331.7.2 采购计划编制之规定331.7.3 采购预算编制规定341.7.4 材料采购计划361.8 采购方式391.8.1 总则391.8.2 采购方式规定391.8.3 询价、议价401.8.4 采购询价单范例421.9 定购采购流程451.9.1 总则451.9.2 请购规定451.9.3 采购规定461.9.4 订购单范例481.10 采购价格管理501.10.1 总则501.10.2 价格审核规定501.10.3 采购成本分析511.10.4 采购成本分析表（范例）531.11 采购品质管理541.11.1
3、总则541.11.2 采购品质管理规定541.11.3 损失索赔通知书样本571.12 采购交期管理581.12.1 总则581.12.2 交期管理规定581.12.3 物料订购跟催表范例621.12.4 催料表范例631.13 采购付款方式661.13.1 总则661.13.2 采购订约制定661.13.3 采购合同约定表样本691.14 委托加工管理办法711.14.1 总则711.14.2 委外加工管理规定711.14.3 委外加工计划表731.14.4 委外加工单范例741.15 采购绩效评估办法761.15.1 总则761.15.2采购绩效评估办法761.15.3 采购目标管理卡（范
4、例）791.15.4 采购人员绩效考核表81第2章 供应商管理制度822.1 供应商管理流程图822.2 供应商开发832.2.1 总则832.2.2 供应商开发程序832.2.3 供应商基本资料表852.2.4 供应商问卷调查表（范例）862.3 供应商调查882.3.1 总则882.3.2 供应商调查作业规定882.3.3 供应商调查表（范例）902.4 供应商评鉴912.4.1 总则912.4.2 供应商评鉴程序912.4.3 供应商评鉴表932.5 供应商管理952.5.1 总则952.5.2 供应商管理规定952.5.3 合格供应商名录（范例）97第1章 采购部门管理制度汇编1.1
5、采购合同制定流程1.1.1 .采购合同制定流程图审核否审批修改、编制采购合同否采购部经理采购部供应商总经理法律顾问是否合同归档结束签订合同签订合同审阅合同送审选择供应商评审供应商供应商名单审核审批采购谈判采购谈判起草合同对合同的合法性和法律保障提出意见开始1.1.2 .采购合同制定流程说明表任务概要采购合同制定节点控制相关说明采购部会同相关部门和人员对供应商的综合实力进行评审，最终形成供应商的名单采购部提出基本的采购要求，向供应商询价，供应商向采购部说明采购价格并提出相应的交易条件企业的法律顾问应针对合同的合法性和法律保障性提出相应的意见，配合采购部拟定采购合同采购经理审阅起草后的采购合同，核
6、查合同条款，对需要修改的合同应返回相关人员进行修改法律顾问审核采购合同，核查合同条款，对需要修改的合同应通知采购部相关人员进行修改经总经理审批后，采购部相关人员汇总相关人员的意见和建议，对合同中存在问题的地方进行修改采购合同编制完毕后，采购部应安排与供应商签订采购合同的相关事宜企业代表签订合同后，将采购合同交予采购部相关人员进行存档；采购部相关人员将采购合同及与采购合同有关的资料进行建档、归档1.1.3 采购合同复审流程图采购部经理采购部供应商总经理结束协商开始修改合同审核审批审核审批编制正式合同审阅法律顾问起草合同复审合同审阅1.1.4 采购合同复审流程说明表任务概要采购合同复审节点控制相关
7、说明采购部就采购谈判所达成的条款起草采购合同采购部根据评审的意见和提出的相关问题，与供应商协商解决相关问题修改后的采购合同送采购经理进行复审，核查合同条款采购合同送法律顾问进行复审，核查合同具体条款的法律性问题采购合同经复审确认无问题后，采购部相关人员按合同的规范格式制作正式的采购合同,并将正式的采购合同交给相关人员，以准备与供应商签订合同1.1.5 采购合同执行流程图相关部门采购部供应商采购部经理配合评估开始选择采购供应商制定采购合同配合审批签订合同签订合同发出订单收到订单订单处理跟踪订单发货配合发现问题配合解决收款办理付款配合结束开具发票参与考核组织验货处理问题采购工作考核1.1.6 .采
8、购合同执行流程说明表任务概要采购合同执行节点控制相关说明采购部根据采购需要选择供应商，与供应商进行询价、比价、议价，并说明采购需求采购部会同法律顾问组织相关人员制定采购合同采购部与供应商签订采购合同，双方代表签字盖章供应商收到采购部的采购订单后，安排人员执行订单，组织备货和送货采购部定期关注、跟踪订单的进程，根据需要催促供应商在交货期内交货采购部会同相关部门人员验收货物，填写货物检验表采购部收到相关部门反馈的问题后，与供应商共同解决有问题的货物及处理其他相关的问题财务部核查货物验收单、采购订单，确定应付款的具体数目供应商收到企业的付款后，及时开具发票，采购部相关人员予以跟踪采购部管理人员对采购
9、合同的执行情况进行评价，填写采购执行工作评价表1.1.7 .采购合同变更流程图相关部门采购部供应商总经理采购部经理开始签订合同签订合同执行合同执行配合审阅新合同审核否是结束是合同执行情况记录提出变更要求提出变更要求否否洽谈协商洽谈协商是否终止合同修改合同新合同执行终止合同确认受理合同变更要求1.1.8 采购合同变更流程说明表任务概要采购合同变更节点控制相关说明采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行采购合同质量管理部、物资使用部门等相关部门，在采购部执行采购合同的过程中进行配合采购部将采购合同执行情况进行记录，包括货款的支付、货物的交接等内容公司相关部门在使用物资的过程中，提出具体
10、的变更合同要求供应商在执行合同或供货过程中，提出变更合同要求，并发出合同变更通知采购部分析合同的变更要求，并就具体的变更事项与供应商进行协商合同变更意见达成一致后，采购部着手修改原采购合同的相关条款修改后的采购合同交采购经理审核，若采购经理不批准，应返给采购部相关人员进行修改根据实际情况，将修改后的采购合同继续提交给高层管理人员进行审批1.1.9 一般物资采购流程业务流程及控制点权重控制风险说明不相容职务岗位授权及要求3.1提出物资需用申请和编制请购计划3.1.1需用单位根据生产经营、建设需要和预算，提出物资需用申请。申请应明确所需物资的名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等，经单位
11、、部门领导审核后传/送有关技术和管理部门审核。3.1.2有关技术和管理部门根据生产经营预算或实际情况对物资需用申请的必要性、及时性进行审核，并将核准的物资需用申请传传/送仓储部门。3.1.3仓储部门根据物资储备定额平衡库存后，提出意见并交有关管理部门编制物资请购计划，经部门领导审核后传/送采购部门。3.2编制/录入、审定采购实施方案/订单3.2.2经财会部门审核的采购实施方案/订单，属预算内且金额较少的一般正常采购即可启动采购程序，虽属预算内但金额较大或特殊采购必须报经分管业务的领导和总会计师共同审批后方可启动采购程序。预算没有安排的应急物资，应将请购计划及审核部门的意见一并报送企业主要领导审
12、批。对金额重大（即对当年物资采购预算产生重大影响）的预算外采购业务，必须报企业办公会研究决定。3.2.3采购部门依据经审定的采购实施方案/订单向财会部门申请采购资金，编制资金计划。需要选择确定采购价格及供应商的，执行相关程序。3.3选择确定采购价格及供应商3.3.1采购部门依据批准的物资采购实施订单和资金计划，通过询比价、招标、网上采购和公开采购信息等公平、透明的方式，并按集团公司物资采购的有关规定提出选择、确定采购价格和供应商的初步意见和方案，经部门领导审核后报授权领导审定。3.3.2需与供应商就价格、付款方式或供货质量及要求等进行谈判确定的，由采购、财会及相关技术部门等人员组成谈判组，提出
13、初步意见，报授权领导审定后由采购部门牵头谈判。3.3.3授权领导审定物资采购的价格和供应商的选择方案。大宗和重大的选择方案，应报企业办公会审定。对集团公司要求实施统一采购的大宗或进口物资，应按集团公司的相关规定办理。属招标采购范围的，应组织招标采购。3.4签订采购合同3.4.1大宗、批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。合同文本由采购部门拟订，传/送财会、法律或技术等有关部门/岗位审核。3.4.2财会、法律或技术等部门/岗位依据职责权限对合同有关条款进行认真审核，提出修改意见交拟订部门修改合同文本。3.4.3分管业务的领导和总会计师审定合同，交授权人员签订合同。3.4.4企业将授权贸易人员和签约人员向贸易对手备案。3.4.5采购合同需要变更或提前终止时，应报原审批领导同意。重大合同需报企业办公会研究同意。3.5跟踪监督合同执行3.5.1采购部门采购人员、合同管理人员及有关部门在合同签订后，应当跟踪并监督合同的执行。采购人员按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目网络进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。3.6采购物资验收入库3.6.1质检部门对到货物资进行质量检验，出具质量检验报告书传/送给采购、仓储部门。3.6.2采购部门编制/录入
