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1、文件目录条目页码目1适用范围1参考文件1定义2职责2程序24附则4附件58修订履历版本日期修订情况编制审核批准A/02012/10/31首次发布1 目实现公司人事档案制度化、规范化、科学化管理，维护人事档案材料真实和完整，防止档案丢失、损坏、遗漏，便于相关人事档案借阅和使用。2 适用范围本制度适用于四川上美商业管理有限公司全体员工。3 参考文件无。4 定义员工人事档案：员工自入职之日起，公司为其建立包括入职、转正、考核、岗位调动、职级变动、薪资调整、培训、奖惩、离职、劳动合同、相关协议等各项资料集合。5 职责：5.1 人力资源部负责公司员工人事档案建立、收集、审核、更新、归档、借阅、销毁等工作
2、。5.2 公司全体员工有义务提供个人档案管理所需材料，并保证其真实性和有效性。6 程序6.1 档案分类6.1.1 入职档案：个人简历、应聘登记表、面试评估表、笔试试卷、健康证明、身份证复印件、学历证复印件、相关资格证书复印件、户口本复印件（户主及本人页面）、录用审批表、人力成本表、劳动合同、应届毕业生就业协议、实习协议、保密协议等。6.1.2 薪酬考核档案：试用期考评表、试用期总结表、季度或年度考核记录表、薪资调整申请表或审批表、绩效考核表、考核面谈表等。6.1.3 培训档案：新员工入职培训、专业培训、外派培训、培训登记表、培训考核表、培训记录表、效果评估反馈表等。6.1.4 职务异动档案：平
3、级调动、晋级、降级记录表和审批表。6.1.5 离职档案：离职申请、离职工作交接单、离职面谈、离职证明存根等。6.1.6 其他档案：员工奖惩记录、各类补充协议等。6.2 档案归档及信息核实6.2.1 档案入档一般流程(1) 对新入档材料进行鉴别，判断是否符合归档要求，相关信息是否真实完整。(2) 按照材料属性、内容，确定其归档具体位置。(3) 在人事档案表上补登该材料入档记录，并最终归档。(4) 在电子版人事档案索引表中同步更新入档信息。6.2.2 档案初次建立(1) 员工正式入职后，档案管理员须在员工录用审批表审批通过后7个工作日内，将员工入职相关资料收集、整理完毕并单独存放入新档案袋，同时建
4、立员工人事档案表（详见附件一【上美人事档案表】）并对其进行编号。(2) 初次建档时，须对员工个人信息进行仔细核实，并查核相关学历证明、资格证书证明真实性，确保员工各项档案信息完整性和有效性。6.2.3 归档要求和规范(1) 归档形式 纸质归档：人事档案原始资料以纸质形式存档，且必须使用碳素、蓝黑墨水笔书写，禁止使用圆珠笔或铅笔。 电子版归档：电子版文档用于记录员工各项档案资料类目、存档日期、存档情况等，需根据归档情况及时更新和补充，方便索引查询。(2) 编号规则 每个员工档案分配唯一档案编号，编号格式为四位数，从“1”开始，如0001、0002，依次排序。 同一员工纸质档案和电子档案记录编号须
5、保持一致。 离职员工档案编号不可重新使用。(3) 存档位置要求 每个员工档案分设一卷，资料独立装袋，每个部门分设一档。 卷内文件材料应依其形成规律或特点，保持文件之间密切联系并进行系统排列，密不可分文件材料应排列在一起。6.2.4 双重管理人员档案管理(1) 公司经理级人员或者受集团相关部门双重管理人员，其档案管理参考集团相关人事管理办法及本制度管理办法执行。(2) 岗位编制在本公司双重管理人员，人力资源部仍需建立并备份员工档案资料原件或复印件，以备查询及跟进员工信息动态。6.2.5 档案检查(1) 突发事件之后，或发现可疑情况，须对档案进行检查及核实；(2) 对于存档时限较久文档，应定期进行
6、检查，对其破损情况采取补救措施。6.3 档案调动和借阅6.3.1 人事档案调动在集团内部，发生跨子公司之间人员调动，应由所在公司人力资源部和接收公司人力资源部进行档案交接。6.3.2 人事档案查阅权和知悉权(1) 公司总经理、副总经理、总经理助理等高层领导，人力资源部经理、档案管理员及集团行政人力中心、集团高层领导具备对公司全体员工档案查阅权和知悉权。(2) 部门负责人具备对本部门员工档案查阅权和知悉权。(3) 其他部门人员因工作原因，需要调阅人事档案，须提交相关申请。6.3.3 人事档案调阅流程(1) 档案调阅人员应提交人事档案调阅申请（详见附件二【人事档案调阅申请表】），经人力资源部经理或
7、总经理审批后实施调阅。(2) 档案调阅人员归还档案时，档案管理员必须当面查清，并填写人事档案调阅情况记录表（详见附件三【人事档案调阅情况记录表】），如有损坏和遗失应及时追查。(3) 调阅人员应爱护档案，确保档案整洁、安全，不得擅自涂改、翻印、抄录或损坏，更不得转借他人。6.4 档案管理期限及销毁6.4.1 在职员工档案自入职之日起建立并持续维护，职员级和主管级员工档案自解除劳动合同之日起保存3年，经理级员工档案自解除劳动合同之日起保存5年，超过年限后按照规定进行销毁。6.4.2 档案销毁(1) 档案管理员将须销毁档案登记造册，呈送总经理审批后销毁。(2) 文件销毁可采取碎纸机粉碎或直接焚烧方式
8、，销毁文件须登记造册，以备查考。(3) 档案销毁时，必须由公司指派专人及档案管理员同时在场进行监督，防止资料外泄。6.5 档案保密6.5.1 档案管理员必须按照制度规范进行档案管理，防止档案资料遗漏、损坏或信息外泄。6.5.2 档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。7 附则7.1 本制度经总经理办公会讨论通报董事会审批，自发布之日起生效。7.2 本制度由人力资源部负责解释及修订，未尽事宜参考公司相关制度执行或另行补充。8 附件8.1 附件一：上美人事档案表8.2 附件二：人事档案调阅申请表8.3 附件三：人事档案调阅情况记录表8.4 附件四：人事档案管理流程图附件一：上美人
9、事档案表上美人事档案表 编号：基本资料姓 名性 别出生年月民 族籍 贯户口所在地政治面貌婚姻状况已婚 未婚身份证号码联系方式邮 箱现详细住址备 注教育经历最高学历毕业院校专 业毕业时间参加工作时间职 称资格证书个人特长备 注入司情况工号所属部门担任职务入职时间转正时间档案所在地合同签订初次签订开始时间到期时间续 签岗位调动日期：原部门/岗位新部门/岗位日期：原部门/岗位新部门/岗位日期：原部门/岗位新部门/岗位备 注档案所含资料文件名称文件数量文件名称文件数量文件名称文件数量应聘登记表学历证复印件劳动合同书面试评估表户口本复印件保密协议录用审批表身份证复印件健康证明人力成本表职称复印件岗位调动审批表转正审批表资格证书复印件工资变更审批表备 注 存档人： 存档日期：附件二：人事档案调阅申请表人事档案调阅申请表档案类别文件名称调阅部门调阅用途调阅期限自 年 月 日 起 至 年 月 日 共计 天 调阅人签字档案管理员签字部门负责人意见人力资源部意见总经理意见附件三：人事档案调阅情况记录表档案调阅情况记录表档案编号文件名称调出日期调阅人归还日期归还人经手人备注附件四：人事档案管理流程图
