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1、千招百式 让Excel用得更好(下)14. 一步清除工作表批注 【问 题】 由于Excel本身就是一款具有办公自动化功能的软件，有时在一篇Excel工作表中，会有很多人在上面加入各种各样的批注，这些批注在文档的修订阶段很有用，但当准备打印最终稿时，它们就显得有些多余了，必须全部删除，可问题是即使将它另存为一个新文档，里面的批注也会自动跟随过去，而如果使用右键一个一个去删又显得很麻烦，Excel有没有什么更快的方法呀 【小 飞】 呵呵，这个问题其实很简单，下面小飞就教大家一个简单方法，一步清除工作表中的所有批注 【方 法】 1) 打开一份待处理工作表，我们会发现里面已经有很多加好的批注了。如图3
2、4所示 图34 2) 这时，我们按动Ctrl + A键 全选当前工作表 3) 然后执行“编辑”菜单“清除批注”命令就可以了。如图35所示 图35 4) 好了，最后再来看一看其他工作表中有没有批注吧，方法就和上面讲的一样就行了15. 轻松输入前面带0的数字 【问 题】 有时我们在进行数据录入工作时会经常需要临时输入一些前面带0的数字，邮政编码就是一个很明显的例子，常规的方法一般都是将该列或该单元格先设置为“文本”或“特殊格式”（在特殊格式中有包括邮政编码这样的特例），然后再重新录入。不过如果这样的数据量较少，但每隔不长时间就遇到一个的话，上述的操作难免就会给工作效率带来很大的影响了，不知道Exc
3、el对此有没有什么好的解决办法呢？ 【小 飞】 其实对于这类问题Excel也没有直接的解决方案，不过我们还是可以通过一个小技巧来变相地解决它。那就是使用文本快捷输入方式 【方 法】 1) 首先将光标定位于要输入文本的单元格 2) 每次在带0数字的输入前首先插入一个逗号符（英文逗号），然后再继续输入相应的数字就行了。比如唐山的邮编“ 063000 ”就可以写上“ 063000 ” 3) 此时您就会发现在Excel中已经可以正常地显示这个带0数字了。如图36所示就是三种不同输入状态的对比图 图36 【小提示】 使用此技巧输入的数字将自动转换为文本格式，如果您对该数字有计算要求，请慎用 16. 输入
4、法也能自动切换 【问 题】 说到了数据输入，其实大家在Excel的表格输入中还有一个常见的问题，那就是经常需要在特定的单元格中输入汉字，而在其他单元格中输入字母。每次手工打开、关闭输入法显得很麻烦，其实像好多专业的财务软件上（比如“财智家庭理财”）上都提供了输入法的自动开关功能，只要我们将光标定位在需要输入汉字的区域上时，预设的中文输入法便会自动打开，而当我们将光标移到其他区域时，输入法又会自动关闭，很方便。不知Excel能不能实现这样的功能。 【小 飞】 其实，Excel也提供了这项技巧，只不过由于没有做过太多的宣传，我们平时又很少用Excel开发专门的财务软件，自然知道的朋友也就比较少了。
5、不过，对于那些喜欢使用Excel为自己制作日常工作表的朋友来说，下面提到的也算是一个很实用的技巧了 【方 法】 1) 像如图37所示那样首先选中需要设置输入法状态的单元格 图37 2) 点击“数据”菜单“有效性输入法模式”标签 3) 然后将其中的输入法状态设为“打开”后确定即可。如图38所示 图38 17. 不同的数据，不同的颜色 【问 题】 在一些业绩统计表中，我们会看到不同销售人员的工作业绩相差很大，如果统计表是上报给公司管理层的，那么他们最希望看到的就是一个画面简洁，一目了然的表格，除了使用图表以外，要是能将不同等级的数据显示为不同的颜色就太好了 【小 飞】 其实这个想法实现起来也并不难
6、，借助Excel的“条件格式”就能轻松解决这个难题 【方 法】 1) 打开一篇需要标注的文档。如图39所示 图39 2) 用鼠标将需要标注的员工业绩单元格全部选中，然后执行“格式”菜单“条件格式”命令 3) 假设我们打算将图表中所有达成率低于100%的单元格用红底黄字显示出来，将所有达成率大于100%的单元格用蓝底白字显示出来，而达成率等于100%的单元格保持白底黑字状态。那么在弹出的条件格式设置窗口第一项中就可以输入单元格数值小于“100%”这个条件，同时点击“格式”按钮，在里面设置好红底黄字颜色。再点击“添加”按钮继续设置下一条大于100%的条件格式，颜色设为蓝底白字。如图40所示 图40
7、 4) 当条件设定完毕点击了确定按钮以后，工作表马上会出现明显的变化（如图41所示），只不过由于这次小飞想给大家展示一下颜色的效果，所以画面艳了一点儿，大家平时使用时可不要这样做呀！ 图41 18. 轻松完成特殊数据排序 【问 题】 日常工作遇到的问题就是多，比如今天领导就让我把车队的排班表整理一下，可正当我想按照用车部门为单位对表格排序时，在这个看似简单的操作上却出现了问题。如图42所示 图42 【小 飞】 呵呵，这个问题果然很有代表性，其实与我们平时想象的不同，计算机一般默认时只能识别最常见的数字序列，就拿文中的“用车部门”举例吧，咱们认为部门一、部门二、部门三就是一个标准的数列，可计算机
8、它看不懂，由于没有内置这套序列，所以它根本就搞不明白这几个部门之间到底谁排先谁排后。所以要解决这个问题其实也很简单，只要我们告诉计算机它们的先后顺序就可以了 【方 法】 1) 执行“工具”菜单“选项”命令打开选项设置窗，再点击“自定义序列”标签进入它的设置区域。如图43所示 图43 2) 从图中大家可以看到，其实Excel能够自动排列的就是左窗格中的那些序列，里面并没有我们打算排序的“部门一、部门二”什么的，所以计算机自然也就无法对其正确排列了。那么要想让Excel认识我们的序列，只要在图中“输入序列”区域中将序列组输入进去即可（“部门一,部门二,部门三,部门四,部门五”），然后再点击“添加”
9、按钮将其加入到Excel的序列库中就可以了（注意，部门与部门之间须用英文逗号分隔方可生效）。如图44所示就是我们刚刚输入的新序列 图44 3) 不过，输入好新序列还不算完，我们还需要在排序窗口中进行一些简单的调整。在进入正常的排序窗口以后，点击“选项”按钮，然后在Excel弹出的选项窗口中就可以选择到我们新输入的部门序列组了。检查其他设置无误后，点击“确定”按钮即可正确对表格进行排序了。如图45所示 图45 4) 最后的正确排序效果就是如图46所示的那样，怎么样，看明白了吗？ 图46 19. 财务人员不用愁，Excel为您自动添加货币符号 【问 题】 对于财务工作人员来讲，日常的工作就是和各种
10、货币打交道，同时也要经常将货币单位录入到工作表之中，如果涉及到的只是本国的一个币种，那么还容易一些，如果公司有涉外业务，需要在自己的报表中反映其他国家的货币单位时，只用以前插入符号的方法来录入就显得太浪费时间了 【小 飞】 对于这个问题，小飞这里就有一个简单的方法，可以预先对某一列或几个单元格进行格式预设，当财务人员在这些单元格中录入数字时，Excel会自动为它们加上相应的货币符号，大大降低财务人员的工作强度 【方 法】 1) 首先将需要预设货币格式的单元格全部选中 2) 然后执行“格式”菜单“单元格”命令，随即Excel便会弹出一个“单元格格式”的设置窗口 3) 这里我们以设置美元符号为例。
11、在单元格格式中的“分类”栏选中“会计专用”类，然后再从右侧的货币符号下拉菜单中选中美元符号“$”后点击确定按钮。如图47所示 图47 4) 按照这个方法在其他单元格中预设好别国货币符号，此时如果再直接将数字输入到这些单元格内时，Excel就可以直接为它们添加好相应的货币符号了。如图48所示就是最终的效果图 图48 【小提示】 其实大家可以看到在图47里还有一个“货币”类目，它与我们使用的“会计专用”目又有什么不同呢？原来最大的区别就是在格式方面，“会计专用”格式会自动将所有的货币单位放到最前，并且自动将数字以小数点为中心对齐，使得最后打出的文档特别工整。而相对来说，“货币”类目就没有这样的效果
12、了 20. 两个函数，巧除公式错误提示 【问 题】 经常使用Excel编制交互式工作表的朋友一定对“ #DIV/0! ”这个错误结果不会陌生吧，由于好多公式在未输入原始数据时会将结果自动显示为“0”，而如果这时再有一些公式引用了这些带0的单元格，并会产生一个除0运算，才会显示出上面这个错误提示了。如果这个表只是自己使用，倒也没什么，但如果工作表是要交给别人用的话，这样满篇的错误提示就显得非常有碍观瞻了，怎么去掉它呢？ 【小 飞】 其实，Excel并没有直接提供给我们一个专门去除错误提示的功能，仅有的一个就是在“工具”菜单的“选项”中的设置，它可以将值为“0”的单元格隐藏掉，但它对这些错误提示却
13、不起任何作用。不过，小飞在这里告诉大家，其实我们是可以使用两个Excel的功能函数来变相解决这个问题的，它们就是 ISERROR和IF函数 【方 法】 1) ISERROR函数的主要作用其实就是判断一个单元格是否是错误提示，语法是ISERROR( 单元格 )，如果一个单元格出错，那么ISERROR的返回结果将是TRUE，否则就是FALSE。当然，单独使用这个函数还仍然无法达到我们隐藏错误提示的目的，下面就要给大家介绍完成这项任务的另一员大将 IF函数 2) IF函数的主要作用也很简单，它可以根据条件来返回不同的数值，语法是IF(条件 , 当条件为真时的值 , 当条件为假时的值)，比如我们将公式
14、设为IF(A10 , “通过” , “拦截”)，那么在工作时Excel会自动判断A1单元格的值，如果它大于0，那么当前单元格便会显示出“通过”两字，反之如果A1单元格的值小于或等于0，那么当前单元格便会显示出“拦截”两个字。这样，通过将IF和ISERROR两个函数配合使用，就可以先让ISERROR判断目标单元格是否显示错误，如果是，那么ISERROR就返回一个真值给IF，而IF函数再根据这个真值在当前单元格显示一个空白（比如“”）来盖住原来的出错提示，而如果目标单元格的值不是错误，那么直接显示原来的公式就可以了。具体步骤如下 3) 从图49中大家可以看到，这就是一个明显的出错表格，由于表格中的
15、数据还未输入，所以就导致了“单店销售毛利”公式中出现了除0错误 图49 4) 在解决这个问题就应该对所有出错的表格公式进行改造，比如结合上面讲到的两个函数，我以D2单元格公式为例，将其更改为“=IF(ISERROR(B2/C2),B2/C2)”，这样，当我们未输入数据时，ISERROR函数便会返回给IF函数一个真值，而IF函数便会据此显示出一个“”（注：空白）覆盖掉了原出错提示，否则整个函数将仍旧会显示原公式“B2/C2”的值。如图50所示就是最终的效果图，怎么样？好看多了吧 图50 21. 公式审核，轻松显示数据的“来龙去脉” 【问 题】 由于公式一般都包含有函数运算，因此相对于其他Excel操作来讲，算是一个较为深奥的操作了，而一个大的Excel表格中，各种公式之间也会来回地调用，其实上图就是一个简单的例子。但如此大规模的公式调用在调试时也会给我们带来很多的麻烦，经常会使我们因为没有记清公式的来源而导致错误的操作
