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1、商务信函用语如今，商务信函的原则已从原来的3个“C”（Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目前的个“C”：Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration ，即完整性，清晰，具体性，简明，正确性，礼貌，考虑。 中文商业商务信函的写作格式如下： 如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。 (1)开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。 (2)正文 信文的正文是书信的主要部
2、分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括： 向收信人问候； 写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等； 该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重； 提出进一步联系的希望、方式和要求。 (3)结尾 结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 (4)署名
3、 署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。 (5)日期 写信日期般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。其中，中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。 1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、 尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某
4、些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”； 思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为 事”，“贵公司月日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公
5、文用语，以提领全文。 3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。 4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有 “特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办
6、、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。 5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同， 书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂词。 6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小 王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“部主任张金水”、“公司经理王富成”或者“公司办公室秘书李倩”、“部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，
7、署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。 7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。 此外，邮件中的特别应注意的事项如下：一邮件文本及格式规范1. 邮件内容。1.1 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送人邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。2. 邮件字体。2.1 全文统一。2.2 字体大小在10-12号，不宜过大或过小，宋体。2.3 字体为正体。2.4 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑。3. 邮件信纸。3.1 请使用公司统一的信纸版
8、式，如无，不使用信纸。4. 个人签名。4.1 个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、e-mail）等。4.2 如有工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站以及个人手机号码、MSN号码等。二邮件语言文字规范1. 语言表述清楚、简练，不能有歧义。2. 规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。3. 段落分明、清晰。三邮件发送规范1. 邮件主题。1.1 邮件必须写明主题。1.2 主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有歧义。2. 邮件发送。2.1 邮件内容需要注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员
9、。2.2 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员。2.3 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。2.4 连续回复、转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误。2.5 邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发。3. 邮件群发。3.1 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不群发。3.2 回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复。4. 邮件优先级。4.1邮件内容确实重要紧急的时候使用优先级。其中：1.To的人：受理并响应邮件； 2.而CC的人：知会邮件事项，没义务回复，可以
10、发表意见； 3.而BCC是秘送：在To的人不知道的情况下，收到邮件的人； 4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则； 5.只需给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源；6.转发邮件要突出信息。 以下是一些商务书信规范用语，大家可以参考：收信 我们收到了您2011年4月14日的来信。 We have received your letter of April 14, 2011. We have received your letter dated April 14, 2011. 我们收到了您的咨询函，非常感谢。 We thank you for your inquiry. We hav
11、e received your letter and thank you for your inquiry. 我们非常高兴从您的来信中获悉 We are pleased to learn from your letter. From your letter we have learned that. 我们收到了您2011年5月23日的来函查询，非常感激。 We are grateful for your inquiry of May 23,2011. 我们已经收到了您2011年6月6日的来信。 This is to acknowledge your letter of June 6, 2011
12、. 回信 我非常愉快地回复您2011年8月18日的来函查询。 We are pleased to respond to your inquiry of August 18, 2011. We are pleased to answer your letter of August 18, 2011. 以下是就您2011年10月21日来信的回函。 We are writing in response to your letter of October 21, 2011. We are writing with reference to your letter of October 21, 2011
13、. 这是对您2011年10月29日来信的复函。 This refers to your letter of October 29, 2011. 这是对您2011年11月4日来信给予的答复。 This is in response to your letter of November 4, 2011. 从来信中得知 我们高兴地从您的来信中得知 We are happy to learn from your letter that. From your letter we have learned that. 我们很遗憾地从您的信中得知 We regret to learn from your l
14、etter that. We are really sorry to learn from your letter that. 我们为我们的差错向您表示真诚的歉意。 We would like to offer our sincere apologies for the mistake. *“从内心发出的歉意”，用sincere apologies表示。 得知真是太好了。 It is nice to know that. It is nice to learn that. It is nice to hear that. 为我们很遗憾。 It is regretted that. It is
15、regrettable that. 联系 我们非常愉快地通知您 We are pleased to inform you that. We are excited to inform you that. We are happy to inform you that. 我们想通知您 We would like to inform you that. 我们非常荣幸地通知您 We take pleasure in informing you of. *用于转达好消息时。 We take pleasure in informing you that. 我们很遗憾地通知您 We regret to inform you that. *通知的内容不太好时。 我们抱歉地通知您 We are sorry
