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1、成自泸赤高速公路（泸州段）竣工文件资料编制管理制度1、总则1）为了明确项目各参与单位（业主、设计、监理、施工）在竣工文件资料编制过程中的管理权利、义务及责任，确保竣工档案资料及时、完整、规范的形成、收集、整理、归档，制定本管理制度。2）竣工文件资料实行业主统一领导，各参与单位及部门分级负责管理的制度。3）本制度适用项目各参与单位及各部门对项目档案资料的形成、收集、整理、归档、保管、借阅和销毁的管理。4）本制度中的竣工文件资料是指公司制定的竣工文件资料编制指导书中所载明的应归档的所有资料。2、业主职责1）业主是项目竣工文件资料管理的第一责任人，负责组织成立由相关方参加的竣工文件资料编制领导小组，
2、负责竣工文件资料编制的组织、培训、协调、指导、中间检查及最后的初验工作。2）督促各参建单位建立健全竣工资料管理责任制，配备专人负责文件资料的收集、整理和归档工作，保证竣工文件的形成与建设同步。3）公路工程交工验收前，由业主组织勘察设计、施工、监理及公路管理机构对有关竣工文件材料立卷归档工作进行预验收，并提出预验收报告。4）工程管理部：a.负责竣工文件资料编制实施细则及管理制度的制定及解释。b.负责本部门相关竣工资料的形成、收集、整理、立卷、归档及保管。c.负责对办公室、财务部、协调保卫部、总工室、计划合同部各业务部门档案资料形成、收集、整理、立卷、归档及保管工作的监督和指导。d.负责对监理上报
3、的各种施工用表的审定。e.负责对监理单位、施工单位竣工文件资料编制全过程的督促、检查、指导工作。f.工程部每季度组织一次对监理和施工单位的竣工文件资料的检查指导工作。每半年对业主其它业务部门的竣工文件资料编制情况组织进行一次检查、指导工作。5）办公室、财务部、协调保卫部、总工室、计划合同部：各部门负责其业务范围内的各种文件资料的形成、收集、整理、立卷、归档及保管工作并对各自部门档案质量负责。在档案分类、立卷、编号等方面不清楚的问题可以向工程部协商确定，确保业务资料形成及时，分类、立卷等符合档案管理要求。各部门应积极配合工程部对本部门档案的监督、指导工作，对档案中存在的问题及时自行整改。各部门负
4、责人对本部门竣工文件资料的形成、收集、整理、立卷、归档及保管负全面领导责任，具体负责人负直接责任。6）工程管理中心成立资料管理小组，协助业主工程部对监理单位及施工单位的资料进行检查、指导并落实检查中存在问题的整改、汇总、汇报，还应该完成业主工程部交办的其它关于竣工资料的工作内容（如制作或审核各种施工检验、记录、评定用表等）。工程管理中心还必须每月连同监理对施工单位竣工资料开展一次联合检查，各自形成记录上报业主工程部备案。7）各部门资料管理人员应及时对已经完好的各种文件资料进行分类整理建立检索目录，确保查阅快速准确。同时资料管理人员应对文本资料电子版进行收集或数字话转换，进行电子存档。8）业主各
5、部门职责范围内应形成和收集的资料借阅和销毁应根据资料的重要程度逐级审批，获批准后再在内部借阅或向外借阅及销毁，资料员或档案管理员不得自行处理。同时对借阅和销毁资料建立完整的档案备查。3、监理职责1）监理单位必须成立竣工文件资料管理领导小组，将其纳入日常管理工作中。2）监理单位应按竣工文件资料编制指导书的要求完成责任范围内监理文件资料的编制工作，并督促检查各施工、试验单位竣工文件的编制工作，对施工、试验单位形成竣工文件的及时性、完整性、准确性及编制质量负监理责任。3）建立并落实本单位及施工单位竣工文件资料形成、整理、编制的责任制。竣工文件初验前，总监及整理编制竣工文件的监理人员均不得离开本项目岗
6、位。4）施工单位在报请初验竣工文件前，监理单位必须先进行审查、经审查合格后，方能签认。未经监理单位审查签认的竣工文件，不得进入初验程序。5）监理单位负责对施工单位上报的各种施工用表审核、修订工作。对审核、修订好的用表上报业主工程部审定，最后由监理对施工单位交底落实使用。6）监理单位各专业监理工程师在对施工单位自检资料进行签认时有责任和义务对资料的质量、内容、用表格式、填写用语等进行审核。监理单位对自己抽监资料的案卷质量负直接责任。监理必须及时对施工单位上报的各种符合要求的文件资料进行签认盖章，并及时退还施工单位归档。7）监理单位在对职责范围内的竣工文件资料不但要形成纸质版还要形成电子版，电子版
7、资料同样要分类、编号保存。8）监理单位必须积极配合业主组织的每次竣工资料检查指导工作，并积极高效的落实各种检查要求或意见。9）监理资料管理人员应及时对已经完好的各种文件资料进行分类整理建立检索目录，确保查阅快速准确。10）监理单位必须每月组织一次对施工单位竣工文件资料的检查指导工作，并形成记录上报业主工程部备案。11）监理单位职责范围内应形成和收集的资料借阅和销毁的具体规定由监理自己制定。4、施工单位职责1）施工单位必须成立竣工文件资料管理领导小组，将其纳入日常管理工作中。建立和落实竣工文件资料整理、编制的责任制，项目经理为本合同段竣工文件资料编制的第一责任人，项目总工为具体负责人。2）竣工文
8、件初验前，各合同段项目经理、总工及整理编制竣工文件的经办人员均不得离开本项目岗位。3）施工阶段形成的行政管理文件、技术管理文件、质检资料、试验资料等的收集、整理及存放工作应由专人负责，并按要求及时进行归档。4）施工单位对施工过程的各种用表制定后应报监理单位审核，由监理将审核通过的用表报业主工程部审定，最后落实使用。5）施工单位必须按照程序及时完成各种文件资料了的形成，并及时对自检资料进行签认。施工单位资料员必须严格按照已经批准使用的用表完成资料，质检工程师签认时必须进行仔细复核（包括用表形式、填写内容、排版等），避免盲目签字造成后续返工重做时弄虚作假及再次签认的困难。对上报监理签认的资料应及时
9、要回归档。6）施工单位要及时形成、收集、整理各类资料（包括纸质资料和同样的电子版资料），按指导书要求编排目录，分类存放，做好各种检索工作。7）施工单位应每半月开展一次施工资料形成、收集、整理、立卷及存放的自查工作，并将自查情况逐级上报至业主工程部备案。8）施工单位职责范围内应形成和收集的资料借阅和销毁的具体规定由施工单位自己制定。5、考评规定1）各单位、各部门必须按照各自的职责权限和工作要求积极开展工作，确保竣工资料编制全过程的各种工作有序、高效、及时、顺利的推进。各单位、各部门的考核评分按照以上职责划分及工作要求落实情况为依据，考评结果纳入各单位、部门季度及年终等信誉评价打分内。2）业主各部
10、门竣工文件资料各自职责和任务的完成情况由业主内部进行考评。考评结果用于对各部门和责任人的奖罚。3）工程管理部不制定竣工文件资料编制实施细则及管理制度时部门和责任人各扣1分。不组织每季度对监理单位和施工单位竣工资料的检查指导工作，部门和责任人各扣1分。不组织每半年对业主各部门竣工资料完成情况的检查、指导，部门和责任人各扣1分。4）业主其它各部门不配合工程部档案管理人员检查资料的对部门及责任人各扣1分。对检查时提出的合理意见不按要求整改落实的对部门及责任人各扣1分。不对竣工资料按要求进行形成、收集、整理的，对部门及责任人各扣1分。对各部门的考核由工程部进行。4）工管中心资料管理小组不协助配合业主工
11、程部开展工作时，每次部门及责任人扣1分。不组织进行每月一次对施工单位竣工资料编制情况检查指导并上报检查资料时，每次对部门及责任人扣1分。以每次检查上报资料为扣分依据。对工管中心资料管理小组的考核由业主工程部进行。5）监理单位不协助配合业主工程部开展工作时，每次对监理单位扣1分。不组织进行每月一次对施工单位竣工资料编制情况检查指导并上报检查资料时，每次对监理单位扣1分。不落实其它竣工资料编制相关职责工作时，每次对监理单位扣1分。监理单位不成立竣工资料领导小组，不设专职资料员或档案员，对监理单位扣2分。对监理单位的考核由业主工程部进行。7）施工单位不成立竣工资料领导小组，不设满足竣工资料编制进度要
12、求数量的专职资料员或档案员，对施工单位扣2分。不配合业主工程部联合监理、工管中心组织的每季度竣工资料检查工作，每次扣施工单位2分。不配合监理和工管中心联合组织的每月竣工资料检查工作，每次由监理和工管中心各扣1分。对每次检查指导时提出的问题和要求不积极整改落实时，每次由监理单位示情节严重程度对施工单位扣1-2分。不落实业主、监理、工管中心其它关于竣工资料编制的合理性要求，每次由要求单位示情节对施工单位扣1-2分。8）对监理单位的扣分由业主工程部直接扣除汇总。对施工单位的扣分由监理、工管中心将各自每次扣分按照季度分别汇总上报业主工程部。业主工程部对施工单位的直接检查扣分与上报扣分汇总作为季度和年终对施工单位的考核依据。6、附则1）本管理制度自下发之日起开始执行。2）本管理制度的解释和修改工作由业主工程部完成。 6 / 6
