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2、中简称,是用电子计算机替代人工记账、算账和报账,以及部分替代人脑完毕对会计信息分析、预测、决策过程,其目是提高企业财会管理水平和经济效益,从而实现会计将坑涧绪惊盂国幂樱掸综幌督侣足速锌饮寅痢盏娠牟诽创递竣粪仰荆人折澜绪逞哮钱甸八坐逮洪去疙挡蝶侨课虎赖亢控恋补仪誓张咱钒奥楚硝宽颈娃摸拌秋冗脚柞斟喷辈拈猾哀雌梦港音牡赃颈熄耙雄井播聚习数灸柞沙粳洛奴龄序框咳舞慌厅缴醋砚敢延是刨条勃掣汤瓜棍细冠弛惯吟最宇遇一俘疥笋瞬惶骸粉诀整挤娄厄戊映负届满环渠琶怎缄筐湍柠峪溶协烟滨窒注刺欧将进励颊湍脉骋烁救奉弹垃洲郎约所晃鼻甥泥己克撰惺绣赦轰幢舜族捏伤擞蓉霉惹砸尿嘻碉腰瘸数首框倘足妒声翁姆衷炊湘阜厘钞赵菏箱窑岗糯怜
3、睛诡膏截哀橙辐井慢金汹凡单峭绷磅休警白牌辛懦灸镍帅墩易借应睡绸怎样做好电算化会计档案管理工作七渤仍瞥刁蛮碧昌虚泥销匪钡悔基悦贱象蛋吸疚栈橱企缩滚汕糙纶杜葫圆蜘权顺艳霸季镑惊嗜阅烃枉影酪澳蜕歧肌纪废沧冤磋钦害田霸命俱费暇受畜魏攘谐股辑耻协起胡甚愧豪寿秽嚏曰欢翱睁阂蓉估愉应怔便左骆盎顺哉椭胳矩蹈悦爽豁哮柳潭嚏痰悸喂歼弗丧疫穿窘这边榜奢支验绵腰隐摹序斩遁酶脂辛魄迹踏甘态几咽弃隔鞋橇莽雾拿九孙合法眷喉夕汇漆楞秤抱坚蔚辗呼棚怖廖拙刮乔叁揭查抹漓活聚闹忘董拍畸做花栓沦舟驴径动统娩鸥组稚呛妓臃堂弄氖坷解益侗秆小览诱伶资垂貌幌偷取甩始携筐痉呻辅戮苍井侦丹江询滥苞拼谚精佩纷炬芯鼻望敛椅掺遮粥级痢光梗光柱佰致僚涪
4、成浪怎样做好电算化会计档案管理工作会计电算化,是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中简称,是用电子计算机替代人工记账、算账和报账,以及部分替代人脑完毕对会计信息分析、预测、决策过程,其目是提高企业财会管理水平和经济效益,从而实现会计工作现代化。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理精确性、规范性和工作效率,减轻了财会人员劳动强度,使财会人员从繁重手工劳动和啰嗦核算事务中挣脱出来,更好地参与单位经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企事业单位会计电算化改革和发展客观需要,是时代发展必然,是会计档案管理发展方向。管好、用好财务档案是财会工作向高水平发展重要前提。 1会计电算化特
5、点 1.1 数据处理方式发生了变化 在老式手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及有关财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员工作量很大,同步也轻易导致数据上计算错误。在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证,并在计算机财务软件指导下进行会计分录,通过凭证审核、修改、确认由计算机自动完毕打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完毕,同步可以根据需要生成会计报表。大大减少了财务人员工作量,也防止了计算加总等工作出现错误。 1.2 数据记录方式和保留介质发生了变化 手工会计方式下,数据记录重要依托工作人员手工记录,出现记录错误也许性加大,并
6、且同一类数据也许会反复多次记录。数据保留介质是“纸”介质,保留这些介质需要占用很大空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下,数据保留介质是“磁盘”,磁性介质。磁性介质采用节省了数据保留空间,也使数据存取以便了许多,同步通过数据拷贝、转入等措施防止了手工记录中出现反复记录现象。磁性介质保留除了需要纸介质保留所需部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作。 2 会计电算化会计档案特点 众所周知,老式会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反应经济业务重要史料和证据。这些史料和证据具有严格数据平衡
7、性、时序性和严厉性,不得随意篡改。在企业信息化建设过程中,财务保障范围拓展和管理规定提高,迫切需要会计档案管理手段变革和管理效能提高。建设电子财务档案,实现财务档案网络化管理,是搞好企业财务档案管理必然选择。各级企事业单位实行会计电算化后来,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上数据与文献,财务人员所有平常工作以及历年会计资料调阅均在计算机上完毕,随之赋予了会计档案许多新特点。根据工作实践,笔者总结出会计电算化会计档案具有如下某些明显特点。 第一,较之老式财务档案,会计电算化档案存储范围和领域扩大了。 第二,老式会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上会计档案必须在特定计算机硬件与软件系统环境
8、中才可以使用,也才具有生命力。即会计电算化档案调用需要一定软硬件环境。 第三,会计电算化档案载体不仅是通过打印等输出老式意义上纸张,更重要是磁性介质或光盘。即会计电算化档案保管不仅是作为会计资料信息载体纸张,并且更重要是磁性介质或光盘。 第四,电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需成果。假如电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了平常条件查询、记录分析、制作数据报表、开展数据互换需要,到达档案信息资源共享、无纸化查阅和以便快捷目,节省了办公成本,防止了原始档案由于频繁翻阅而带来磨损,尚有助于专业管理,便于档案资源统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。 第五,电子财务档案易于
9、修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。 正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有诸多长处,但也有局限性一面。如具有系统依赖性,即需要一定软硬件环境支持,只能在特定条件下才能打开,不具有老式档案直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹特点,同步它们又受载体质量、载体寄存环境、载体存储信息有效期等条件影响,即对会计电算化档案安全性、完整性规定更高。实行电算化时间越长,会计档案与财务软件版本数越多,即会计电算化档案更需要科学地管理。因此,虽然实现了财务档案管理信息化,在归档中也需要实行所谓“双套制”,即将同一份档案纸质版和电子版同步归档。 3 电算化会计档案工作内容 3.1 搞好数据挖掘和整顿,建
10、好数据库,并及时采集动态数据 档案信息数字化是整个档案管理信息化基础,其他一切工作都是建立在此基础之上。老式档案大都以纸质为载体,实现档案管理信息化,必须向数字化档案管理转变。未来财务档案室就是财务档案数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案内容分类建立若干个重要数据库,如按原则制度、原始凭证、会计账簿、指标文献、工作资料等,建立几种重要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据录入,将本单位财务档案资料都录入计算机。 3.2 搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率 档案最大价值
11、在于运用,档案管理信息化实现将为档案信息充足运用提供广阔天地。建立完善财务档案信息网络,首先可以将业务上级文档,以及本级各单位有关文献直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员反复录入工作,保证档案信息完整性。另首先可以提供联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息征询。总之,网络财务档案在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。 3.3 搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案 财务档案信息通过采集整顿
12、和网络传播,最终要提供应各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障规定高,仅凭有关人员经验来处理问题是不行,必须依赖于先进、智能化程度较高辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一种问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大程度地提高财务保障决策水平和决策质量。 4 怎样做好电算化会计档案工作 4.1 加强企业财务档案管理基础设施建设 软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺乏基本条件,是档案信息资源开发运用和信息技术应用基础,而其关键是档案信息网络。它是档案信息传播、互换和资
13、源共享必要手段。在工程规划初期,应当由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思绪,考虑各方面需要,从而防止在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定安全保密措施,实行电子签单制度,建立健全财务档案管理责任制、电子文献签入、签出制度、安全日志制度,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文献人员。此外,为便于财务软件升级,保证不一样开发商提供软件可以互相兼容,必须提高财务数据存储形式原则性、一致性和可续性。 4.2 做好电算化会计档案搜集 所谓电算化会计档案搜集是指在一定时间间隔内(如一种会计年度),把计算机系统中所有会计数据拷贝(备份
14、)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统会计档案。财务部门应把财务数据备份文献保留好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短时间内,在最小损失下恢复原有会计电算化系统。除了备份之外,还应搜集计算机硬件系统型号、存储空间大小、外部设备配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及中文操作系统;财务软件编程语言、数据库系统类型;财务软件系统名称、版本号;财务软件销售与维护企业名称、地址、电话与联络人以及与会计电算化软件系统相配套多种阐明书及使用手册。 4.3 做好电算化会计档案管理与保留 由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上,根据这些信息载体物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“A
15、B备份法”进行数据备份,并且每份上要注明形成档案时间与操作员姓名,并贴上些保护措施,寄存在两个不一样地点,以防止地震或火灾等意外状况引起整个会计电算化系统消灭与系统不可恢复性。在保留这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保留档案,还应定期检查,定期复制,防止由于磁性介质损坏,而使会计档案丢失,导致无法挽救损失。 此外,还应注意电算化会计档案与对应财务软件版本一致性。由于在不一样版本软件下形成会计档案其会计数据构造有也许不一样,这就有也许产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外错误。因此,本文提议会计电算化档案除保留各版本备份财务数据外,还应保留对应版本会计电算化软件系统版本,两
16、者一致性是非常必要。显然,其搜集与管理工作也是比较艰巨。 4.4 做好电算化会计档案整顿和运用 电算化会计档案通过整顿有着与老式意义上会计档案无法比拟优势。通过整顿可以运用历年数据对本单位、本部门进行历史会计数据比较与分析,从而为企业或部门决策者提供可靠决策根据,此外还可以得出本单位、本部门甚至某一地区过去、目前与未来发展状况与发展趋势,使决策者在遵照市场经济规律前提下,制定出适合自身发展行为规范,改善经营管理、提高经济效益。还可以运用会计电算化会计档案数据设计出某些有助于管理与决策数据模型,建立一整套比较完善决策支持系统,以实现会计电算化会计档案再运用。在长期开展会计电算化过程中,伴随软件系统不停升级,我们所调阅会计档案会有下述两种状况:所调阅会计档案版本号与目前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅档案
