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1、三个字总结质量管理体系,精辟! 对“三个体系内涵及相互关系的几点认识 “三个体系档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设是档案事业发展的核心与根底，是相互联系的有机整体。本文就“三个体系的科学内涵、发展现状、主攻方向、目标任务以及相互间的关系和不同地位进行了阐述。 杨冬权局长继202023提出“两个体系建设的主导思想之后，今年5月又提出了“确保档案安全保密的档案安全体系建设。“三个体系建设思想的提出，既是对过去档案工作发展实践的更全面的概括，又是对未来档案事业发展战略的更科学的谋划。“三个体系建设为今后档案事业的又好又快发展明确了发展方向、工作目标和根本任务，提出了新的更高要求。下面，我就
2、“三个体系建设，谈几点粗浅的学习体会。 1档案资源体系的内涵 什么叫档案资源体系。我理解其内涵应包含三个方面：一是档案的资源总量;二是档案的内部结构;三是档案的空间布局。这三个方面共同构成档案资源体系。就目前的发展现状来看，档案资源体系存在的主要问题是：国家综合档案馆馆藏总量不足，馆藏结构不合理，综合档案馆明显不“综合，致使国家档案资源分散保存的趋势越来越明显。 建立覆盖人民群众的档案资源体系，需要从三个方面努力： 一是扩大资源总量。这是资源体系建设的重中之重。 二是优化资源结构。要适应经济社会多元化发展的要求，在“多元化资源上做文章，在“综合二字上下功夫，大幅度增加新型载体档案门类，丰富馆藏
3、内容，优化馆藏结构，建设内涵丰富、门类齐全的综合档案馆。这是资源体系建设的当务之急。 三是优化空间布局。这是资源体系建设的根本之策。 完成上述三项任务，需要大刀阔斧地整合档案资源。通过对现有档案资源空间布局和内部结构的调整，实现档案资源和效益的最大化，实现档案资源的社会共享。档案资源整合既包括对档案实体的整合，又包括对档案信息的整合。 在整合中应坚持以下原那么： 一是共有共享原那么。实现资源共有共享是资源整合的目的，没有共有共享的目的，就没有必要整合档案资源。另外，实现资源共有共享也是推动资源整合的最大动力，没有共有共享，很难获得各资源持有单位的支持和配合。档案人要有不求所有、但求所在的全局意
4、识和长远观念，保证资源归全社会共有，信息由最大多数人共享。 二是“上窄下宽原那么。从需要整合的档案实体来说，其覆盖面应呈现“上窄下宽状态，即中央一级综合档案馆资源整合的面最窄，省一级综合档案馆资源整合的面稍宽一些，市一级相对较宽，县一级整合面是最宽的。 三是“上虚下实原那么。这和“上窄下宽原那么是一致的。从需要整合的档案信息翔实程度来说，上面要虚一点，下面要实一些。上面整合的是档案的目录及部分信息，下面整合的才是档案实体及全部信息。有些档案信息上面只整合一个目录，知道这些档案在哪一级存放就可以了，通过网络平台丝毫不影响资源共享。我不同意把基层的实体档案都整合到上一级去。比方，乡一级的档案，它的
5、发生地在乡级，利用者在乡里，档案的意义就在乡里，你不要把它集中到县里。不要盲目地把下一级存放的档案整合到上一级来。可以整合档案的信息，不要整合档案的实体。 四是分级管理、效率优先原那么。档案保管要分级分类，哪一级档案馆该存放哪一级档案要经过认真地思考。不是说越集中越好，也不是说越分散越好，一定要有合理的度。衡量这个“度的标准是，档案应放到它最能发挥作用的地方，这就是效率优先原那么。比方说，宋朝的档案放到XX市档案馆最好，焦裕禄的档案放到XX县区档案馆最好，红旗渠的档案放到林州红旗渠纪念馆最好。放到它的发生地，最能发挥它应有的作用。我们的综合档案馆一定要在“综合二字上做文章，要名副其实。什么是名
6、副其实的综合档案馆。综合档案馆应该是什么都要有，但并非什么都要“全。“有是指一定要有能够反映各方面历史的档案资料;“不全是指同类的档案资料不一定要全部进馆，只收集“有代表性的即可，大量同类同质的专业档案没有必要也不可能全部收进档案馆。比方企业档案的接收，可以选择不同时期、不同行业、不同所有制形式的企业档案，没必要将全部企业的档案都接收进馆。综合馆的馆藏，一定要能够反映这个区域的全貌;综合馆的效劳，一定要能够覆盖这个区域的全面;综合馆的影响力，一定要能够主导这个区域的档案工作，这才叫名副其实的代表这个区域水平的国家综合档案馆。 总之，整合档案资源，是资源建设的一个重要抓手，也是未来档案事业大发展
7、的一个重要机遇。这是加强资源建设的需要，是提高利用效率的需要，是确保档案安全的需要，是强化综合档案馆功能、提高综合档案馆地位的需要，是档案人靠“有为争得“有位的需要。 2档案利用体系的内涵 什么是档案利用体系。就是利用档案资源为社会公众提供效劳的能力。包括效劳对象、效劳范围、效劳方式、效劳内容、效劳手段和效劳体制机制等各个方面。从各级国家综合档案馆现有的利用体系来看，主要存在以下问题：效劳面比拟窄且利用形式单一，绝大多数档案馆还是坐等利用者上门，处.于被动效劳状态，效劳方式不够灵活多样;开发利用力度不够，“重保管、轻利用的思想束缚严重，一些巫待开发利用的档案资料仍束之高阁，还没有对外公布开放;
8、利用效率不高，进出档案馆大门的麻烦、手工检索的繁琐、管理手段的落后、效劳设施的不完善等一系列的问题，还不适应利用工作的需要;编研成果欠缺，一些编研产品质量不高、实用性不强、利用效率低下，缺乏有深度、广度的编研产品，还不能满足利用者的需求。这些问题已经严重制约了方便人民群众的档案利用体系建设。 应当怎么建立档案利用体系。我们知道，效劳是档案部门永恒的主题，是档案工作的意义所在，也是档案利用体系建设的核心所在。我们不能空喊要树立为人民效劳的宗旨、要坚持以人为本的理念，必须把这些大道理同档案工作的实际结合起来;必须在牢固树立全心全意为人民效劳宗旨的同时，树立尽职尽责为档案效劳的宗旨意识;必须在始终坚
9、持以人为本理念的同时，树立以档案为本的效劳理念;必须在建立健全为现实效劳的体制机制的同时，建立健全为历史效劳的体制机制。要把为人民效劳的根本宗旨体现在为档案效劳的具体工作中，换句话说，要用为档案效劳的具体行动实践为人民效劳的宗旨。要把以人为本的理念落实到以档案为本的行动中，用以档案为本的实际成效践行好以人为本的理念。档案效劳包括为现实效劳和为历史效劳两个方面。为现实效劳，就是在档案信息资源的开发利用方面下功夫、挖潜力，打破一些“条条框框的束缚，拓展档案效劳领域，丰富档案效劳内容，创新档案效劳机制，完善档案效劳手段，改善档案效劳条件，提高档案效劳质量，变被动效劳为主动效劳，变被动利用为主动利用，
10、满足社会各方面和人民群众的档案利用需求。为历史效劳，就是在收集档案时保证齐全完整，在保管和提供现实效劳中，最大限度地保证档案的安全，不影响其历史寿命，这就是最好的为历史效劳。把这两个效劳搞好了，档案利用体系建设自然就完善了。 我们现在讲的效劳主要侧重于为现实效劳，必须看到，这只是档案工作的现实意义，并不是档案工作的全部价值，档案人更长远不变的职责恰恰应是为历史效劳。强调为现实效劳，决不能无视为历史效劳，因为这两者有时会是矛盾的。如：现实中一些不光荣的档案资料怎么办。是不是从现时政治需要出发对应人库的档案作出取舍。绝对不能。这类档案可以暂不公开，但必须如实完整地保存。所以，在某些时候，为历史效劳
11、甚至要高于为现实效劳，这才是真正的“史官应该做到的。 3档案安全体系的内涵 档案安全体系是确保档案实体和信息安全的根底设施和制度标准。包括档案安全政策法规及标准保障、物质保障、技术保障、机制保障和制度保障，档案馆库、室建设、档案抢救与保护、档案工作突发事件应急处置、档案信息安全管理和档案合理开放利用控制等档案安全的各个环节。根底设施是硬件，制度标准是软件。档案安全体系建设包含三个层面： 一是确保档案实体的安全，不损毁，不丧失;二是确保档案信息的安全，不失密，不泄密;三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。从档案安全的性质上说，前两个方面的不安全因素可能造成的损失都是主观努力可
12、以防止或减少的，后者那么是主观努力虽可延缓但最终难以阻止的。从档案安全的范围上说，前两个方面的不安全因素可能造成的损失都是局部的、偶然的，后者那么是全局的和必然的。从档案安全给予人们的感觉而言，前两者造成的损失是有形的，是可感觉到的，后者造成的损失是无形的，是人们感受不到的。 确保档案实体和信息的安全，是档案安全体系建设的现实任务，是主要任务，是现在必须努力完成的任务;尽量延长档案实体和信息的保存时限，是档案安全体系建设的历史任务，是长期任务，是需要今后努力完成的任务。实质上，确保档案实体和信息的安全，已包含有尽量延长其保存时限的意思。我之所以把后者单列一个题目，是因为我们实际抓安全工作时，往
13、往无视这个方面，认为只要档案及信息不丧失、不损坏，就是安全了，而对时间造成的无形的损害重视不够。另外，确保档案的完整齐全并尽量延长保存时限，不仅涉及到现有档案的安全，也涉及到今后档案征集、保管、利用的各个方面，是一项更具全局意义和历史意义的工作。 如何建立档案安全体系。一是要靠制度保安全，建立一套完整的、符合现实和发展需要的安全指标体系，制定确保这个指标体系落实的工作标准。包括健全和完善档案安全法规、规章、制度、技术标准等，要在档案法、档案法实施方法、档案管理条例等法律法规的修改中，增加档案安全保密方面的内容，使档案安全在档案法律法规中不缺位、有地位;要在档案安全法律法规、规章制度条文中，明确
14、对违反者处分的具体规定，并加大对违反者处分的力度，也就是说要有硬规定、硬方法，使档案安全法规制度具备威慑力、约束力;要在档案安全法规制度的执行中，加强催促检查，标准工作程序，发现一处，查处一处，切实对违反档案安全法规制度的人和事进行查处，使档案安全法规具有执行力、震撼力。二是要靠硬件保安全，建设完备的抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等根底设施。这里，主要涉及馆库建设和安全设施建设两大因素。一方面，要严格按照?档案馆建设标准?和?档案馆建筑设计标准?，加强档案馆和档案库房建设，为档案建造一个安全的巢、巩固的家。另一方面，在档案馆重要部位要安装自动报警、自动灭火、温湿
15、度调控、监控设施，没有条件的至少要配备灭火器、除湿器等简易设备，做到有备无患。 三是要靠工作保安全，建立行之有效的科学管理、安全防范和应急处置机制。实践证明，绝大部分安全事故都是因为工作不到位造成的，所以做好工作时确保档案安全的主要措施。这就要求必须加强内部管理，确保各项安全措施真正落实到位。要层层落实档案安全责任制，层层签订档案安全保密承诺书，建立档案安全保密记录和严格的检查程序，确保各个工作环节中档案的安全保密，即使档案安全事故发生了，也可以进行追溯性检查甚至追回档案。 四是要靠科技保安全，采用先进的管理设备、现代化管理手段和科学的抢救措施，尽可能延长档案实体的寿命，延续档案信息的存在。先进的安全防范技术可以弥补馆库建设、根底设施建设等方面的先天不足，弥补人们在安全保密方面的懈怠疏失，可以为档案安全加一道“技术保险，从而进一步提高档案安全系数。如指纹识别、虹膜识别、脸部识别、红外报警、磁条防盗、条码管理、水印防伪、电子文件封装、信息防火墙等一系列高新科技成果的应用。上述各项措施中，制度和根底设施是条件，是根底;工作是重点，是保证;科技是潜力，是方向。三者缺一不可。对档案人来说，条件的改善受制于经济水平和外部因素，只能积极争取，量力而行。工作是主要的，是安全体系建设的重中之重。科技既要靠自己，更要靠社会力量。 4“三个体系的相互关系 纵观“三个体系建设，档案资源体
