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1、前台秘书工作细则为进一步明确前台秘书职责，规范工作流程，保证公司重要访客接待、会议服务等相关工作的高效开展， 特制订前台秘书工作细则如下。请遵照执行。一、形象要求前台接待人员是企业的“形象代言人”，前台工作人员须驾驭公司前台接待礼仪，这对于塑造公司形象有着特别重要的作用。前台接待礼仪包括仪容仪表规范、来访者接待礼仪和电话接待礼仪。二、前台接待礼仪1、接待礼仪接待来访客人应要表现出热忱友好和情愿供应服务的看法。假如你正在打字应马上停止，即使是在打电话也要对来客点头示意。打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。假如是已经相识的客人，称呼要显得比较亲切。生疏客人光临时，务必问清其姓名及公司名称。2、基本接待
2、流程1) 您好，请问你找哪位？是否有预约？2) 请问您贵姓？您是哪家公司？3) 询问完毕后说请客人稍等。4) 给秘书打电话，告知秘书访客的信息，（公司先生/女士找某领导，最终要说明有没有预约）。5) 假如打电话中干脆秘书不在，请打其他秘书电话，依次依次为：干脆秘书（武锐、赵鹏飞）王壮 杨芳；找总裁的访客依次为：林总程处长杨芳。6) 如遇秘书人员都不在状况下，让客人在前台或者会议室稍等，自行换一部电话打给领导，问领导是否接见，依据领导看法确定访客的去留。7) 接待人员带领客人到达目的地，应当有正确的引导方法和引导姿态。接待人员在客人二三步之前，协作步调，让客人走在内侧，引领至领导房间，敲门并提示
3、“您有客人到了”并依据状况供应茶水服务。8) 有未预约客人来访时，不要干脆回答要找的人在或不在。而要告知对方：“我帮您问一下领导是否在。”同时宛转地询问对方来意：“请问您有什么事？”假如对方没有通报姓名则必需问明，尽量从客人的回答中，充分推断能否让他与领导见面。由于十五层是高管层所以就更应当谨慎处理。9) 客人到来时，我方领导由于种种缘由不能立刻接见时，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人情愿等待，应当向客人供应茶水服务。3、电话接听礼仪1) 左手持听筒、右手拿笔或操纵电脑，电话铃声响过三声之内接起，留意讲话声音、运用礼貌用语如“感谢您”，“请问有什么可以帮忙的吗？”“不用谢。”2) 复诵来
4、电要点，电话接听完毕之前，不要遗忘复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高，在通话即将结束时，应当礼貌地请客户先收线。3) 当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先款待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能立刻挂断时，应告知来访的客人稍等，然后接着通话。4、公司内部的礼仪和秩序1) 离座和外出：前台接待人员工作的特别性确定了其离座不应当太久，一般不能超过10分钟。假如是因为特别缘由须要外出时，应当提前和部门领导沟通，支配好代办人。2) 严守工作时间：前台接待人员应当严格遵守作息时间。3) 闲谈与交谈：应当区分闲谈
5、与交谈。前台人员应当尽量避开长时间的私人电话占线。更不应当出现在前台与其他同事闲谈的场面。三、十五层会议服务1、 公司领导会议会服人员应娴熟操作投影、笔记本电脑、电动窗帘、空调、音响等会议室设备。u 会场布置1) 首先确定参会人数，依据参会人数摆放茶具茶点等数量。2) 茶杯摆放在对应座位的右手上方，杯子手柄方向朝右，毛巾盘和茶杯平行成一字摆在茶杯的左面，茶点一般依据会议桌长度依次摆放在会议桌中间位置，一般摆放4-6盘茶点。3) 提前安装好笔记本和投影，确保正常运用。4) 检查窗帘，假如运用投影窗帘须要全部放下，保证投影的清楚度。5) 在窗户关闭状况下，要实时留意室内温度，假如温度上升可打开立式
6、空调，温度调整2325为宜。6) 不运用投影的状况下，尽量将窗户打开保持空气流通，要留意调试窗帘的角度，不能让阳光直射进来。7) 会议室布置一般在会前半小时完成。留意：运用消毒毛巾需提前至少两个小时通知十六层打算，如提前一天收到会议通知，要刚好告知十六层打算，毛巾数量依据参会人数而定，另加两份备用。消毒毛巾依据季节调整温度，冬天用热毛巾，夏天可改为冷毛巾。u 会前、会中服务1) 会前10分钟将茶水倒好，消毒毛巾摆放完毕后，门口站立等待参会人员进入会场，会议起先前视察还有那些参会人员未到，刚好通知提示。2) 参会人员全部到齐后，退出会议室将门关闭。3) 会中加水服务，一般时间限制在2030分钟一
7、次。4) 在会议未结束前，不得擅自离开。u 会后的整理、打扫会议结束后刚好关闭电脑、投影等设备，通知保洁人员打扫卫生，会服人员帮助保洁整理桌面物品（茶杯、茶点、毛巾等）。打扫完毕后，要进行检查，关灯、关闭电源、关窗户、锁门。留意：要随时检查会议室内物品配备，例如：纸杯、茶叶、咖啡、食品、调羹等常用物品。2、一般会议一般会议或者临时会议，假如领导没有特别要求，只供应纸杯茶水便可。领导有要求的，可依据领导要求供应服务。4、定期检查会议室设备，确保会议的正常运用。5、做好会议室运用登记工作，并按季度上报给行政处。四、公司领导的外宾、VIP接待、签约仪式服务公司领导的重要国内外来宾接待服务工作，公司领
8、导每年会接待很多国内外来宾，其中还有各国大使、参赞等，前台秘书的工作是作为代表中国电工的形象礼仪之一，迎接并指引来宾入席，供应服务。由于涉及公司形象，所以尤其须要工作的细致、有序，体现公司的良好发展态势。1、三楼贵宾室接待服务贵宾室主要用于接待外宾和国内其他重要客人1) 依据来宾到访时间，应提前到达贵宾室，将会议所需物品打算好待用。2) 门口站立服务，等待来宾进入会场，供应茶水/咖啡服务。3) 三层贵宾室有10个座位，面对屏风为中间位置，中间左面沙发依次为来宾座位，中间右面依次为公司领导座位。4) 奉茶依次依次为：屏风位置领导2来宾1领导8来宾4领导7来宾3来宾6领导9来宾5领导10 5) 贵
9、宾室可供应看宣扬片服务，要娴熟驾驭宣扬片播放方法，并依据预订人员要求选择中/英文播放，留意窗帘、灯光关闭。6) 服务人员应站在侧面等待宣扬片播放完并关闭，同时，将房间灯光打开。7) 会中加水服务，时间限制在2030分钟一次。2、三层多功能厅会议服务三层多功能厅会议多数为大型会议，参会人数在百人以上。如职工代表大会、季度经济质量运行分析会等其他会议。1) 会前打算，茶杯、茶叶、打算好，会前5-10分钟加好水，等待参会人员入座。2) 十五层前台秘书主要负责主席台上茶水服务，加水时先加主席台上的，台下座位席以领导为首依次加水，假如有其他会服同时加水，依据分区部分加水。3) 除了供应茶水服务以外还要负
10、责会中的秩序维持和临时服务等。3、签约仪式等重要会议的服务工作1) 签字前的打算工作，签约书、签字笔、各方领导签字位置的确认。2) 宣布签字仪式起先，引导双方签字人员就座，先请客方签字人员就座。3) 双方签字时，由助签人（助签人就是会服本人）分别为签字人员翻揭文本，指明签字处。待签字人在各自签约书上签字后，由助签人互换文本，签字人员再在对方签约书上逐一签字。4) 签字人员起立交换签约书，相互握手致意。5) 主持人宣布签字仪式结束，会服人员端出已经斟好的香槟酒，双方共同举杯庆贺。五、公司领导午餐服务（初定）1、中午11:1511:25之间，帮助餐厅人员布置完毕午餐用具，茶水、红酒、配料等（如有会议，依据会议状况刚好通知餐厅人员布置午餐）。2、11:40分，午餐送到15层会议室，摆放餐具打算开餐。3、12:00点钟，正式开餐，假如用餐时间领导没到，须要敲门提示或打电话询问，是否回来用餐或是否须要留餐。4、领导用餐期间，要多留意视察，刚好发觉领导须要，刚好帮忙。5、前台秘书用餐时间11:25-11:50请严格遵守。 如有特别状况，请刚好说明。6、餐后刚好通知餐厅人员整理餐桌，餐车推走后。通知保洁人员打扫卫生，半小时内保证15层会议室回复原貌。7、留意开窗通风，保持空气清爽无异味。8、下班前检查电源，锁门。7
