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1、第二章 采购员岗位执行标准第一节采购员应具备的才能在传统思维里，采购就是拿钱买东西，其目的就是以最少的钱买到最好的商 品。然而，事实并非如此，随着市场经济的发展、技术的进步、竞争的日益激烈， 采购已由单纯的商品买卖发展成为一种职能，一门专业，一种可为企业节省成本、 增加利润、获取服务的资源。采购员也不是一件轻松的工作，需要较高的专业技能 和谈判技巧。采购不仅是价格问题，而且大部分不是价格因素，更多是品质水平、品质保证 能力、售后服务、产品服务水平、综合实力等。有些东西看起来买得很便宜，但经 常维修、经常不能正常工作，就大大增加了使用的总成本，如果买的是假冒伪劣商 品，就会蒙受更大的损失。因此，
2、作为一名采购员，从最基本的出发点上看，应具备以下的能力：一、成本意识与价值分析能力采购支出是构成销货成本的主要部分，因此采购人员必须具有成本意识，会精打细算，锱铢必争，不可大而化之；其次，必须具有“成本效益”的观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，买了品质不好或不堪使用的物品，并能随时将投 入（成本）与产出（使用状况时效、损耗率、维修次数等）加以比较。此外,对于报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础 上，对原料、人工、工具、税收、利润、交货时间、付款条件等，逐项加以剖析评 断。二、预测能力在动态经济环境下，物品的采购价格与供应数量经常会调整变动，采购人员应 能依
3、据各种产销资料，研判货源是否充裕，再与供应商接触，并可从其“惜售”的 态度，揣摩物品是否可能供应日用。从物品原料价格的涨跌，也能推断采购成本将 受影响的幅度有多少。总之，采购人员必须扩充见闻，具备“察言观色”的能力， 才能对物品未来的供应趋势预谋对策。三、表达能力采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购商品的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解，尤其是忙碌的采购工作，采购人员更必须具备“长话短说，言简意 赅”的表达能力，以免浪费时间，而以“说之以理，动之以情”来获取优惠的采购 条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。四、专业知识
4、采购人员对其经办的产品，若能了解原料来源，组合过程、基本功能、品质、 用途、成本等，将有助于与供应商的沟通，并避免上当受骗。有了专业知识，采购 人员就更能主动开发新来源或替代品，有助于降低采购成本。除此之外，采购员需要了解购买的物品，了解产品的原理、性能要求，了解市 场行情、价格走势，需要了解供应商的实力、供应商报价的合理性、实地考查供应 保证能力，需要极强的谈判能力和计划能力，有能力在保证供应的同时保证价格和 品质标准。总的来说，作为专业采购员，需要了解世界市场变化和供应商的表现， 因此需要掌握至少一门符合企业实际需要的采购内容的专业，另外还需要英语表达 和沟通能力、计算机网络等知识。第二节
5、 采购员应掌握的采购流程采购流程是采购员的主要工作内容，但往往有许多新上任的采购员因为对采购 的流程不熟悉，对采购工作无从入手， 或进行采购活动却错漏百出，甚至给企业带来无法挽回的损失。 所以， 采购员在进行采购活动之前， 对采购流程进行熟悉和 了解是十分必要的。具体的采购流程如下：一、收集信息1. 充分了解需购材料的品名、规格。2. 调查市场行情。3. 收集有关生产厂家的资料。4. 收集有关替代品的资料。5. 收集有关品质及其他方面的资料。6. 核定资金预算。二、询价1. 选择询价对象。2. 询问价格。3. 整理报价资料。4. 选择议价对象。三、比价、议价1. 经成本分析后，研拟底价，设定议
6、价目标。2. 决定采购条件 （向厂商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。3. 其他厂商价格是否较低。4. 考虑价格上涨下跌因素。5. 估算运费和保险费及关税。6. 核对付款条件。7. 比较交货期限。四、评估1. 同规格产品宜有几家供应商询价、比价、议价。2. 是否为信誉良好的生产厂家。3. 是否有必要办理售后服务。4. 厂商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。5. 是否有必要开发其他厂商或外购。五、索样1. 索取样品。2. 整理检验结果并进行比较。六、决定1. 选择适当的供应商。2. 签订采购合约。七、请购1. 按物料计划计算请购物料数量与交期。2.
7、 请购单上应详细注明与供应商议定的买价条件。3. 分批交货者应在请购单上注明分批交货时间表。八、订购1. 订购单函寄或传真至供应商。2. 再向厂商确定价格品质要求交货期等。九、协调与沟通1.对能否达到交货期，供应商要及时回复。2.不能达到者及时协调联络，以确定一个合适的交货期。十、催交1.无法于约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交期异常控制。2.已逾期交货者应加紧催交。3. 督促收料单。4. 控制长期合同的交货。十一、进货验收1.进货的品质验收。2.进货的数量验收。十二、整理付款1.核对各种手续是否完备。2.发票抬头与内容是否相符。3. 发票金额与请购单价是否相同。4. 是否有预付
8、款或暂借款。5. 是否需要扣款。第三节 供应商管理实用技巧一、供应商的寻找如何选定最适当的供应商，是许多企业采购部门最重要的职责之一。一般而 言，供应商的数量愈多，选择最适当供应商的机会就愈大。因此，如何扩大寻找供 应商的来源，便是采购人员相当重要的课题。寻找供应商，可由下列各种途径来进 行：（一）利用现有的资料 在管理比较上轨道的公司，多会建立合格厂商的档案或名册，因此采购人员不 必舍近求远，应该就现有的厂商去甄选，分析或了解他们是否符合要求适当的 品质，准时交货，合理的价格及必需的服务等。（二）公开征求的方式大型企业以公开招标的方式来寻找供应商，使符合资格的厂商均有参与投标的机会，但这种寻
9、找供应商方式比较被动，若最适合的供应商不主动来投标，则很容易失去公开征求的目的。（三）通过同业介绍所谓“同行是冤家”是指业务人员之间，因为彼此间竞争客户，尔虞我诈；反之，同行的采购人员之间倒是“亲家”，因为彼此可以联合采购或互通有无。采购人员若能广结善缘，同业必乐于提供供应商的参考名单，因为“于己无害，于人有禾，何乐而不为。（四）阅读专业刊物采购人员可从各种专业性的杂志或刊物，获悉许多产品的供应商，也可以从“采购指南”、“工商名录”、“黄皮书”电话分类广告等，获得供应厂商的基本资料。（五）公会或采购专业顾问公司采购人员可以洽谈拟购产品的同业公会，提供会员厂商名录；此外也可洽谈采购专业顾问公司，
10、特别是来源稀少或取得不易的物品，例如精密的零件。（六）参加产品展示会采购人员应参加有关行业的产品展示会，亲自收集适合的供应商资料，甚至当面洽谈。最后，值得一提的是，供应商的寻求不应局限于本地或本国，也应该利用外地或国外的供应来源。二、供应商优劣的判断一个好的供应商，应该有以下几大主体：（一）优秀的企业领导人企业有了优秀的领导人，企业才能健康稳定地发展。（二）高素质的管理人员 企业有了高素质，有能力的管理人员，企业的管理才有效率、充满活力。（三）稳定的员工群体 企业员工的稳定性，才能保证产品品质的稳定，流动性过大的员工群体，其产 品品质会受到相当的影响。（四）良好的机器设备 良好的机器设备，其产
11、品品质更能加以保证。（五）良好的技术 企业不单要有高素质的管理人员和良好的管理，还应有经验丰富有创新的技术 人员，只有技术不断改善创新，才能使产品品质更加有保障，材料成本不断下降。（六）良好的管理制度 激励机制的科学，管理渠道的畅通，以及各种管理制度的健全，能充分发挥人 的积极性，从而保证其供应商整体是优秀的，其产品品质是优质的，其服务是一流 的。三、供应商的考核 采购人员通常从价格、品质、交期、交量和配合度（服务）几个方面来考核供 应商，并按百分制的形式来计算得分，至于如何评分，各公司可视具体情况自行决 定。（一）价格 根据市场同类材料最低价、最高价、平均价，自行估价，然后计算出一个较为 标
12、准、合理的价格（二）品质1）批退率。根据某固定时间内（如一个月、一季度、半年、一年）的批退率来判定品质的好坏，如上半年某供应商交货 50 批次，判退 3 批次，其批退率为3弋0 X100% =6%，批退率越高，表明其品质越差，得分越低。（2）平均合格率。根据每次交货的合格率，再计算出某固定时间内合格率的平 均值来判定品质的好坏，如 1 月份某供应商交货 3次，其合格率分别为： 90% 、85%、95%，则其平均合格率 =（90% + 85% + 95% ） +3= 90%，平均合格率越 高，表明品质越好，得分越高。（3）总合格率。根据某固定时间内总的合格率来判定品质的好坏，如某供应商第一季度分
13、 5 批，共交货 10 000 个，总合格数为 9 850 个，则其总合格率 =9 850+10 000x100% =98.5% ，总合格率越高，表明品质越好，得分更高。3. 交期、交量（1）交货率。交货率 =送货数量 +订购数量 X100% ，交货率越高，得分就越 多。（2） 逾期率。逾期率 =逾期批数 +交货批数 X100% ，逾期率越高，得分越少；逾期越长，扣分越多；逾期造成停工待料，则加重扣分。第四节 采购合同管理实用技巧一、采购协议的内容（一）交货地点 交货地点的远近，直接影响到采购价格的高低，影响交货时间的长短，运输途 中的危险性（如是否需要保险），付款验收的效率与方便等，因此这些
14、问题必须在 确定交货地点之前解决。（二）包装及运输方法 包装是否规范对物料进厂的品质有密切关系，并影响到物料的验收作业，因此 在采购时应将包装及运输方式列为协议内容之一，并对使用包装材料的材质（如纸 箱纸质等）、衬垫（如发泡胶等）、标识等都应加以规定。运输工具的选择（如汽 车、火车、轮船或飞机）及运输路线的决定均会影响运费的高低、交货时间的长短 及安全程度等，因此对包装及运输方法应先以明确规定。（三）付款方法 付款方法在采购协议当中是一个重要的内容。当公司资金较为充裕，可现金购 买，从而可在价格、交期或其他条件上获得补偿，对于资金周转较为困难的，可选 择月结 30日或月结 60 日等。付款方法
15、还可用来管理供应商，对于优秀供应商，转账 支票的到期日短，反之则长。有些较难采购的物料，初次合作也有预付订金的方式。（四）采购标准 如品质验收的标准，交期长短的规定等一些标准规范应先予以确定。（五）遇上不可抗力因素的处理 如天灾等现象，出现违约应如何处理。（六）违约责任 对品质标准、品质欠佳、交期延误、交货数量不足、服务水准低等，如何处理 等，应预先予以规定。（七）其他 如长期合约的有效期，是否需要公证，采购方提供给供应商物品的保管（如模 具、图纸等）等都可以作为协议条款予以规定。二、合同的订立 合同是平等主体的自然人、法人，其他组织之间设立变更、终止民事权利义务 关系的协议。采购员在订立合同时要按照以下步骤进行：（一）制定合同内容合同内容就是订立双方当事人意向的具体化表现，具体体现为合同的各项条款。根据我国合同法的规定，在不违反法律强制性规定的情况下，合同的内容 由双方当事人约定，一般包括以下条款：（1）当事人的名称或者姓名和住所。包括自然人的姓名和住所及法人和其他组 织的名称和住所。 自然人的姓名是经户籍登记机关核准登记的正式用名。 自然人的住所指自然人
