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1、采购管理知识说明书系统简介第1章商品采购是商品流通企业经营的起点，商品流通企业降低成本与增大毛利的主要途径来源于规范、有效的采购管理，不良的采购管理直接导致企业费用增大、成本僵化、资金周转紧张、库存的过多收益过少等等严重后果。采购管理的目标就是要密切供应商的关系，保障供给，降低采购成本。采购管理系统是abacus pos/mis系统的一个子系统。它与“结算管理系统”一起使用可以追踪采购业务的付款情况，及时交款以取得合理的折扣与商业信誉；与“库存管理系统”、“销售管理系统”、“配送管理系统”联合使用可以追踪商品的出库信息，把握商品的畅销与滞销信息，从而减少盲目的采购，避免库存的积压；与“账务管理
2、系统”一起使用可以即使掌握采购成本，便于资金周转的控制。1.1主要功能l 采购申请：采购申请即分店的要货申请单，分店可以根据商品日销售量、库存数及订货点信息填制采购申请单，同时提供自动订货功能，以及自动订货的参数设定。l 采购订单：可以根据采购申请确定供应商后产生采购订单，也可以直接编制。采购订单可以直接生成经销入库单与代销入库单。l 经销入库：可以根据采购订单产生入库单，也可以直接编制。支持冲销处理。l 经销退厂：处理经销商品退货给供应商的业务处理，可以明细到商品的批次退货，详细给出商品批次的库存、进价等信息。l 经销进价调整：用于已发生的入库单的进价金额调整，可以明细到商品的批次进价调整，
3、详细给出商品批次的最初库存、进价等信息。l 代销入库：可以根据采购订单产生入库单，也可以直接编制。代销商品入库单登账信息将是代销商品结算的基础依据。l 代销退厂：处理代销商品退货给供应商的业务处理，可以明细到商品的批次退货，详细给出商品批次的库存、进价等信息。l 代销进价调整：用于已发生的代销商品入库单的进价金额调整，可以明细到商品的批次进价调整，详细给出商品批次的最初库存、进价等信息。l 专柜入库：专柜商品入库处理，记载入库信息，通过专柜结算处理，反映专柜商品的成本、库存等信息。1.2系统特点l 正确、真实、及时性：加强了数据控制能力。已经审核、登账的单据不可修改。方便的单据信息查询，随时查
4、询采购信息。l 完整性：支持双计量单位的核算，可严格按照采购结算合同内容执行。l 强制性：对已经月末结帐处理的会计期间，不能再进行录入，只能录入到下个会计期间l 保密性：严格的操作权限控制，严格的数据权限控制。及时准确的上机日志记录。l 易操作性：所有单据录入时输入焦点全由回车控制，方便用户用“一只手”就能填制完单据。同时大量的操作均有快捷键支持。l 界面友好：录入界面简洁明了，提供完整的预览、打印、页面设置、打印纸张设置等功能。l 开放性：方便数据的二次开发，数据可以按多种格式导出。l 技术先进性：采用组件技术、软件易于升级、维护。远程实时处理，可以通过远程通讯网，实现远程操作软件。应用准备
5、第2章在应用本系统前您必须准备做好如下基础数据准备工作：1、 进行系统参数设置如：企业基础信息一般设置，合同警戒线设置，设立商品编码生成方案，单据数据精度设置，供应商查询权限设定，往来付款方式设定，订单来源控制，单据打印控制，单据零价控制，是否启用件规，是否从中间表计算已开单量，经营模式设置，分店注册，经/代销入库缺省入库价来，设置单号产生方式，单据登账设置；2、 建立部门、分店、柜组、员工档案，设定员工权限，设定员工数据权限等；3、 建立商品分类体系，建立商品信息，商品拆零与组包设定等；4、 建立合同档案。以上应用准备的具体操作说明，请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册、合同管理使用手册
6、注意: 以上准备工作是使用采购管理的前提，直接影响到随后发生的数据，如果在使用系统的过程中要修改以上设置，应有企业信息中心职能机构统一协调与修改，确保整个系统编码、参数、数据一致准确。1.1编码方案 采购管理系统需要用到的编码方案有：l 商品编码生成方案：大类码+流水码、柜组码+流水码、区划码+流水码、流水码，编码长度可以设定。警告:一旦设定就不能再修改了l 单号编码生成方案：会计期间+流水码、分店编码+会计期间+流水码、单句类型+流水码、流水码，编码长度可以设定。警告:一旦设定就不能再修改了1.2数据精度采购管理系统需要用到的数据精度有：l 存货数量精度：企业管理中各种单据进行存货数量核算时
7、所要求的小数位数，系统默认值为2。l 存货金额精度：企业管理中各种单据进行存货金额核算时所要求的小数位数，系统默认值为4。l 开票数量精度：企业管理中各种单据进行数量填制时所要求的小数位数，系统默认值为2。l 开票金额精度：企业管理中各种单据进行金额填制时所要求的小数位数，系统默认值为4。1.3建立分类体系采购管理系统需要用到的分类体系有：l 商品分类体系：建立商品档案时需要用到商品分类体系，确定商品的所属分类，制定出商品结构，以便数据分析。1.4建立编码档案合同管理系统需要建立的编码档案有：l 部门档案：按照已经定义好的部门级次建立部门编码以及其名称等信息，部门档案包含部门编码、名称、负责人
8、、部门属性等。注意:要根据实际情况指定部门是内部往来部门还是业务类型部门及业务仓库有那些，此处直接关系到财务最小核算单位的设定。l 员工档案：主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编码、名称、所属部门及职员属性等。l 分店档案：主要用于分配分店编码及记录分店属性，在使用采购管理中的订单申请时会用到分店档案。l 仓库档案：主要用于分配仓库编码及记录仓库属性，在使用采购管理中时会用到仓库档案。l 柜组档案：主要用于分配柜组编码及记录仓库属性，在使用采购管理中时会用到柜组档案。l 商品档案：填制合同时会用到商品的编码、名称、规格、计量单位等信息，为了减少录入的工作量以及减少单据差错，必须建立
9、商品档案。注意:商品档案极其重要，建立商品档案时要注意勿因为人为的因素造成商品信息的重复或错误。l 商品拆零与组包档案：填制合同赠品条款时会用到商品拆零与组包的信息，是商品各个计量单位之间换算的依据。注意:建立商品拆零与组包档案时勿因为人为的因素造成商品零售价差错。1.5权限体系采购管理系统需要用到的权限体系有：l 员工操作权限：在使用采购管理系统时需要相关的权限，如：订单录入、修改、作废、恢复权限等。l 员工数据权限：为保证数据的严密性与保密性，在使用合同管理系统时，系统会根据使用者的数据权限进行数据过滤与限制。注意:如果权限设置差错将造成使用者无法正常使用系统，具体操作参见系统管理使用手册
10、。1.6其它设置采购管理系统需要其它设置有：l 企业基础信息一般设置：用于企业的简介，如企业名称、地址、法人代表等，以便填制合同时生成甲方相关信息。l 合同警戒线设置：按天数设定，系统根据设定的天数与合同的失效日期进行计算，提前通知使用者合同即将失效。l 供应商查询权限设定：用于限定用户对供应商的查询与填制单据时的提取。l 往来付款方式设定：该功能用来建立和管理用户在结算中涉及到的付款方式，如：现金、现金支票、电汇等。采购管理第3章3.1采购申请 连锁企业分店向配送中心要货可以使用采购申请单，使用采购申请单即方便分店要货，也方便配送中心的配送处理，使用采购申请单在要货与配送环节中保证了信息的统
11、一与一致，方便了收货与出库，同时节省费用降低营运成本。采购申请主要包括采购者、采购什么货物，采购多少、到货日期等。 用户单击采购管理中的【采购申请】项，系统将弹出如图3.1-1界面图3.1-1用户继续单击【模块】中的【采购申请单】项，系统将弹出如图3.1-2界面图3.1-2U提示:使用快捷键Alt+M和Alt+P也可进入采购申请单界面。【操作流程】1） 选定签定采购申请部门，输入业务员，输入到货日期。2） 填制采购申请的商品明细。3） 打印采购申请单，审核采购申请单，并在规定的时间内使用数据传输，传输单据给配送中心。4） 如果使用自动订单，需要定义自动订单的相关参数。5） 使用自动订货功能；自
12、动订单的数据是根据自动订单的参数来与实际销售数据、库存数据计算而来。【各栏目说明】l 单号：由系统自动生成，唯一的，必须的。 l 录入日期：采购申请录入的日期，录入时自动取系统数据库服务器当前日期，不可以手工修改。l 申请日期：采购申请生效日期即复核日期，复核时自动取系统数据库服务器当前日期，不可以手工修改。便于比较采购申请与到货之间的时间间隔，通过商品在途的时间监督控制存货量与申请时间。l 申请部门：记载分店编码，区分采购申请的实体，必须输入。l 业务员：记载采购申请人员，可以不输入；l 到货日期：指要求到货的日期，必须输入，到货日期的记录便于控制送货日期。l 摘要：可以为空l 单据状态：标
13、示单据是否已经复核。l 商品编码：需要采购的商品的编码，必须输入，同一张采购申请单中商品必须唯一。U提示:用快捷键F2可以查询商品的信息。l 商品名称：输入商品编码后系统自动提取商品的对应信息。l 单位：输入商品编码后系统自动提取商品的对应信息。U提示:用快捷键F8可以切换商品的包装单位。注意:系统提取商品单位时默认提取商品在系统中的最常用销售单位。l 数量：采购数量，必须录入，注意与商品的单位对应。l 税率：销项说，输入商品编码后系统自动提取商品的对应信息。l 单价：商品零售价，输入商品编码后系统自动提取商品的对应信息。l 金额：单价与数量的乘积。l 日销售数：每日平均销售。l 库存数：商品
14、最新库存。l 订货点：订货点天数=订货前置天数安全库存日数(库存低限)。【操作方法】l 如何录入采购申请单1）单据录入必须是在制单状态下，即选中制单复选框。2） 输入采购申请单表头各项内容，申请部门、业务员、到货日期、摘要，部门与到货日期必须输入，如果您要进行业务员考核请输入业务员。3） 数据项之间的切换可以通过Enter、Tab、Shift+Tab实现，采购申请单表头各项内容输入完毕后，单击Enter进入采购申请单表体各项内容的输入。4） 采购申请单表体各项内容包括：商品编码、采购单位、数量，增加商品明细可以使用Enter，也可以点击鼠标右键，选择增加明细。5） 如果输入过程需要进行修改与删
15、除明细，可以通过Enter、Tab、Shift+Tab在数据项之间切换，并进行修改，点击鼠标右键，选择删除明细可以删除明细。6） 输入完毕后，如果输入正确，点击保存或F9即可。7） 如果您在系统设置中将单据打印设置，设置为单据录入就打印，那么系统在单据保存后即可打印采购申请单。8） 继续按上述步骤输入其它采购申请单，退出采购申请单单击退出或Esc即可。l 如何修改采购申请单1） 对已经保存的采购申请单进行修改，必须是在单据查询状态下，即选中单据查询复选框。2） 在左边采购申请单列表中用鼠标单击要修改的采购申请单。3） 在右面的表体中进行相应的修改。4） 修改后单击保存即可。若不单击保存，则表示放
