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1、企业行政公文管理制度 1.目标为规范广州#有限企业以下简称“企业”行政公文管理，使企业的行政公文处理工作制度化、规范化、科学化，深入提升行政公文处理的效率和质量，结合企业实际情况，特制订本制度。2.范围本制度适合用于企业行政公文管理，各组员企业参考本制度制订对应的管理制度。3.定义本制度所指的公文管理，系指公文类别、行文格式规范、确定、审批、收(发)文至归档全部过程之办理和控制。本制度公文是指企业公布须实施的计划、制度、条例和措施等政策性文件；请示和回复文件；会议纪要；指导、部署和商洽工作的文件；是汇报情况、交流经验的主要工具，是含有法定效力和规范格式的公务文书。4.职责综合部是行政公文管理归
2、口部门，负责对本制度的确定、实施、修订和完善。综合部设综合部人员负责企业行政公文的处理、传阅、归档等公文管理，并指导各职能部门及组员企业的公文处理工作。职能部门按本制度的规范做好对应的文件起草、审核等工作。组员企业设专员负责本单位的公文处理、督办及归档等行政公文管理。55.管理制度内容公文的种类决议：适合用于会议讨论经过的重大决议事项。决定：适合用于对主要事项作出决议和布署、奖惩相关单位和人员、变更或撤销下级单位不合适的决定事项。公告：适合用于人事任免的公告，规章制度公布前的意见征集和企业日常经营管理过程中的报道、通知事项。通告：适合用于在一定范围内公布应该遵守或周知的事项。意见：适合用于对主
3、要问题提出看法和处理措施。通知：适合用于公布、传达要求下级单位实施和相关单位周知或实施的事项，批转、转发公文。通报：适合用于表彰优秀、批评错误、传达主要精神和通知主要情况。汇报：适合用于向上级单位或政府相关部门汇报工作、反应情况、回复其问询。请示：适合用于向上级单位或政府相关部门请求指示、同意事项。批复：适合用于回复下级单位请示事项。议案：适合用于就相关重大问题的处理意见和提议，提请企业股东大会、董事会及监事会审议。函：适合用于不相隶属单位之间商洽工作、问询和回复问题、请求同意和回复审批事项。会议纪要：适合用于记载、传达会议情况和议定事项。公文类型公文类型：可分为红头文件和黑头文件。发文权限：
4、红头文件：属于全局性的、主要的、方针政策性的文件，是企业最严厉、含有权威性的正式文件，含有强制性，须以企业名义行文。如：决定、决议、通知、通报等。本制度所指的红头文件关键用于向上级单位的请示、汇报，向下属单位做出指示、主要的通知、通告、通报及颁发各类经营管理制度。黑头文件：属于在既定方针、政策范围内，各单位主管职权范围内的日常业务性文件，通常为黑头文件直接行文。行文关系上行文：指下级单位向所属上级单位的发文，如：请示、汇报。行文方法有逐层行文、多级行文、越级行文三种。平行文：指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，如：命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要。下行文：是上级单位向
5、所属的下级单位的行文，如：函。行文方法有逐层行文、多级行文、直达基层行文三种。公文密级分类按秘密等级划分，公文可分为绝密公文绝密件、机密公文机密件、秘密公文秘密件、内部公文内部件、公开公文公开件。详细按企业保密管理制度分类及管理。公文用纸标准公文用纸幅面尺寸公文用纸张采取GB/T148中要求的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。公文格式红头文件版面要求:图文区尺寸为156mm225mm(不含页码)。公文用纸天头上白边为37mm1mm，公文用纸订口左白边为28mm1mm，版心尺寸为156mm225mm。行间距28磅，通常每面排22行，每行排28个字。格式：通常由份号、密级和保密期限
6、、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。份号：公文印制份数的次序号，涉密公文应该标注份号。用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。密级和保密期限:公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应该依据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。紧急程度:公文送达和办理的时限要求。依据紧急程度，紧急公文应该分别标注“特急”、“加急”。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。发文单位标志:由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成。
7、发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。发文字号。由发文单位代字、年份、发文次序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。用3号仿宋体字，在发文单位标志下空二行位置，居中排布。例：番禺基金202101号。注：上行文的发文字号居左空一字编排，和最终一个签发人姓名处于同一行。签发人：上行文应该标注签发人姓名。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条和版心等宽的红色分隔线。标题：由发文单位名称、事由和文种组成。用2号华文中宋字体。编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。主
8、送单位：公文的关键受理单位，使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。用3号仿宋字标识，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最终一个单位名称后标全角冒号。正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必需显示正文。用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次能够用“一、”“一”“1.”“1”标注。附件：公文附件的次序号和名称。在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件次序号如“附件：1.XXXXX”；附件名称后不加标点符号。成文日期：署会议经过或发文单位责任人签发的日
9、期。联合行文时，署最终签发单位责任人签发的日期。用3号仿宋体字即阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位即1不编为01。印章：公文中有发文单位署名的，应该加盖发文单位印章，并和署名单位相符。印章中心线压在成文时间上，印章和正文应同处一页，如印章和正文未处于同一页，需标识“此页无正文”字体，不得在空白页上盖印章。附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。用3号仿宋体，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。版记中的分隔线：版记中的分隔线和版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线推荐高度为0.35mm，中间的分隔线用细线推荐高度为0.25mm。首条分隔线在版记中第一个要素之上，末条分隔
10、线和公文最终一面的版心下边缘重合。专题词：从发文标题中选词标注，标注次序为类别词、类属词、文种，最多不超出5个。“专题词”三字用黑体，后标全角冒号；词目用仿宋体字，词目之间空1字。在首条分隔线之下。主送单位：行文的关键对象，使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。用4号仿宋体字，在专题词下一行，居左空1字，主送单位间用逗号隔开，最终要标注句号。抄送单位：抄送单位和主送单位编排一致，在主送单位下一行。印发单位和印发日期：用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位即1不编为01，后加“印发”二字。页码。公文
11、页数次序号。用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件和正文一起装订时，页码应该连续编排。黑头文件：图文区尺寸为175mm270mm(不含页码)。公文用纸天头上白边为37mm1mm，公文用纸订口左白边为28mm1mm，版心尺寸为156mm225mm。文件标题为小二号黑体，正文为小三号宋体，固定磅25磅；页面上边距为“30mm”，下边距为“20mm”，左边距为“20mm”，右边距为“20mm”；文件发文字号及正文为四号宋体，从左至右横写
12、模排。行文规则行文应该讲求实效，重视针对性和可操作性。行文关系依据隶属关系和职权范围确定。通常不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应该同时抄送被越过的单位。向上级单位行文，应该遵照以下规则：标准上主送一个上级单位，依据需要同时抄送其它相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。各单位向上级主管部门请示、汇报重大事项，应该经本单位责任人同意或授权，属于本单位职权范围内的事项应直接报送上级主管部门。下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应该提出倾向性意见后上报。不得原文转报上级单位。请示应该一文一事，不得在汇报等非请示性公文中夹带请示事项。除上级单位责任人直接交办事项外，不得以本单位名
13、义向上级单位责任人报送公文，也不得以本单位责任人名义向上级单位报送公文。受双重领导的单位向一个上级单位行文，必须时应该抄送另一个上级单位。向下级单位行文，应该遵照以下规则：主送受理单位，依据需要抄送相关单位。主要行文应该同时抄送发文单位的直接上级单位。包括多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；私自行文的，上级单位应该责令其纠正或撤销。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必须时抄送该下级单位的另一个上级单位。公文收文管理收文的基础程序：收文登记拟办指示传阅和分办催办回复注办归档承文单位个人按公文格式起草文件，由单位责任人会审签字盖章后，将公文原件或复印件同时抄送电子版承送
14、至综合部。若公文未由责任人签字或单位盖章的，一律视为无效公文，不给予办理。综合部人员收到公文后，在公文上附上收文传阅签批单，按来文内容进行分类登记和编号，并提出阅办提议，同时呈送相关职能部门及分管领导提出初审意见后报董事长或总经理最终指示。综合部人员依据董事长或总经理指示意见回复至承接部门或个人。承接部门或个人在接到公文后，应立刻组织对公文的处理，并按要求立即完成。如在办理过程中发觉问题，应立即向综合部提出意见，或要求综合部进行协调处理。不然，由此延误工作且造成的后果由承接部门或个人自行负责。承接部门或个人公文处理完成后，立刻将处理结果反馈综合部人员。禁止超范围阅办或私自复印公文。需要自查的公
15、文应报经综合部人员同意复印后保留复印件，将原件交还综合部人员。综合部人员对最终处理完成的公文进行归档。公文处理的时限公文处理的时限分为特急件、急件、一般件。特急件要求一天之内处理完成并反馈意见。急件要求二天之内处理完成并反馈意见。一般件可依据不一样情况，通常需在一周内反馈意见。公文发文管理企业公文的发文程序以企业名义对外发文：凡部室、子企业发文，需填写发文稿纸，经领导签字同意后，方可发文，步骤以下：经办人拟稿填写发文稿纸部门责任人审核署名综合部核稿相关领导会签董事长、总经理签发综合部编制文号综合部打印、查对经办人校对综合部盖章、登记和送发综合部存档行文标准综合部应严格根据公文办理程序办文，认真做好文稿审核工作，严把文种格式关；经综合部审核及领导签发后的文件、材料不得随意改动，不然须重新实施发文程序。外来公文的复文，由经办部门草拟；对外发文，由各职能部门起草拟稿；综合性的由综合部
