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1、xx水电xx股份有限公司档案管理制度（汇编）编制说明xx水电xx股份有限公司档案管理制度（汇编）（以下简称档案汇编），根据xx建集办200428号转发国家档案局、国务院、国有资产监督管理委员会关于印发的通知要求和现行档案法令法规、规程规范，结合公司经营业务范围实际情况，于2004年5月开始征求人事部门、综合档案室各相关专业人员对原有xx档案制度的修改意见，于2004年7月形成讨论稿，分发主管领导、机关各部室共13份征求意见，收回有提出修改意见的4份；报送xx省档案局监督指导处纸质稿1份，发电子邮件2份，省档案局监督指导处钟伦清副处长经认真阅读后，提出了宝贵的意见。综合各方面意见及各行业的新规定
2、，于2005年8xxxx年8月作反复的修改形成此档案汇编。本档案汇编以最新的档案法令法规、规程规范为依据，重新编制了档案综合管理制度、工程建设档案归档范围及保管期限表、基本建设档案归档范围及保管期限表、工程建设档案管理办法、档案借阅利用制度；在档案分类大纲、档案分类编号方法、科学技术研究档案管理办法、基本建设档案管理办法设备档案管理办法、特殊载体档案管理办法、档案人员岗位责任制做了较大修改，其它做了相关条款的修改；增加了职工个人档案管理办法、工程档案立卷及整编操作规程、声像档案整理移交实施细则、电子档案管理办法等内容，使其与时俱进，达到既符合国家规定，又增强了适应性和可操作性，以便于使全体员工
3、共同遵守，也起到统一档案编制标准，指导档案人员及时做好档案管理工作的目的。已下发的xx水电xx股份有限公司档案管理系统软件使用规定（水电xx股司200597号）文列入本档案汇编范围，以前所发文件与本档案汇编有矛盾者，一律以本档案汇编为准。 目录1. 档案综合管理制度42. 文件材料归档办法123. 文件材料归档范围及保管期限表134. 科学技术研究（工法）归档范围及保管期限表205. 工程建设档案归档范围及保管期限表216. 基本建设档案归档范围及保管期限表257. 设备档案归档范围及保管期限表308. 会计档案保管期限表319. 档案分类大纲3210. 档案分类编号方法3511. 不归档的文
4、件材料范围及处理办法3912. 科学技术研究档案管理办法4013. 工程建设档案管理办法4114 基本建设档案管理办法5115. 设备档案管理办法5416 会计档案管理办法5617. 特殊载体档案管理办法5618 职工个人档案管理办法5019. 工程档案立卷及整编操作规程 6220. 声像档案整理移交实施细则6621. 电子档案管理办法7322. 档案保密制度7723. 档案借阅利用制度7824 档案人员岗位责任制8125. 档案库房管理制度8226. 档案保管制度8327档案人员考核制度8428. 附录一 档案移交清单85档案综合管理制度第一章 总 则第一条 为进一步加强和规范公司的档案管理
5、工作，齐全、完整、准确、系统地保存企业档案，使档案工作更好地为企业生产经营、提高企业经济效益服务，根据中华人民共和国档案法（1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正）（以下简称为档案法）、中华人民共和国档案法实施办法（1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布）、企业档案管理规定（国家档案局、国家经贸委、国家计委2002年10月23日印发）、国有企业文件材料归档办法（档发20044号）、关于加强企业信息化建设的意见（档函200581号，国家档案局2005年5月8日印发）、xx省档案管理规定（1998年7月1日起施行）、xx省档案违法行为处罚办法（1998年1月18日
6、，省政府第35号令公布修改）和相关的法律、法规、规范，制定本制度。第二条 本公司档案是指企业自筹建以来各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录，其构成以工程建设档案为主，包括党政、工、团、经营管理、生产技术、科学技术研究、基本建设、设备仪器、财务、职工个人等方面的档案的总和。第三条 本公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。第四条 本公司各部门、各分公司、各项目部和全体员工都有保护档案的义务。第五条 本公司档案工作应纳入企业各项工作计划、纳入企业领导工作议程、纳入有关人员岗位责任制。第六条 本
7、公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于各单位、各部门的利用。第七条 本公司档案工作接受xx省档案局的监督和指导。第二章 管理体制及其职责第八条 本公司档案管理涉及生产活动及党、政、工、团等各个系统，由公司副总经理（总工程师）分管，并列入公司领导议事日程，作为考核公司领导政绩的一部分。第九条 本公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要纳入公司生产、经营等各项管理议程，纳入生产、施工科研和经营等各项活动的工作计划，纳入公司有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制中。第十条 公司综合档案室是本公司档案资料的贮存基地和服务中心，负责对本公司全部档案及有关资料进行综合管理，
8、积极提供利用，为各项工作服务，并为国家积累档案史料。第十一条 公司档案室应按照公司编制配备具有档案上岗资格的专职档案员，负责各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，并对本公司所属单位的文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。档案管理人员应忠于职守，遵纪守法，爱岗敬业，具备良好的专业技术知识、档案基础知识和业务管理能力，熟悉国家档案法律法规和各种规范、规章制度，享受专业技术人员待遇，按工程技术、经济、会计、统计等专业或档案技术职务聘任。第十二条 档案室设主任一名，副主任若干名。档案室主任应具备中级以上专业技术职务，并有一定的管理水平和工作能力，在公司副总经理（总工程师
9、）的领导下，负责组织宣传、学习、贯彻档案法及相关的法令、法规、规范，统筹规划档案室的管理工作、草拟相关档案管理制度并组织监督和检查各项制度的实施情况，全面负责日常档案室的管理，指导基层单位健全档案管理实施制度，做好对内协调沟通、对外联络工作。档案室副主任协助主任开展工作，完成主任授权范围内的管理工作。第十三条 各部门、分公司（厂）、工程处、项目部应将档案工作列入班子业绩考核的内容，制定本单位的实施制度，定时组织本单位员工学习档案法及相关法令、法规，提高员工的档案意识，并指派一名领导分管档案工作，负责检查本单位落实档案管理制度情况，督促本单位档案人员及时收集、整理、移交档案。第十四条 各部门、各
10、分公司（厂）应配备一名专（兼）职档案员，负责本单位各类档案按规定要求收集、整理，录入、归档；检查、督促、指导本单位所属施工项目档案员及时收集、积累、整理、移交档案。办理向档案室移交档案、查阅、借阅档案的手续， 对所借出的档案的完整性、安全性、保密性负责。第十五条 根据本单位工程项目进场情况，每个施工点指定一名专（兼）职档案员负责工程档案的收集、整理工作，于工程开工后十天内报公司档案室备案，以便业务上接受公司档案室的监督和指导。每个项目的专（兼）职档案员应保持相对稳定。 第十六条 各部门、分公司（厂）、工程处、项目部的专（兼）职档案员应挑选具备中专以上学历或能力，工作责任心强，有一定的组织活动能
11、力，熟悉电脑操作，经过档案专业知识培训，能编写档案参考资料，进行统计分析，指导本单位各施工点兼职档案员开展工作的人员担任。 第三章 文件材料的形成与归档第十七条 根据国家有关法规和上级部门的规定，制定各类文件材料的形成、积累、整理和归档制度。第十八条 本公司生产及各项管理工作中形成的各种文件材料（包括主要图纸、图表、文字材料、录像带、录音带、和电子文件等）由公司本部各职能部门的兼职档案员负责收集整理后归档。第十九条 本公司文件材料归档的基本要求：1归档的文件材料必须系统、层次分明，符合其形成规律，并符合有关标准、规范要求；2归档的文件材料必须为原件，因故确无原件的，可归有凭证作用的文件材料（复
12、印件注明原件在何处并加盖红章），文件材料归档后不得更改；3归档的文件材料必须准确地反映本公司生产、施工、科研和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；4归档的文件材料必须符合文件格式及书写标准，其载体和字迹应符合耐久性要求，禁用圆珠笔、纯蓝笔水、铅笔起草和批改；5非纸质文件材料应与文字说明一并归档，外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的应译出标题后归档；6具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件；7归档的文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的（如工程合同、竣工验收质量鉴定书、分部及单位工程质量评定表、安全评价书等）一式二份，公司的发文移交时一式两份，电子文件一式三份；
13、8两个单位以上合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件，分包工程应将分包合同与所承担任务的相关文件材料原件同时归档。9各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交；10 工程档案竣工验收、科研成果鉴定必须有档案管理部门的人员参加，确保验收资料符合归档要求。11工程创优、科研成果评奖、技术革新评奖，其归档的文件材料是否完整准确、系统要作为一项考核内容，档案管理部门没有签署资料归档意见，应扣发奖金。12文件材料归档时，交接双方必须认真核对移交清单上的内容无误后，在移交清单
14、上签字盖章。移交清单各留一份以备查考；13文件材料具体归档办法参见附件一文件材料归档办法。第二十条 本公司文件材料归档范围1凡是反映本公司工作活动具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。各类档案归档范围和保管期限表，另见文件材料归档范围及保管期限表、科学技术研究（工法）及保管期限表、工程建设档案归档范围及保管期限表、本建设档案归档范围及保管期限表、设备档案归档范围及保管期限表、会计档案保管期限表详细规定，电子文件归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定。2归档文件材料的来源：（1）本公司（含各业务部门）内部形成的文件材料；（2）本公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本公司的文件材料；（3
15、）本公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；（4）本公司投资的全资、控股、参股企业应向本公司提交的文件材料；（5）本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料；（6）本公司执行、办理的外来文件。第二十一条 归档时间1基本建设项目工程（以下简称基建工程）或其他技术项目在任务完成或告一段落时要将应归档的文件材料、图纸等组成保管单位，由该项目技术负责人审定，经监理、建设方验收签章后一个月内向公司档案室移交归档。工程档案可根据项目施工情况分阶段、单项移交，在工程完工交付使用后，先移交已经相关单位验收签证的文件材料、分部及单位工程质量评定资料、中间验收资料并编写归档说明，经竣工决算、验收后再补齐所有需归档资料；基本建设项目的管理性文
