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1、企业内部公文写作和管理文案 xxxxxxxxxx有限企业文件总经办?2021?1号签发人：总经理名字公文写作和管理一、目标为规范企业内部公文格式，提升企业内部文件管理质量。二、适用范围企业各部门三、文件种类一一般文件一般文件通常指不包括密级或没有紧急时间限制的文件。二密级文件1分类：绝密a密、机密b密、秘密c密。?绝密a密文件指内容包括企业关键秘密，一旦泄露会使企业的利益遭受重大损害的文件。如企业及各部门生产发展中，直接影响企业权益的主要决议文件资料。?机密b密文件指内容包括企业主要秘密，一旦泄露会使企业的利益遭受严重损害的文件。如企业发展计划、财务报表、统计资料、各类操作参数、主要计划汇报、
2、主要会议统计、企业经营情况、给政府部门的各类请示及批复等文件资料。?秘密c密文件指内容包括企业通常秘密，一旦泄露会使企业的利益遭受一定损害的文件。企业人事档案、合同协议、职员工资等收入、还未公开的各类信息、策划方案等。2制文：凡包括秘密事项的文件要正确划定秘密等级，文件的密级由制发部门依据内容包括企业秘密的程度来划定。3管理：企业及各部门的文件资料管理及保密工作由企业总经办及各部门归口管理。秘密文件必需有严格的审批、印发、借阅登记等管理制度，指定专员进行管理。4发文：秘密文件一律由文件发出人或部门办公室打印，装订，要严格根据核定的份数印制,要立即删除或妥善保管电脑里的秘密文件，草纸、废纸、多出
3、的等要立即撕毁待销。办公室工作人员应严守机密。5借阅：若需查阅密级文件必需在办公室阅办,不得带回家中,不准携带出入公共场所。如借用密级文件资料，需经相关责任人同意同意：?绝密a密文件：企业副总经理级人员能够查阅a密文件，如需借用,报总经理同意；副总经理以下人员确需查阅a密文件，须经企业总经理签批后方可借阅。?机密b密文件：部门主管级人员能够查阅本部门b密文件，如需借用，需部门经理同意；部门主管以下人员确需查阅、借用本部门b级文件，须经部门经理同意；跨部门查阅b级文件，须经主管副总经理同意。?秘密c密文件：部门主管以下人员需查阅c密文件。须经部门主管同意。备注：企业已经界定密级的文件、资料任何人
4、不得对外泄漏。职员离职时，应交回相关文件和资料；职员包含试用期的职员离职后，亦不得泄露本企业的商业秘密，不然依法追究责任。三紧急文件依据紧急程度，文件可分：特急文件、加急文件、紧急文件、一般文件。紧急程度是对公文传输和办理速度的要求。标明紧急程度，是为了引发尤其注意，以确保公文的时效，确保紧急事项的立即处理。?特急文件，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的文件。办结时限为4个小时内。不分工作日或休息日。?加急文件，是指包括主要工作需要急速形成、运转和办理的文件。办结时限为1天内，不分工作日或休息日。?紧急文件，是指包括主要工作需要短时间内形成、运转和办理的文件。办结时限
5、为3天，不分工作日或休息日。四、文体类别(一)计划类：包含工作计划、项目计划、经费预算计划、采购计划、业务计划等。(二)总结类：包含工作总结、项目运行情况阶段性总结、制度落实情况总结、培训情况总结等。(三)通告类：包含各类通知、通报、表彰、公告等。(四)制度类：包含管理制度、规范、明细、标准参考、方案等。(五)会议纪要：适合用于统计、传达会议情况和议定事项。(六)请示：适合用于向上级单位请求指示、同意。(七)批复：适合用于回复下级单位请示事项。(八)工作函：适合用于平级部门或无隶属关系的部门之间商洽或联络工作、问询和回复问题。五、文件写作结构和格式一页面设置1、页面设置上下页边距为：；左右页边
6、距为：。2、页码设置1)单面打印，页码在页面底端居于右下角。2)双面打印，页码在页面底端居中间。二眉首眉首又称文头，红色反线以上部分，由密级、紧急程度、文件类别、发文字号、签发人组成。、密级：四号黑体，右上角。如：企业a密、紧急程度：四号黑体，右上角居于密级下方。、版头：“企业名+文体”格式：28号华文中宋，红色，加粗，居中。、文号发文部门/办公室+年份+编码格式：四号仿宋，在版头的左下边。如：总经办20211号、财务202123号、签发人格式：“签发人”采取四号仿宋，签发人姓名采取四号楷体，在版头的右下边，和文号保持同一行。三主体主体部分为红反线以下部分，包含标题、主送部门、正文、附件、落款
7、、成文时间、印章等。主体部分段落行距统一为22磅，采取的字体分为：、标题：居中，二号华文中宋。、主送部门：左侧顶格，四号仿宋字体。、正文：首行空两格，四仿宋字体。、附件：四仿宋字体。、落款：四仿宋字体。、成文时间：用汉字，四号仿宋字体，如“二一三年八月三日”。、印章：文件除了会议纪要和以电子版形式发文外，均要盖对应的印章。四版记版记包含专题词、呈送、报送、抄送。字体采取四号黑体。、专题词：通常由关键词、文件类型组成。比如：企业销售部会议纪要专题词：销售、纪要、呈送对象：通常指高层管理，即总经理、副总经理等。、报送对象：通常指文件包括的企业各部门。、抄送对象：通常指企业总经理办公室。六、文件管理
8、一发文管理1、发文部门将文件送至其它部门，或通知其它部门领取文件，全部需做收文登记。2、密级文件资料必需依据指示传阅范围由企业机要文书专员传送；密级文件要在当日内阅读，阅读以后交回企业机要文书保管，以确保文件的安全。3、发文部门要负责催办，做到紧急文件、主要文件跟踪催办，通常公文要定时催办。4、各部门发文记录表可参考附件，也可自行制订。二收文管理1、企业及各部门收到文件后，应立即做登记。2、通常急件、会议通知或时间性较强的文件，必需随收随送，立即送到相关领导和部门；其它文件亦要抓紧传阅，通常不超出3天传阅完成；要做到急文急办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。3、企业及各部
9、门需当日批复紧急文件或主要文件，其它通常文件需在3个工作日内批复。如不能立即对紧急文件或主要文件作出批复，应立即向发文部门说明原因。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的文件，应该立即退回发文部门并说明理由。4、各部门收文记录表可参考附件，也可自行制订。三借阅管理1、借阅非机密文件，能够不经领导审批，而由各部门经理掌握。但必需办理借阅登记。2、借阅密级文件，必需由各部门经理同意，并报副总经理或以上的领导审批后，方可借阅。3、包括企业关键机密文件，必需由总经理同意，才能借阅。4、借阅文件时，文秘人员和借阅人应该面查清文件类别、份数，然后在文件借阅记录表上登记签字。文件退还时，依据借阅记录表检验、查对，无误后给予销帐。5、对借阅的文件在限定的时间内还未归还者应立即催退，以防文件散失或影响她人借阅。6、各部门文件借阅记录表可参考附件，也可自行制订。四存档管理、企业级公布的文件由总经理办公室存档。、部门级公布的文件由各部门自行存档。、部门联合公布的文件由总经理办公室存档。七、常见表格参考模板详见附件、发文记录表、收文记录表、文件借阅记录表、文件处理呈批表八、常见文体参考模板详见附件、通知、请示、会议纪要、工作函、工作汇报、方案九、附则本制度属于暂行规范管理制度，在实际使用过程中将会有所修改，同时，激励并支持各部门提出提议或意见。xxx企业总经理办公室二一三年八月一日
