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1、采购计划与管理一、 制定采购计划 1、采购分析 在采购之前首先销售下达销售订单，再次是各部门接收到订单进行审核，各部门审核后下发仓库进行配料，如果仓库没有足够的库存就进行采购，先生成采购申购单，在给各部门审批、交于采购，采购进行分析，以决定是否要采购、怎样采购、采购多少以及何时采购等。 在采购分析中，主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力，并决定是否从企业供应商名单中进行采购，对于单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部分货物。2、 采购计划的编制流程 采购计划，是属于生产/销售计划中的一部分，也是公司年度计划与目标的一 部分。通常，销售部门的计划（即销售收入预算）是公司年度
2、营业计划的起点，然后生产/销售计划才随之确定。而生产/销售计划则包括采购预算（直接原料/商品采购成本）、直接人工预算及制造/销售费用预算。由此可见，采购预算是采购部门为配合年度的销售预测或采货数量，对所需求的原料、物料、零件等的数量及成本做出的详细计划，以利整个企业目标的达成。采购计划虽是整个企业预算的核心，但是如果单独编制，不但缺乏实用的价值，也失去其他部门的配合。 3、采购计划编制的目的企业的经营始自购入商品/物料后，经加工制成或经组合配制成为商品，再通过销售获取利润。其中如何获取足够数量的物料，即是采购计划的重点所在。因此，采购计划是为维持正常的产销，在某一特定的期间内，应在任何时购入何
3、种物料以及订购的数量是多少的估计。采购计划应达到下列目的：（1）预估商品/物料采购需用的数量与时间，防止供应中断，影响产销。（2）避免采购商品/物料储存过多，积压资金，占用堆积的空间。（3）配合公司生产/采货计划与资金的高度。（4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入商品和物料。（5）确立商品及物料合理耗用标准，以便控制采购商品和物料的成本。4、采购数量计划编制流程（1）采购商品/物料清单采购计划只列示产品的数量，并无法直接知道某一产品需用哪些物料，以及数量多少，因此必须借助采购商品和物料清单。清单是由公司市场部配合采购部门所拟订的，内容列示各种产品由哪些基本的商品所制造或组合而成。根据清单可
4、以精确计算某种商品及组合架存和库存的安全数量。清单所列的基本安全量，与实际用量相互比较，作为成本控制的依据。 （2）怎样做好采购计划 了解清楚自己所要采购的材质和数量。 对采购材料的技术参数要数据清晰，建立文档。 按自然月的消费数量进行预测相应的单价，供应能力以及速度。 对比较特别和关键的环境和工艺要特别注意时间上能否满足。二、 采购过程管理 1、采购需求确定：需求部门向采购部提出采购需求时，需满足物料最小采购周期,采购需求以采购申请表，零星物料申购计划表的方式提出。2、采购计划编制：采购计划员根据需求部门的采购需求和该物料的库存情况以及物料的安全库存指标，制订物料采购任务单。3、审批：直接主
5、管和采购部门经理、总经理对物料采购任务单进行审批。4、选择供应商：如果有客户指定的供应商就直接选择，如果没有顾客指定的供应商，则采购人员根据经审批的采购计划，选择供应商并下发报价通知，对签有长期合同的外协件合格供方直接下发订单，选用合格供方下发报价通知。5、报价：所选择的供应商需要按照公司要求的报价方式进行报价。确定供应商，供应商报价后，采购人员就采购价格进行谈判和比较，采用同等质量情况下价格优先的原则确定供应商。递交审批，采购人员将确定好的供应商名称和价格形成物料采购审批。 6、确定是否为合格供应商：（1）如果确定的供应商是合格的供应商名录中的供应商，直接进入合同谈判，签订合同。（2）选一般
6、一般供应商是需要办理特殊采购审批表，同时根据实际情况按供应商评价管理程序进行供应商评价。（3）评价合格后列入合格供应商名录，供下次选用。（4）对因需求部门原因需要临时特别采购又来不及对供应商进行评价的，有需求部门提出特采申请，报总经理签字，再报采购单位采购。7、签订合同：选择好供应商后直接进入合同谈判，签订合同，签订合同是必须注明主要的技术要求和标准。对一般供应商同时可直接进入供应商评价管理程序，以便建立合格供应商档案。8、下发订单：签订合同后，采购人员对未签订长期合作的供应商按合同的相关要求执行，不必下发采购计划通知单。对签订长期合作的合格供应商直接下发订单。 9、跟踪：下发采购计划通知单后
7、，采购人员应根据需求情况跟踪了解供应商组织供应物料的情况，遇到特殊情况及时反馈。 10、到货：到货后，有采购人员通知仓库人员安排物料存放地。供应商需要按相关文件要求仓库人员提供物料的出厂检验报告单，仓库人员需要确认物料数量、，名称和供应商名称，仓库人员验货后通知采购人员。 11、填写检验委托单：仓库人员收到物料后，应根据所确认的物料情况填写产品检验委托单。 12、质检：质量部接到产品检验委托单后，按进料检验管理程序执行。检验完成后，质量部需将检验结果及时通知采购人员和仓库人员。检验不合格时，按不合格品控制管理程序执行。采购人员根据不合格品评审报告，办理不合格品评审：评审结果为让步接收的，采购人
8、员将评审单交仓库人员，仓库人员凭检验报告和评审但入库验收，评审结果为返工的，采购人员组织供应商返工后，通知质量部复检，评审结果为退货的，采购人员组织供应商办理退货手续。13、入库：仓库人员根据合格的检验报告单，返工合格的检验报告后让步接收评审单，办理入库验收手续，开具入库验收单。 14、采购安全和保密 采购过程中的“黄金规则”是要绝对保密，不让任何不应外传的信息从机构中泄密，不要和不应该知道此事的陌生人交谈，当对方是机构中的成员时可能会很难，但知道的人越少越不会有漏洞。 妥善安置相关文件和计算机内的材料，不要将评估的表格展开放在桌子上，以免被看见，及时销毁那些敏感的文件而不是随手扔掉，以免别有
9、用心者发现它们。15、采购预算流程（1）采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。 （2）预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核老管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。 （3）根据企业年度销售计划，有相关使用部门（生产部门、开发部门、管理部门等）填写部门的采购预算申请单，上交采购部。 （4）采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理审核后，交财务部
10、逐一核准，采购员调整、完善采购预算、上交总经理审批。 （5）在采购预算资金控制中，必须对采购预算自己实行限额审批。对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需要爱部门提出申请进行请购手续。 16、应付款项：（1）经办人需填制付款申请单并签字，将付款申请单与该货物的采购发票、入库单附在付款申请单后，交给部门经理审核。 （2）部 门 经 理 根 据 业 务 状 况 进 行 审 核 ，签 字 确 认 后 交 还 给 经 办 人。 （3）经 办 人 将 部 门 经 理 审 批 过 的 付 款 申 请 单 交 给 财 务 经 理 ， 财 务 经 理 根 据 公 司 的 财 务 状 况 进 行 审 核
11、，签 字 确 认 后 交 还 给 经 办 人。 （4）经 办 人 将 财 务 经 理 审 批 过 的 付 款 申 请 单 交 给 总 经 理，总 经 理 审 核 通 过 并 签 字 后 交 还 给经办人。 （5）经办人将总经理审批过的付款申请单交至财务部，财务部付款，在付款申请单上签字确认，并在财务系统中做相应账务处理。 预付款项： （1）经办人需填制付款申请单并签字，并将付款申请单与该货物的采购合同附在付款申请单后，交给部门经理审核。 （2）部 门 经 理 根 据 业 务 状 况 进 行 审 核 ，签 字 确 认 后 交 还 给 经 办 人。 （3）经 办 人 将 部 门 经 理 审 批 过 的 付 款 申 请 单 交 给 财 务 经 理 ， 财 务 经 理 根 据 公 司 的 财 务 状 况 进 行 审 核 ，签 字 确 认 后 交 还 给 经 办 人。 （4）经 办 人 将 财 务 经 理 审 批 过 的 付 款 申 请 单 交 给 总 经 理，总 经 理 审 核 通 过 并 签 字 后 交 还 给经办人。 （5）经办人将总经理审批过的付款申请单交至财务部，财务部付款，在付款申请单上签字确认，并在财务系统中做相应账务处理。付款流程表
