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1、深圳胡新华有限公司文件编号YBY-GL-YX-005顾客要求评审管理程序版 本A页 码共4页1 目的与范围1.1 为准确理解顾客要求，充分具备履行合同的能力，减少供需双方履行合同的经济风险和责任，确保顾客和公司双方的利益，及合同按规定要求的履行，特制定本程序。1.2 本程序适用于公司的常规合同、特殊合同、重要合同的评审，也适用于其产生的修改、变更的控制。 2 职责2.1 营销部负责收集与产品有关的要求，并组织对其进行评审。2.2 各相关职能部门参与合同评审，并负责对各自主管范围内提出评审意见。2.3 营销部负责合同更改事宜的内外部联络事宜。3 管理程序3.1 合同的类别及形式本公司的销售合同分
2、为以下三种常规合同：已正常批量生产的产品且交货期要求正常的销售合同；特殊合同：已正常批量生产的产品，但技术规范、质量、交货期等有特殊要求的销售合同；重要合同：新产品开发等重大项目的合同。3.2 合同评审的内容 顾客的各项要求是否明确、合理，是否形成文件（包括口头和电话订单）。 各项规定是否有含糊不清之处；有关的特殊内容在合同中是否得到说明。 与投标不一致的要求是否已得到解决。 是否具有履行合同各项要求的能力。a.工艺技术能否达到（适应）顾客需要；b.物资供应能否及时到位；c.检测手段、设备等质量保证能力能否达到产品的技术、精度要求；d.数量、交货期要求是否有能力达到；e.其它条件（如安全保证、
3、合同附件）是否能满足要求。 合同是否符合中华人民共和国合同法3.3 合同评审的方法 合同评审必须在合同正式签订前进行。 合同评审的方式由营销部经理根据合同类别决定，一般有以下三种形式：a.会议专题评审，由有关职能部门代表和专家参加；b.由有关职能部门会签；c.授权人员在签约前直接评审。 常规合同的评审由授权人员直接进行，但需遵循以下原则：a.常规合同的评审人员，必须由总经理的书面授权；b.评审人员应确切掌握产品的供货能力、标准价目及其允许变动的额度，并对合同执行的可行性进行分析，确认后才能正式签订。经评审后签订的合同，应在合同右上角加盖评审章，并由评审人员盖章或签字。c.当交货期及其他一些难以
4、确定时，业务员应填写“销售合同评审表“按进行评审。 特殊和重要合同的评审准备a.对于新产品，由营销部、技质部收集顾客提供的工程规范、质量协议、图纸、标准、采购条例、订货文件、物流要求和交货通知/交货期限/价格/标识/用后处置要求、质量体系要求等资料。b.当顾客提出有关质量保证体系要求时，由技质部负责与顾客协商具体的方式、范围和结构检测条件，并将协商结果通知营销部，写入产品建议书中。c.由营销部将顾客提供的所有外文标准、质量协议等进行翻译，对顾客的特殊编写符号进行说明，对特别条文进行解释。d.由财务部组织编制新产品的制造预算，预算包括开发成本、材料成本、投资硬/软件、质量管理成本、运输成本、包装
5、成本、利润成本和一般性成本等。e.营销部根据顾客提供的资料和技质部、生产部、财务部提供的相关资料内容制订“产品建议书”或“标书”明确顾客的供货与服务的全部要求，包括:功能项目、安装说明、使用标准、质量保证方法、包装等，以及顾客的产品技质部门、营销部门、技质部门联系人。f.将产品建议书、标书草案提交合同评审。特殊合同评审采用由有关职能部门会签，总经理审批的形式，具体程序如下：a.由业务员填写“销售合同评审表”，写明评审的内容和要求。评审表附产品建议书发有关部门会签。b.针对产品建议书中的特殊要求进行评审，参与评审的有关部门对相应的技术规范、质量要求、交货期等的特殊要求。对不能满足要求的，部门应明
6、确是否能通过制定相应的解决措施使其满足要求。 c.营销部对评审会签的结果进行综合分析，在本程序3.2的内容得到确认后由部门领导审核并经总经理签字后，才可与顾客签订正式合同。评审中如有对顾客要求的任何修改，营销部应及时与顾客联系，说明原因，经顾客认可后方可正式签约。 重要合同的评审采用会议形式，由营销部组织公司领导、生产部、技质部、财务部等职能部门的负责人参加，评审要点如下：a.评审前经办业务员填写“销售合同评审表”草案以及财务提供新产品成本预算，经营销部经理审核报总经理确认，提前三天通知有关部门和人员。b.评审的重点是：1） 分析产品的结构、性能，识别产品的质量要求，适用标准，寻求特殊要求的解
7、决方案；2） 估计原材料、外购外协的供应和产品的生产周期；3） 分析本企业现有人员、设备、工艺和管理能力的适应性；4） 成本和利润的核算；5） 解决与投标不一致的要求；6） 顾客的特殊要求。a) 营销部将评审会议情况汇总、整理成重要合同评审报告，报告总经理审批，作为最终评审结论。b) 评审后，经办业务员按合同评审结论与需方联络。c) 凡是顾客有书面特殊要求的，在给顾客正式供货前由营销部向顾客索取，索取后将顾客的特殊要求传递到公司各部门，以便及时对顾客的特殊要求进行识别。 有些销售合同由顾客口头或电话要求订货，业务员应认真记录区分类别，将顾客的要求形成文件，即电话记录尽可能取得顾客确认，分别按常
8、规合同、特殊合同或重要合同的评审方法进行评审。3.4 合同的协调与修订 合同一经签订即具有法律效力，公司各有关部门应根据合同要求，进行生产技术准备并组织生产。a.新产品由技质部根据经批准的产品建议书制订相应的设计任务书，对产品建议书所含顾客要求作详细描述和作具体规定，经总工程师批后分发各相关部门，作为新产品先期质量策划的依据。b.顾客在进行产品性能测试和装车试验时提出的要求应作为产品规范补充，将其内容编入设计任务书中。内容编入设计任务书中。c.营销部应主动掌握合同的履行情况，若发生实际与约定不一致情况时，及时与顾客联系协商解决，保证顾客规定要求能兑现。 合同的修订应遵循以下程序：a.合同的修订
9、，营销部均应与顾客在修订前充分洽谈，对修订内容达成共识后，补签修正合同。修正合同反映修正内容，是原合同的组成部分，与原合同有同等效力；b.如修订内容属本程序3.1 .1）的情况，修正合同不再评审，业务员可直接签约；如修订内容有较大变化，应根据变化的具体情况，按本程序的要求评审确认后，再正式签订合同；c.业务员应将合同的修订内容及时填写“合同修订通知单”以此书面形式通知有关部门,并提交顾客提供的有关合同修改的资料。3.5 营销部应对以上诸合同形成“销售合同汇总表”。3.6 不管出自哪方在执行合同的过程中产生的纠纷应及时给予处理，说明纠纷内容，营销部填写“合同纠纷及处理记录”。3.7 营销部应按记
10、录控制程序的要求，做好销售合同评审记录，并随合同一起予以归档保存。3.8 营销部负责合同及销售合同评审记录的保管，合同履行后及时归到资料室存档。 4 相关文件4.1 顾客财产程序管理 4.2 文件管理程序 4.3 产品质量先期策划管理程序 5 相关记录序号质量记录名称质量记录编号存档部门保存期5.1销售合同汇总表QR-YX-05-01营销部2年5.2销售合同评审表QR-YX-05-02营销部2年5.3合同修订通知单QR-YX-05-03营销部2年5.4合同纠纷及处理记录QR-YX-05-04营销部2年5.5订货记录表QR-YX-05-05营销部2年5.6产品购销合同QR-YX-05-06营销部
11、长期5.7顾客档案一览表QR-YX-05-07营销部长期6 附录6.1 附录一 顾客要求的评审控制程序海龟图6.2 附录二 顾客要求的评审控制流程图修改状态修改日期主题（新编/修改）执行日期归口部门0营销部编制审核批准发布日期生效日期附录一:顾客要求的评审过程分析使用什么方式进行 （材料/设备/装置）电脑/通讯设备；与顾客沟通的渠道；顾客信息登记表；由谁进行？ （能力/技能/知识/培训）各相关职能部门输 出 （将要交付的是什么？）小组可行性分析报告；顾客名录；合同评审资料/记录；合同修订通知单产品开发合同；供货合同。输 入 （要求是什么？）顾客的要求：1.顾客要求（订单/合同/协议）2.产品本
12、身应具备的功能、性能需求；3.相关的法律法规；4.组织其它的需求（企业标准） 过 程 COP/过程名称顾客要求的评审使用的关键准则是什么？ （测量/评估）合同/订单评审及时率100%如何做？ （作业指导书/方法/程序/技术）顾客要求的评审控制程序；产品质量先期策划程序；文件与资料控制程序；顾客财产控制程序附录二: 顾客要求的评审控制流程图责任部门输入工 作 流 程输出接收部门营销部相关部门营销部相关部门营销部营销部营销部相关部门各部门营销部 来电、来函、口头合同登记表顾客规定的要求、没有明示但必需的要求、有关法律法规、附加要求顾客要求本公司要求合同修订通知单签订的合同合同要求顾客需求识别制定生产计划签订合同评审合同修订实施评审合同或订单执行情况跟踪顾客信息登记表销售合同评审表确认的合同销售合同汇总表合同修订通知单销售合同评审表实施记录交付明细情况营销部总经理顾客总经理相关部门总经理顾客总经理相关部门总经理销售合同汇总表 顺序号: 01序号顾客名称合同编号签订日期订单数量总金额特殊要求及其他主要内容联系人/电话评审结果记录人
